Mẫu giấy ủy quyền là văn bản trong đó một bên giao cho bên khác quyền nhân danh mình thực hiện một công việc cụ thể, trong phạm vi và thời hạn ghi rõ. Doanh nghiệp dùng giấy ủy quyền khi giám đốc đi vắng, khi cử người nộp hồ sơ, nhận hàng hoặc ký một văn bản nhất định.
Bài này giải thích các loại giấy ủy quyền, nội dung cần có, cách viết theo 6 bước và phần xem trước mẫu.
@@NUT@@
1. Giấy ủy quyền là gì và khác hợp đồng ủy quyền ở đâu?
Giấy ủy quyền là văn bản thể hiện việc ủy quyền do một bên lập, còn hợp đồng ủy quyền là thỏa thuận hai bên cùng ký. Cả hai đều dẫn đến đại diện theo ủy quyền theo Bộ luật Dân sự 2015.
Điều 135 xác lập quyền đại diện theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện. Điều 562 định nghĩa hợp đồng ủy quyền là thỏa thuận mà bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền; bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
| Tiêu chí | Giấy ủy quyền | Hợp đồng ủy quyền |
|---|---|---|
| Số bên ký | Thường bên ủy quyền ký, bên nhận có thể ký xác nhận | Cả hai bên cùng ký |
| Công việc phù hợp | Việc ngắn, đơn giản: nộp hồ sơ, nhận hàng, nhận tiền | Việc dài hạn, phức tạp, có thù lao, cần ràng buộc hai bên |
| Quyền và nghĩa vụ hai bên | Ghi ngắn gọn | Thỏa thuận chi tiết, có điều khoản chấm dứt |
| Thù lao | Thường không có | Có thể có nếu hai bên thỏa thuận |
Bảng trên là cách phân biệt thực hành để chọn loại văn bản. Khi việc ủy quyền có rủi ro cao hoặc có thù lao, nên chọn hợp đồng ủy quyền.
2. Khi nào công ty cần giấy ủy quyền?
Công ty cần giấy ủy quyền khi một người không trực tiếp thực hiện được công việc nhưng cần người khác làm thay một cách hợp pháp. Ba nhóm tình huống phổ biến:
- Quản trị nội bộ: giám đốc đi công tác ủy quyền cho phó giám đốc ký duyệt chi.
- Giao dịch với bên ngoài: cử nhân viên nộp hồ sơ, nhận hàng, nhận tiền, ký biên bản.
- Việc của người lao động: ủy quyền cho doanh nghiệp làm thủ tục thay, ví dụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu cơ quan thuế quy định.
Người đại diện theo pháp luật là trường hợp riêng: Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14) quy định: khi doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam.
Điều 12 không nằm trong các điều được Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi (bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp hiện hành vẫn giữ nguyên Điều này).
Cá nhân không được để người khác đại diện nếu pháp luật bắt buộc họ phải tự mình thực hiện (Điều 134 khoản 2 Bộ luật Dân sự 2015).
3. Nội dung bắt buộc của một giấy ủy quyền
Một giấy ủy quyền tốt cần trả lời đủ bốn câu hỏi: ai ủy quyền cho ai, làm việc gì, trong bao lâu, và ai chịu trách nhiệm.
Bộ luật Dân sự 2015 không quy định một mẫu giấy ủy quyền duy nhất, nhưng Điều 140 và Điều 141 nêu rõ thời hạn và phạm vi đại diện xác định theo nội dung ủy quyền.
| Phần | Nội dung cần ghi | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu đề | “Giấy ủy quyền” hoặc “Hợp đồng ủy quyền” | Dùng nhầm tên văn bản |
| Thời gian, địa điểm | Ngày tháng năm, nơi lập | Để trống ngày |
| Bên ủy quyền | Họ tên hoặc tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, chức danh, giấy tờ tùy thân | Thiếu số giấy tờ, thiếu chức danh |
| Bên được ủy quyền | Họ tên, giấy tờ tùy thân, địa chỉ, chức danh | Ghi tên không khớp giấy tờ |
| Nội dung và phạm vi | Công việc cụ thể, giao dịch nào, đến đâu | Ghi chung chung “toàn quyền” |
| Thời hạn | Từ ngày nào đến ngày nào, hoặc đến khi xong việc | Không ghi thời hạn |
| Cam kết | Trách nhiệm hai bên, quyền ủy quyền lại (có hoặc không) | Quên điều khoản ủy quyền lại |
| Chữ ký | Chữ ký, họ tên, đóng dấu nếu là tổ chức | Thiếu dấu hoặc chữ ký |
Phạm vi càng cụ thể, rủi ro tranh chấp càng thấp.
