Mẫu tờ trình xin kinh phí là văn bản để một bộ phận hoặc cá nhân trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt một khoản chi cho một công việc cụ thể, kèm lý do, dự toán và kiến nghị.
Bài này nêu cấu trúc của tờ trình, cách viết từng phần, bảng dự toán mẫu và những điểm khiến tờ trình bị trả lại hoặc không được duyệt.
@@NUT@@
1. Tờ trình xin kinh phí là gì và khác gì đề xuất, báo cáo
Tờ trình là loại văn bản hành chính dùng để đề xuất với cấp trên một vấn đề cần phê duyệt; tờ trình xin kinh phí là loại gắn với một khoản chi.
Ba loại văn bản dễ nhầm với nhau:
| Văn bản | Mục đích | Người nhận quyết định |
|---|---|---|
| Tờ trình | Xin phê duyệt một phương án, một khoản chi | Cấp có thẩm quyền duyệt |
| Báo cáo | Thông tin kết quả đã làm | Cấp trên, để nắm tình hình |
| Đề xuất ngắn | Gợi ý ý tưởng, chưa đủ hồ sơ | Quản lý trực tiếp, để cân nhắc |
Tờ trình được dùng khi khoản chi đủ lớn, cần có căn cứ và dự toán. Khoản chi nhỏ lặp lại thường chỉ cần giấy đề nghị theo quy chế nội bộ.
2. Quy định liên quan đến thể thức tờ trình
Với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, thể thức tờ trình thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Tờ trình nằm trong danh mục văn bản hành chính tại Điều 7 của nghị định này.
Thể thức văn bản hành chính gồm các thành phần như quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu, nội dung, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu và nơi nhận. Chi tiết trình bày nằm ở phụ lục của nghị định.
Theo Điều 2, nghị định áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân không thuộc đối tượng áp dụng trực tiếp, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn tham khảo thể thức này để chuẩn hoá văn bản nội bộ.
Việc tham khảo là lựa chọn của doanh nghiệp. Mẫu trong bài là mẫu nội bộ, không phải mẫu bắt buộc.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Mẫu tờ trình xin kinh phí gồm những phần nào (xem trước)
Một mẫu tờ trình xin kinh phí dùng được ở doanh nghiệp vừa và nhỏ có chín phần, đi từ tiêu đề đến chữ ký, trong đó dự toán là phần người duyệt đọc kỹ nhất.
Xem trước: Mẫu tờ trình xin kinh phí
| Phần | Nội dung ghi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tiêu đề, số, ngày | “TỜ TRÌNH”, trích yếu, số hiệu, ngày lập | Trích yếu nêu rõ việc xin gì |
| Kính gửi | Chức danh người hoặc hội đồng duyệt | Đúng cấp có thẩm quyền |
| Căn cứ | Kế hoạch, chủ trương, quy chế liên quan | Chỉ nêu căn cứ có thật |
| Sự cần thiết | Vấn đề, mục tiêu, hậu quả nếu không làm | Ngắn, có số liệu |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
@@NUT@@
Các phần còn lại trong file đầy đủ: nội dung và phạm vi công việc, bảng dự toán chi tiết có cột đơn giá và thành tiền, nguồn kinh phí, tiến độ thực hiện, kiến nghị, nơi nhận, khối chữ ký và danh mục tài liệu đính kèm.
4. Cách viết tờ trình xin kinh phí: 7 bước
Viết tờ trình theo thứ tự từ vấn đề đến kiến nghị giúp người duyệt hiểu nhanh và hạn chế phải hỏi lại.
- Xác định người duyệt và thẩm quyền. Ghi đúng chức danh người hoặc hội đồng có quyền duyệt mức chi này theo quy chế của công ty.
- Nêu căn cứ. Liệt kê kế hoạch năm, chủ trương của lãnh đạo, quy chế chi tiêu hoặc hợp đồng có liên quan.
- Trình bày sự cần thiết. Nêu vấn đề hiện tại, mục tiêu cần đạt và hệ quả nếu không chi, kèm số liệu hiện trạng.
- Mô tả nội dung và phạm vi. Làm gì, ở đâu, trong bao lâu, ai chịu trách nhiệm, kết quả đầu ra là gì.
- Lập dự toán. Kê từng hạng mục với số lượng, đơn giá, thành tiền, cơ sở báo giá và tổng cộng.
- Nêu nguồn kinh phí và tiến độ. Lấy từ ngân sách bộ phận nào, giải ngân theo mốc nào, khi nào xong.
- Đưa ra kiến nghị rõ ràng. Một câu nêu đúng điều xin duyệt: duyệt tổng mức bao nhiêu, giao ai thực hiện, thời hạn nào.
Tờ trình nên gọn: thường đủ trong một đến hai trang, phần chi tiết đưa vào phụ lục đính kèm.
5. Cách lập bảng dự toán trong tờ trình
Bảng dự toán trả lời câu hỏi lớn nhất của người duyệt: tiền đi đâu, tính theo cơ sở nào.
