Quy trình phân tích rủi ro dự án: 2 phương pháp & 8 mô hình ứng dụng

Trong bối cảnh tình hình kinh tế-chính trị trên thế giới đầy biến động hiện nay, bất kỳ một kế hoạch/dự án nào của doanh nghiệp đều tiềm ẩn những rủi ro khó lường. Người ta thường nói “phòng cháy hơn chữa cháy”, với vai trò là một người quản lý dự án, việc phân tích rủi ro dự án là một yếu tố then chốt để bạn có thể đảm bảo sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Trong bài viết này, Fastdo sẽ giúp bạn đi sâu vào tìm hiểu về khái niệm, tầm quan trọng, các phương pháp và quy trình thực hiện phân tích rủi ro.

1. Phân tích rủi ro dự án là gì?

Phân tích rủi ro dự án là một giai đoạn quan trọng của quá trình quản lý dự án. Quá trình này đòi hỏi sự kết hợp linh hoạt các công cụ và kỹ thuật chuyên môn, nhằm xác định ảnh hưởng của các rủi ro tiềm ẩn đến kế hoạch/dự án của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực đều sẽ có dự án riêng cho lĩnh vực đó. Và mọi doanh nghiệp đều cần một nhà quản lý dự án (Project Manager – PM) để có thể nhận định mọi rủi ro tiềm ẩn.

Trong suốt quá trình phân tích, PM hay đội nhóm chịu trách nhiệm dự án đó sẽ phân tích chi tiết những ảnh hưởng của từng rủi ro. Các tác vụ của họ ngay lúc này là xác định các rủi ro tiềm ẩn, xác định xác suất xảy ra rủi ro đó và đo lường sự tác động của nó đến dự án nếu nó xảy ra. Sau đó, họ sẽ tiến hành hoạch định các phương án để ngăn chặn hay giảm thiểu tác động của rủi ro.

Sự thành công của một dự án thường phụ thuộc vào chất lượng của quá trình phân tích rủi ro. Tuy nhiên, không phải tất cả các rủi ro đều là tiêu cực, có những rủi ro sẽ có những ảnh hưởng tích cực hoặc là một cơ hội cho doanh nghiệp. Vì vậy, nhiệm vụ của một PM là phải phân tích được đó là cơ hội hay thách thức đối với doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng của công tác phân tích rủi ro dự án.

Phân tích rủi ro dự án không chỉ là một bước trong quy trình quản lý, mà là chiến lược cốt lõi giúp doanh nghiệp và các nhà quản lý dự án nắm bắt cơ hội, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi ích. Các lợi ích đó bao gồm:

• Định lượng giá trị dự án: Phân tích rủi ro cung cấp cái nhìn toàn diện về tiềm năng sinh lời và các yếu tố rủi ro, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư sáng suốt, tập trung vào những dự án có giá trị thực sự.
• Lập kế hoạch dự án chiến lược: Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn cho phép PM xây dựng kế hoạch dự án chi tiết, khả thi và linh hoạt, sẵn sàng ứng phó với mọi biến động.
• Phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro: Phân tích rủi ro giúp PM chủ động ngăn chặn những rủi ro có thể dự đoán trước, đồng thời xây dựng kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động của những rủi ro không thể tránh khỏi.
• Tăng cường minh bạch và tin cậy: Thông tin minh bạch về rủi ro dự án giúp xây dựng niềm tin và sự ủng hộ từ các bên liên quan, tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu dài.
• Tuân thủ pháp luật và giảm thiểu tranh chấp: Phân tích rủi ro giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tranh chấp không đáng có.
• Quản lý nguồn lực hiệu quả: Nhờ dự đoán và giải quyết rủi ro từ sớm, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực.

Bạn đang cảm thấy chật vật khi hoạch định kế hoạch/quản lý dự án? Các đầu việc chồng chéo lẫn nhau với deadline dồn dập khiến việc thực thi kém hiệu quả? Hãy để Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan của Fastdo giúp bạn chấm dứt mọi sự hỗn loạn.

Với fPlan, bạn có thể trao đổi, thảo luận và cập nhật tiến độ ngay trên từng công việc. fPlan sở hữu đa dạng chế độ xem giúp bạn có thể có cái nhìn tổng quan về toàn bộ kế hoạch. Hơn nữa, fPlan còn sở hữu tính năng thống kê, báo cáo trực quan, giúp bạn nắm bắt tiến độ kế hoạch. Ngoài ra, các công việc từ Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan đều được đẩy về Phần mềm quản lý công việc fTodolist, tránh quên việc, gia tăng hiệu suất mạnh mẽ.

Chần chờ gì nữa, hãy bấm vào ảnh để đăng ký nhận tư vấn Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan ngay hôm nay!

3. Các phương pháp phân tích rủi ro dự án.

3.1. Phương pháp định tính

Phương pháp phân tích rủi ro dự án định tính là việc đánh giá khả năng và ảnh hưởng của những rủi ro thông qua các ý kiến từ chuyên gia, ý kiến chủ quan, phi thống kê hoặc sử dụng ma trận rủi ro định tính. Từ đó, PM hoặc đội nhóm có thể xác định được mức độ ảnh hưởng và tính quan trọng của rủi ro. Đây cũng là phương pháp quan trọng để nhóm thành viên quyết định có tiến hành phân tích chuyên sâu hơn về các rủi ro dự án bằng các phương pháp khác.

