Định luật Parkinson: Mô hình nén thời gian, nâng cao hiệu suất

Theo định luật Parkinson, một công việc được dàn trải sẽ mất nhiều thời gian hoàn thành hơn so với thời gian thực tế để hoàn thành nó. Do đó, chúng ta có xu hướng mất nhiều thời gian hơn dự kiến để hoàn thành hoặc tiếp tục trì hoãn và cuối cùng là hoàn thành nhiệm vụ ngay trước thời hạn. Để hiểu rõ hơn, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn những thông tin cụ thể nhất về quy luật này. Cùng theo dõi bài viết ngay nhé!

1. Định luật Parkinson là gì?

Định luật parkinson là gì? Trong công việc, nhiều người sẽ thường nhắc tới quy luật này như một bí quyết. Định luật Parkinson chỉ ra rằng, khi bạn dành nhiều thời gian để hoàn thành một công việc thì công việc đó càng kéo dài và bị trì hoãn. Tuy nhiên, khi nhiệm vụ đó được phân bổ trong thời gian ngắn hơn thì công việc cũng sẽ được tiến hành nhanh chóng và dễ dàng hơn. Luật này có tác dụng khi bạn có nhiều deadline hoặc quản lý dự án.

Ví dụ, bạn có hai tuần để hoàn thành một đề xuất dự án, đây là khoảng thời gian khá dài. Tuy nhiên, vì thời hạn còn xa nên bạn mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, hoặc bạn trì hoãn và hoàn thành nó ngay trước thời hạn. Nói cách khác, nhiệm vụ này sẽ dàn trải và chiếm hết thời gian bạn có.

>>> ĐỌC NGAY: Phân khúc thị trường là gì? 6 lưu ý để thực hiện hiệu quả

2. Cha đẻ định luật Parkinson

Quy luật parkinson được phát hiện bởi một nhà sử học người Anh – Cyril Parkinson sau khi ông dành một khoảng thời gian dài quan sát các nhân viên hành chính Anh Quốc trong giờ làm việc. Cyril Parkinson nhận ra việc mở rộng hệ thống và bộ máy sẽ làm hiệu quả của công việc giảm sút. Ngược lại, nếu nguồn nhân sự được thu hẹp và thời hạn hoàn thành công việc được rút ngắn, công việc sẽ được hoàn thành một cách hiệu quả và dễ dàng hơn.

Cyril Parkinson cho rằng thời hạn dành cho một công việc quá nhiều sẽ khiến hiệu suất của nhân sự giảm mạnh. Nguyên nhân xuất phát từ việc nhân viên đang giảm tốc độ làm việc để khớp với một lượng thời gian không cần thiết. Định luật Parkinson đã phản ánh rõ sự thực trạng của việc quan tâm đến số giờ cho mỗi nhiệm vụ thay vì chỉ để ý đến hiệu suất của người làm ở các tổ chức.

Nhờ tính đúng đắn và phổ biến, luật parkinson được sử dụng rất nhiều trong thực tế. Hiện nay, các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn đều tuân thủ quy luật này để điều hành nhân sự. Định luật Parkinson còn được dịch ra nhiều thứ tiếng khác nhau.

>>> XEM THÊM: Top 06 những sai lầm khi xây dựng phễu Marketing

3. Vì sao luật Parkinson xuất hiện

Khi được giao thêm thời gian để thực hiện một nhiệm vụ của mình, hầu hết mọi người thường có xu hướng trì hoãn công việc và tận dụng toàn bộ khoảng thời gian đó (dù thực tế không cần thiết). Đa số mọi người thường quan tâm đến câu hỏi “Tôi có bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc?” thay vì “Tôi cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc?”. Chính vì suy nghĩ đó, hầu hết mọi người thường có xu hướng kéo dài thời gian và hoàn thành công việc vào những “giây phút” cuối cùng của thời hạn.

Nguyên nhân chính dẫn đến hiện tượng này là sự trì hoãn. Điều này khiến mọi người lảng tránh công việc cho đến khi sắp hết thời hạn, dù bạn có thêm nhiều thời gian để hoàn thành đi chăng nữa. Bên cạnh đó, định luật cũng xuất phát từ việc bạn không biết cách quản lý thời gian. Vì vậy, bất kể khi được giao một công việc đơn giản hay phức tạp, bạn đều có thể dùng hết số lượng thời gian cho phép.

Tóm lại, luật Parkinson phản ánh việc con người không biết cách tiết kiệm thời gian, không biết tận dụng tối đa năng lực, khả năng tập trung, tư duy và sự sáng tạo khi thời gian hoàn thành công việc vẫn còn nhiều.

