Mẫu quyết định khen thưởng là văn bản để người sử dụng lao động ghi nhận chính thức thành tích của nhân viên và quyết định mức thưởng.
Bài này đưa nội dung bắt buộc nên có trong mẫu quyết định khen thưởng, bản xem trước hai mẫu (thưởng đột xuất và thưởng cuối năm), cách xác định người ký và các lưu ý về căn cứ, thuế khi thưởng.
1. Căn cứ pháp lý khi dùng mẫu quyết định khen thưởng
Thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (ban hành 20/11/2019, có hiệu lực từ 01/01/2021) là số tiền, tài sản hoặc hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động, căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
Cũng theo Điều 104, quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức này).
Hai ý này dẫn đến hai việc thực tế:
- Doanh nghiệp nên có quy chế thưởng bằng văn bản, được công bố cho nhân viên biết (xem thêm mẫu quy chế lương thưởng).
- Quyết định khen thưởng từng đợt nên dẫn chiếu quy chế đó và nêu rõ thành tích dẫn đến việc thưởng.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
2. Nội dung cần có trong mẫu quyết định khen thưởng
Pháp luật lao động, trong điều đã đọc ở trên, không quy định một mẫu quyết định khen thưởng cố định. Vì vậy doanh nghiệp tự xây dựng mẫu quyết định khen thưởng; nên có đủ các phần sau:
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| Đầu văn bản | Tên doanh nghiệp, số quyết định, địa danh và ngày tháng năm. |
| Tên quyết định | “Quyết định về việc khen thưởng …” |
| Căn cứ | Quy chế thưởng (số, ngày); điều lệ hoặc quy chế nội bộ về thẩm quyền; thành tích cụ thể. |
| Điều 1 | Người được thưởng: họ tên, chức danh, bộ phận; thành tích. |
| Điều 2 | Hình thức và mức thưởng, thời điểm và cách chi. |
| Điều 3 | Trách nhiệm thi hành: ai thực hiện, ai theo dõi. |
| Nơi nhận và chữ ký | Người có thẩm quyền ký; lưu hồ sơ nhân sự, kế toán. |
Hai điểm nên làm đúng để mẫu quyết định khen thưởng có giá trị sau này:
- Ghi thành tích cụ thể và kiểm chứng được (việc gì, thời gian nào, tác động ra sao). “Có nhiều cố gắng” thì chưa đủ.
- Ghi rõ mức thưởng là số tiền bao nhiêu (hoặc hiện vật gì) và thời điểm chi, tránh tranh chấp về sau.
3. Mẫu quyết định khen thưởng 1: thưởng đột xuất
Dùng cho một thành tích cụ thể, xảy ra ngoài kế hoạch: xử lý sự cố tốt, giữ được khách lớn, phát hiện rủi ro và ngăn thiệt hại.
Cấu trúc mẫu quyết định khen thưởng 1: phần đầu (tên doanh nghiệp, số quyết định, quốc hiệu, địa danh ngày tháng), tên quyết định, các dòng căn cứ (Bộ luật Lao động, quy chế thưởng, thành tích, đề nghị của người đề xuất), Điều 1 nêu người được thưởng và thành tích, Điều 2 nêu mức thưởng, thời điểm và hình thức chi, Điều 3 nêu trách nhiệm thi hành và hiệu lực, cuối cùng là nơi nhận và chữ ký.
Xem trước: Quyết định thưởng đột xuất
“`
[TÊN DOANH NGHIỆP] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: …./QĐ-KT Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm ….
QUYẾT ĐỊNH
Về việc khen thưởng nhân viên ……………
Căn cứ Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019;
Căn cứ Quy chế thưởng số …./QC ngày … của [Tên doanh nghiệp];
“`
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Ví dụ minh hoạ
Đây là ví dụ minh hoạ với số giả định cho mẫu quyết định khen thưởng. Tại một nhà hàng, anh C (nhân viên bếp) phát hiện lô nguyên liệu được giao sai quy cách ngay khi nhận hàng, tránh được việc phải bỏ cả mẻ món hôm đó.
Thành tích ghi trong Điều 1: “phát hiện lô nguyên liệu sai quy cách khi nhận hàng ngày … , báo kịp thời cho bếp trưởng, giúp nhà hàng tránh thiệt hại”. Mức thưởng giả định ở Điều 2: 500.000 đồng, chi cùng kỳ lương tháng này.
