[TẢI MIỄN PHÍ] 5 File excel quản lý đơn đặt hàng cho doanh nghiệp

Quản lý đơn đặt hàng không chỉ giúp duy trì mối quan hệ khách hàng tốt, mà còn tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để đầu tư vào các phần mềm quản lý phức tạp và đắt tiền. Bài viết này của Fastdo sẽ cung cấp một cái nhìn chi tiết về lý do tại sao file Excel quản lý đơn đặt hàng là lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp, các tính năng mạnh mẽ của nó, và cách tối ưu hóa để đạt hiệu quả cao nhất.

1. Tại sao nên dùng file excel quản lý đơn đặt hàng?

• Tính linh hoạt cao: File Excel cho phép tùy biến theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp, giúp dễ dàng thiết kế giao diện quản lý đơn hàng sao cho phù hợp nhất với quy trình nội bộ. Điều này khác biệt so với các phần mềm quản lý chuyên dụng, thường có tính cứng nhắc và khó tùy chỉnh. Với Excel, bạn có thể tự do thêm các cột, công thức hoặc quy tắc định dạng để đáp ứng yêu cầu cụ thể.
• Chi phí thấp: Excel thường đi kèm với bộ Microsoft Office, vốn là một công cụ phổ biến và quen thuộc. Điều này giúp các doanh nghiệp nhỏ không phải đầu tư thêm chi phí để mua hoặc duy trì phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, việc không cần đào tạo chuyên sâu cho nhân viên sử dụng Excel cũng giúp giảm bớt chi phí đào tạo và triển khai.
• Dễ dàng sử dụng: Một trong những lợi ích lớn nhất của file Excel quản lý đơn đặt hàng là giao diện thân thiện với người dùng. Ngay cả những người không có kinh nghiệm về quản trị dữ liệu cũng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo. Excel cho phép thực hiện nhiều tác vụ chỉ với các thao tác kéo và thả, sử dụng công thức đơn giản, và tích hợp với các công cụ văn phòng khác.
• Khả năng tích hợp cao: Excel có thể tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau, từ các nền tảng kế toán cho đến các công cụ lưu trữ đám mây. Việc kết nối dữ liệu từ Excel sang Google Sheets giúp các nhóm làm việc từ xa có thể truy cập và cập nhật thông tin theo thời gian thực, giúp tăng cường sự phối hợp và nâng cao hiệu quả làm việc.

2. Các tính năng mạnh mẽ của file excel quản lý đơn đặt hàng.

• Theo dõi trạng thái đơn hàng: File Excel quản lý đơn đặt hàng cho phép thiết lập các cột để theo dõi trạng thái đơn hàng như “Đã Đặt Hàng”, “Đang Xử Lý”, “Đã Giao”, hoặc “Đã Hủy”. Nhờ vào các cột này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của từng đơn hàng, đảm bảo không có đơn hàng nào bị bỏ sót hoặc chậm trễ.
• Báo cáo tự động với Pivot Table: Pivot Table là một tính năng mạnh mẽ của Excel, cho phép bạn dễ dàng tạo ra các báo cáo phân tích doanh số, tình trạng tồn kho, và hiệu quả bán hàng. Bạn có thể lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, từ đó có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, Excel còn cung cấp các biểu đồ trực quan giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và ra quyết định kịp thời.
• Hệ thống thông báo và định dạng có điều kiện (Conditional Formatting): Với tính năng định dạng có điều kiện, Excel cho phép tự động làm nổi bật các đơn hàng cần chú ý, ví dụ như các đơn hàng sắp đến hạn giao hoặc các đơn hàng chưa được thanh toán. Điều này giúp người quản lý có thể dễ dàng nhận ra các vấn đề cần ưu tiên và có biện pháp xử lý kịp thời.
• Quản lý tồn kho: Excel cũng có thể được sử dụng để quản lý tồn kho hiệu quả. Bằng cách kết hợp dữ liệu về đơn đặt hàng và dữ liệu tồn kho, bạn có thể dễ dàng theo dõi lượng hàng còn lại trong kho, từ đó đưa ra kế hoạch bổ sung hàng hóa phù hợp.
• Tính năng xác thực dữ liệu (Data Validation): Data Validation trong Excel giúp đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là chính xác và hợp lệ. Điều này đặc biệt quan trọng khi quản lý đơn đặt hàng, vì sai sót trong việc nhập liệu có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng như giao hàng sai địa chỉ hoặc sai sản phẩm. Bạn có thể thiết lập quy tắc nhập liệu cho từng cột, ví dụ như chỉ cho phép nhập số dương trong cột “Số Lượng”, hoặc chỉ cho phép nhập các giá trị trong một danh sách xác định trước cho cột “Trạng Thái Đơn Hàng”.

