Giấy xác nhận lương là văn bản doanh nghiệp cấp cho người lao động để chứng minh mức thu nhập khi vay vốn, mở thẻ, thuê nhà, làm hồ sơ visa hoặc các thủ tục tương tự.
Bài này nêu mục đích sử dụng, nội dung cần có, bản xem trước của hai mẫu (có ví dụ minh hoạ, file đầy đủ tải ở nút bên dưới) và những lưu ý để giấy được bên nhận chấp nhận.
1. Giấy xác nhận lương dùng để làm gì
Người lao động xin giấy này khi một bên thứ ba cần bằng chứng về nguồn thu nhập:
- Vay ngân hàng, mở thẻ tín dụng: bên cho vay đánh giá khả năng trả nợ.
- Làm visa, du học, định cư: cơ quan xét duyệt cần thấy người nộp có việc làm và thu nhập ổn định.
- Thuê nhà, thuê xe dài hạn, mua trả góp: chủ tài sản muốn biết người thuê có nguồn thu.
- Thủ tục hành chính khác như xin xác nhận thu nhập cho hồ sơ vay mua nhà, hồ sơ học bổng.
Với doanh nghiệp, cấp giấy đúng và nhanh là một phần chăm sóc nhân viên. Với chuỗi nhiều chi nhánh, cần quy ước rõ ai nhận yêu cầu, ai kiểm số liệu, ai ký, để tránh tình trạng mỗi chi nhánh làm một kiểu.
2. Có quy định bắt buộc về mẫu không
Theo kết quả tra cứu ngày 18/10/2026, các nguồn hướng dẫn đều đưa mẫu tham khảo và không dẫn điều khoản nào quy định mẫu bắt buộc hay nghĩa vụ cấp giấy xác nhận lương cho mọi trường hợp.
Vì vậy bài này không khẳng định có mẫu bắt buộc hay nghĩa vụ chung phải cấp; với từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp nên hỏi chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan lao động địa phương.
Trong thực tế, có hai yêu cầu thường gặp:
- Nội quy hoặc quy chế của doanh nghiệp quy định ai được xin, thời hạn cấp, và phí (nếu có).
- Yêu cầu của bên nhận. Nhiều ngân hàng, đại sứ quán có mẫu hoặc danh mục nội dung riêng. Nên hỏi trước để làm một lần đúng.
Số liệu trong giấy phải khớp với hợp đồng lao động, bảng lương và sao kê chuyển lương. Một nội dung sai có thể khiến bên nhận từ chối hồ sơ, và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực của xác nhận.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
3. Nội dung cần có trong giấy xác nhận lương
| Mục | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu ngữ | Theo thể thức văn bản hành chính thông thường | Không bắt buộc ở mọi nơi, nhưng thường dùng |
| Tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp | Đúng theo giấy đăng ký | Nên in trên giấy có tiêu đề công ty |
| Tiêu đề | GIẤY XÁC NHẬN LƯƠNG hoặc XÁC NHẬN THU NHẬP | Chọn tên thống nhất |
| Thông tin người lao động | Họ tên, ngày sinh, số căn cước hoặc giấy tờ tuỳ thân | Khớp hồ sơ nhân sự |
| Vị trí, bộ phận | Chức danh hiện tại | |
| Hợp đồng và thời gian làm việc | Loại hợp đồng, ngày bắt đầu | Ví dụ hợp đồng không xác định thời hạn |
| Mức thu nhập | Lương hợp đồng, phụ cấp, thu nhập bình quân N tháng | Ghi rõ gộp (gross) hay thực nhận (net) |
| Hình thức nhận lương | Chuyển khoản hay tiền mặt | Nếu chuyển khoản, có thể ghi số tài khoản nhận lương |
| Mục đích cấp | Ví dụ “để làm thủ tục vay vốn” | Giấy chỉ dùng đúng mục đích |
| Cam kết | Thông tin đúng sự thật | |
| Chữ ký, dấu | Người đại diện hoặc người được uỷ quyền, dấu doanh nghiệp | Xem mục 5 |
| Ngày cấp, thời hạn hiệu lực | Ví dụ giá trị trong 30 ngày | Giúp tránh dùng giấy cũ |
4. Hai mẫu giấy xác nhận lương
Các mẫu dưới đây là ví dụ minh hoạ; tên người, số liệu và địa chỉ đều là giả định. Thay bằng thông tin thật của doanh nghiệp.