>>> XEM THÊM: Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking

4. Ví dụ cụ thể về định luật Parkinson

Định luật Parkinson có thể áp dụng với mọi lĩnh vực trong cuộc sống mỗi người. Sau đây là một vài ví dụ cụ thể về định luật Parkinson:

Luật Parkinson trong Marketing: Ví dụ, bạn là một giám đốc tiếp thị và đang nhận một quảng cáo mới. Bạn cần thu thập dữ liệu về khách hàng để chuẩn bị thuyết trình trong 1 tháng. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian này, bạn có những nhiệm vụ cấp bách khác phải hoàn thành nên bạn luôn trì hoãn công việc tiếp thị. Thời hạn chuẩn bị sắp hết và bạn sẽ giải quyết nó vào phút cuối cùng. 

Trong một kịch bản khác, bạn không có việc nào khác xen giữa và hoàn thành bài thuyết trình sau hai tuần. Vì vậy, bạn vẫn còn thời gian và bạn tiếp tục chỉnh sửa nó cho đến khi kết thúc thời hạn. Do đó, công việc của bạn bị dàn trải để chiếm hết thời gian được phân bổ.

Giải pháp tối ưu là: Tất cả các thành viên trong nhóm tiếp thị có thể cùng nhau dự kiến thời gian thực hiện dự án thay vì đặt ra thời hạn tùy ý. Bằng cách tập trung vào thời gian cần thiết để hoàn thành dự án hơn là thời hạn, bạn sẽ nâng cao được hiệu suất và hiệu quả làm việc.

Luật Parkinson trong ngành thiết kế lookbook: Một nhà thiết kế cần hoàn thành lookbook trong 2 tuần. Với niềm đam mê sáng tạo và mong muốn trau chuốt cho các dự án của mình đến từng chi tiết nhỏ nhất. Bạn luôn tìm ra điều gì đó để sữa chữa và cải thiện nó một cách hoàn mỹ. Do đó, công việc của bạn có xu hướng kéo dài đến phút cuối cùng.  

Giải pháp tối ưu là: Bạn nên mời khách hàng tham gia sớm vào quá trình thiết kế để họ có thể đưa ra mong muốn và đóng góp ý kiến hoàn thiện sản phẩm. Điều này sẽ tránh trì hoãn việc hoàn thành thiết kế một cách không cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng cần thực hiện các buổi kiểm tra thường xuyên với khách hàng hoặc người quản lý để nhận được phản hồi của họ về tiến trình thực hiện nhằm xác định thời gian nên kết thúc dự án.

Định luật Parkinson và thời gian làm việc: Mỗi doanh nghiệp sẽ hoạt động theo mô hình 40 giờ làm việc một tuần. Theo mô hình này, tất cả mọi người đều có cùng một quỹ thời gian để hoàn thành công việc, bất kể nghề nghiệp của họ là gì. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, mỗi ngành nghề khác nhau sẽ cần những khoảng thời gian hoàn thành công việc khác nhau. Nếu biết cách sử dụng luật parkinson, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn người khác với cùng một quỹ thời gian.

Giải pháp tối ưu là: Hãy xem xét áp dụng nguyên tắc Pareto. Theo đó, 80% kết quả đến từ 20% hành động. Để làm việc hiệu quả hơn, hãy tập trung hoàn thành công việc thay vì thời gian bạn dành cho nó.

5. 5 phương pháp áp dụng luật Parkinson

Để vượt qua tình trạng trì hoãn và áp dụng hiệu quả luật parkinson, bạn cần có những phương pháp cụ thể. Nhờ đó, hiệu suất làm việc của bạn và đội nhóm sẽ cải thiện, không còn bị lãng phí thời gian. Ngay bây giờ, bạn hãy cùng Fastdo tìm hiểu kỹ hơn về những nguyên tắc để áp dụng quy luật này nhé.

5.1 Lập kế hoạch chi tiết

Việc lập kế hoạch chi tiết cho mỗi công việc là rất quan trọng. Nhân viên sẽ ít trì hoãn và làm việc hiệu quả hơn. Việc thiết lập một kế hoạch chi tiết có thể giúp họ quản lý tốt thời gian của mình. Đồng thời, bạn cũng sẽ đánh giá được thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ. Khi lên kế hoạch, bạn cần xác định những điều sau: 

• Mục tiêu SMART của bạn là gì?
• Danh sách các nhiệm vụ và hành động mà bạn cần thực hiện
• Hoạch định thời gian thực hiện rõ ràng
• Những nguồn lực bạn cần để thực hiện công việc
• Xác định cụ thể những mốc thời gian mà bạn sẽ xem xét lại tiến trình.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập một kế hoạch chiến lược với quy mô lớn cho các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong doanh nghiệp của mình. Kế hoạch sẽ là nguồn động lực thúc đẩy năng suất làm việc của bạn và đội nhóm.