3. [TẢI MIỄN PHÍ] 5 File excel quản lý đơn đặt hàng cho doanh nghiệp.

>> TẢI MIỄN PHÍ: 5 MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG

3.1. File excel quản lý đơn đặt hàng số 1.

3.2. File excel quản lý đơn đặt hàng số 2.

3.3. File excel quản lý đơn đặt hàng số 3.

3.4. File excel quản lý đơn đặt hàng số 4.

3.5. File excel quản lý đơn đặt hàng tiếng Anh.

4. Một số gợi ý tối ưu hoá file excel quản lý đơn đặt hàng.

• Thiết lập mẫu excel chuẩn: Để đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý, bạn nên thiết lập một file mẫu chuẩn với đầy đủ các cột cần thiết như Tên Khách Hàng, Sản Phẩm, Số Lượng, Ngày Đặt Hàng, Ngày Giao Hàng, Trạng Thái Đơn Hàng, Ghi Chú. Mẫu này có thể được sử dụng lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập liệu.
• Sử dụng macros để tự động hóa: Macros là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, cho phép tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, tạo báo cáo, hoặc gửi email nhắc nhở. Bằng cách sử dụng Macros, bạn có thể giảm thiểu sai sót do con người và tiết kiệm thời gian, từ đó tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Ví dụ, bạn có thể tạo một Macro để tự động cập nhật trạng thái đơn hàng khi dữ liệu được nhập vào, hoặc gửi thông báo qua email khi đơn hàng đã sẵn sàng để giao.
• Tích hợp dữ liệu với Google Sheets: Việc tích hợp file Excel với Google Sheets giúp bạn dễ dàng chia sẻ và cập nhật dữ liệu trong thời gian thực. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa hoặc khi bạn cần chia sẻ thông tin với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Google Sheets cũng cung cấp tính năng lịch sử chỉnh sửa (revision history), giúp bạn dễ dàng theo dõi ai đã chỉnh sửa gì và khi nào, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu.
• Bảo mật dữ liệu: Một vấn đề quan trọng khi sử dụng Excel để quản lý đơn hàng là bảo mật dữ liệu. Bạn nên sử dụng mật khẩu để bảo vệ file Excel và chỉ chia sẻ với những người có quyền truy cập. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tính năng phân quyền trong Google Sheets để giới hạn quyền chỉnh sửa hoặc chỉ cho phép xem đối với một số người dùng cụ thể.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ: Để tránh mất dữ liệu do các sự cố không mong muốn như máy tính bị hỏng hoặc lỗi phần mềm, bạn nên thường xuyên sao lưu file Excel của mình. Bạn có thể sao lưu trên ổ cứng ngoài, hoặc sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