4. Thời hạn ủy quyền và cách chấm dứt
Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền (Điều 563).
Với đại diện theo ủy quyền nói chung, Điều 140 khoản 2 còn nêu: nếu quyền đại diện gắn với một giao dịch cụ thể thì thời hạn tính đến khi giao dịch đó chấm dứt.
Theo Điều 140 khoản 3, đại diện theo ủy quyền chấm dứt khi:
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt.
- Hết thời hạn ủy quyền.
- Công việc ủy quyền đã hoàn thành.
- Một bên đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền.
- Cá nhân chết hoặc pháp nhân chấm dứt tồn tại.
Đơn phương chấm dứt có quy tắc riêng tại Điều 569. Nếu ủy quyền không có thù lao, bên ủy quyền được chấm dứt bất cứ lúc nào nhưng phải báo trước một thời gian hợp lý.
Bên ủy quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết; nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ khi người đó biết hoặc phải biết ủy quyền đã chấm dứt.
5. Cách viết giấy ủy quyền: quy trình 6 bước
Viết giấy ủy quyền nên đi theo thứ tự cố định để không sót nội dung.
- Xác định công việc cần ủy quyền. Ghi một câu mô tả việc, ví dụ “nộp và nhận kết quả hồ sơ X tại cơ quan Y”. Việc càng cụ thể, giấy càng an toàn.
- Kiểm tra điều kiện của người được ủy quyền. Người đủ năng lực hành vi phù hợp với việc ủy quyền. Điều 138 khoản 3 cho phép người từ đủ 15 đến chưa đủ 18 tuổi làm người đại diện theo ủy quyền, trừ giao dịch pháp luật bắt buộc người từ đủ 18 tuổi.
- Quy định phạm vi và giới hạn. Ghi được làm gì và không được làm gì, có được ký thay không, có được ủy quyền lại không. Ủy quyền lại chỉ hợp lệ khi bên ủy quyền đồng ý hoặc có bất khả kháng, và không vượt phạm vi ban đầu (Điều 564).
- Đặt thời hạn. Ghi ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc “đến khi hoàn thành công việc”.
- Soạn văn bản theo bảng nội dung ở mục 3. Ghi đủ thông tin định danh hai bên, khớp với giấy tờ gốc.
- Ký, đóng dấu và lưu. Hai bên ký (hoặc ít nhất bên ủy quyền), tổ chức đóng dấu nếu có, mỗi bên giữ một bản, lưu thêm bản sao vào hồ sơ nhân sự hoặc hồ sơ công việc.
6. Mẫu giấy ủy quyền công ty (xem trước)
Mẫu giấy ủy quyền dưới đây dùng khi công ty ủy quyền cho nhân viên thực hiện một công việc cụ thể. Phần xem trước chỉ nêu cấu trúc và vài mục đầu; file đầy đủ có nhiều mục hơn.
Xem trước: Mẫu giấy ủy quyền công ty
| Phần | Nội dung điền | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tiêu đề | GIẤY ỦY QUYỀN | Căn giữa, in hoa |
| Căn cứ | Bộ luật Dân sự 2015 và nhu cầu thực tế | Ghi ngắn |
| Bên ủy quyền (Bên A) | [Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức danh] | Khớp giấy đăng ký doanh nghiệp |
| Bên được ủy quyền (Bên B) | [Họ tên, giấy tờ tùy thân, chức danh, địa chỉ] | Khớp giấy tờ gốc |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
@@NUT@@
Các phần còn lại trong file đầy đủ gồm: nội dung ủy quyền, phạm vi và giới hạn, thời hạn, cam kết của hai bên, điều khoản ủy quyền lại, nơi nhận, khung chữ ký và dấu. File đi kèm bản mẫu trống và bản điền ví dụ.
7. Những sai sót thường gặp và hậu quả
Sai sót phổ biến nhất là ủy quyền quá chung hoặc quá phạm vi. Hậu quả pháp lý khác nhau tùy trường hợp.
