Mẫu biên bản vi phạm nội quy công ty, kỷ luật lao động và quy trình xử lý

Biên bản vi phạm nội quy công ty là văn bản ghi lại một hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra, làm chứng cứ cho các bước xử lý sau đó.

Bài này tóm tắt nguyên tắc và trình tự xử lý kỷ luật theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, rồi đưa bản xem trước các mẫu biên bản vi phạm nội quy công ty, bản tường trình, thông báo họp và biên bản họp xử lý kỷ luật.

1. Điều kiện để lập biên bản vi phạm nội quy công ty và xử lý kỷ luật

⬇ Tải biểu mẫuTải về Word (.docx)Tải bản PDFTham gia Group Zalo Fastdo

Bấm “Tải biểu mẫu” để mở file (chế độ xem), sau đó chọn Tệp > Tải xuống hoặc Tạo bản sao để chỉnh sửa. Nhóm Zalo: trên điện thoại sẽ mở thẳng ứng dụng Zalo; trên máy tính Zalo yêu cầu đăng nhập (quét mã QR) trước khi vào nhóm.

Chỉ được xử lý kỷ luật khi hành vi đã được nội quy lao động hoặc hợp đồng lao động quy định là vi phạm. Đây là điều kiện đầu tiên, trước cả mẫu biên bản vi phạm nội quy công ty.

Cụ thể, Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (ban hành 20/11/2019, hiệu lực 01/01/2021):

• Điều 117 định nghĩa kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.
• Điều 118 yêu cầu người sử dụng lao động ban hành nội quy lao động; sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản. Nội quy phải có nội dung về các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý, trách nhiệm vật chất, và người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.
• Điều 127 khoản 3 nghiêm cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết, hoặc pháp luật về lao động không có quy định.

Với nơi sử dụng dưới 10 người lao động, Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 69 khoản 1) không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Hệ quả thực tế: hãy rà mẫu nội quy công ty ngắn gọn hoặc nội quy cửa hàng, nhà hàng của bạn trước. Hành vi nào chưa có trong nội quy thì không thể dùng biên bản vi phạm nội quy công ty để xử lý.

2. Các nguyên tắc khi xử lý kỷ luật sau biên bản vi phạm nội quy công ty

Điều 122 Bộ luật Lao động đặt các nguyên tắc sau, cần được tôn trọng ở mọi bước, kể cả khi lập biên bản vi phạm nội quy công ty:

1. Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.
2. Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên.
3. Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi thì phải có người đại diện theo pháp luật tham gia.
4. Việc xử lý kỷ luật phải được ghi thành biên bản.
5. Không áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm; nếu có nhiều hành vi cùng lúc thì chỉ áp dụng hình thức cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.

Điều 122 khoản 4 và 5 cũng nêu những trường hợp không được xử lý kỷ luật:

• Người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý.
• Đang bị tạm giữ, tạm giam.
• Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 và 2 Điều 125.
• Lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
• Người vi phạm trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc điều khiển hành vi.

Điều 127 cũng cấm xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động, và cấm phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.

3. Trình tự từ biên bản vi phạm nội quy công ty đến xử lý kỷ luật theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP (ban hành 14/12/2020, hiệu lực 01/02/2021) hướng dẫn khoản 6 Điều 122 như sau. Bên dưới là diễn giải ngắn gọn của bốn bước, bắt đầu từ biên bản vi phạm nội quy công ty.

Bước 1. Lập biên bản vi phạm nội quy công ty hoặc thu thập chứng cứ

• Nếu phát hiện vi phạm ngay thời điểm xảy ra: lập biên bản vi phạm nội quy công ty và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên (và người đại diện theo pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi).
• Nếu phát hiện sau thời điểm xảy ra hành vi: thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

Bước 2. Thông báo họp xử lý kỷ luật

Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, người sử dụng lao động thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự (tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người lao động và, nếu có, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi).

Phải bảo đảm các thành phần này nhận được thông báo trước cuộc họp.

Bước 3. Họp xử lý kỷ luật

• Các thành phần phải xác nhận tham dự. Nếu một thành phần không thể dự theo lịch, người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận đổi thời gian, địa điểm; không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định.
• Nếu một thành phần không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp.
• Nội dung họp lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp, có chữ ký của người tham dự; nếu có người không ký thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên và lý do không ký (nếu có).