5. Một số mẹo nâng cao để quản lý đơn đặt hàng bằng excel

• Sử dụng Power Query để kết nối và tích hợp dữ liệu: Power Query là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn kết nối và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào Excel. Ví dụ, bạn có thể kết nối Excel với hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán để tự động cập nhật thông tin đơn hàng và tồn kho. Điều này giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót.
• Tạo Dashboard quản lý: Một cách để nâng cao hiệu quả quản lý đơn đặt hàng là tạo một bảng điều khiển (dashboard) tổng quan ngay trong Excel. Dashboard này có thể bao gồm các biểu đồ và bảng số liệu về tình trạng đơn hàng, doanh thu theo thời gian, và các chỉ số quan trọng khác. Việc có một bảng điều khiển trực quan giúp bạn nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định kịp thời.
• Áp dụng các hàm Excel nâng cao: Các hàm như VLOOKUP, INDEX-MATCH, SUMIF, và IFERROR là những công cụ mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, tổng hợp và xử lý dữ liệu trong file quản lý đơn hàng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tự động điền thông tin sản phẩm khi nhập mã sản phẩm, hoặc sử dụng hàm SUMIF để tính tổng doanh số của từng sản phẩm.
• Tận dụng biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu: Excel cung cấp nhiều loại biểu đồ khác nhau giúp bạn trực quan hóa dữ liệu, từ đó dễ dàng phân tích và đánh giá. Ví dụ, bạn có thể sử dụng biểu đồ đường (line chart) để theo dõi doanh số theo thời gian, hoặc biểu đồ cột (bar chart) để so sánh số lượng đơn hàng giữa các tháng. Biểu đồ giúp thông tin trở nên dễ hiểu hơn và giúp bạn phát hiện các xu hướng hoặc vấn đề tiềm ẩn.

6. Đơn giản hóa quy trình quản lý đơn hàng bằng fWorkflow

Để hỗ trợ cho quá trình quản lý đơn hàng và quản lý công việc hiệu quả hơn, phần mềm quản lý quy trình fWorkflow của Fastdo là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. fWorkflow giúp quản lý toàn bộ quy trình từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, đảm bảo các bước thực hiện đúng theo kế hoạch và giúp dễ dàng theo dõi tiến độ.

• Tạo và tùy chỉnh quy trình linh hoạt: Người dùng có thể dễ dàng tạo các quy trình công việc phù hợp với nhu cầu của từng đơn hàng và tùy chỉnh các bước thực hiện để đảm bảo phù hợp với yêu cầu cụ thể.
• Tự động hóa quy trình: fWorkflow giúp tự động hóa các bước phê duyệt và thông báo đến các bên liên quan, giảm thiểu thời gian xử lý và hạn chế các sai sót thủ công.
• Theo dõi tiến độ công việc: Với tính năng theo dõi trực quan, người quản lý có thể dễ dàng giám sát tiến độ của từng quy trình, từ đó kịp thời đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tiến độ công việc.
• Báo cáo chi tiết: fWorkflow cung cấp các báo cáo chi tiết và đa dạng, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thực hiện quy trình, nhanh chóng phát hiện điểm nghẽn. Từ đó, đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
• Liên kết đa nền tảng: Mọi bước công việc từ quy trình đều được liên kết với phần mềm fTodolist. Mọi công việc đều được tập trung tại một nơi duy nhất. Giảm thiểu tối đa tình trạng quên việc.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

File Excel quản lý đơn đặt hàng là một giải pháp đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là khi chi phí và tính linh hoạt là yếu tố quan trọng. Excel không chỉ cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi và quản lý đơn hàng, mà còn giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Tuy nhiên, file excel cũng có một số hạn chế nhất định. Khi đó, phần mềm quản lý quy trình fWorkflow của Fastdo là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

• Phần mềm OKRs là gì? 8 phần mềm OKRs hàng đầu cho doanh nghiệp
• Gia tăng tốc độ thực thi với 10 phần mềm quản lý KPI cho doanh nghiệp
• Phần mềm chăm sóc khách hàng là gì? 11 phần mềm CRM tốt nhất
• [TẢI NGAY] 5 mẫu biên bản làm việc – Hướng dẫn cách chuẩn hóa chi tiết
• Top 15+ phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất hiện nay