10 nguyên nhân gây lãng phí thời gian và 6 giải pháp khắc phục

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian là điều mà bạn đang hằng tìm kiếm và mong muốn khắc phục? Thật quả không sai khi nói thời gian là tiền bạc. Với từng phút trôi qua, bạn đã có thể kiếm được cho mình một mức thu nhập lý tưởng. Tuy nhiên, bạn vẫn đang loay hoay không biết quản trị thời gian như thế nào để đạt năng suất cao trong công việc? Hãy cùng Fastdo khám phá top 10 những nguyên nhân gây lãng phí thời gian và khắc phục vấn đề này.

1 Những nguyên nhân gây lãng phí thời gian

1.1 Multitasking – Làm việc đa nhiệm

Multitasking, hay còn được biết đến với tên gọi làm việc đa nhiệm, là thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian nhất định.

Bạn không tin thể tin được khi mọi người xung quanh bạn đang làm việc đa nhiệm trong vô thức phải không? Điều này không có gì bất ngờ, vì thời gian thì ít mà công việc thì nhiều, cho nên không thể tránh khỏi việc multitasking.

Tuy nhiên, khoa học không đồng tình với điều này. Khi phân tích bộ não con người, các nhà khoa học chỉ ra rằng chúng ta không thể làm được nhiều việc trong cùng một lúc. Đó là bởi vì bộ não không có khả năng xử lý nhiều thông tin cùng một lúc. Nếu quá tải, con người rất dễ rơi vào “hội chứng cháy sạch” (burnout syndrome). 

1.2 Họp hành “xâm chiếm” thời gian làm việc

Việc họp hành quá nhiều và không hiệu quả thực sự có thể trở thành một “con sâu róm” cắn phá thời gian làm việc. Nhiều người tham gia họp mà không chuẩn bị trước thông tin cần thiết, dẫn đến việc mất thời gian để tìm kiếm thông tin, nghiên cứu thêm vấn đề trong cuộc họp. Việc có quá nhiều cuộc họp khiến các thành viên cảm thấy bị áp lực về thời gian, thiếu sự chuẩn bị, dẫn đến việc không thể tập trung vào từng cuộc họp. Nhiều cuộc họp kết thúc mà không có quyết định cụ thể hoặc kế hoạch hành động rõ ràng, dẫn đến việc lãng phí thời gian và công sức.

1.3 Sử dụng mạng xã hội vô tội vạ

Sử dụng mạng xã hội quá nhiều là một trong các nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Mạng xã hội phục vụ mục đích giải trí, thư giãn. Vì thế, khả năng bạn sử dụng mạng xã hội quên ngày quên đêm là rất cao. Sử dụng mạng xã hội vô tội vạ có thể khiến bạn bỏ lỡ những công việc cần ưu tiên trong ngày. Đến khi bạn nhận ra bao nhiêu thời gian đã trôi qua thì thật đáng tiếc bạn không thể lấy lại được nữa.

1.4 Nguyên nhân khách quan: Môi trường xung quanh

Một số nguyên nhân khách quan như không gian làm việc ồn ào, chật chội, chỗ ngồi không được sáng sủa, bí bách, chật chội thì người làm việc cũng không đạt được trạng thái thoải mái tối đa. Ngoài ra, nếu đồ đạc của bạn lộn xộn, ngổn ngang, bạn sẽ tốn thời gian và sức lực để tìm đồ. Khi đó, bạn vừa mất đi thời gian làm việc, vừa mất đi sự tập trung để quay trở lại điều quan trọng hơn.

1.5 Cố gắng hòa đồng không cần thiết

Môi trường công sở luôn đòi hỏi mỗi nhân viên hòa đồng ở một mức độ nhất định. Nhiều người nghĩ rằng tính cách thân thiện, cởi mở có thể giúp bạn dễ làm việc hơn và được đồng nghiệp để ý hơn. 

Nhưng bạn nên nhớ rằng, việc tạo thiện cảm với đối phương cũng tốn nhiều nguồn lực của bản thân và mức độ hòa hợp về trí tuệ cảm xúc của mỗi người. Khi quá chú trọng vào việc xây dựng các mối quan hệ qua việc trò chuyện, giúp đỡ quá mức các đồng nghiệp xung quanh về các tác vụ không liên quan, bạn có thể bị phân tâm khỏi công việc chính của mình. Việc cố gắng duy trì các mối quan hệ xã hội có thể tạo ra áp lực không cần thiết, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.