>>> XEM NGAY: Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART

5.2 Xác định thời gian cụ thể hoàn thành một công việc

Bước quan trọng để vượt qua quy luật Parkinson là xác định thời gian hoàn thành công việc cụ thể. Bạn cần suy nghĩ xem bản thân và nhóm của bạn thực sự cần bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ và tự đặt thời hạn phù hợp riêng.

Để xác định chính xác cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ, bạn nên thực hiện theo các bước sau đây:

• Xác định các yêu cầu của dự án: Bạn cần xác định tất cả yêu cầu của mỗi dự án để xem xét khoảng thời gian bạn dành cho dự án đó. Để thực hiện việc. bạn hãy tạo một danh sách tổng thể các nhiệm vụ cũng như các hoạt động phụ của dự án.
• Ưu tiên các hoạt động và nhiệm vụ quan trọng: Khi đã thiết lập danh sách mọi yêu cầu của dự án, bạn hãy xếp hạng các hoạt động và nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên hoặc độ phức tạp. Đưa những công việc quan trọng và cần nhiều thời gian nhất lên đầu danh sách.
• Xem xét các bên liên quan cần tham gia: Nếu bạn cần sự giúp đỡ của đồng nghiệp hỗ trợ cho các phần nhất định của dự án, hãy xác định rõ đó là ai và liên hệ nhờ giúp đỡ nhằm tránh mất thời gian sau này.
• Ước tính thời gian: Bạn cần ước tính rõ thời gian hoàn thành dựa vào khối lượng công việc cũng như năng suất cá nhân.

>>> ĐỌC THÊM: Quản lý thời gian: Kỹ năng & phương pháp để làm việc hiệu quả

5.3 Ấn định khung thời gian giới hạn – Timeboxing

Timeboxing hay còn gọi là ấn định khung thời gian giới hạn. Với phương pháp này, bạn có thể đặt ra thời lượng nhất định cho mỗi công việc và thêm vào lịch trình mỗi ngày. Điều quan trọng là bạn cần thúc đẩy bản thân và đội nhóm làm đúng theo kế hoạch đã đề ra. 

5.4 Sử dụng phương pháp Pomodoro

Khi làm việc, nhân viên sẽ không tránh khỏi tình trạng bị trì trệ. Để vượt qua luật parkinson, bạn cần gợi ý cho cấp dưới một vài bí quyết. Pomodoro là một trong những cách để quản lý thời gian hiệu quả. Khi sử dụng phương pháp này, bạn sẽ đưa ra khoảng thời gian làm việc cường độ cao xen kẽ với khoảng nghỉ ngắn. Ví dụ, bạn sẽ làm việc tập trung trong vòng 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút để tối ưu hóa sự tập trung trong quá trình làm việc. 

Dưới đây là 5 bước thực hiện phương pháp Pomodoro hiệu quả:

• Cập nhật danh sách các nhiệm vụ được xếp hạng theo thứ tự quan trọng.
• Bắt đầu hẹn giờ 25 phút.
• Tập trung thực hiện nhiệm vụ trong khoảng thời gian quy định  .
• Nghỉ giải lao 5 phút.
• Sau khi thực hiện xong 4 chu kỳ Pomodoro, hãy nghỉ ngơi trong vòng 15-30 phút.

>>> ĐỌC THÊM: Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao

5.5 Ứng dụng các công cụ quản lý

Định luật Parkinson hoạt động dựa trên nhiều yếu tố. Trong quá trình làm việc, bạn nên sử dụng đa dạng các loại công cụ như Evernote, Trello hoặc Google Calendar. Sử dụng các công cụ quản lý sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả sắp xếp công việc hằng ngày, đặt ra giới hạn thời gian và hoạch định đúng thời gian cho các công việc ưu tiên. Hơn nữa, những công cụ này cũng sẽ giúp bạn xây dựng được danh sách các công việc cần làm và giữ cho những dự án của mình được đi đúng hướng. 

6. Lưu ý để áp dụng Định luật Parkinson thành công

Định luật Parkinson được áp dụng rất nhiều ở công sở và trường học. Nếu biết cách áp dụng phương pháp hữu ích này thì bạn sẽ đưa ra được phương pháp quản lý tốt nhất dành cho nhân sự của mình. Đồng thời, giúp các bạn có thể quản trị tốt quỹ thời gian của bản thân. Từ đó, có thể nâng cao được hiệu suất cũng như hiệu quả làm việc của đội nhóm. 

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT HỮU ÍCH KHÁC:

• Ma trận quản lý thời gian là gì? 3 bước sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả
• 8 nguyên tắc quản lý thời gian “Vàng” của người thành đạt
• OKR là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs trong doanh nghiệp