Ví dụ minh hoạ, số giả định: tờ trình xin kinh phí tổ chức một buổi đào tạo nội bộ cho 30 nhân viên.
| Hạng mục | Cơ sở tính | Thành tiền (đồng) |
|---|---|---|
| Thuê giảng viên | 1 buổi, theo báo giá | 6.000.000 |
| Thuê hội trường | 1 ngày, theo báo giá nhà cung cấp | 3.000.000 |
| In tài liệu | 30 bộ, 40.000 đồng/bộ | 1.200.000 |
| Trà nước, ăn nhẹ | 30 người, 60.000 đồng/người | 1.800.000 |
| Dự phòng | 5% các hạng mục trên | 600.000 |
| Tổng cộng | 12.600.000 |
Người duyệt thường kiểm ba điều: từng dòng có cơ sở không, tổng có cộng đúng không, và có khoản dự phòng hợp lý không. Nên đính kèm báo giá hoặc bảng so sánh giá của ít nhất hai nhà cung cấp cho khoản lớn.
6. Ví dụ đoạn kiến nghị và đoạn sự cần thiết
Đoạn sự cần thiết nên có ba ý: hiện trạng, mục tiêu, hậu quả nếu không làm.
Ví dụ minh hoạ: “Hiện 12 trong 30 nhân viên mới chưa nắm quy trình xử lý đơn hàng, dẫn tới trung bình 8 đơn lỗi mỗi tháng. Mục tiêu của buổi đào tạo là chuẩn hoá thao tác cho toàn bộ nhân viên mới trong quý IV.
Nếu không đào tạo, tỷ lệ đơn lỗi khó giảm.” Các số trên là giả định để minh hoạ.
Đoạn kiến nghị nên đủ ba yếu tố: mức tiền, người thực hiện, thời hạn. Ví dụ: “Kính đề nghị Ban giám đốc xem xét, phê duyệt tổng kinh phí 12.600.000 đồng, giao Phòng Nhân sự tổ chức trong tháng 11.”
7. Lỗi thường gặp khiến tờ trình xin kinh phí không được duyệt
- Không nêu rõ xin gì: trích yếu và kiến nghị mơ hồ, người duyệt phải đoán.
- Dự toán thiếu cơ sở: chỉ có con số tổng, không có đơn giá, báo giá.
- Gửi sai cấp duyệt: mức chi vượt thẩm quyền người nhận.
- Lý do chung chung: “để nâng cao hiệu quả” mà không có số liệu hiện trạng.
- Quá dài: nhồi chi tiết kỹ thuật vào thân, thay vì để ở phụ lục.
- Thiếu tiến độ và người chịu trách nhiệm: duyệt xong không rõ ai làm, khi nào xong.
- Bỏ qua nguồn kinh phí: không rõ chi từ ngân sách nào, dễ bị trả lại.
Nhận file đầy đủ
Muốn có mẫu tờ trình xin kinh phí đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Nhận file rồi chỉnh tên công ty, chức danh và hạng mục dự toán theo thực tế là dùng được.
8. Câu hỏi thường gặp
Tờ trình khác gì công văn?
Tờ trình xin cấp có thẩm quyền phê duyệt một việc cụ thể. Công văn là văn bản trao đổi, hướng dẫn hay đề nghị thông thường, không nhất thiết kèm phương án và dự toán để phê duyệt.
Tờ trình xin kinh phí nên dài bao nhiêu?
Nên gọn, thường một đến hai trang cho phần chính. Dự toán chi tiết, báo giá và tài liệu liên quan đưa vào phụ lục để người duyệt đọc nhanh phần quyết định.
Doanh nghiệp tư nhân có bắt buộc dùng thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP không?
Không bắt buộc. Theo Điều 2, nghị định áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân chỉ tham khảo để chuẩn hoá văn bản nội bộ nếu muốn.
Ai ký tờ trình xin kinh phí?
Thường là người đứng đầu bộ phận đề xuất, có thể thêm chữ ký của người lập. Người duyệt ký hoặc ghi ý kiến phê duyệt sau đó theo quy chế nội bộ.
Sau khi được duyệt, làm gì tiếp?
Lưu tờ trình đã duyệt làm căn cứ, rồi lập giấy đề nghị tạm ứng hoặc đề nghị thanh toán khi chi. Xem mẫu giấy đề nghị thanh toán.
Có nên đính kèm báo giá không?
Nên, nhất là với khoản lớn. Báo giá hoặc bảng so sánh từ ít nhất hai nhà cung cấp giúp người duyệt thấy mức chi hợp lý và làm căn cứ khi kiểm tra sau.
9. Fastdo hỗ trợ quy trình trình duyệt kinh phí
Tờ trình đi qua nhiều cấp thường bị kẹt ở một khâu. fWorkflow của Fastdo cho thiết lập quy trình bằng kéo thả, tự động chuyển bước và giao việc cho người ở giai đoạn sau, tuỳ chỉnh form biểu mẫu ở mỗi bước. Để lập kế hoạch chi tiêu theo năm, xem thêm mẫu lập ngân sách nhân sự.
@@NUT@@
Nguồn tham khảo (truy cập 20/10/2026)
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư (phạm vi áp dụng Điều 2, các loại văn bản hành chính Điều 7, hiệu lực từ 05/3/2020): https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/351088-nghi-dinh-so-30-2020-nd-cp-ngay-05-03-2020-cua-chinh-phu-ve-cong-tac-van-thu ; tổng hợp: https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/quy-dinh-ve-cong-tac-van-thu-quan-ly-van-ban-the-thuc-ky-thuat-trinh-bay-van-ban-ban-sao-van-ban-viet-hoa-mau-trinh-bay-van-ban-hanh-chinh-119251023153016706.htm (truy cập 21/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 20/10/2026)