1.6 Dành nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi

Việc nghỉ ngơi là điều quan trọng để phục hồi sau một ngày dài hoạt động năng suất. Thế nhưng, vừa mới làm việc một lúc đã nghỉ ngơi như câu hát của gen Z “Tôi đã làm việc được 5 phút thế nên bây giờ tôi phải nghỉ ngơi thôi” quả thật không hay và hiệu quả như tưởng tượng. 

Dành quá nhiều thời gian cho nghỉ ngơi có thể khiến bạn mất động lực tập trung vào công việc khác, xa cách với các mối quan hệ xung quanh và tạo cho mình một ý thức rằng bạn rất cần được nghỉ ngơi bất kể khi làm gì.

1.7 “Cố quá thành quá cố”

Ngược lại, nguyên nhân gây lãng phí thời gian nơi công sở này không còn xa lạ, khi bạn càng vùi đầu vào làm thật nhiều công việc cũng đồng nghĩa với việc khả năng tập trung của bạn bị phân tán. Vì vậy, bạn khó có thể hoàn thành cho xong dù chỉ một việc. Một người làm việc liên tục trong nhiều giờ mà không nghỉ ngơi, cuối cùng cảm thấy kiệt sức và không thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

1.8 Không có mục tiêu, kế hoạch làm việc rõ ràng

Có rất nhiều người gặp tình trạng làm việc không có mục tiêu, kế hoạch, định hướng rõ ràng. Điều này khiến công việc vô tình trở thành trách nhiệm nặng nề, không còn gây hứng thú như thuở ban đầu. Không có kế hoạch hằng ngày hoặc todolist cá nhân cũng là lý do khiến công việc không được sắp xếp theo trình tự phù hợp.

Một trong những biểu hiện của việc lãng phí thời gian chính là luôn ngơ ngác khi không biết nên hay phải làm gì tiếp theo mỗi ngày. Việc thiếu một danh sách các công việc cần làm là nguyên nhân khiến việc quản lý thời gian trở nên kém hiệu quả và dẫn đến bị động, trễ nãi trong công việc. Bên cạnh kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm về làm việc, một công cụ 4.0 giúp mỗi nhân viên quản lý công việc hằng ngày tốt hơn là điều cần thiết.

Phần mềm quản lý công việc fTodolist với các tính năng quản lý công việc, giao việc, nhận việc, tự động tạo công việc từ kế hoạch, quy trình và cuộc họp chính là giải pháp bạn cần. Nhấn vào nút dưới đây để nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia về công cụ đắc lực này nhé.

ĐĂNG KÝ NGAY

1.9 Trì hoãn khi làm việc

Đôi khi, số lượng công việc cần xử lý đang “ngập đầu” khiến bạn dần muốn trì hoãn. Bạn cảm thấy không thể làm nổi, thiếu sự tỉnh táo và điều này cũng là nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Người trì hoãn khi làm việc thường có mức độ tập trung công việc thấp, thiếu động lực nội tại và thường lấy các lý do bên ngoài để bào chữa cho việc trễ nải của mình.

1.10 Thường xuyên kiểm tra thư điện tử, tin nhắn

Thư điện tử là một công cụ không thể thiếu khi liên lạc tại nơi công sở. Mặc dù nhiều người cho rằng phương thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, nhưng nó có thể ngốn sạch quỹ thời gian của bạn lúc nào không hay.

Việc thường xuyên kiểm tra thư điện tử khiến bạn bị xao nhãng, mạch tập trung bị đứt quãng. Nếu tình trạng đó kéo dài, bạn có thể cảm thấy mọi chuyện dở dang, kéo dài lê thê từ ngày này qua tháng nọ. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn. Đồng thời, nó có thể trở thành nỗi ám ảnh mỗi khi thông báo thư điện tử xuất hiện.

2. Cách để loại bỏ những nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Sau khi xác định được những nguyên nhân gây lãng phí thời gian của bản thân, bạn có thể áp dụng 6 cách quản trị thời gian hiệu quả dưới đây.

2.1 Thiết lập mục tiêu trong ngày cho bản thân

Mỗi ngày bạn cần xác định đâu là điều cần làm, bạn muốn đạt được điều gì hôm nay. Bạn hãy viết mục tiêu trong ngày của mình và đặt nó ở nơi bạn có thể nhìn thấy rõ nhất. Như vậy, bạn có thể nhắc nhở bản thân hãy hoàn thành công việc trước khi nghỉ ngơi.