4. Mẫu quyết định khen thưởng 2: thưởng cuối năm
Dùng khi chi thưởng cho nhiều người theo quy chế, thường kèm bảng danh sách. Quyết định dẫn chiếu quy chế và đính bảng kê.
Cấu trúc mẫu quyết định khen thưởng 2: cùng phần đầu, căn cứ thêm kết quả đánh giá người lao động trong năm và quỹ thưởng đã duyệt; Điều 1 nêu số người được thưởng theo bảng đính kèm, Điều 2 nêu nguyên tắc xác định mức thưởng, tổng quỹ và thời điểm chi, Điều 3 phân công Nhân sự lập bảng, Kế toán chi trả và khấu trừ theo quy định.
Xem trước: Quyết định thưởng cuối năm
“`
[TÊN DOANH NGHIỆP] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: …./QĐ-KT Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUYẾT ĐỊNH
Về việc chi thưởng cuối năm …. cho người lao động
Căn cứ Quy chế thưởng số …./QC ngày … của [Tên doanh nghiệp];
Căn cứ kết quả đánh giá người lao động năm …. ;
“`
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Phụ lục kèm theo là bảng danh sách và mức thưởng gồm các cột: STT, họ tên, chức danh, bộ phận, căn cứ xếp loại, mức thưởng (đồng), ghi chú.
Khi chi thưởng nhiều người cùng lúc, dùng cùng một tiêu chí cho mọi người và lưu hồ sơ đánh giá làm căn cứ. Cách đánh giá có thể tham khảo ở quy chế thưởng phạt trong công ty.
5. Ai ký mẫu quyết định khen thưởng?
Điều 104 Bộ luật Lao động quy định người sử dụng lao động quyết định quy chế thưởng, không chỉ định chức danh ký từng quyết định. Vì vậy người ký được xác định theo quy chế thưởng và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp quy định như sau (đây là cách làm phổ biến, không phải quy định bắt buộc):
- Thưởng nhỏ trong phạm vi bộ phận: trưởng bộ phận đề xuất, giám đốc hoặc người được ủy quyền ký.
- Thưởng lớn, thưởng toàn công ty: người đại diện theo pháp luật ký.
Cần ghi rõ trong quy chế ai được ký, hạn mức và quy trình duyệt. Nếu ủy quyền, nên có văn bản ủy quyền đi kèm để về sau kế toán, kiểm toán đối chiếu được.
6. Lưu ý về thuế khi ban hành mẫu quyết định khen thưởng
Khoản thưởng bằng tiền cho người lao động cần được xem xét dưới góc độ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi.
Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (ban hành 10/12/2025, đăng Công báo số 37 ngày 22/01/2026), Điều 3 khoản 2 liệt kê thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công; tiền thù lao, các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức; và các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác (trừ các khoản được loại trừ tại điều này).
Theo Điều 29, luật có hiệu lực từ 01/7/2026, riêng quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.
Điều luật nêu trên không dùng riêng từ “thưởng”, nhưng nêu cả “các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức” nhận từ công việc, nên tiền thưởng của người sử dụng lao động có thể thuộc nhóm thu nhập từ tiền lương, tiền công. Vì vậy:
- Cách xếp loại, khoản thưởng nào được miễn thuế và việc khấu trừ thuế tại nguồn khi chi thưởng được hướng dẫn tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) và Thông tư 87/2026/TT-BTC; doanh nghiệp nên đối chiếu hai văn bản này hoặc hỏi cơ quan thuế trước khi chi thưởng.
- Về bảo hiểm xã hội: theo Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, chất lượng công việc không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng; khoản thưởng cố định, trả đều mỗi kỳ và ghi trong hợp đồng có thể bị coi là khoản bổ sung, nên cần hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội.
Việc cần làm: trước khi ban hành mẫu quyết định khen thưởng cho khoản thưởng lớn, nhờ kế toán hoặc đơn vị tư vấn thuế xác nhận cách kê khai và khấu trừ. Với thưởng bằng hiện vật (quà, voucher) cũng làm tương tự, vì Điều 3 nêu cả “lợi ích không bằng tiền”.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
7. Từ mẫu quyết định khen thưởng đến ghi nhận thường xuyên
Mẫu quyết định khen thưởng chính thức phù hợp cho thành tích lớn, nhưng nhân viên cần được ghi nhận thường xuyên hơn. Có thể kết hợp ba tầng:
- Ghi nhận hằng ngày: lời cảm ơn, tặng sao hoặc điểm trong nhóm.
