Review chi tiết 20+ phần mềm quản lý công việc miễn phí, hiệu quả

Dự án nối tiếp dự án, nhiệm vụ chồng chất nhiệm vụ, tối ưu guồng quay công việc luôn là chủ đề muôn thuở của các nhà quản trị. Câu hỏi đặt ra là cùng là 8 tiếng làm việc mỗi ngày, làm sao để nhân viên làm việc hiệu suất, làm đúng việc, không sót việc, hoàn thành dự án đúng tiến độ mà quản lý lại dễ dàng theo dõi, kiểm soát?

Tham khảo ngay bài viết review chi tiết 20+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả, miễn phí sau của Fastdo. Với chi phí đầu tư chỉ bằng một tháng lương của một nhân sự, các phần mềm giao việc, quản lý công việc nhóm sau xử đẹp bài toán hiệu suất và hao phí, thúc đẩy tốc độ hoàn thành công việc của toàn công ty tăng 200% trong cả năm.

1. Top 20 phần mềm quản lý công việc hiệu quả, toàn diện nhất hiện nay

1.1 Fastdo Work – Bộ phần mềm quản lý công việc trợ giá tốt nhất Việt Nam

Bạn đang cần một giải pháp thay thế được Zalo, Viber, Telegram, Skype, Messenger,… thống nhất các nền tảng trao đổi công việc rời rạc để tổng hợp các công việc về một nền tảng duy nhất? Bạn cần cắt giảm các hao phí do:

• Thất thoát dữ liệu khi có nhân viên rời đi nhưng không bàn giao đầy đủ
• Các group, kế hoạch được tạo ra chỉ để sử dụng 1 lần và không có tính kế thừa
• Các công việc quan trọng cần làm đã thống nhất nhưng không được thực thi và tạo ra kết quả
• Những quyết định sai lầm từ phía quản lý do không có đủ dữ kiện chính xác

Fastdo Work là bộ giải pháp dành riêng cho SMEs giúp bạn cắt giảm tối đa các hao phí trên với giá chỉ bằng 1/10 tháng lương của 1 nhân sự. Với tuyên bố “Làm nhanh hơn, tiền nhiều hơn”, tất cả nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp bạn sẽ được bộ tứ phần mềm lập kế hoạch công việc fPlan, phần mềm quản lý quy trình công việc fWorkflow, phần mềm họp trực tuyến fMeeting và phần mềm quản lý công việc hằng ngày fTodolist của bộ Fastdo Work giải quyết gọn gàng. Tham khảo mức giá siêu hời của bộ phần mềm quản lý công việc online này.

LIÊN HỆ TƯ VẤN NGAY

Tính năng nổi bật của Bộ giải pháp phần mềm quản lý công việc hiệu quả dành cho SMEs Fastdo Work

• Cung cấp một nền tảng làm việc thống nhất để nhân viên, quản lý, đội nhóm, phòng ban và toàn doanh nghiệp trao đổi, cộng tác, hỗ trợ nhau thực hiện công việc
• Tạo danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên khác nhau
• Tạo và quản trị kế hoạch theo 4 Chế độ xem: list (danh sách công việc), bảng Kanban, lịch và sơ đồ Gantt, chuyển đổi linh hoạt giữa các chế độ xem
• Kết nối các công việc hằng ngày với kế hoạch dự án/phòng ban/công ty
• Trực quan hoá mọi quy trình, kết nối các bước trong quy trình, tạo ra một sơ đồ luồng công việc rõ ràng và dễ hiểu chỉ bằng thao tác kéo thả đơn giản
• Phân quyền rõ ràng, kiểm soát chặt chẽ kế hoạch, dự án và quy trình công việc, hạn chế tối đa sai sót và đảm bảo mỗi thành viên đều thực hiện đúng vai trò, trách nhiệm của mình
• Tự động hoá quá trình giao nhận việc đúng bước, đúng người cần làm nhanh chóng với thao tác đơn giản
• Lên lịch họp, tự động thông báo thời gian, địa điểm và mục đích của cuộc họp cho tất cả thành viên liên quan
• Theo dấu dễ dàng kết quả thực hiện công việc đã thống nhất trong buổi họp/ công việc theo kế hoạch/ công việc theo quy trình
• Báo cáo danh sách các công việc của nhân sự, đội nhóm, phòng ban theo thời gian thực

Fastdo Work	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Phần mềm làm việc nhóm tiếng Việt, phù hợp với đặc thù của các doanh nghiệp tại Việt Nam Giá rẻ, chỉ 60.000 VND/user/tháng, miễn phí dùng thử 7 ngày tất cả tính năng, không giới hạn user Đang có trợ giá lên đến 60% cho các SMEs tại Việt Nam (giá khuyến mãi: 30.000 VND/user/tháng/ mua tối thiểu 200 user) Demo sản phẩm 1-1, miễn phí đào tạo hướng dẫn sử dụng trước khi mua, Hỗ trợ điều chỉnh thiết lập phần mềm theo yêu cầu của doanh nghiệp trong lúc sử dụng 24/7 Tích hợp đầy đủ tính năng trên 1 nền tảng, chỉ cần mua bộ Fastdo Work là có thể tối ưu chuẩn chỉnh quy trình cho doanh nghiệp Tối ưu thao tác người dùng triệt để, không cần chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng	Không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô trên 1000 nhân sự Thời gian triển khai phần mềm cho toàn doanh nghiệp khá lâu vì thiết lập giải pháp tùy chỉnh để giải quyết bài toán quản trị đặc thù cho từng doanh nghiệp

1.2 myXteam – Nền tảng giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả

Bạn muốn chấm dứt tình trạng trao đổi, tương tác công việc qua quá nhiều kênh thông tin liên lạc? Bạn cần tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tổng hợp các dữ liệu rời rạc trên nhiều máy tính cá nhân? Thử ngay myXteam – một phần mềm giao việc, quản lý công việc cho phép doanh nghiệp và nhóm kết nối tất cả đầu việc của dự án trên cùng 1 nền tảng.

Với tính năng chat trên từng đầu công việc, myXteam giúp người dùng thay thế mạng xã hội, quản trị công việc, quản trị kế hoạch, quản trị dự án cá nhân một cách dễ dàng, hiệu quả. Là phần mềm làm việc nhóm tiếng Việt, myXteam cũng được thiết kế theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt Nam, với mức giá khá hợp lý như sau.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc online myXteam

• Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc, dự án theo dạng bảng Kanban và dạng to-do list.
• Phân quyền chỉnh sửa, thay đổi và xoá kế hoạch
• Tạo việc, giao việc (quản lý tạo và giao xuống cho nhân viên hoặc nhân viên tự tạo và giao việc cho chính mình), theo dõi, quản lý tiến độ thực hiện bằng cách lọc công việc đã hoàn thành trước deadline, sau deadline, chưa hoàn thành,… theo từng thành viên
• Trao đổi, bình luận 1-1 trên từng đầu công việc
• Báo cáo hiệu suất, tiến độ công việc của nhóm, dự án, kế hoạch và từng nhân viên

myXteam	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Được thiết kế theo cách thức quản trị của doanh nghiệp Việt Nam Tương tác, trao đổi thuận tiện, tập trung, đính kèm tài liệu dễ dàng Miễn phí cho cá nhân hoặc 1 team (phòng ban) dưới 5 nhân sự Giá các gói có phí khá thấp: Business: 1,000,000 VND/tháng/ 10 team (phòng ban) không quá 100 nhân sự Business Pro: 1,500,000 VND/tháng/30 Team (Phòng ban) không quá 200 nhân sự Enterprise: 3,500,000 VND/tháng/1000 nhân sự	Phiên bản miễn phí có dung lượng lưu trữ thấp (5GB) và chỉ cho lập 1 kế hoạch, không có mobile app Chỉ có giao diện Kanban và todolist, khi quản lý khối lượng lớn công việc thì có nhiều hạn chế vì khó theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan Tính năng báo cáo còn đơn giản, dữ liệu hiển thị chủ yếu dưới dạng các con số, chưa có biểu đồ trực quan Không có màn hình Overview để quản lý tổng quan Chưa đặt được deadline theo giờ cụ thể Khó sử dụng đối với người dùng lần đầu