Mẫu 1: Giấy xác nhận lương thông thường
Mẫu gồm các khối: tiêu đề doanh nghiệp và quốc hiệu; thông tin người lao động (họ tên, ngày sinh, số căn cước, chức vụ, loại hợp đồng, ngày bắt đầu); mức thu nhập hiện nay (lương hợp đồng, phụ cấp, thu nhập bình quân 3 tháng, ghi rõ đã hay chưa trừ bảo hiểm và thuế); hình thức nhận lương; mục đích cấp, thời hạn hiệu lực và lời cam kết; phần ký tên, đóng dấu.
Xem trước: Mẫu 1, giấy xác nhận lương thông thường
“`
CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]
Địa chỉ: [địa chỉ] Mã số thuế: [mã số thuế]
Số: [số văn bản]/XNL
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY XÁC NHẬN LƯƠNG
Công ty [TÊN CÔNG TY] xác nhận:
Ông/Bà: Nguyễn Văn A (ví dụ minh hoạ)
Ngày sinh: [ngày/tháng/năm] Số căn cước: [số]
“`
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Mẫu 2: Xác nhận thu nhập 3 tháng gần nhất (dùng cho hồ sơ vay)
Mẫu gồm một bảng thu nhập 3 tháng gần nhất (lương hợp đồng, phụ cấp và thưởng, tổng thu nhập), dòng cộng, thu nhập bình quân và một đoạn văn xác nhận đặt dưới tiêu đề của giấy, nêu rõ số liệu là gộp hay thực nhận và đã chuyển khoản qua tài khoản nào.
Xem trước: Mẫu 2, xác nhận thu nhập 3 tháng (ví dụ minh hoạ)
| Tháng | Lương hợp đồng (đồng) | Phụ cấp và thưởng (đồng) | Tổng thu nhập (đồng) |
|---|---|---|---|
| 07/2026 | 6.000.000 | 2.200.000 | 8.200.000 |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Thu nhập bình quân được tính bằng tổng thu nhập 3 tháng chia 3.
Điểm cần kiểm trước khi ký: tổng cột “Tổng thu nhập” phải bằng tổng của hai cột trước nó; số liệu phải khớp bảng lương đã chi và sao kê. Mẫu bảng lương xem mẫu bảng lương nhân viên; phiếu lương từng tháng xem mẫu phiếu lương.
5. Ai ký giấy xác nhận lương
Người ký thường là một trong ba nhóm: người đại diện theo pháp luật (giám đốc, tổng giám đốc), người được uỷ quyền bằng văn bản (giám đốc nhân sự, kế toán trưởng), hoặc người phụ trách theo quy chế nội bộ. Dấu của doanh nghiệp thường được yêu cầu kèm chữ ký.
Với chuỗi nhiều chi nhánh, nên:
- Uỷ quyền bằng văn bản cho một bộ phận (nhân sự hoặc kế toán trụ sở) ký thống nhất, thay vì quản lý từng cửa hàng.
- Lưu số văn bản, ngày cấp, người nhận trong sổ theo dõi.
- Kiểm hồ sơ và bảng lương trước khi ký, không ký theo lời kể.
Thông tin về thông tin nhân sự trên hệ thống xem thông tin nhân sự.
6. Lưu ý khi dùng giấy xác nhận lương để vay ngân hàng hoặc làm visa
- Ghi rõ gộp hay thực nhận. Theo một số nguồn hướng dẫn, ngân hàng thường xét theo lương gộp; hãy hỏi bên nhận cần loại nào.
- Khớp với sao kê. Nếu lương chuyển khoản, số tiền nhận trên sao kê cần tương ứng với số trên giấy xác nhận.
