Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho Doanh nghiệp

CEO Xuân Tấn
10/05/2024
12 phút đọc
12795 lượt xem

5/5 - (2 bình chọn)

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp không chỉ là một loạt các công việc được thực hiện theo trình tự cố định mà còn là cơ sở nền tảng quan trọng để tổ chức tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Mỗi quy trình làm việc đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một kế hoạch cụ thể để đảm bảo tính linh hoạt. Nội dung bài viết sau đây của Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả. Cùng xem chi tiết nhé!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trình tự cố định. Qua đó, người thực hiện công việc sẽ biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Quy trình làm việc thường được chia thành 4 nhóm là quản lý vận hành, quản lý khách hàng, quy trình đổi mới, quy trình xã hội và điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Việc áp dụng cách xây dựng quy trình làm việc một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích như:

Cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.
Tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành.
Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc đã được xác định một cách rõ ràng và chuẩn hóa theo thứ tự.
Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và vượt trội nhờ vào việc tối ưu và giải quyết triệt để các nhiệm vụ cũ.

>>>> XEM THÊM: Quy trình quản lý dự án và 6 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt

2. Các bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp

Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả sẽ được tiến hành theo các bước như sau:

2.1 Xác định nhu cầu

Ở bước đầu tiên, bạn cần xác định được quy trình làm việc sẽ được xây dựng vì các nhu cầu nào sau đây:

Nâng cấp hệ thống công ty.
Áp dụng các tiêu chuẩn mới.
Do yêu cầu của các cấp quản lý, lãnh đạo.
Tái cấu trúc công ty.

cách xây dựng quy trình làm việc — Xác định nhu cầu

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Quy trình quản lý rủi ro dự án và những sai lầm phổ biến

2.2 Xác định mục đích

Để xác định mục đích của quy trình làm việc, bạn cần phải nắm rõ các vấn đề sau đây:

Quy trình làm việc cần tuân thủ theo các mục tiêu/chính sách nào của tổ chức?
Bản chất của quy trình làm việc là gì?
Ý nghĩa của quy trình làm việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn thực hiện công việc như thế nào?

>>>> ĐỌC NGAY: Quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

2.3 Xác định phạm vi

Ở bước tiếp theo, bạn hãy xác định phạm vi của quy trình làm việc.

Việc xác định phạm vi sẽ giúp bạn khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc đã được đề ra.
Phạm vi của quy trình có thể là toàn bộ tổ chức, một bộ phận và từng cá nhân. Ngoài ra, bạn cũng có thể xác định phạm vi theo thời gian, không gian và lĩnh vực…

xây dựng quy trình làm việc — Xác định phạm vi

>>> ĐỌC NGAY: Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án

2.4 Xác định số bước công việc trong quy trình làm việc

Tiếp theo, bạn cần phải xác định số bước công việc trong quy trình.

Số bước của một quy trình có thể được xác định dựa vào tính chất của công việc.
Bạn nên xác định vừa đủ số bước công việc vì nếu có quá nhiều bước sẽ dẫn đến nhiều rắc rối trong việc kiểm soát quy trình.
Một quy trình thường sẽ có từ 5 – 20 bước, phù hợp nhất là từ 8-15 bước.

Để phân tích các bước trong một quy trình, bạn cần xác định các yếu tố sau:

Input: Đầu vào của quy trình làm việc gồm những yếu tố nào?
Output: Đầu ra của quy trình làm việc gồm các yếu tố nào?
Sử dụng phương pháp 5W+1H cùng 5M để làm rõ vấn đề.

>>> ĐỌC THÊM: Tư duy chiến lược và 8 kỹ thuật rèn luyện hiệu quả

2.5 Xác định các điểm kiểm soát mấu chốt

Để thực hiện cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, việc tiếp theo bạn cần làm là xác định các điểm kiểm soát chính.

Việc xác định các điểm kiểm soát chính là quá trình thực hiện chức năng kiểm tra của các nhà quản trị.
Về nguyên tắc, quy trình có bao nhiêu bước công việc thì sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát. Tuy nhiên, bạn chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu để tiết kiệm nguồn lực.
Các điểm kiểm soát trọng yếu sẽ được xác định theo quy tắc Pareto 80/20.

