Backlog là gì? 3 phương pháp quản lý backlog hiệu quả

Backlog được biết đến là một thuật ngữ quan trọng trong việc quản lý sản phẩm. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu cụ thể Backlog là gì và 3 phương pháp giúp quản lý backlog hiệu quả trong Doanh nghiệp.

1.Tổng quan về Backlog

Hãy cùng Fastdo tìm hiểu các thông tin tổng quan về backlog là gì với nội dung sau:

1.1.Backlog là gì?

Backlog – Công việc tồn đọng là danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành để hỗ trợ một kế hoạch chiến lược khác lớn hơn. Trong phát triển sản phẩm, backlog bao gồm các công việc ưu tiên mà nhóm đã thống nhất để thực hiện trong quá trình kế tiếp.

Không có một nguyên tắc chung cho việc tổ chức các công việc trong backlog. Tùy vào lộ trình của từng dự án cụ thể, Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức trình bày khác nhau, sao cho đảm bảo sự phù hợp. Điều quan trọng là Doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu của dự án để tổ chức backlog được hiệu quả nhất.

1.2.Những nội dung cơ bản của một Backlog là gì?

Nội dung cơ bản của một công việc tồn đọng sẽ khác nhau giữa các dự án. Tuy nhiên, bạn cần phải đảm bảo những nội dung chính sau khi xây dựng backlog:

• Nhiệm vụ cần hoàn thành.
• Thời gian dự tính để hoàn thành từng nhiệm vụ.
• Ai là người chịu trách nhiệm để hoàn thành nhiệm vụ đó.

1.3.Cách sử dụng Backlog

Thường được sử dụng với các kỹ thuật Agile như Scrum hoặc Kanban, Backlog có vai trò giúp nhà quản lý xác định và nắm bắt được tất cả nhiệm vụ. Bên cạnh đó, Backlog cũng giúp đảm bảo sự phù hợp giữa từng nhiệm vụ với cá nhân phụ trách.

Ngoài ra, Backlog được sử dụng như một công cụ giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan. Thông qua Công việc tồn đọng có thể, tiến độ của từng dự án sẽ được biểu diễn rõ ràng. Không những vậy, công cụ này còn giúp xác định những rủi ro có thể xảy ra tròn quá trình thực hiện.

2.Ý nghĩa của Backlog là gì?

Đối với nhiều ngành nghề, đặc biệt là sản xuất và xây dựng, backlog được sử dụng để chỉ khối lượng công việc đang vượt quá năng lực sản xuất của công ty. Điều này có thể mang ý nghĩa tích cực hoặc tiêu cực tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể. Ví dụ: Sự xuất hiện của backlog có thể do doanh số tăng hoặc dự báo hiệu quả sản xuất đang giảm.

Bên cạnh đó, với từng đối tượng cụ thể, backlog có ý nghĩa như sau:

2.1 Đối với Agile

Điểm mạnh của Agile chính là nhanh chóng mang lại giá trị cho khách hàng. Việc lặp lại quy trình và cải tiến liên tục sẽ giúp Doanh nghiệp cải thiện được sự hài lòng ở khách hàng của mình.

Việc xây dựng các phiên lập kế hoạch Sprint thường căn cứ vào Backlog về phạm vi, quy mô, nhiệm vụ phát triển vị trí và tài liệu tham khảo. Nếu không có những thông tin này, các nhóm phát triển Sprint sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá các tình huống, rủi ro của kế hoạch; đồng thời, không thể xây dựng một lộ trình chính xác cho kế hoạch đó.

Ngoài ra, backlog còn giúp các nhóm kỹ thuật dự đoán và lên kế hoạch trước cho những phương án có thể xảy ra. Điều này sẽ giúp họ chủ động hơn trong công việc, hạn chế tối đa các xung đột có thể diễn ra trong quá trình sản xuất. Điều này còn giúp họ có thểm kinh nghiệm khi gặp lại mặt hàng tương tự trong tương lai.