1.3 Base Wework – Phần mềm quản lý công việc và dự án tiếng Việt

Base Wework là phần mềm làm việc nhóm tiếng Việt thúc đẩy văn hóa minh bạch và xóa bỏ tình trạng sót việc, quên việc trong doanh nghiệp. Với Base Wework, người dùng có thể quản lý công việc hiệu quả theo dự án, phòng ban. Đây là công cụ linh hoạt cho phép nhiều cá nhân cùng lúc truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý công việc online này chính là hệ thống đa giao diện gồm chart, kanban, todolist phù hợp với tính chất của nhiều công việc khác nhau. Ứng dụng này cũng tự động tổng kết các báo cáo trực quan, chi tiết để quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin. Mức giá của phần mềm quản trị công việc Base Wework như sau.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý dự án và công việc Base Wework

• Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc của phòng ban theo từng nhóm nhiệm vụ hoặc theo từng thành viên, phân tách rõ công việc đã hoàn thành và công việc còn tồn đọng theo dạng bảng Kanban hoặc Gantt chart
• Chia nhỏ dự án thành các đầu việc, giao việc, phân quyền, đặt deadline và tự động hiển thị công việc được giao trong danh sách công việc của người được giao
• Tự động gửi email nhắc nhở công việc, thông báo ngay lập tức khi có sự thay đổi trong công việc để người thực hiện và người giám sát công việc không bị sót việc
• Cho phép phòng ban, nhóm làm việc cộng tác, trao đổi trên từng công việc qua tính năng chat trên Base Message
• Quản lý cấp trung dễ dàng theo dõi hiệu suất, tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên thuộc đội nhóm nhỏ của mình qua giao diện “Nhân viên của tôi”

Base Wework	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Phần mềm làm việc nhóm tiếng Việt phù hợp với đặc thù của các doanh nghiệp tại Việt Nam API mở, tích hợp, đồng bộ dữ liệu với các phần mềm khác trong hệ sinh thái của Base và các công cụ quản lý công việc thông dụng như Word, Excel, PowerPoint, Google Calendar, Google Drive, Email, Dropbox Giá phải chăng, chỉ từ 1.000.000 – 2.000.000 cho từ 30 đến 60 người dùng, trả thêm 30.000 đồng/ 1 tài khoản từ cho người dùng thứ 61 trở đi	Thông tin về phiên bản dùng thử/ miễn phí chưa được công bố công khai, cần liên hệ nhà cung cấp để được tư vấn thêm Nhận xét trái chiều của người dùng trên Google Play (3,6/5 sao – thời điểm ghi nhận: ngày 22/7/2024) vì không cập nhật và app phức tạp hóa công việc do thường xuyên bị lỗi trên Android Chất lượng hỗ trợ qua email chưa được đánh giá cao vì nhân viên chưa hiểu rõ về sản phẩm và giải đáp không chu toàn các thắc mắc của khách hàng Chưa tối ưu hoàn toàn thao tác người dùng trong trường hợp khách hàng mua thêm ứng dụng khác ngoài Base Wework

1.4 MISA AMIS Công Việc – Phần mềm giao việc và quản lý đội nhóm online

AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc nhóm nằm trong hệ sinh thái gồm hơn 40 ứng dụng của nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể MISA AMIS được phát hành bởi Công ty cổ phần MISA. AMIS Công việc đáp ứng nhu cầu nâng cao hiệu suất và tối ưu quy trình làm việc của doanh nghiệp, với giao diện và cách thức sử dụng đơn giản. Phần mềm giao việc và quản lý tiến độ công việc này được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý công việc online tốt nhất tại Việt Nam.

Tính năng nổi bật của phần mềm giao việc và quản lý đội nhóm online MISA AMIS Công Việc

• Khởi tạo công việc/dự án mới, sắp xếp danh sách công việc ưu tiên theo nguyên tắc Pareto
• Lên kế hoạch, quản lý công việc theo dạng bảng Kanban, dạng lịch, biểu đồ Gantt, Eisenhower,… với nhiều template có sẵn cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau
• Giao nhận việc tự động, trực tuyến, mọi lúc mọi nơi, trên cả máy tính và điện thoại
• Tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở bước trước hoàn thành, cảnh báo tiến độ thông minh
• Nhân viên trao đổi, thảo luận trực tiếp trên từng đầu việc, nhắc việc tự động qua Email và Notification, đồng bộ lịch làm việc với Google Calendar
• Lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo từng công việc/dự án, theo dõi tiến độ trên từng hợp đồng/đề nghị
• Đánh giá và đo lường hiệu suất thực hiện công việc của nhân sự mỗi ngày theo thời gian thực

MISA AMIS Công Việc	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Có khả năng liên kết với phần mềm khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS Dùng thử miễn phí 14 ngày, không giới hạn tính năng, miễn phí hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng Gói có phí (Gói Premium) có chi phí thấp hơn các phần mềm quản lý công việc nước ngoài: 9.600.000 VND/Năm/20 người dùng	Miễn phí cho 5 người dùng nhưng bản miễn phí chỉ được cung cấp khi khách hàng đăng ký trọn gói MISA AMIS Văn phòng số Starter Chưa tích hợp sẵn phần mềm quản lý quy trình công việc MISA AMIS Quy Trình, nếu doanh nghiệp muốn tối ưu cả quy trình làm việc thì tốn thêm ngân sách Sau khi mua, nếu cần đào tạo hoặc tư vấn triển để toàn bộ nhân sự áp dụng được phần mềm, doanh nghiệp cần trả thêm phí từ 950.000VND -2.000.000 VND/ khóa Theo ghi nhận vào ngày 23/7/2024, app quản lý công việc này nhận được phản hồi trái chiều của 1 số khách hàng trên Apple App Store (3/5 sao) và Google Play (3,4/5 sao) do app trên điện thoại Android chưa được tối ưu, thao tác lâu, tốn thời gian và đồng bộ kém khi dùng nhiều máy cho 1 tài khoản (bị lag, mất hết công việc, mất file đính kèm,…)

1.5 Fastwork Workplace – Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho nhóm

Fastwork Workplace là phần mềm quản lý công việc online thuộc bộ sản phẩm Fastwork Work+, một nền tảng quản lý doanh nghiệp mới nổi trên thị trường hiện nay. Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp để quản lý công việc của cả nhân viên làm việc tại văn phòng và nhân viên làm việc ngoài hiện trường như Sales, nhân viên dịch vụ khách hàng, kỹ sư, nhân viên bảo trì bảo hành,…

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc nhóm từ xa hiệu quả Fastwork Workplace

• Lập kế hoạch công việc nhanh chóng theo template mẫu, phân chia công việc, đặt deadline, giao việc nhân viên bằng cách gắn thẻ @tennhanvien, nhân viên có thể tự lên kế hoạch, thêm mới công việc và gán quản lý vào theo dõi
• Giám sát/theo dõi hoạt động, công việc cần làm liên phòng ban, của nhiều dự án cùng 1 lúc theo dạng danh sách, Kanban, Gantt chart theo thời gian thực trên một màn hình
• Nhắc nhở thực hiện công việc theo ngày/tuần/tháng, nhân viên không bị quên, trôi việc
• Phân quyền cho từng cá nhân tham gia vào công việc, dự án theo các vai trò: người theo dõi, người thực hiện, người đánh giá, người xem…
• Tự động chuyển công việc cho nhân sự theo quy trình thiết lập
• Quản lý và lưu trữ các trao đổi, thảo luận về công việc, các hình ảnh, tài liệu đính kèm
• Tự động tổng hợp dữ liệu thành các báo cáo real time về tiến độ, hiệu suất công việc của toàn doanh nghiệp hoặc theo phòng ban, theo nhân