>>>> THAM KHẢO THÊM: Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả

2.6 Xác định người thực hiện

Tại bước này, bạn cần phải xác định bộ phận hoặc cá nhân nào sẽ thực hiện các bước công việc.

Nhân sự thực hiện công việc phải có đủ trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm.
Bạn nên xác định rõ ràng người thực hiện chính, người hỗ trợ… cho từng bước công việc.

>>> ĐỌC THÊM: Employee Experience là gì? 6 mẹo giúp cải thiện trải nghiệm nhân viên

2.7 Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ

Một quy trình làm việc hiệu quả sẽ không thể thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, sau khi xây dựng xong quy trình làm việc, bạn cần phải đính kèm theo các bản giải thích các thuật ngữ khó hiểu. Bên cạnh đó, bạn cũng cần quy định rõ các biểu mẫu, hồ sơ kèm theo sẽ nằm trong nội dung nào của quy trình.

>>> XEM NGAY: Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO là gì? 5 Bí quyết nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ

2.8 Xác định các phương pháp kiểm soát công việc

Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, bạn cũng cần phải xác định rõ các phương pháp để kiểm tra, kiểm soát công việc. Việc này sẽ giúp bạn đảm bảo được mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

xây dựng quy trình cho doanh nghiệp — Xác định các phương pháp kiểm soát công việc

Nhiều tổ chức xem bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống. Tuy nhiên, một số tổ chức chỉ coi bảng kiểm soát này là một công cụ hỗ trợ cho việc triển khai quá trình. Trên thực tế, bảng kiểm soát quá trình chính là một tài liệu riêng và được phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Trong quá trình xác định phương pháp kiểm tra, bạn cần quan tâm các yếu tố sau đây:

Những bước cần thực hiện việc kiểm tra.
Những điểm trọng yếu cần được kiểm tra.
Người thực hiện công tác kiểm tra.
Tần suất kiểm tra.

2.9 Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm

Mục đích của cuộc thử nghiệm là đánh giá các công việc có được thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đã đề ra hay không và đo lường tính khả thi của quy trình. Nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm sẽ bao gồm các yếu tố công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ…

Bạn có thể kiểm tra thử nghiệm qua hai cách sau:

Kiểm tra thử nghiệm qua giai đoạn làm thử, chạy thử, sản xuất thử.
Kiểm tra trong quá trình thực hiện thử nghiệm.

2.10 Mô tả các bước công việc

Để có thể mô tả các bước trong công việc hiệu quả, bạn cần phải đảm bảo các yếu tố sau:

Các bước trong quy trình làm việc được mô tả cụ thể.
Xác định rõ ràng cách thức thực hiện các bước công việc.
Đính kèm tài liệu hướng dẫn nếu cách thức thực hiện quá phức tạp hoặc quá dài.

các bước xây dựng quy trình làm việc — Mô tả các bước công việc

2.11 Hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo

Ở bước cuối cùng, việc bạn cần phải làm chính là hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu tham khảo và biểu mẫu đính kèm.

Bản tài liệu định nghĩa phải giải thích rõ ràng ý nghĩa các thuật ngữ được sử dụng trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
Bạn cần phải xác định quy trình làm việc sẽ kèm theo những biểu mẫu nào.

>>>> THAM KHẢO NGAY: Những công việc của trưởng phòng nhân sự trong tổ chức

Trên đây là cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp mà Fastdo muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết có thể mang lại cho bạn chìa khóa để tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức, minh bạch và linh hoạt. Hãy theo dõi thêm các bài viết từ Fastdo để tối ưu hóa hoạt động cho doanh nghiệp của mình, phát triển và thành công trong thị trường cạnh tranh ngày nay..

>>>> CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN KHÁC:

5/5 - (2 bình chọn)

Giám đốc điều hành

Trần Xuân Tấn , lãnh đạo thuộc nhóm Gen Z, dẫn dắt Fastdo - nền tảng phần mềm quản lý công việc hàng đầu cho SMEs Việt Nam. Triết lý "Làm nhanh hơn, tiền nhiều hơn" của anh đã giúp tăng 20% tốc độ hoàn thành công việc, đóng góp 80% doanh thu. Dưới sự lãnh đạo của anh, Fastdo đã cải tiến sản phẩm hơn 48 lần, định vị công nghệ "Made in Vietnam" trên thị trường quốc tế.