- Đúng giấy tờ tuỳ thân. Họ tên, số căn cước phải trùng hồ sơ nộp.
- Ghi mục đích. Tránh cấp giấy chung chung, vì có thể bị dùng sai mục đích.
- Thời hạn hiệu lực ngắn. Nhiều bên nhận chỉ chấp nhận giấy trong vài tuần gần nhất.
- Với visa: kiểm danh mục hồ sơ của cơ quan cấp. Yêu cầu khác nhau theo từng đại sứ quán hoặc cơ quan cấp (ví dụ bản tiếng Anh, bản dịch có công chứng), nên cần kiểm trên trang chính thức của cơ quan đó trước khi lập giấy.
- Không xác nhận quá mức thật. Không ghi thu nhập cao hơn thực tế để giúp nhân viên được vay; đây là rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp và người ký.
Nhận file đầy đủ
Muốn có hai mẫu giấy xác nhận lương hoàn chỉnh ở định dạng sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Nhớ hỏi bên nhận (ngân hàng, đại sứ quán) xem họ có mẫu riêng không trước khi dùng.
7. Câu hỏi thường gặp
Công ty có bắt buộc cấp giấy xác nhận lương không?
Chúng tôi chưa dẫn được điều khoản nào quy định nghĩa vụ chung này, nên bài không khẳng định là bắt buộc hay không; với trường hợp cụ thể nên hỏi chuyên gia pháp lý. Theo nội quy và thông lệ, nhiều doanh nghiệp vẫn cấp khi nhân viên có đề nghị hợp lý.
Xác nhận lương và sao kê lương khác nhau thế nào?
Giấy xác nhận lương do doanh nghiệp ký, nêu mức lương và thời gian làm việc. Sao kê lương là bản liệt kê các lần chuyển tiền của ngân hàng. Nhiều bên cho vay cần cả hai để đối chiếu.
Giấy xác nhận lương có cần đóng dấu không?
Nhiều bên nhận yêu cầu dấu của doanh nghiệp kèm chữ ký, nhưng yêu cầu khác nhau tuỳ nơi. Hãy hỏi bên nhận trước.
Nhân viên thử việc có xin được giấy xác nhận lương không?
Có thể cấp, nhưng nên ghi rõ đang trong thời gian thử việc và mức lương thử việc, để thông tin trung thực.
Giấy xác nhận lương có thời hạn bao lâu?
Không có thời hạn chung. Doanh nghiệp tự ghi hiệu lực (ví dụ 30 ngày) và bên nhận có thể đặt thời hạn riêng.
8. Fastdo hỗ trợ dữ liệu công làm căn cứ cho xác nhận lương
Số liệu trong giấy xác nhận lương phải truy được đến bảng công và bảng lương. fCheckin là phần mềm chấm công Wifi-GPS có ứng dụng iOS và Android, tự tổng hợp công ca, đơn từ, nghỉ phép, lưu lịch sử khi sửa công và xuất báo cáo ra Excel, giúp bộ phận nhân sự tra lại nhanh số công từng tháng khi cần xác nhận. fCheckin hỗ trợ khâu chấm công; việc lập và ký giấy xác nhận do doanh nghiệp thực hiện. Xem fCheckin và bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Tổng quan về mẫu và nội dung giấy xác nhận lương (nguồn hướng dẫn, không phải văn bản chính thức): https://amis.misa.vn/33145/mau-xac-nhan-luong/ ; https://aztax.com.vn/xac-nhan-bang-luong-de-lam-gi/ . Truy cập 18/10/2026. Chỉ dùng để nhận định chưa có mẫu thống nhất và các nội dung thường gặp; không chép mẫu.
- Thông tin pháp lý về nghĩa vụ cấp giấy xác nhận lương: kiểm tra ngày 18/10/2026 chưa dẫn được văn bản chính thức quy định mẫu hoặc nghĩa vụ chung; bài viết vì vậy không đưa khẳng định pháp lý về việc này.