FastWork Workplace	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Khả năng tích hợp, liên kết với các phần mềm khác của Fastwork như phần mềm quản lý nhân sự – HRM, phần mềm quản trị quan hệ khách hàng – CRM, phần mềm quản lý đánh giá – KPI,… Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ	Thông tin về giá chưa được công khai trên trang bán hàng, phải liên hệ với nhà cung cấp để có thông tin Mới được đưa vào hoạt động vài năm trở lại đây, trải nghiệm khách hàng chưa được tối ưu do các tính năng chưa được hoàn thiện Tại thời điểm ghi nhận, ngày 23/7/2024, phần mềm được đánh giá khá thấp trên Google Play (1.5/5 sao), Apple App Store (1.8/5 sao) do tần suất lỗi cao

1.6 Izwork – Phần mềm quản lý dự án và làm việc nhóm miễn phí

Phần mềm quản lý công việc Izwork là công cụ quản lý quy trình công việc, tiến độ dự án và làm việc nhóm miễn phí, hiệu quả. Ứng dụng quản lý công việc online này xóa bỏ hoàn toàn các hạn chế của việc quản lý, sắp xếp công việc bằng giấy hay giao việc thông qua Email. Với Izwork cho phép bạn lên danh sách công việc, phân chia nhiệm vụ, sắp xếp công việc, cập nhật tình trạng công việc, cộng tác với đồng nghiệp một cách khoa học, tự động.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý dự án và làm việc nhóm miễn phí Izwork

• Tạo công việc, sắp xếp, phân công công việc, giao việc và nhắc nhở kịp thời khi đến hạn…
• Liệt kê danh sách công việc theo dạng bảng trực quan, thuận tiện người dùng dễ dàng sử dụng
• Theo dõi báo cáo tiến độ công việc, dự án trực quan, liên tục theo thời gian thực

Izwork	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Miễn phí Giao diện thân thiện với người dùng Cung cấp đào tạo, hỗ trợ, bài giảng videos miễn phí Đảm bảo an toàn cho các tài liệu nội bộ	Dù là phần mềm quản lý công việc miễn phí tiếng Việt nhưng không có bất cứ thông tin rõ ràng, chi tiết nào về tính năng, lợi ích của các gói phần mềm theo tháng, theo năm trên trang bán hàng Thiếu các chứng thực xác thực từ các khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm

1.7 Trello – Phần mềm quản lý công việc miễn phí cho cá nhân và nhóm

Trello là phần mềm giao việc, quản lý công việc và dự án miễn phí có hơn 35 triệu người dùng được Atlassian – gã khổng lồ công nghệ trong lĩnh vực quản lý dự án mua lại vào năm 2017. Điểm mạnh của Trello chính là sự đơn giản, với menu chính được xây dựng theo mô hình Kanban gồm các thẻ trạng thái là to do, doing và done.

Trello phù hợp nhất với các doanh nghiệp, các nhóm nhỏ, các dự án tạm thời. Điểm chung của các đối tượng này là có sẵn các quy trình quản lý rõ ràng, cần một ứng dụng quản lý công việc đơn giản, trực quan mà các thành viên có thể nhanh chóng sử dụng thành thạo.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc miễn phí cho cá nhân và nhóm Trello

• Phân chia công việc lớn thành danh sách các công việc nhỏ, thêm deadline trên từng thẻ công việc cho từng thành viên với thẻ gán
• Sắp xếp công việc theo dạng bảng (boards), danh sách (lists), thẻ (cards) trực quan
• Cho phép các thành viên trong nhóm/ dự án dễ dàng cộng tác, chia sẻ thông tin, giao việc và theo dõi tiến độ công việc
• Nhắc việc qua thông báo trên ứng dụng hoặc email tự động để hạn chế tình trạng sót việc, quên việc
• Cho phép đính kèm các ảnh, tài liệu và tập tin liên quan
• Tích hợp với các công cụ quản lý công việc khác như Google Drive, Slack, Dropbox, Zapier, Confluence,… để người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc
• Cung cấp hơn 150 công cụ quản lý dự án, tổng hợp tự động các các chỉ số đo lường hiệu suất
• Có bot tự động để tự động cập nhật thẻ, chỉ định thành viên, giúp nhóm luôn theo đúng lịch trình ngày đến hạn
• Thiết lập liền mạch Đăng nhập một lần SAML cho nhóm bằng Atlassian Access, hiện có trên mọi sản phẩm đám mây của Atlassian

Trello	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Phần mềm quản lý công việc hiệu quả, nổi tiếng, được nhiều cá nhân, nhóm làm việc và doanh nghiệp ở đa quốc gia tin dùng Không giới hạn bảng, danh sách và thẻ Dễ sử dụng, tổ chức công việc và cộng tác với tính năng kéo, thả đơn giản Cho phép dùng thử phiên bản có phí Tích hợp với các phần mềm quản lý công việc khác trong hệ sinh thái Atlassian	Phiên bản miễn phí chỉ cho phép cộng tác theo nhóm/ dự án nhỏ từ 10 thành viên trở xuống, giới hạn tính năng (không có theo dõi thời gian) và chế độ xem (không có sơ đồ Gantt) Các lợi ích năng cao: công cụ trực quan hóa dữ liệu, biểu đồ tùy chỉnh đặt quyền quản trị nâng cao, gửi lời mời giới hạn miền, hủy kích hoạt thành viên, bot tự động, đăng nhập một lần SAML cho nhóm bằng Atlassian Access,… chỉ có ở các phiên bản có phí Các gói có phí thì giá quá cao so với các phần mềm làm việc nhóm tiếng Việt khác, phiên bản dành cho doanh nghiệp có giá $17,5, xấp xỉ gần 450.000 VND/user/ tháng Khả năng tùy chỉnh hạn chế, không phù hợp với các công ty có quy trình làm việc phức tạp

1.8 Monday.com – Phần mềm quản lý công việc trên nền tảng đám mây

Monday.com là một nền tảng đám mây cho phép doanh nghiệp cộng tác, quản lý đa dạng quy trình công việc như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý dự án, quản trị nhân sự, marketing – bán hàng,… Tùy vào yêu cầu hoặc đặc thù công việc, bạn có thể sử dụng các mẫu mẫu quy trình hiện có, tự xây dựng mẫu riêng hoặc tuỳ chỉnh các tuỳ chọn cấu hình để có được một nền tảng dành riêng doanh nghiệp trên phần mềm quản lý công việc này.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc Monday.com

• Lập kế hoạch, nhiệm vụ theo quy trình của dự án và theo dõi trạng thái công việc dưới dạng bản đồ, lịch biểu, timeline hoặc Kanban
• API mở, tích hợp mạnh mẽ với Dropbox, Zapier, Slack, Zoom, email và Microsoft Teams
• Cho phép đội nhóm giao, nhận việc, theo dõi, cập nhật tiến độ, chia sẻ tệp, thảo luận ý tưởng,… trên cùng một nền tảng theo thời gian thực mọi lúc mọi nơi trên cả 3 nền tảng: Android, iOS và PC
• Cho phép tạo bảng tính và biểu đồ đa dạng với các số liệu chi tiết, khoa học
• Phân quyền rõ ràng các vai trò: người quản lý, người tham gia để hạn chế các sai sót do quyền chỉnh sửa không bị hạn chế

Monday.com	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Tích hợp, tập hợp tất cả thông tin trên một nền tảng duy nhất một cách trực qua để người dùng tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu Hạn chế tối đa tình trạng loạn thông tin khi phải làm việc, trao đổi công việc trên quá nhiều nền tảng	Giá tương đối cao so với các phần mềm quản lý công việc có cùng tính năng khác Hạn chế các tính năng và chế độ xem cơ bản ở các gói giá thấp như biểu đồ Gantt Một số người dùng đánh giá thấp vì giao diện phần mềm lộn xộn, khó hiểu, trang tổng quan không có chế độ xem tương đương trên thiết bị di động khiến họ mất thời gian tìm hiểu, làm quen với các điều khoản, chức năng

1.9 Asana – Con đẻ của nhà đồng sáng lập Facebook

Asana là phần mềm quản lý công việc và dự án được phát triển bởi Dustin Moskovitz – Giám đốc kỹ thuật và là nhà đồng sáng lập Facebook. Asana được phát triển với mục đích nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc và quản lý dự án cho các doanh nhân – những người cần phần mềm quản lý công việc cho sự nghiệp nhiều như cần Facebook cho đời sống riêng tư.