2.2 Đối với Product Manager  (PM) – giám đốc sản phẩm

Giám đốc sản phẩm phải tập trung vào các mục tiêu cấp cao để giải quyết các vấn đề cho thị trường mục tiêu của họ. Họ thu thập thông tin từ việc nghiên cứu thị trường, dữ liệu người dùng và trò chuyện với người bán hàng, khách hàng. Những thông tin trên sẽ được PM sắp xếp và xây dựng một kế hoạch chiến lược cấp cao về sản phẩm.

Với sự trợ giúp của Backlog, các PM nhận thức được về việc luôn có hàng loạt nhiệm vụ tiếp theo mà họ cần thực hiện. Điều này giúp cho quá trình phát triển sản phẩm của họ được cải tiến liên tục, mang lại chất lượng cao hơn.

3.Vai trò của Backlog là gì?

Một Backlog có thể phục vụ một số chức năng cần thiết cho một tổ chức như:

3.1 Hỗ trợ phân công nhiệm vụ dễ dàng

Mỗi backlog đều liệt kê và sắp xếp các chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và theo mức độ ưu tiên phù hợp. Chính vì thế, nhà quản lý sẽ dễ dàng trong việc phân công nhiệm vụ cho nhân sự trong các kế hoạch làm việc.

3.2 Cung cấp kế hoạch cụ thể cho công việc của nhóm

Một ưu điểm khác của backlog thể hiện ở sự thống nhất về các hạng mục công việc mà nhóm kế hoạch sẽ giải quyết. Do đó, với danh sách công việc tồn đọng, nhân sự có thể hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện các công việc. Họ sẽ không còn tình trạng phải băn khoăn không biết nên phải làm gì trước.

3.3 Tạo điều kiện để thảo luận sâu hơn về sản phẩm

Không phải tất cả các nhiệm vụ trong một sản phẩm tồn đọng đều được hoàn thiện và sẵn sàng để thực hiện. Đôi khi, nhà quản lý sẽ đặt các hạng mục vào mục tồn đọng ở cuối để thể hiện rằng đây chưa phải là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu và chúng cũng là yếu tố cần được thảo luận thêm.

Điều này sẽ tạo điều kiện cho các thành viên bàn luận sâu hơn về những vấn đề này. Qua đó, vấn đề được khai thác và phân tích ở mức độ chi tiết, giúp nhóm làm việc có thêm nhiều cải tiến mới hơn cho các quá trình làm việc tiếp theo.

4. Các bước quan trọng cần nắm khi tạo Backlog

Công việc tồn đọng là một phương pháp hoàn hảo để thông báo cho các bên liên quan về tiến độ và trạng thái của dự án. Vì vậy, khi tạo Backlog, nhà quản lý cần nắm rõ một số điều như sau:

• Khi lập kế hoạch để tạo ra một mô tả dự án, Doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố: Mục tiêu và Kết quả mong muốn đạt được.
• Sau khi đã xác định, Doanh nghiệp tiến hành xác định các hoạt động chi tiết để đạt được mục tiêu đó.
• Xác định thời gian cần thiết để đảm bảo hoàn thành mỗi hoạt động
• Phân công từng hoạt động cho từng thành viên trong nhóm dự án
• Xác định ý nghĩa và tầm quan trọng của các nhiệm vụ
• Trong quá trình triển khai, cần duy trì Backlog và điều chỉnh nó khi cần thiết

5. 2 loại Backlog phổ biến

Hiện nay, Backlog được chia thành 2 loại phổ biến, đó là: Product Backlog và Sprint Backlog.

5.1 Product Backlog là gì?

Product Backlog – Công việc tồn đọng phát triển sản phẩm, là danh sách các công việc hoặc tính năng cần thiết phải hoàn thành để nâng cấp hoặc ra mắt sản mới.Công cụ này có thể được các PM, nhà phát triển hoặc các bên liên quan sử dụng để theo dõi tiến trình của dự án và đưa ra quyết định về tính ưu tiên của nhiệm vụ.