Bước 4. Ban hành quyết định xử lý kỷ luật

Trong thời hiệu, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật ban hành quyết định và gửi đến các thành phần phải tham dự cuộc họp.

Lưu ý: tại thời điểm tra cứu (18/10/2026), chưa tìm thấy nghị định chính thức nào sửa đổi Điều 69 và 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP; mới có dự thảo nghị định sửa đổi Nghị định 145 do Bộ Nội vụ soạn thảo theo Chương trình công tác năm 2026 của Chính phủ (Quyết định 125/QĐ-TTg ngày 16/01/2026).

Khi nghị định sửa đổi được ban hành, cần đối chiếu lại các bước nêu trên.

4. Thời hiệu xử lý kỷ luật sau biên bản vi phạm nội quy công ty

Điều 123 Bộ luật Lao động quy định:

• Thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.
• Với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu là 12 tháng.
• Khi hết thời gian nghỉ ốm, thai sản… nêu ở Điều 122 khoản 4, nếu thời hiệu đã hết hoặc còn dưới 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian đó.
• Quyết định xử lý kỷ luật phải được ban hành trong thời hạn này.

Ví dụ minh hoạ

Đây là ví dụ minh hoạ với số giả định, chỉ để hiểu cách đếm. Nhân viên D có hành vi vi phạm nội quy về giờ giấc ngày 10/3; thời hiệu 06 tháng đến 10/9, quyết định xử lý phải được ban hành trước mốc này.

Nếu hành vi liên quan trực tiếp đến tài sản của công ty (thời hiệu 12 tháng), mốc là 10/3 của năm sau. Doanh nghiệp nên đặt nhắc việc từ khi lập biên bản vi phạm nội quy công ty, vì các bước thông báo và họp mất nhiều ngày.

5. Các hình thức xử lý sau biên bản vi phạm nội quy công ty

Điều 124 liệt kê bốn hình thức: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; sa thải.

Điều 125 quy định sa thải chỉ áp dụng trong các trường hợp sau:

1. Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý tại nơi làm việc.
2. Tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động; hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động.
3. Người lao động bị kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật.
4. Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc, mà không có lý do chính đáng.

Một số quy định liên quan khác:

• Xóa kỷ luật (Điều 126): bị khiển trách sau 03 tháng, kéo dài thời hạn nâng lương sau 06 tháng, cách chức sau 03 năm kể từ ngày bị xử lý, nếu không tiếp tục vi phạm thì đương nhiên được xóa kỷ luật.
• Tạm đình chỉ công việc (Điều 128): áp dụng khi vụ việc có tình tiết phức tạp, sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; thời hạn không quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày; trong thời gian này người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ.
• Bồi thường thiệt hại (Điều 129 và Nghị định 145, Điều 71): là trách nhiệm vật chất, tách khỏi kỷ luật. Với trình tự bồi thường, người sử dụng lao động yêu cầu người lao động tường trình bằng văn bản về vụ việc.

Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.

6. Mẫu 1: Biên bản vi phạm nội quy công ty

Biên bản vi phạm nội quy công ty cần lập ngay khi phát hiện, có người chứng kiến, và đưa cho người vi phạm đọc. Ghi sự việc, không ghi nhận xét cá nhân.

Biên bản vi phạm nội quy công ty gồm các mục: thời gian, địa điểm và thành phần lập biên bản (người lập, người chứng kiến, đại diện tổ chức đại diện người lao động nếu có); thông tin người vi phạm; nội dung vi phạm (ai, làm gì, khi nào, ở đâu, hậu quả); quy định bị vi phạm (điều khoản nội quy hoặc hợp đồng); chứng cứ kèm theo; ý kiến của người vi phạm; phần ký và cách ghi khi người vi phạm không ký.

Xem trước: Biên bản vi phạm nội quy công ty

“`
[TÊN DOANH NGHIỆP] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN VI PHẠM NỘI QUY LAO ĐỘNG

Hồi … giờ … phút, ngày … tháng … năm …., tại ………… (địa điểm),
chúng tôi gồm:

1. Ông/bà ………… – Chức vụ: ………… (người lập biên bản)
2. Ông/bà ………… – Chức vụ: ………… (người chứng kiến)

“`

… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)

7. Mẫu 2: Bản tường trình kèm biên bản vi phạm nội quy công ty

Bản tường trình là lời trình bày bằng văn bản của người lao động về sự việc ghi trong biên bản vi phạm nội quy công ty.