Với thiết kế như một danh sách việc phải làm (todolist), Asana tạo ra không gian để người dùng tạo, giao nhận, theo dõi công việc, cộng tác với đội nhóm, phòng ban. Các tính năng chính của phần mềm quản lý công việc này xoay quanh quản lý nhiệm vụ và khối lượng công việc, hướng đến việc trao quyền cho đội nhóm thay vì chỉ tập trung vào người quản lý.

So với Trello, Asana phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn cần công cụ dễ sử dụng nhưng vẫn hỗ trợ quản lý đồng thời các dự án phức tạp. Bên cạnh tính năng Boards dựa trên hệ thống Kanban, Asana trực quan hóa các công việc với sơ đồ Gantt qua tính năng Dòng thời gian (Timeline) để người dùng kịp thời điều chỉnh dự án đi đúng hướng, đúng tiến độ.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc hiệu quả Asana

• Lập kế hoạch, chia nhỏ nhiệm vụ quản lý khối lượng công việc và thời gian dành cho các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án
• Tạo, sắp xếp công việc theo dạng danh sách công việc (thế mạnh), bảng Kanban, lịch và sơ đồ Gantt, chuyển đổi linh hoạt giữa các chế độ xem
• Nhận xét và trao đổi thông tin trực tiếp trên nhiệm vụ, gắn thẻ và đề cập thành viên khác để đảm bảo mọi người đều nắm bắt các thông tin quan trọng
• Thông báo và nhắc nhở khi nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc có cập nhật
• Có sẵn nhiều biểu mẫu checklist công việc để tạo tiện ích tối đa cho người dùng
• Lưu trữ mọi tệp, tài liệu, hình ảnh hay tài nguyên khác của dự án (tải tệp lên ở mọi định dạng (word, excel, pdf, hình ảnh,…) bằng thao tác kéo thả hoặc tải lên thủ công)
• Tổng hợp tự động các báo cáo trực quan

Asana	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Asana hiện được dùng tại 195 quốc gia và hỗ trợ 6 ngôn ngữ Tích hợp được với đa dạng nền tảng như Slack, Dropbox, Google Drive, Microsoft Teams,… Có cộng đồng người dùng Asana và tài liệu hỗ trợ, người dùng dễ dàng tiếp cận, giải quyết vấn đề nhanh chóng	Phiên bản miễn phí có tính năng giới hạn, chỉ hợp cho cộng tác theo nhóm/ dự án nhỏ từ 10 thành viên trở xuống Giá cao để trải nghiệm toàn bộ tính năng, thông tin về giá của các gói dành riêng cho doanh nghiệp chưa được công bố trên trang bán hàng Không có phiên bản ngôn ngữ Tiếng Việt, nhiều thuật ngữ phần mềm khó hiểu gây cản trở tới hiệu quả sử dụng Giao diện todolist không hỗ trợ sắp xếp theo thứ tự, gây khó khăn cho các dự án tuần tự hoặc có yêu cầu về trình tự công việc Quy trình làm việc Scrum với tính năng theo dõi sprint chỉ được hỗ trợ thông qua các công cụ của bên thứ ba

1.10 Jira Software – Phần mềm quản lý dự án và công việc

Gà cùng một mẹ với Trello, Jira Software là công cụ được thiết kế theo mô hình Agile với mục đích ban đầu là để giúp các kỹ sư phần mềm kiểm soát lỗi, lưu trữ lịch sử chỉnh sửa, tìm kiếm thông tin và phối hợp ăn ý với nhau. Qua hàng loạt phi vụ M&A khét tiếng và những chiến lược tích hợp sản phẩm sáng tạo của Atlassian, phần mềm quản lý công việc này đã liên tục được mở rộng để hoàn toàn phù hợp với quy trình làm việc của các nhóm, dự án, doanh nghiệp ở đa dạng lĩnh vực.

Dù vậy, Jira Software vẫn được sử dụng phổ biến nhất bởi các nhóm phát triển phần mềm như một công cụ kiểm thử sản phẩm để theo dõi, phát hiện các bug và vấn đề trong quá trình tiến hành dự án. So với Trello, phần mềm quản lý dự án này được đánh giá cao hơn về khả năng trực quan hoá các báo cáo, khả năng tùy chỉnh và quản lý hiệu quả cùng lúc nhiều dự án, quy trình làm việc phức tạp, đa chiều.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý dự án và công việc Jira Software

• Tạo, phân chia, sắp xếp công việc, thiết lập ưu tiên, theo dõi và quản lý tiến độ dự án và công việc một cách chi tiết bằng cách sử dụng bảng Kanban, sơ đồ Gantt hoặc Scrum
• Quản lý các tác vụ (task management) thông qua thao tác kéo, thả giữa các cột tương ứng với trạng thái và vòng đời của issue (trong Jira Software, nhiệm vụ (Tasks) và hành động (action) đều được gọi là “Issues”)
• Phân luồng công việc (Swimlane) dựa trên các bộ lọc được thiết lập sẵn để tối ưu hóa sự hiển thị của dự án, giúp người dùng dễ dàng theo dõi, kiểm soát công việc
• Cung cấp các báo cáo Agile để nhóm phát triển phần mềm theo dõi tiến độ dự án, xử lý các lỗi, vấn đề và lập các kế hoạch phân bổ công việc hiệu quả hơn

Jira Software	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Có nhiều tính năng chuyên sâu, tùy chọn cấu hình và tùy chỉnh mở rộng cho quản lý dự án chuyên nghiệp, Đặc biệt phù hợp với các dự án phát triển phần mềm hoặc bộ phận CNTT Cho phép người dùng quản lý công việc bằng bảng từ nhiều dự án khác nhau Kết hợp được với nhiều loại ngôn ngữ lập trình, chẳng hạn như Java, Groovy, PHP,… Không có tiêu chuẩn mã hóa phức tạp, người dùng tiết kiệm được thời gian thiết lập plugin mới hoặc chờ custom code hoạt động Tích hợp với Slack,Microsoft, Google, Zoom,… và các phần mềm quản lý công việc khác nằm trong hệ sinh thái của Atlassian như Trello, Confluence, Bitbucket,…	Gói miễn phí giới hạn người dùng (không quá 10 người), khả năng lưu trữ (từ 2GB trở xuống), vai trò và quyền của người dùng, giới hạn số lần tự động hóa mỗi tháng, thông báo qua email mỗi ngày và không cho phép kiểm tra nhật ký (audit logs) Giao diện phức tạp, loằng ngoằng, rối rắm, sử dụng rất nhiều thuật ngữ kỹ thuật liên quan đến phát triển phần mềm và mô hình quản lý dự án Agile Người dùng ít am hiểu về công nghệ có thể bị choáng ngợp khi bắt đầu sử dụng vì cần rất nhiều thời gian để tìm hiểu và làm quen Chi phí sử dụng cao, gói giá dành cho các doanh nghiệp đắt

1.11 Wrike – Phần mềm quản lý công việc nhóm online

Nhờ tính trực quan và bảo mật cao kể cả với các đội nhóm nhỏ, phần mềm quản lý tiến độ dự án Wrike được đánh giá phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất có giao diện bảng theo mô hình Kanban.