Cách thức thực hiện của phương pháp này là tập trung vào tạo lập ma trận xác suất xuất hiện và tác động của rủi ro đến dự án. Nhờ đó, sẽ đưa ra được danh sách thứ tự ưu tiên của các rủi ro và nhà quản lý sẽ căn cứ để tập trung vào giải quyết những rủi ro có thứ tự ưu tiên cao hơn. 

Để phân tích được rủi ro định tính của dự án, bạn cần đảm bảo các yếu tố đầu vào để nắm bắt thông tin là: Kế hoạch quản lý rủi ro dự án, các yếu tố về môi trường doanh nghiệp, quy trình tổ chức của dự án, phạm vị dự án và các đăng ký rủi ro. 

Kế hoạch phân tích, quản lý rủi ro dự án cần được thực hiện sớm để dự lường trước khi tiến hành dự án. Kết quả của việc phân tích rủi ro dự án bằng phương pháp định tính là cơ sở để phân tích rủi ro định lượng.

3.2. Phân tích rủi ro dự án bằng phương pháp định lượng

Đây là một phương pháp phân tích rủi ro dự án ít phổ biến hơn. Tương tự với phân tích định tính, phương pháp phân tích rủi ro dự án định lượng cũng sử dụng ma trận đánh giá xác suất và tác động của các rủi ro tiềm ẩn đến dự án. Tuy nhiên, phân tích định lượng sẽ căn cứ và những dữ liệu số cụ thể để đánh giá rủi ro.

Thông thường, phân tích rủi ro định lượng sẽ đi kèm theo phương pháp định tính hoặc đi riêng rẻ tùy thuộc vào hoạt động quản trị rủi ro trong dự án của doanh nghiệp. Đối với các dự án có giá trị lớn, doanh nghiệp sẽ tập trung chính vào việc phân tích rủi ro của dự án theo phương pháp định lượng để đưa ra quyết định về tính khả thi của dự án.

Để phân tích rủi ro bằng phương pháp này, doanh nghiệp cần tiến hành đảm bảo nghiên cứu từ các yếu tố như: kế hoạch quản lý rủi ro, quản lý chi phí, lập kế hoạch quản lý, quy trình tổ chức dự án, yếu tố môi trường, đăng ký rủi ro.

Nhờ nguồn dữ liệu đầu vào đa dạng, quá trình nghiên cứu phân tích rủi ro dự án được đánh giá rủi ro dự án chính xác, khách quan. Tuy nhiên, phương pháp này khá khó tiếp cận, tốn thời gian và chi phí vì đòi hỏi phần mềm chuyên dụng và chuyên môn trong việc xây dựng và phân tích các mô hình rủi ro.

3. 3. So sánh giữa 2 phương pháp phân tích rủi ro dự án

Để nhìn nhận cụ thể hơn về 2 phương pháp phân tích rủi ro dự án, bạn có thể tham khảo một số tiêu chí so sánh sau đây:

4. 8 Kỹ thuật & mô hình dùng để phân tích rủi ro dự án

4.1. Phiên brainstorm (Team Brainstorming Sessions – Bão não)

Trong toàn bộ quá trình phân tích rủi ro dự án, việc ước tính xác suất và tác động của rủi ro là điều cốt yếu nhất. Như đã đề cập ở trên, việc này có thể thực hiện thông qua việc ghi nhận các ý kiến chủ quan của các thành viên trong nhóm. Bằng cách này, bạn có thể tối thiểu hóa thiên kiến (bias) khi tiến hành phân tích.

4.2. Kỹ thuật Delphi (Delphi Technique).

Kỹ thuật Delphi là phương pháp hỏi ý kiến nhóm các chuyên gia nhằm xác định các rủi ro tiềm ẩn. Họ có thể là các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính, luật, quản trị hoặc bất kỳ lĩnh vực chuyên môn nào khác. Phương pháp này thúc đẩy việc tranh luận giữa các chuyên gia và kết quả cuối cùng là sự đồng thuận về các giải pháp cụ thể cho từng rủi ro.

4.3. Mô hình SWOT (SWOT Analysis)

Việc phân tích mô hình SWOT giúp PM và đội nhóm có thể hiểu rõ hơn về vị thế hiện tại của dự án hay doanh nghiệp trên thị trường. Phương pháp này sẽ phân tích Điểm mạnh (Strengths – S), Điểm yếu (Weaknesses – W), Cơ hội (Opportunities – O) và Thách thức (Threats – T) của doanh nghiệp. Với vai trò là một mô hình phân tích rủi ro dự án, mô hình SWOT có thể giúp bạn xác định những điểm yếu mà đối thủ có thể nhằm vào hay những thách thức từ môi trường bên ngoài có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn.