2.2 Phân hạng công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi thiết lập các mục tiêu trong ngày cho bản thân, bạn hãy xác định xem mình sẽ ưu tiên công việc nào làm, công việc nào là công việc quan trọng, khẩn cấp, cái nào không. Theo như ma trận quản lý thời gian Eisenhower, bạn có thể phân chia các kế hoạch trong ngày của mình để hoạt động năng suất hơn.

2.3 Loại bỏ những yếu tố gây nhiễu

Bạn không nên để những yếu tố gây nhiễu nhỏ nhặt ảnh hưởng tới công việc. Một cách làm hay nếu bạn bị sao nhãng là bạn đeo tai nghe lên và sử dụng tiếng nhiễu trắng (white noise) vì âm thanh này có thể giúp bạn cải thiện độ tập trung. Mỗi người sẽ có không gian làm việc lý tưởng riêng, hãy chọn ra nơi làm việc phù hợp với đồ đạc, nhiệt độ lẫn ánh sáng phù hợp. Với không gian văn phòng chung nơi khó tự sắp xếp không gian riêng theo ý thích, bạn vẫn có thể tạo góc làm việc nhỏ riêng dành cho mình.

2.4 Phân bổ thời gian hợp lý cho mạng xã hội và smartphone

Khi nhắc tới các công cụ hỗ trợ người dùng phân bổ thời gian hợp lý cho những việc ít quan trọng và ít khẩn cấp, không thể không nhắc tới phương pháp Pomodoro. Phương pháp này, hay còn được gọi là phương pháp quả cà chua, giúp bạn phân chia khoảng thời gian thành những phần nhỏ, xen kẽ là thời gian nghỉ ngắn. 

Phương pháp Pomodoro giúp bạn tập trung cao độ, có động lực hơn sau khi đã hoàn thành một chu kỳ. Mỗi chu kỳ làm việc có thể tùy chỉnh thời lượng theo ý muốn, nhưng thông thường 25 phút làm việc rồi 5 phút nghỉ ngơi là một chu kỳ tối ưu.

2.5 Thực hiện kế toán thời gian

Hãy tính toán thời gian thực sự cần thiết để hoàn thành một công việc. Ví dụ, bạn nghĩ rằng một bữa ăn chỉ mất 15 phút thôi nhưng hãy dành thêm thời gian (khoảng 30 phút đến 45 phút) cho việc chuẩn bị, dọn dẹp, nghỉ ngơi. Nếu bạn tính toán càng thực tế thì cách bạn sử dụng thời gian càng hiệu quả. Các bước thực hiện như sau:

• Thử đo thời gian hoàn thành công việc lần đầu
  
• Tự đánh giá thời gian hoàn thành công việc đó, kết hợp tìm hiểu xung quanh xem công việc đó được hoàn thành trong thời gian như vậy có hợp lý hay không
  
• Thử ước lượng thời gian hoàn thành lần sau đó để kết luận công việc đã được hoàn thành trong khoảng thời gian hợp lý hay chưa
  

2.6 Nghiêm khắc với chính mình

Đôi khi, bạn cần chấp nhận sự thật rằng mình đang lãng phí thời gian của bản thân. Điều này sẽ giúp bạn thay đổi và tạo động lực để hoàn thiện chính mình. Hãy kỷ luật bản thân rằng bạn chỉ được làm một công việc nhất định trong một khoảng thời gian đã phân bổ mà không phân tán chú ý tới những điều khác. 

Sau khi tìm hiểu được nguyên nhân gây lãng phí thời gian của bạn là do đâu, bạn có thể lựa chọn được chính xác cách khắc phục vấn đề này. Nếu bạn còn băn khoăn không biết phương pháp nào phù hợp thì hãy thử đi, Fastdo tin rằng bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn sau khi đọc bài viết này.

>>> ĐỌC THÊM KIẾN THỨC DOANH NGHIỆP:

• Mô hình ASK là gì? Cách đánh giá năng lực theo mô hình ASK
• 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC
• Các chỉ số tài chính quan trọng – 6 nhóm chỉ số cần nắm vững
• Các cách tính lương cơ bản trong doanh nghiệp mới nhất năm 2024
• Một số lưu ý khi sử dụng câu hỏi tình huống phỏng vấn nhân viên
• Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án