Kết hợp giữa các công cụ quản lý dự án truyền thống và Agile, dù tính tùy chỉnh thấp hơn, Wrike được người dùng ít am hiểu công nghệ ưa chuộng Jira Software nhờ giao diện đơn giản và thân thiện hơn với người dùng.
Với Wrike, bạn có thể sử dụng rất nhiều tính năng hữu ích chỉ với gói miễn phí như theo dõi thời gian, biểu đồ Gantt, các luồng hoạt động và bảng thông tin tùy chỉnh. Wirke giúp mọi người trong tổ chức loại bỏ sự xao nhãng và tập trung vào công việc quan trọng để có được hiệu suất công việc cao nhất.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc nhóm online Wrike

• Tạo, quản lý kế hoạch, dự án, phân công nhiệm vụ và theo dõi trực quan trạng thái của tất cả các công việc với nhiều chế độ xem: Kanban, dòng thời gian, biểu đồ Gantt (chỉ dành cho các phiên bản trả phí)
• Tự động hóa giao nhận việc để người dùng tiết kiệm thời gian
• Cập nhật trạng thái của các công việc trong các khoảng thời gian khác nhau( đang thực hiện, tạm dừng, hủy hoặc hoàn thành)
• Cung cấp các thông báo nhắc việc để người dùng không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng
• Quản lý các tài liệu có liên quan, phân công nhiệm vụ, tạo báo cáo và cộng tác trên cùng một nền tảng
• Cung cấp thông tin chi tiết về năng lực, khả năng sẵn sàng và điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm để sắp xếp lại thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và phân công khối lượng công việc phù hợp để cải thiện hiệu suất

Wrike	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Phù hợp để quản lý cả dự án truyền thống và dự án theo mô hình Agile Tương đối dễ sử dụng hơn so với Jira nhưng quản lý các dự án phức tạp, cần nhiều sự tùy chỉnh tốt hơn Trello Có sẵn tính năng theo dõi thời gian trong khi Jira yêu cầu tích hợp với các công cụ như Everhour và Harvest Tích hợp với các phần mềm quản lý tệp tin phổ biến khác như Microsoft, Google, Dropbox và hơn 400 tiện ích bổ sung khác	Gói miễn phí không giới hạn số lượng người dùng nhưng giới hạn dung lượng lưu trữ và tính năng: mỗi tài khoản chỉ được lưu trữ 2GB, không thể tùy chỉnh các trường và workflow, chỉ xem được dạng bảng và Kanban, không có các báo cáo theo thời gian thực, không thể quản trị nguồn lực và khối lượng công việc, không tích hợp với các ứng dụng và công cụ đo lường năng suất Giao diện và bộ tính năng có thể làm người dùng quản lý các nhóm nhỏ cần một giải pháp quản lý công việc đơn giản choáng ngợp Quy trình làm việc Scrum với Sprint không khả dụng

1.12 Clickup – Phần mềm quản lý công việc tất cả trong một

ClickUp là một nền tảng all-in-one được G2 vinh danh là phần mềm quản lý công việc miễn phí số một trong 18 hạng mục của Báo cáo mùa đông 2024. Tự quảng cáo là “một ứng dụng thay thế tất cả”, phần mềm quản lý công việc Clickup tập trung và đồng bộ dữ liệu trên một không gian duy nhất để người dùng không phải mất thời gian chuyển đổi giữa các nền tảng, cải thiện khả năng ra quyết định và cộng tác nhóm trong vui vẻ.

Đặc biệt, với nhiều tính năng Agile có thể tùy chỉnh và giao diện thân thiện, Clickup là công cụ Freemium có thể thay thế hàng loạt phần mềm quản lý dự án tên tuổi như Trello, Monday, Asana, Wrike, Jira,… Ngoài ra, nhờ tích hợp sẵn với hơn 1000 công cụ làm việc khác như Google Drive, Slack, Github, Zapier, Outlook, Hubspot, Dropbox, Figma,…, Clickup phù hợp với mọi dự án, phòng ban và ngành nghề, kể cả khi doanh nghiệp mở rộng quy mô trong tương lai.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc tất cả trong một Clickup

• Tạo và quản lý các không gian làm việc (workspace) khác nhau tùy theo tính chất công việc trên một ứng dụng duy nhất
• Xây dựng quy trình làm việc và theo dõi tiến độ thực hiện công việc thông qua 4 loại trạng thái: todolist, ready, in process và completed
• Theo dõi linh hoạt tổng quan tình hình dự án với 14 chế độ xem khác nhau: danh sách công việc (list), biểu đồ, bảng, timeline, workload, mindmap, lịch (calendar), dạng box,…
• Phân cấp công việc một cách khoa học: Mỗi workspace gồm nhiều thư mục, mỗi thư mục gồm các checklist công việc, mỗi list có các task và subtask
• Giao việc, quy định deadline, tùy chỉnh mức độ ưu tiên cho từng công việc
• Nhắc nhở, trao đổi công việc, quản lý sự kiện và theo dõi tiến trình phát triển của dự án
• Tạo dashboard riêng để quan sát, kiểm soát tất cả hoạt động tất cả các không gian làm việc qua 1 màn hình duy nhất

Clickup	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Có chế độ xem dashboard riêng cho từng thành viên, chế độ ghi hình, pulse,.. Giao diện đẹp mắt, thân thiện Có sẵn kho tàng template chuyên nghiệp cho mọi lĩnh vực để người dùng tham khảo Tự động hóa quá trình làm việc nhờ tích hợp với các ứng dụng quản lý công việc phổ biến khác: Gmail, Zapier, Dropbox, Slack,…	Đối với người dùng mới, ClickUp rối mắt và khó dùng vì có quá nhiều tính năng, chưa có giao diện tiếng Việt hay hướng dẫn cụ thể Phần mềm quản lý công việc miễn phí này bị khá nhiều người dùng đánh giá chưa hoàn thiện các tính năng trên app để sử dụng trên điện thoại di động

1.13 Slack – Phần mềm nhắn tin và trao đổi công việc miễn phí

Slack là ông lớn trong mảng ứng dụng nhắn tin và trao đổi công việc. Đây là phần mềm tập trung người, thông tin, file, ảnh,… liên quan đến công việc trong không gian chuyên dụng gọi là kênh. Slack đóng vai trò như một mạng xã hội để mọi người, đặc biệt là các nhóm làm việc từ xa liên lạc, cộng tác, cập nhật, chia sẻ, giao tiếp với đồng nghiệp, thống nhất và đưa ra quyết định nhanh hơn thông qua trò chuyện trực tiếp, voice chat, email và online meeting.

Trở thành đối tác chiến lược của Atlassian từ năm 2018, Slack có thể tích hợp với hàng loạt phần mềm quản lý công việc khác trong hệ sinh thái của Atlassian như Trello, Jira, Confluence,… Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc này còn cho phép bạn tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại. Tích hợp sẵn có với hơn 2600 công cụ hàng đầu như Notion, Adobe, Asana, Hubspot, Zoom, Google Drive, Gmail, Outlook,… Slack cho phép bạn hoàn thành mọi công việc chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tính năng nổi bật của phần mềm nhắn tin và trao đổi công việc Clickup

• Nhắn tin trực tiếp
• Hỗ trợ đăng nhập cùng lúc nhiều nhóm khác nhau
• Tìm kiếm tệp, tin nhắn hoặc người dùng
• Tạo lời nhắc và theo dõi việc cần làm qua Slack Bot
  Tùy chỉnh Theme, tùy chỉnh Emoji và Slack Bot
• Tuỳ chỉnh quyền hạn của thành viên theo cấp bậc, vai vế của thành viên trong tổ chức để tránh spam hoặc quấy rối, thành viên chỉ có thể sửa và xóa trong vòng 10 phút

Slack	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Có phiên bản miễn phí, cho phép lưu trữ 10.000 tin nhắn với dung lượng lưu trữ lên đến 5GB U2U (User to User): cho phép người dùng tạo và sở hữu các tài khoản riêng mà không cần tham gia vào bất kỳ nhóm nào	Phiên bản miễn phí chỉ cho phép lưu trữ lịch sử trò chuyện trong vòng 90 ngày Chỉ cho phép đội nhóm, dự án từ 15 người trở xuống tham gia chat video hoặc voice Chất lượng cuộc gọi không tốt, kể cả ở phiên bản trả phí Tính năng cốt lõi là nhắn tin, trò chuyện, nếu tổ chức muốn có tính năng quản lý công việc như giao việc, nhắc nhở công việc, lên lịch và quản lý cuộc họp, quản lý tiến độ dự án,… thì phải chi thêm ngân sách mua các giải pháp tích hợp

1.14 Teamwork – Phần mềm làm việc nhóm online

Teamwork là app quản lý công việc nhóm được phát triển bởi doanh nghiệp nước ngoài. Phần mềm quản lý công việc miễn phí này hỗ trợ đầy đủ các tính năng từ quản lý công việc cá nhân cho đến đội nhóm. Bên cạnh đó, Teamwork cho phép người dùng sử dụng miễn phí không giới hạn thời gian. Chỉ với vài thao tác đơn giản, ai cũng có thể trải nghiệm ứng dụng tuyệt vời này.