Trong các điều luật đã đọc, việc yêu cầu tường trình bằng văn bản được nêu rõ ở quy trình bồi thường thiệt hại (Nghị định 145, Điều 71); với kỷ luật, đây vẫn là tài liệu nên có để làm rõ sự việc và thể hiện người lao động đã được trình bày ý kiến.

Bản tường trình gồm bốn phần người lao động tự điền: diễn biến sự việc theo trình tự thời gian, nguyên nhân theo hiểu biết của mình, những người biết sự việc, ý kiến và đề xuất; kết bằng lời cam đoan và chữ ký.

Xem trước: Bản tường trình

“`
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢN TƯỜNG TRÌNH
Kính gửi: Ông/bà ………… (người yêu cầu tường trình)

Tôi tên là: ………… Chức danh: ………… Bộ phận: …………
“`

… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)

8. Mẫu 3: Thông báo họp xử lý kỷ luật sau biên bản vi phạm nội quy công ty

Gửi ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, và giữ bằng chứng đã gửi (ký nhận, email, tin nhắn có xác nhận).

Thông báo cần nêu đủ: người nhận (người lao động, đại diện tổ chức đại diện người lao động, người đại diện theo pháp luật nếu chưa đủ 15 tuổi), thời gian, địa điểm, người bị xem xét, hành vi vi phạm kèm điều khoản nội quy, quyền của người lao động (có mặt, tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện bào chữa), hạn xác nhận tham dự và phần ký nhận.

Xem trước: Thông báo họp xử lý kỷ luật

“`
THÔNG BÁO
Về việc họp xử lý kỷ luật lao động

Kính gửi: – Ông/bà ………… (người lao động bị xem xét xử lý kỷ luật);
“`

… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)

9. Mẫu 4: Biên bản họp xử lý kỷ luật, tiếp nối biên bản vi phạm nội quy công ty

Biên bản họp gồm: thời gian, địa điểm; thành phần tham dự (người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền, đại diện tổ chức đại diện người lao động, người bị xử lý, người ghi biên bản); thông tin thông báo họp đã gửi; bốn nội dung chính (trình bày hành vi và chứng cứ, ý kiến tự bào chữa, ý kiến của tổ chức đại diện, đề xuất hình thức xử lý theo Điều 124); xác nhận đã đọc lại, thông qua trước khi kết thúc; chữ ký các bên và cách ghi khi có người không ký.

Xem trước: Biên bản họp xử lý kỷ luật

“`
BIÊN BẢN HỌP XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Thời gian: … giờ … ngày … tháng … năm …. Địa điểm: …………
Thành phần tham dự:

• Người sử dụng lao động / người được ủy quyền: …………

“`

… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)

10. Quyết định xử lý kỷ luật: khung nội dung

Nên có: căn cứ (nội quy, điều khoản vi phạm, biên bản vi phạm nội quy công ty, biên bản họp), tên người bị xử lý, hành vi, hình thức xử lý (một hình thức duy nhất), thời gian hiệu lực, người thi hành và chữ ký của người có thẩm quyền theo nội quy.

Gửi quyết định cho các thành phần đã tham dự cuộc họp và lưu bằng chứng gửi. Kiểm tra lại ngày ban hành còn trong thời hiệu.

11. Lỗi thường gặp làm biên bản vi phạm nội quy công ty mất giá trị

• Hành vi chưa có trong nội quy hoặc hợp đồng lao động.
• Biên bản vi phạm nội quy công ty ghi chung chung, không có chứng cứ đi kèm.
• Gửi thông báo họp sát ngày họp hoặc không lưu bằng chứng đã gửi.
• Họp không có đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nơi có tổ chức này).
• Để quá thời hiệu rồi mới ra quyết định.
• Dùng cắt lương, phạt tiền thay cho kỷ luật (bị cấm theo Điều 127).
• Xử lý khi người lao động đang trong thời gian không được xử lý (nghỉ ốm, thai sản…).