Các yếu tố để ưu tiên nhiệm vụ cần thiết trong Product Backlog như: giá trị kinh doanh, sự phức tạp, sự khẩn cấp, yếu tố may rủi,…

5.2 Sprint Backlog là gì?

Sprint Backlog là tập hợp các nhiệm vụ cần được hoàn thành trong một phiên sprint tiếp theo. Giá tri kinh doanh và sự rủi ro là hai yếu tố được ưu tiên trong các nhiệm vụ của Sprint Backlog. Đây được xem là yếu tố đầu ra của mỗi kế hoạch sprint.

5.3 Sự khác biệt giữa Product Backlog và Sprint Backlog

Product Backlog là danh sách các nhiệm vụ sản phẩm liên quan, bao gồm tất cả những thống nhất của các phòng ban chức năng trong việc tạo ra sản phẩm hoặc cải tiến sản phẩm. Các mục này sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, từ đó giúp nhóm biết được các công việc cần làm tiếp theo.

Trong khi đó, Sprint Backlog là một danh sách con được lấy ra từ Product Backlog. Những mục mà nhóm xác định trong Sprint là nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành ngay sau đó.

Sau đây là các điểm khác nhau cơ bản giữa hai khám niệm này và cách mà chúng hoạt động với nhau:

• Các mục Sprint Backlog được lấy trực tiếp từ danh sách các Product Backlog.
• Product Backlog được thay đổi thường xuyên. Trong khi đó, Sprint Backlog phải được giữ cố định xuyên suốt một phiên lập kế hoạch Sprint.
• Product Backlog nên được theo dõi, kiểm soát và chuẩn bị thường xuyên. Điều này sẽ giúp nhóm phát triển có thể đảm bảo được tính hiệu quả của Sprint Backlog và xác định các nhiệm vụ phù hợp thuộc công việc tồn đọng của kỳ Sprint tiếp theo.
• Vào cuối kỳ Sprint, nếu nhóm thực hiện vẫn chưa hoàn thành các công việc còn tồn đọng, Hãy sắp xếp chúng vào kỳ Sprint backlog tiếp theo nếu chúng có mức độ ưu tiên cao.

6. 3 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

Có một vài cách khác nhau để quản lý Backlog hiệu quả. Trong nội dung này, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn 3 cách phổ biến nhất để quản lý công việc tồn đọng: Sử dụng phương pháp Kanban, sử dụng bảng tính, sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch.

• Bảng Kanban: 

Đây là một bảng biểu mẫu tạo ra một minh họa trực quan về các nhiệm vụ cần hoàn thành. Với phương pháp này, nhà quản lý có thể theo dõi tiến trình của mỗi hoạt động.

• Bảng tính: 

Người quản lý có thể sử dụng các công cụ bảng tính như Excel hay Google Sheets để quản lý backlog của nhóm. Đây là một phương pháp hiệu quả để theo dõi các nhiệm vụ của Doanh nghiệp và đảm bảo chúng đang diễn ra theo đúng kế hoạch. 

• Phần mềm quản trị kế hoạch:

Phần mềm quản lý dự án sẽ là một giải pháp tối ưu giúp Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý các công việc thuộc backlog. Với các tính năng vượt trội, đây sẽ là công cụ giúp bạn có thể quản lý và theo dõi tiến độ các công việc tồn đọng hiệu quả nhất.

Phần mềm fPlan của Fastdo là giải pháp giúp đơn giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của nhóm. Phần mềm cho phép bạn tạo kế hoạch và quản lý kế hoạch với 3 chế độ: Danh sách, biểu đồ Gantt, Bảng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể trao đổi công việc trực tiếp và cập nhật các báo cáo theo thời gian thực với fPlan.

Trên đây là chia sẻ của Fastdo về backlog là gì và các phương pháp quản lý backlog hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và giúp nhà lãnh đạo, quản lý theo dõi được tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành!

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking
• [REVIEW] Phần mềm Base là gì? Đánh giá nền tảng Base có tốt không?
• 12+ phần mềm chấm công tối ưu, giải phóng 80% thời gian quản lý công
• [TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình
• Tự động hóa Doanh nghiệp và quy trình 5 bước hiệu quả