Ưu điểm của ứng dụng quản lý công việc này là thiết lập các dự án lớn nhỏ đi kèm với tài liệu. Các thành viên trong tổ chức có thể trao đổi trực tiếp trên nền tảng này. Ngoài ra, hệ thống tự động cung cấp các báo cáo theo tuần, tháng và năm. Mặt hạn chế từ phần mềm quản lý công việc miễn phí Teamwork là khó sử dụng đối với người mới vì giao diện khác lộn xộn, không thân thiện.

1.15 CloudOffice – Phần mềm quản lý công việc, văn phòng điện tử

CloudOffice là phần mềm quản lý công việc online để đội nhóm làm việc từ xa điều hành, quản lý công việc mọi lúc mọi nơi. Ứng dụng cũng giúp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu bằng cách hỗ trợ xử lý giấy tờ, dữ liệu ở quy mô lớn. Ngoài ra, CloudOffice còn đẩy mạnh, tăng cường sự kết nối, chia sẻ, trao đổi thông tin nội bộ trực tuyến trên mạng máy tính.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc, văn phòng điện tử CloudOffice

• Quản lý toàn diện văn bản theo mô hình nhiều cấp, tạo mối quan hệ giữa các văn bản, bình luận nếu phát hiện văn bản có sai sót để kịp thời điều chỉnh, phê duyệt văn bản ở mọi nơi mọi lúc
• Lưu và chia sẻ các tài liệu dùng chung, quản lý hồ sơ sự kiện, theo dõi và cảnh báo thời hạn áp dụng với các tài liệu có hạn quản lý như hợp đồng, dự án
• Tạo công việc, nhắc nhở công việc theo dõi, đánh giá tiến độ và kết quả thực hiện từng công việc từ xa
• Sao chép và biến công việc đã thực hiện thành công việc mới mà không cần tạo lại từ đầu
• Gửi tài liệu, trao đổi ý kiến liên quan đến công việc ngay trên phần mềm
• Giao việc cho nhiều nhân viên ở nhiều địa điểm, phòng ban, đơn vị khác nhau
• Phân quyền, quản lý linh hoạt theo nhiều mục tiêu khác nhau
• Cho phép tích hợp tài khoản đăng nhập với tài khoản Active Directory

CloudOffice	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Cho phép người dùng điều chỉnh những thông tin cần thiết một cách chính xác Giúp quản lý tiết kiệm lên đến 56 giờ/ tuần	Chưa công bố giá sản phẩm trên trang bán hàng, phải liên hệ nhà cung cấp để biết thêm thông tin Nếu Internet kém, người dùng khó có thể lưu trữ hoặc truy xuất dữ liệu đúng

1.16 Workplace – Phần mềm quản lý công việc & Mạng xã hội dành riêng cho tổ chức

Workplace được biết đến là một mạng xã hội dành riêng cho các tổ chức như công ty, doanh nghiệp, trường học. Nền tảng này giúp kết nối mọi người trong cùng một tổ chức, tự động phân bổ mọi người trong công ty vào một nhóm và quản lý thành viên tham gia công ty một cách dễ dàng hơn. Phần mềm quản lý công việc nhóm Workplace hiện có thu phí 6-8$/ người/ tháng, các doanh nghiệp lớn muốn sử dụng sẽ tốn chi phí lớn hơn.

Tính năng nổi bật của mạng xã hội cho công việc Workplace

• Tạo nhóm cho từng bộ phận của công ty
• Đăng tải tài liệu, thông tin vấn đề của doanh nghiệp
• Tổ chức các events cho công ty/ doanh nghiệp
• Thảo luận với nhau qua chat hoặc gọi video
• Tạo lập những cuộc họp nhỏ, phát trực tuyến video và ghi lại, bất kì ai cũng có thể xem

Workplace	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Chi phí phải trả thấp hơn Slack Không chứa quảng cáo gây gián đoạn quá trình làm việc Các nhóm chỉ bao gồm thành viên của công ty, tổ chức nên người dùng dễ dàng nắm bắt được công việc và thông tin	Chưa được thiết kế tối ưu theo đặc thù và nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt Nam Thiếu tính năng theo dõi thời gian

1.17 Microsoft Team – Phần mềm quản lý công việc, dự án online hiệu quả

Microsoft Teams là một trong ứng dụng làm việc nhóm trong hệ sinh thái của Microsoft được ưa chuộng nhất trong suốt thời gian đại dịch Covid 19 diễn ra. Khi nhắc đến Microsoft Teams, đa số người dùng chỉ nghĩ tới các tính năng như nghe, gọi, họp trực tuyến. Tuy vậy, phần mềm quản lý công việc online này còn ẩn chứa nhiều tiềm năng đáng kinh ngạc khác.

Thực tế, Microsoft Teams cũng có thể được xem là phần mềm quản lý dự án hiệu quả giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán kết nối, cộng tác để nâng cao năng suất. Đây là mạng xã hội phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, với nhiều chi nhánh hoặc nhiều nhân viên làm việc phân tán tại nhiều quốc gia khác nhau. Microsoft Teams xóa bỏ khoảng cách địa lý, để các thành viên có thể làm việc cùng nhau, chia sẻ ý tưởng và hoàn thành dự án nhanh chóng.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc online Microsoft Team

• Tự động hóa quy trình công việc từ một ứng dụng duy nhất.
• Tạo các cuộc trò chuyện trong kênh và nhóm
• Chat, gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình
• Lưu trữ tài liệu trong Sharepoint
• Online meetings, phần mềm gọi thoại

Microsoft Team	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Mang đến không gian quản lý công việc tách biệt với các đoạn hội thoại khác và thống kê dữ liệu tự động để người quản lý ra quyết định điều chỉnh chiến lược đúng đắn, kịp thời. Khả năng tích hợp cao, dễ dàng tích hợp với bộ ứng dụng của Microsoft	Số lượng kênh bị giới hạn với tối đa là 100 kênh mỗi nhóm, nếu những nhóm lớn của doanh nghiệp đã đạt tới tối đa thì không thể thiết lập thêm kênh mới Cách sắp xếp các tệp chia sẻ đòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu Cài đặt phân quyền bị hạn chế Không cung cấp quyền hạn và cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị

1.18 Zapier – Phần mềm quản lý công việc nhóm, dự án tự động

Zapier là phần mềm quản lý công việc nhóm giúp bạn tinh gọn quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian, công sức bằng cách cho phép tạo các lệnh tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại mà không cần phải coding. Tích hợp mạnh mẽ với Gmail, Slack, Dropbox, các sản phẩm của Atlassian,…, Zapier còn là phần mềm nhắc nhở công việc qua email và SMS lý tưởng để người dùng không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi, cuộc hẹn quan trọng nào.

