Biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp

Bạn chưa biết các xây dựng biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng doanh nghiệp? Bạn đang tìm kiếm các biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn để tham khảo? Vậy thì hãy xem ngay nội dung bài viết sau đây của Fastdo nhé. Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình xây dựng biểu mẫu này.

1. Thế nào là một quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn?

Quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn là các hoạt động, dịch vụ có thể làm hài lòng và khiến cho khách hàng có ấn tượng tốt đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, quy trình chăm sóc chăm sóc khách hàng chất lượng còn có thể làm công cụ để thu hút, níu chân khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.

2. Quy trình xây dựng biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng

Sau đây, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn 4 bước xây dựng biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng đơn giản nhất:

2.1 Đánh giá quy trình hiện tại

Bạn nên bắt đầu xây dựng biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng theo quy trình cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp bạn đang thực hiện. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem xét các yếu tố như:

• Phản hồi của khách hàng: Những phản hồi từ khách hàng về dịch vụ của doanh nghiệp sẽ giúp bạn đánh giá được sự hiệu quả của quy trình chăm sóc khách hàng đang áp dụng. Từ đó, bạn có thể cân nhắc điều chỉnh các yếu tố để giúp quy trình làm việc này hoàn thiện, đem lại hiệu quả tốt hơn. Đây là một căn cứ hữu ích để bạn xây dựng biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp.
• Văn hóa của doanh nghiệp: Văn hóa làm việc của các nhân viên trong công ty sẽ ảnh hưởng đến cách chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Do đó, nếu muốn thay đổi quy trình chăm sóc khách hàng, bạn có thể thử bắt đầu thay đổi từ văn hóa của công ty.
• Sự liên kết: Bạn cần tạo ra được sự liên kết giữa doanh nghiệp và khách hàng về các mặt như: Thiết kế sản phẩm, chương trình khuyến mãi… Điều này có thể giúp cho khách hàng cảm thấy gần gũi và tin tưởng vào dịch vụ của doanh nghiệp nhiều hơn.
• Sự mong đợi của khách hàng: Bạn nên đánh giá lại những dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp có đáp ứng được sự hy vọng, nhu cầu của khách hàng hay không. Từ đó, bạn hãy điều chỉnh chiến lược dịch vụ sao cho phù hợp và có khả năng đem đến cho khách hàng những sản phẩm đúng như mong đợi của họ.

2.2 Đánh giá nhu cầu của khách hàng

Theo sự vận hành của thời gian, nhu cầu của khách hàng cũng sẽ thay đổi. Do đó, bạn nên thường xuyên theo dõi, đánh giá để có thể xác định được đúng nhu cầu của khách hàng. Một số căn cứ mà bạn có thể vận dụng trong quá trình đánh giá như:

• Thông tin của quá trình hoạt động: Bạn hãy kiểm tra xem có các phản hồi hay khiếu nại của khách hàng chưa được xử lý kịp thời hay không. Thông qua đó, bạn có thể đánh giá được khả năng thực hiện dịch vụ của doanh nghiệp cũng như sự hài lòng của khách hàng.
• Phản hồi khách hàng: Các phản hồi của khách hàng sẽ cho bạn biết được hiệu quả của quy trình chăm sóc khách hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thu nhập  những phản hồi này thông qua các cuộc khảo sát.
• Nhân viên: Nhân viên chính là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Do đó, nhân viên chính là người có thể nắm bắt rõ nhất những trải nghiệm cũng như phản hồi của khách hàng.

2.3 Hình thành tầm nhìn và chính sách chăm sóc khách hàng

Hình thành tầm nhìn và chính sách chăm sóc khách hàng được hình thành bởi mục tiêu kinh doanh và chiến lược tiêu dùng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi xây dựng tầm nhìn và chính sách này, bạn cần lưu ý:

• Giữ cho tầm nhìn rõ ràng, ngắn gọn: Một tầm nhìn rõ ràng, ngắn gọn sẽ giúp cho nhân viên, khách hàng dễ dàng thấu hiểu hơn. Ngoài ra, điều này cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi những hiểu lầm không đáng có.
• Chính sách hỗ trợ tầm nhìn: Bạn nên lựa chọn các chính sách phù hợp để hỗ trợ sự phát triển của tầm nhìn. Bên cạnh đó, những chính sách này còn có khả năng giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong quá trình chăm sóc khách hàng.

2.4 Đào tạo và huấn luyện đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng

Bạn nên thường xuyên tổ chức các buổi ngoại khóa, tập huấn để đào tạo và huấn luyện cho đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng. Điều này có thể giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp, hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cũng như làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

Trong thực tế, có rất nhiều hình thức để Doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho đội ngũ chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này.

Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.

Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:

• Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
• Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.

Đăng ký nhận ngay bản demo Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo tại đây:

Nhận ngay bản Demo phần nềm fTrain tại đây

3. Biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng

Để quá trình chăm sóc khách hàng được diễn ra hiệu quả, bạn có thể lập biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng để theo dõi, đánh giá việc này. Dưới đây là một ví dụ về biểu mẫu chăm sóc khách hàng mà bạn có thể tham khảo:

>>>TẢI NGAY: BIỂU MẪU QUY TRÌNH CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG MIỄN PHÍ

Trên đây là biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng bài viết trên đã đem đến cho bạn nhiều kiến thức bổ ích trong quá trình cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với Fastdo qua Fastdo.vn nhé!

>>>> Đừng bỏ lỡ: 

• 12+ App sắp xếp công việc: Giải pháp nắm trọn 20% đầu việc then chốt
• Nút thắt cổ chai (bottleneck) là gì? Tác động và cách xác định
• Cách phân công công việc trong nhóm hiệu quả [Kèm 2 biểu mẫu]
• Mệt mỏi với Excel? Thử ngay 12 phần mềm báo cáo công việc #1 sau
• Review chi tiết 20+ phần mềm quản lý công việc miễn phí, hiệu quả