- Người không có quyền đại diện ký: giao dịch không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ khi người đó công nhận, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý hoặc có lỗi (Điều 142).
- Không báo bên thứ ba khi chấm dứt ủy quyền: hợp đồng với bên thứ ba vẫn có thể có hiệu lực (Điều 569).
- Ủy quyền cho chính người đang đại diện phía bên kia: Điều 141 khoản 3 không cho người đại diện nhân danh người được đại diện giao dịch với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng đại diện, trừ khi luật có quy định khác.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
8. Công chứng, chứng thực giấy ủy quyền khi nào?
Giấy ủy quyền không phải lúc nào cũng cần công chứng. Điều 119 khoản 2 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: khi luật yêu cầu giao dịch phải bằng văn bản có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì phải theo quy định đó.
Với việc nội bộ doanh nghiệp, nhiều công ty chỉ cần chữ ký và dấu. Với việc liên quan tài sản có đăng ký hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu, nên hỏi trước cơ quan tiếp nhận xem có cần công chứng hoặc chứng thực không.
Luật Công chứng 2024 (Luật số 46/2024/QH15) có hiệu lực từ 01/07/2025 và thay thế Luật Công chứng 2014. Hồ sơ và lệ phí cụ thể khác nhau theo từng việc, nên hỏi trực tiếp tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan chứng thực nơi bạn định làm.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
Nhận file đầy đủ
Muốn có mẫu giấy ủy quyền đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Nhận file rồi điền thông tin công ty là dùng được.
9. Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?
Thời hạn do các bên thỏa thuận. Nếu không thỏa thuận và pháp luật không quy định thì hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập ủy quyền (Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015). Nên ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc.
Giấy ủy quyền có cần đóng dấu công ty không?
Bộ luật Dân sự 2015 không quy định riêng việc đóng dấu cho mọi giấy ủy quyền. Công ty thường đóng dấu theo quy chế nội bộ hoặc theo yêu cầu của nơi tiếp nhận. Nên hỏi nơi nhận giấy trước khi dùng.
Người được ủy quyền có được ủy quyền lại không?
Chỉ khi bên ủy quyền đồng ý hoặc có sự kiện bất khả kháng khiến việc không ủy quyền lại làm mục đích không thể đạt được. Ủy quyền lại không được vượt phạm vi ban đầu (Điều 564).
Làm sao thu hồi giấy ủy quyền?
Bên ủy quyền thông báo chấm dứt cho bên được ủy quyền và báo bằng văn bản cho người thứ ba (Điều 569). Nếu không có thù lao, cần báo trước một thời gian hợp lý.
10. Fastdo hỗ trợ quản lý phê duyệt và giao việc khi ủy quyền
Khi giám đốc ủy quyền duyệt việc cho người khác, doanh nghiệp cần một luồng phê duyệt rõ để không rối.
Theo trang sản phẩm, fWorkflow của Fastdo cho thiết lập quy trình bằng kéo thả, giao việc theo từng bước, tạo form biểu mẫu ở mỗi bước và hướng tới giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian trình ký, phê duyệt. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
@@NUT@@
Nguồn tham khảo (truy cập 20/10/2026)
- Bộ luật Dân sự 2015 (Luật số 91/2015/QH13, hiệu lực 01/01/2017), Điều 119, 134, 135, 138, 140, 141, 142, 562-569, bản toàn văn tiếng Việt do WIPO Lex lưu: https://www.wipo.int/wipolex/edocs/lexdocs/laws/vi/vn/vn079vi.pdf (truy cập 20/10/2026)
- Luật Doanh nghiệp (văn bản hợp nhất, đã tích hợp Luật 76/2025/QH15), Điều 12, Công báo số 1105+1106 ngày 31/8/2025: https://congbaocdn.chinhphu.vn/CongBaoCP/CongBao/2025/8/45864/58268-1-1105-1106.pdf (truy cập 21/10/2026)
- Luật Công chứng 2024 (46/2024/QH15), hiệu lực 01/07/2025: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Dich-vu-phap-ly/Luat-cong-chung-2024-so-46-2024-QH15-524982.aspx và https://hethongphapluat.com/luat-cong-chung-2024/dieu-76 (truy cập 21/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 20/10/2026)