Cách thức hoạt động của Zapier như sau: Người dùng sẽ tạo các lệnh Zap và Zapier sẽ kích hoạt một đoạn mã trong trình kích hoạt (Trigger) để tự động kết nối, luân chuyển giữa các ứng dụng trao đổi công việc mà người dùng sử dụng hằng ngày. Sau đó, Zapier sẽ tổng hợp các bước để hoàn thành Zap trên trình hành động (Action). Như vậy, khi thiết lập và kích hoạt Zap mới, Zapier sẽ thay bạn thực thi các tác vụ thủ công như chuyển đổi, sao chép dữ liệu giữa các trang web để bạn tập trung làm các nhiệm vụ cốt lõi khác.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc nhóm Zapier

• Tự động hóa quy trình công việc, đồng bộ thông tin bằng cách liên kết các ứng dụng, dịch vụ và trích xuất, trao đổi dữ liệu giữa các nền tảng
• Tạo và thiết lập các lệnh tự động mà không cần dùng đến code
• Điều hướng đến mục cần tùy chỉnh và theo dõi số lượng các task đã thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác
• Thêm các ghi chú quan trọng cho từng bước của Zap để mọi thành viên trong nhóm nâng cao khả năng cộng tác và kịp thời kiểm tra lại và sửa lỗi cho Zap

Zapier	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Đảm bảo dữ liệu được tự động trao đổi, tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán Dễ dàng tạo và chỉnh sửa các lệnh tự động với vài thao tác bằng chuột mà không cần dùng đến code Người không có hoặc có ít nền tảng về lập trình đều có thể thiết lập, quản lý và theo dõi các quy trình nhờ giao diện đơn giản, trực quan	Đối với những người lần đầu nghe đến khái niệm Zapier hay API thì quá trình cài đặt ứng dụng làm việc nhóm Zapier khá vất vả vì nó hoạt động theo mối tương quan giữa trigger (khởi phát) và action (hành động) Chi phí khá cao Có nhiều thuật ngữ phần mềm gây khó hiểu Chưa được thiết kế tối ưu theo đặc thù và nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt Nam

1.19 TicTop (Fiine) – Phần mềm quản lý công việc dễ dùng

TicTop là phần mềm quản lý công việc nhóm được xây dựng và phát triển bởi đội ngũ người Việt. Với slogan “Working is Fun”, sứ mệnh của TicTop là biến những công việc khô khan, nhàm chán hàng ngày trở nên đơn giản, thú vị và tích cực hơn. TicTop khát khao trở thành phần mềm quản trị công việc dễ dùng nhất, giúp bạn dễ dàng kết nối với các thành viên trong nhóm mà không cần mất nhiều thời gian tìm hiểu, cài đặt và sử dụng.

Gần đây, TicTop chính thức đổi tên thành Fiine để tránh bị nhầm lẫn với mạng xã hội video dạng ngắn phổ biến và thịnh hành nhất hiện nay – TikTok. Tên mới này thể hiện tốt hơn giá trị mà Fiine muốn mang đến cho khách hàng: khi khách hàng sử dụng và hoàn thành công việc ở trạng thái “Fine”, họ làm việc hiệu quả nhất trong khả năng và có được sự hài lòng thực tế, bền vững thay vì niềm vui ngắn hạn đơn thuần.

Về giá, hiện tại Fiine có giá theo các gói chi phí linh hoạt theo số thành viên sử dụng hoặc theo tháng(3 tháng, 6 tháng, 12 tháng). Bảng giá chi tiết của phần mềm quản lý công việc này như sau.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc nhóm Tictop (Fiine)

• Tạo, thiết lập thời hạn để quản lý thời gian làm việc và theo dõi công việc
• Trao đổi công việc qua nhắn tin, gọi video, hay tổ chức các cuộc họp trực tuyến, hạn chế tình trạng trôi tin nhắn, bỏ lỡ công việc do tin nhắn từ công việc, bạn bè, gia đình chồng chéo lên nhau
• Giao việc và quản lý công việc theo mức độ quan trọng để người dùng biết nên ưu tiên hoàn thành những đầu việc nào và đảm bảo tiến độ công việc
• Tạo và quản lý dự án
• Tạo và theo dõi quy trình công việc
• Quản lý và lưu trữ tài liệu

Tictop (Fiine)	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Giao diện thân thiện, với màu chủ đạo là trắng và xanh giúp người dùng hạn chế bị mỏi mắt và thoải mái làm việc 8 tiếng trên phần mềm Người dùng mới mới sử dụng chỉ mất hơn 1 giờ đồng hồ để làm quen với những thao tác cơ bản 30 ngày dùng thử miễn phí tất cả tính năng với sự hỗ trợ từ các tư vấn viên trong suốt quá trình sử dụng	Chưa phù hợp với quy mô nhân sự lớn trên 100 người Giao diện trên Ipad chưa tối ưu

1.20 Bitrix24 – Phần mềm quản lý công việc online trên Gantt chart

Được đánh giá là phần mềm quản lý tổng hợp có tính năng quản lý công việc online trên Gantt chart, Bitrix24 hoạt động như một văn phòng ảo để các đội nhóm và các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo dõi tiến độ công việc và dự án. Bitrix24 cho phép người dùng tạo các nhiệm vụ và subtasks không giới hạn, tự động hóa các tác vụ và luồng công việc thông qua cộng tác thông qua video call và chia sẻ màn hình với đồng nghiệp.

Phần mềm quản lý dự án này còn cung cấp các công cụ theo dõi thời gian và các báo cáo tự động để người dùng giám sát toàn diện quá trình thực hiện công việc. Đặc biệt, Bitrix24 là một trong số ít các ứng dụng quản lý công việc có giá cước theo gói tùy thuộc tính năng và không gian lưu trữ thay vì tính phí cho mỗi người dùng.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc Bitrix24

• Văn phòng ảo, cung cấp công cụ để toàn bộ nhân sự cộng tác và làm việc trực tuyến cùng nhau
• Phân việc thông minh theo 2 quy tắc: Important only và Auto focus
• Sắp xếp thông minh các tác vụ trong các dự án theo biểu đồ Gantt để quản lý, theo dõi chặt chẽ toàn bộ công việc
• Theo dõi khối lượng công việc của nhân viên để thiết lập thời hạn, phân bổ công việc hợp lý, tránh tình trạng người làm không hết việc, người thì ngồi chơi
• Tích hợp với tin nhắn, email và cuộc gọi điện thoại để nhân viên tương tác với đồng nghiệp và khách hàng dễ dàng
• Cung cấp báo cáo tổng quan về tiến độ của dự án và hiệu suất của nhân viên

Bitrix24	Ưu điểm	Nhược điểm
Đánh giá	Đa dạng tính năng, từ quản lý công việc trong nội bộ doanh nghiệp, quản lý quan hệ khách hàng đến quản lý Marketing, Email Automation, tự động hóa marketing, quản lý biểu mẫu, giám sát doanh số (KPI), quản lý chấm công, quản lý đào tạo,… Dễ dàng sử dụng qua nền tảng web (lưu trữ dữ liệu trên Cloud), người dùng không cần tải hoặc cài đặt app	Người dùng mới tìm hiểu về Bitrix24 có thể bị choáng ngợp bởi hệ thống tính năng của nó Các tính năng quản lý công việc chưa chuyên sâu, được nhiều người biết đến như là một phần mềm CRM hơn Chi phí cao, giá gói thấp nhất lên đến $12,2 ~ 310.000VND/user/tháng

1.21 Weekdone – Phần mềm theo dõi tiến độ công việc theo mục tiêu

Đây là ứng dụng làm việc nhóm liên quan đến cài đặt mục tiêu OKR và theo dõi tiến độ của các đội nhóm. Phần mềm OKR Weekdone cung cấp các tính năng đo lường định kỳ một cách khoa học, người dùng có thể sắp xếp lại các nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo chất lượng đầu ra. Tính năng nổi bật của ứng dụng quản lý công việc Weekdone thể hiện qua cách đặt mục tiêu theo dạng phân cấp và đặt mục tiêu dài hạn.

Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc online còn hỗ trợ nhân viên check-in theo chu kỳ. Nhà quản lý sẽ có cái nhìn định kỳ về mức độ hoàn thành công việc mà không phải họp hành. Nhược điểm của ứng dụng làm việc nhóm này là phải trả phí cho nhóm trên 10 người với giá $1,080/ năm. Đây là một mức giá cao so với các phần mềm cùng chức năng.

2. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm?