4.4. Ma trận phân tích rủi ro (Risk Analysis Matrix)

Ma trận phân tích rủi ro đánh giá các khả năng xảy ra, mức độ nghiêm trọng của rủi ro và phân loại chúng một cách có thứ tự theo mức độ quan trọng. Mục đích chính của ma trận này là giúp PM và đội nhóm có cái nhìn tổng quan về rủi ro của dự án và đưa ra phương án xử lý cho các rủi ro theo thứ tự ưu tiên. Thông thường, ma trận phân tích rủi ro được sử dụng nhiều trong phương pháp phân tích rủi ro dự án định tính dựa trên thang đo tương đối.

4.5. Sổ đăng ký rủi ro (Risk Register).

Số đăng ký rủi ro là một công cụ quan trọng trong quá trình quản lý rủi ro dự án. Đây là tài liệu liệt kê toàn bộ các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong suốt quá trình thực hiện dự án. Risk Register còn được sử dụng làm dữ liệu đầu vào (input) cho quá trình quản lý rủi ro. Công cụ này còn bao gồm những thông tin về người chịu trách nhiệm cho việc xử lý những rủi ro cụ thể, chiến lược giảm thiểu rủi ro và các nguồn lực cần thiết để thực hiện.

4.6. Phân tích mô hình Cây quyết định (Decision Tree Analysis)

Mô hình Cây quyết định bao gồm việc vạch ra các kết quả có thể xảy ra sau khi đưa ra quyết định. Đây là một phương pháp tối ưu để phân tích rủi ro đối với các dự án mới. Việc tạo Cây quyết định khi tiến hành hoạch định kế hoạch triển khai dự án sẽ giúp bạn xác định các rủi ro tiềm ẩn, xác suất và tác động của chúng trong suốt quá trình thực hiện.

4.7. Phương pháp phân tích Bowtie (Bow Tie Analysis)

Đây là một cách ứng dụng phương pháp phân tích rủi ro dự án định tính, sử dụng để xác định nguyên nhân và hậu quả đối với tất cả các rủi ro tiềm ẩn của dự án. Trong đó, nguyên nhân của rủi ro nằm bên trái chiếc nơ, tên rủi ro nằm ở giữa và hậu quả nằm bên phải chiếc nơ.

PM và đội nhóm trước tiên cần phải xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Sau đó, suy nghĩ về nguyên nhân, hậu quả và hoạch định chiến lược giảm thiểu rủi ro đó. Phương pháp này có thể ứng dụng vào bất kỳ lĩnh vực nào không chỉ riêng quản lý dự án.

4.8. Phân tích SWIFT (SWIFT Analysis)

SWIFT là từ viết tắt của Structured What-If Technique, là một phương pháp được sử dụng trong phân tích rủi ro định tính. Phương pháp này tập trung vào việc xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến những thay đổi trong quá trình triển khai dự án. Các chuyên gia, PM và đội nhóm phải tham gia vào quá trình đặt ra các câu hỏi “What-If” cụ thể liên quan đến các khía cạnh khác nhau của tổ chức, dự án hoặc quá trình. Mục đích của việc này là để tìm ra càng nhiều các rủi ro tiềm ẩn càng tốt.

5. Quy trình phân tích rủi ro dự án.

Quy trình phân tích rủi ro dự án bao gồm 5 bước: xác định rủi ro, ước lượng rủi ro, đánh giá xác suất và tầm ảnh hưởng của rủi ro, hoạch định kế hoạch giảm thiểu rủi ro và theo dõi và điều chỉnh kế hoạch. Chi tiết của quy trình này như sau:

1. Xác định rủi ro: Đội dự án tham gia vào phiên brainstorm để nghiên cứu và lập danh sách dự đoán những rủi ro có thể xảy ra.
2. Ước lượng rủi ro: PM và các thành viên trong nhóm ước lượng và đánh giá các rủi ro trong danh sách, nhằm xác định rủi ro nào có khả năng ảnh hưởng đến dự án nhất.
3. Đánh giá xác suất và tầm ảnh hưởng của rủi ro: Nhóm dự án tiến hành phân tích chi tiết hơn về các rủi ro. Áp dụng các phương pháp định tính, định lượng để xác định xác suất cũng như tác động tiềm ẩn của rủi ro.
4. Hoạch định kế hoạch giảm thiểu rủi ro: PM tiến hành lập kế hoạch ứng phó cho từng rủi ro. Kế hoạch này nhằm ngăn chặn rủi ro hoặc giảm thiểu tác động của nó nếu xảy ra.
5. Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch: Tiến hành xem xét, theo dõi các rủi ro đã dự đoán và phát sinh. Từ đó, nhanh chóng đưa ra phương án điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

Trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động, phân tích rủi ro dự án không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo thành công và tăng trưởng bền vững. Bằng cách áp dụng các phương pháp và kỹ thuật phân tích rủi ro mà Fastdo đã cung cấp ở trên, các nhà quản lý dự án và doanh nghiệp có thể chủ động đối mặt với thách thức, biến rủi ro thành cơ hội và đạt được mục tiêu đề ra. Hy vọng các bài viết ở trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để bạn có thể ứng dụng vào thực tiễn.