- Khen thưởng hằng tháng hoặc quý: nhân viên xuất sắc, giấy khen, phần thưởng nhỏ.
- Quyết định khen thưởng chính thức: thưởng đột xuất và cuối năm, có văn bản, có hồ sơ.
Tầng 1 và 2 giúp tầng 3 công bằng hơn, vì có sẵn dữ liệu về đóng góp trong cả năm.
Nhận file đầy đủ
Bài này đưa bản xem trước của hai mẫu quyết định. Để nhận file mẫu quyết định khen thưởng đầy đủ (định dạng Word sửa được, gồm cả phụ lục bảng danh sách), bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Bạn vẫn cần đối chiếu với quy chế thưởng của doanh nghiệp trước khi ban hành.
8. Câu hỏi thường gặp
Mẫu quyết định khen thưởng có bắt buộc theo biểu mẫu nhà nước không?
Trong điều đã đọc từ Bộ luật Lao động 2019, không thấy quy định về một biểu mẫu quyết định khen thưởng bắt buộc. Doanh nghiệp tự xây dựng theo quy chế thưởng, nhưng nên có đủ các nội dung ở mục 2.
Mẫu quyết định khen thưởng có cần đóng dấu không?
Nên đóng dấu nếu doanh nghiệp có con dấu và đang dùng cho các quyết định nhân sự, để thống nhất hồ sơ.
Theo khoản 2 và 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu, việc quản lý và lưu giữ con dấu theo điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ; vì vậy hãy làm theo quy chế của doanh nghiệp mình.
Thư khen thưởng nhân viên khác mẫu quyết định khen thưởng thế nào?
Thư khen là lời ghi nhận thân tình, không ghi mức thưởng chính thức. Quyết định khen thưởng là văn bản nội bộ có căn cứ, người ký và mức thưởng, làm cơ sở cho kế toán chi tiền.
Mức thưởng bao nhiêu là hợp lý?
Không có mức chung. Mức thưởng do doanh nghiệp quyết định trong quy chế thưởng, dựa trên kết quả kinh doanh, mức hoàn thành công việc và khả năng chi. Điều quan trọng là mức thưởng ứng với thành tích và nhất quán giữa các trường hợp tương tự.
Có thể thưởng bằng hiện vật hoặc quà không?
Điều 104 Bộ luật Lao động nêu thưởng có thể là số tiền, tài sản hoặc các hình thức khác. Khi thưởng hiện vật, vẫn nên ghi giá trị trong quyết định và hỏi kế toán về nghĩa vụ thuế.
9. Fastdo hỗ trợ ghi nhận bên cạnh mẫu quyết định khen thưởng
Theo trang sản phẩm, fRecognize là phần mềm ghi nhận và khen thưởng: mọi thành viên có thể tặng sao ghi nhận đồng nghiệp, công khai sự ghi nhận trong tổ chức, dùng điểm thưởng để đổi quà qua cửa hàng nội bộ, có khen thưởng tự động cho nhân sự chăm chỉ khi liên kết với các phần mềm khác và báo cáo, bảng xếp hạng theo thời gian thực. Xem fRecognize; bảng giá hiện hành xem tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (ngày 20/11/2019, hiệu lực 01/01/2021), Điều 104; bản đăng Công báo số 131 ngày 28/02/2026, congbaocdn.chinhphu.vn, truy cập 18/10/2026.
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (10/12/2025; hiệu lực 01/7/2026, Điều 29), Điều 3 khoản 2; Công báo số 37 ngày 22/01/2026, congbao.chinhphu.vn/van-ban/luat-so-109-2025-qh15-468671.htm, truy cập 18/10/2026.
- Chính phủ, Nghị định 253/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân (hiệu lực 01/7/2026), https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=218684, truy cập 18/10/2026.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP, Điều 7: https://luatvietnam.vn/tin-van-ban-moi/quy-dinh-ve-tien-luong-lam-can-cu-dong-bao-hiem-xa-hoi-bat-buoc-tu-01-7-2025-186-102701-article.html, truy cập 18/10/2026.
- Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 43 (con dấu của doanh nghiệp), https://hethongphapluat.com/luat-doanh-nghiep-2020/dieu-43, truy cập 18/10/2026.
- Trang sản phẩm fRecognize, fastdo.vn/frecognize/, truy cập 18/10/2026.