Nhìn chung, lợi ích cốt lõi của các phần mềm quản trị công việc gắn liền với các tính năng hữu dụng của chúng. Các tính năng này bao gồm lập kế hoạch, lập danh sách công việc, tổ chức, sắp xếp, phân chia đầu việc, quản lý tiến độ thực hiện công việc, giao việc, nhắc việc, báo cáo tổng quan để nhân viên, đội nhóm, phòng ban và quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định kịp thời. Sau đây là các lợi ích cụ thể của các phần mềm này theo 3 góc độ:

2.1 Đối với tổ chức, các nhà quản lý

• Lên kế hoạch cụ thể cho từng dự án, sắp xếp, phân bổ tối ưu nguồn lực (nhân sự và thời gian), tối ưu quy trình làm việc
• Quản lý tất cả công việc và dự án của tất cả các bộ phận tập trung, tổng quan trên 1 nền tảng
• Phần mềm theo dõi tiến độ dự án, công việc mọi lúc mọi nơi đảm bảo tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất
• Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời, nhanh chóng, loại bỏ các chi phí và rủi ro tiềm ẩn nhờ các báo cáo chính xác, real time

2.2 Đối với đội nhóm/ phòng ban

• Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các thành viên, teamwork linh hoạt
• Theo dõi,cập nhật tiến độ, nhận thông báo khi có thay đổi để đội nhóm/ phòng ban và mọi thành viên làm việc chủ động và hiệu quả hơn
• Giao tiếp, trao đổi ý kiến trực tuyến, nhanh chóng, lưu trữ, chia sẻ tài liệu dễ dàng, với thông tin được cập nhật theo thời gian thực
• Giảm thiểu sai sót, sử dụng nhân lực hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ

2.2 Đối với cá nhân nhân viên

• Tự chủ trong việc tính toán, sắp xếp công việc, theo dõi, cập nhật tiến độ và quản lý thời gian
• Trực quan hóa tất cả công việc được giao, biết đâu là những việc ưu tiên nên hoàn thành trước để đảm bảo tiến độ chung cho công ty
• Được nhắc nhở lịch làm việc, hạn chế tình trạng quên hoặc bỏ sót công việc.
• Làm việc, cộng tác trực tuyến với bộ phận, phòng ban, chia sẻ thông tin trên cùng 1 nền tảng nhờ tính năng lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây

3. 9 Tiêu chí nên cân nhắc khi chọn phần mềm quản lý công việc

• Mức độ dễ sử dụng: Hiện nay, nhiều ứng dụng quản lý công việc của nước ngoài có khả năng phân tích dữ liệu và quản lý từng hoạt động rất chặt chẽ. Tuy nhiên, do chỉ có phiên bản Tiếng Anh, các phần mềm này khiến trải nghiệm người dùng bị cản trở bởi rào cản ngôn ngữ. Do vậy, nên ưu tiên chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí tiếng Việt có giao diện trực quan, dễ hiểu và hướng dẫn sử dụng chi tiết để để nhân sự của bạn dễ dàng áp dụng phần mềm, tiết kiệm thời gian nghiên cứu cách sử dụng.
• Tính năng phần mềm: Hiện tại, các phần mềm quản trị công việc được thiết kế và đặt tên theo tính năng nổi bật như phần mềm lập kế hoạch công việc, phần mềm ghi chú lịch làm việc, phần mềm giao việc, phần mềm nhắc việc, phần mềm theo dõi tiến độ công việc, phần mềm báo cáo công việc,…Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều bộ phận với nhiều nghiệp vụ chuyên môn khác nhau, hãy chọn một phần mềm đã được trang bị đầy đủ các tính năng để không cần phải sử dụng thêm công cụ bổ trợ ngoài hoặc liên hệ nhiều lần với nhà cung cấp để yêu cầu mở rộng tính năng.
• Chi phí: Trên thị trường hiện nay không thực sự có các phần mềm quản lý công việc online tốt nhất nào miễn phí hoàn toàn vì chúng tồn tại các chi phí ẩn khác Nhìn chung, một phần mềm quản trị công việc phù hợp là phần mềm có chi phí ban đầu và chi phí duy trì phù hợp với ngân sách và quy mô của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đừng vì giá rẻ mà mua một phần mềm không dùng được trong trường hợp quy mô doanh nghiệp tăng.
• Uy tín của nhà cung cấp: Nên lựa chọn những ứng dụng được phát triển bởi các nhà cung cấp uy tín – những công ty đã triển khai thành công phần mềm quản lý công việc tại nhiều doanh nghiệp ở đa dạng quy mô và lĩnh vực kinh doanh.
• Hỗ trợ từ nhà cung cấp trước bán: Doanh nghiệp nên xem xét về quy mô, quy trình hoạt động và chọn nhà cung cấp minh bạch về chính sách hỗ trợ kỹ thuật, nâng cấp sản phẩm, bảo trì, bảo hành,… Đặc biệt, hãy ưu tiên các nhà cung cấp cho phép tham gia buổi demo trải nghiệm hoặc dùng thử sản phẩm, có tổ chức các buổi đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm trước khi mua hàng.
• Hỗ trợ từ nhà cung cấp sau khi mua: Nên chọn các doanh nghiệp thường xuyên nâng cấp bản cập nhật cũng như hướng dẫn sử dụng sau khi mua hàng. Hơn nữa, hãy ưu tiên các đơn vị sẵn sàng hỗ trợ khi phát sinh vấn đề trong khâu thiết lập, quản lý, kể cả khi doanh nghiệp bạn ở khu vực địa lý khác.
• Quản lý công việc đa chiều: Đối với doanh nghiệp lớn có lẽ đây là tiêu chí được ưu tiên nhất. Bởi sự điều hành cùng lúc nhiều phòng ban là không hề dễ dàng. Quản lý công việc đa chiều, tổng hợp tình trạng của dự án góp phần giúp nhà quản lý nắm rõ tình hình và đưa ra phán đoán đúng đắn
• Tích hợp đa nền tảng: Đa số phần mềm quản lý công việc trên thị trường hiện tại đều có APIs mở, có thể sử dụng được trên cả máy tính và điện thoại và trên nhiều hệ điều hành (Windows, macOS, Linux, iOS, Android,…). Nhờ đó, người dùng có thể đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu, tích hợp các công cụ làm việc cần thiết, dễ dàng truy cập vào danh sách công việc, dự án, linh hoạt làm việc và theo dõi công việc trực tuyến mà không cần có mặt ở văn phòng.
• Phản hồi từ khách hàng: Tham khảo thêm các ý kiến, phản hồi từ người dùng hiện tại hoặc người dùng phần mềm quản lý công việc trước để thu thập các đánh giá khách quan, thực tế và hiểu rõ hơn về phần mềm bạn đang cân nhắc.
• Mức độ khả khi khi triển khai: Hãy tính toán toàn bộ chi phí để mua, triển khai, bảo trì,… để biết doanh nghiệp bạn có đủ ngân sách và nguồn lực sẵn có để đầu tư cho phần mềm quản lý công việc không. Ngoài ra, hãy đánh giá khả năng tiếp thu và sử dụng công nghệ của từng nhân viên, bộ phận trong doanh nghiệp của bạn để xác định xem có cần đào tạo hay hỗ trợ đặc biệt từ lãnh đạo doanh nghiệp để đảm bảo mọi người có thể triển khai và sử dụng phần mềm hiệu quả không.

Mỗi công cụ trên thị trường đều có điểm mạnh và điểm yếu và không có phần mềm quản lý công việc, dự án nào là hoàn hảo. Trên đây là review chi tiết 20+ phần mềm của Fastdo. Hy vọng bài viết đã giúp bạn được giải pháp phù hợp, đáp ứng được nhu cầu thực sự của doanh nghiệp mình. Hãy cẩn trọng với cái bẫy “nhiều tính năng hơn, sản phẩm tốt hơn”. Đừng quên mục đích ban đầu của bạn là hoàn thành công việc một cách đơn giản, hiệu quả, đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí nhất.