Nhận file đầy đủ

Bài này đưa bản xem trước của bốn mẫu (biên bản vi phạm nội quy công ty, bản tường trình, thông báo họp, biên bản họp). Để nhận file mẫu biên bản vi phạm nội quy công ty đầy đủ (định dạng sửa được), bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm).

Nhớ rà nội dung với nội quy và hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng cho một vụ việc cụ thể.

12. Câu hỏi thường gặp

Không lập biên bản vi phạm nội quy công ty có xử lý kỷ luật được không?

Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Điều 70 phân hai trường hợp: phát hiện đúng lúc xảy ra thì lập biên bản vi phạm nội quy công ty; phát hiện sau thì thu thập chứng cứ chứng minh lỗi. Dù trường hợp nào, người sử dụng lao động đều phải chứng minh được lỗi (Điều 122). Có chứng cứ rõ ràng là điều quyết định.

Người lao động không chịu ký biên bản vi phạm nội quy công ty thì làm gì?

Với biên bản họp xử lý kỷ luật, Điều 70 Nghị định 145 cho phép người ghi biên bản nêu rõ họ tên và lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản. Với biên bản vi phạm nội quy công ty, nên ghi chú không ký và nhờ người chứng kiến xác nhận.

Người lao động vắng mặt thì cuộc họp có hợp lệ không?

Theo Điều 70 Nghị định 145, nếu một thành phần phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo. Điều kiện là đã thông báo đúng hạn và có bằng chứng đã gửi.

Cửa hàng ít người có cần lập biên bản vi phạm nội quy công ty đầy đủ các bước không?

Có. Với biên bản vi phạm nội quy công ty, quy mô nhỏ thì thủ tục có thể gọn hơn trong thực hiện, nhưng các nguyên tắc ở Điều 122 vẫn áp dụng.

Nếu nơi làm việc chưa có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, bước liên quan đến tổ chức này không có đối tượng tham gia.

Cách thực hiện cụ thể trong trường hợp này nên hỏi cơ quan quản lý lao động địa phương hoặc chuyên gia pháp lý trước khi họp xử lý kỷ luật.

Sa thải khác chấm dứt hợp đồng lao động thế nào?

Sa thải là một hình thức kỷ luật, áp dụng trong các trường hợp nêu ở Điều 125. Các hình thức chấm dứt hợp đồng lao động khác có điều kiện và thủ tục riêng (ví dụ nghĩa vụ báo trước, trợ cấp), nên đối chiếu các điều về chấm dứt hợp đồng lao động trong Bộ luật Lao động 2019 hoặc hỏi chuyên gia pháp lý khi cần.

13. Fastdo hỗ trợ chứng cứ cho biên bản vi phạm nội quy công ty

Nhiều vi phạm về giờ giấc ghi trong biên bản vi phạm nội quy công ty có thể kiểm chứng từ dữ liệu chấm công. fCheckin là phần mềm chấm công Wifi-GPS, có ứng dụng iOS và Android, có chống gian lận, tự động tổng hợp công ca, đơn từ, nghỉ phép và phát hiện công bất thường; chỉ người có quyền quản trị mới sửa được dữ liệu công, lịch sử sửa, người sửa và lý do được lưu trên hệ thống. Xem fCheckin; bảng giá hiện hành xem tại fastdo.vn.

Nguồn tham khảo

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (20/11/2019; hiệu lực 01/01/2021), các Điều 117, 118, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129. Bản đăng Công báo số 131 ngày 28/02/2026, congbaocdn.chinhphu.vn (tệp 468971-1772684381_v1_1772690833_signed.pdf), truy cập 18/10/2026.
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP (14/12/2020; hiệu lực 01/02/2021), Điều 69, 70, 71. Công báo số 1203+1204 ngày 28/12/2020, congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-145-2020-nd-cp-32732.htm, truy cập 18/10/2026.
• Dự thảo Nghị định sửa đổi Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Bộ Nội vụ), tờ trình: https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/duthaovbpl/2026/Thang7/1.totrinhnd145.pdf, truy cập 18/10/2026.
• Trang sản phẩm fCheckin, fastdo.vn/bo-phan-mem-cham-cong-fcheckin/, truy cập 18/10/2026.

Xem thêm

• Quy chế thưởng phạt trong công ty
• Tính kỷ luật trong công việc