Phiếu lương là tờ kê chi tiết các khoản tiền một nhân viên được nhận và bị trừ trong một kỳ lương.
Bài này giải thích phiếu lương gồm những mục nào, đưa một mẫu dạng bảng có ví dụ số để dùng ngay, và hướng dẫn cách lập phiếu từ bảng lương tổng, kể cả cách gửi bản điện tử mà vẫn giữ được bí mật thu nhập.
1. Phiếu lương là gì và vì sao doanh nghiệp cần lập
Phiếu lương là bản kê của riêng từng người, lấy số liệu từ bảng lương chung của cả cửa hàng hoặc công ty. Bảng lương dành cho kế toán và chủ doanh nghiệp đối chiếu toàn bộ; phiếu dành cho từng nhân viên kiểm tra lại tiền của mình.
Có ba lý do nên lập phiếu đều đặn mỗi kỳ:
- Đáp ứng quy định về thông báo bảng kê trả lương. Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021) nêu mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ nếu có.
- Giảm tranh cãi. Khi nhân viên thấy từng dòng thu và trừ, họ ít phải nhắn hỏi quản lý “tại sao tháng này ít hơn”. Mỗi khiếu nại đều có số liệu để đối chiếu với bảng công.
- Có chứng từ lưu. Phiếu đã gửi là bằng chứng doanh nghiệp đã thông báo đầy đủ, đồng thời là căn cứ khi nhân viên cần xác nhận thu nhập (xem thêm mẫu giấy xác nhận lương).
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
2. Phiếu lương gồm những mục nào
Một phiếu lương dùng được cho cửa hàng, nhà hàng hay văn phòng thường có bốn khối: thông tin chung, thu nhập, khấu trừ và thực nhận.
Khối 1: Thông tin chung
- Tên doanh nghiệp hoặc chi nhánh, kỳ lương (ví dụ tháng 10/2026).
- Họ tên, mã nhân viên, vị trí, bộ phận hoặc cửa hàng.
- Số công chuẩn, số công thực tế, số giờ làm thêm, số giờ làm đêm.
Khối 2: Các khoản thu nhập
- Lương theo hợp đồng hoặc lương theo công thực tế.
- Phụ cấp (ăn ca, xăng xe, trách nhiệm…), ghi riêng từng loại.
- Tiền làm thêm giờ, tiền làm đêm: ghi số giờ và hệ số để nhân viên tự kiểm.
- Thưởng (chuyên cần, thi đua, doanh số…).
Khối 3: Các khoản khấu trừ
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phần người lao động đóng.
- Thuế thu nhập cá nhân nếu có.
- Tạm ứng đã nhận trong kỳ.
- Khoản bồi thường thiệt hại (nếu có) kèm lý do. Khoản 2 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 cho người lao động quyền được biết lý do khấu trừ; vì vậy mỗi dòng trừ cần có ghi chú ngắn.
Khối 4: Thực nhận và xác nhận
- Tổng thu nhập, tổng khấu trừ, số tiền thực nhận (bằng số, có thể kèm bằng chữ).
- Hình thức nhận (chuyển khoản hay tiền mặt) và ngày trả.
- Dòng liên hệ khi cần giải trình: tên người phụ trách và thời hạn phản hồi, ví dụ trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận phiếu.
3. Mẫu phiếu lương có ví dụ số
Dưới đây là phần xem trước của mẫu dạng bảng. Toàn bộ số liệu là ví dụ minh hoạ với số giả định đơn giản, không phản ánh mức lương thực tế của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Xem trước: Phiếu lương tháng 10/2026 (ví dụ minh hoạ)
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Nhân viên | Nhân viên A (mã NV017), phục vụ |
| Công chuẩn / công thực tế | 26 / 24 |
| Mức lương hợp đồng | 7.800.000 đồng |
| STT | Khoản mục | Cách tính | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|---|
| I | Thu nhập | ||
| 1 | Lương theo công thực tế | 7.800.000 / 26 x 24 | 7.200.000 |
| 2 | Phụ cấp ăn trưa | 25.000 x 24 ngày | 600.000 |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
File đầy đủ còn các dòng phụ cấp xăng xe, tiền làm thêm giờ, thưởng, khấu trừ bảo hiểm và tạm ứng, tổng thu nhập, tổng khấu trừ và số thực nhận, kèm cột cách tính để nhân viên tự kiểm.
Cách kiểm nhanh một dòng làm thêm giờ: lương hợp đồng chia công chuẩn được tiền một ngày công, chia tiếp cho 8 giờ được tiền một giờ, nhân hệ số 150% rồi nhân số giờ làm thêm. Cuối cùng, thực nhận bằng tổng thu nhập trừ tổng khấu trừ.
Hai lưu ý về ví dụ này. Một là mức đóng bảo hiểm giả định bằng đúng mức lương hợp đồng và thu nhập giả định chưa đến ngưỡng chịu thuế thu nhập cá nhân; thực tế cần xem hợp đồng và quy định hiện hành.
Hai là hệ số 150% là mức tối thiểu cho giờ làm thêm vào ngày thường theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019; chi tiết các mức khác xem bài cách tính lương làm thêm giờ.
Về tỷ lệ bảo hiểm: người lao động đóng 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất (khoản 1 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, số 41/2024/QH15), 1,5% bảo hiểm y tế (khoản 1 Điều 6 Nghị định 188/2025/NĐ-CP) và bảo hiểm thất nghiệp tối đa 1% theo khoản 1 Điều 33 Luật Việc làm 2025, hiện đóng 1% theo Nghị định 374/2025/NĐ-CP.
Tỷ lệ có thể thay đổi khi luật sửa đổi, nên hãy đối chiếu quy định hiện hành khi lập phiếu.
4. Cách lập phiếu lương từ bảng lương, từng bước
Phiếu chỉ đúng khi bảng lương đúng. Quy trình gọn cho cửa hàng nhỏ và chuỗi:
- Chốt bảng công. Lấy dữ liệu công, ca, giờ làm thêm, giờ làm đêm đã được quản lý xác nhận. Đơn từ nghỉ phép, đổi ca phải xử lý xong trước ngày chốt.
- Tính từng khoản trong bảng lương. Dùng đúng công thức đã ghi trong hợp đồng và quy chế lương. Cách tính tổng quan xem cách tính lương hàng tháng; mẫu bảng tổng xem mẫu bảng lương nhân viên.
- Đối chiếu tổng. Tổng thực nhận của các phiếu phải bằng tổng thực nhận trên bảng lương. Lệch một dòng là phải tìm ra trước khi gửi.
- Tạo phiếu theo mẫu cố định. Mỗi người một phiếu, cùng cột, cùng thứ tự để dễ so sánh giữa các kỳ.
- Gửi đúng người, đúng kênh và ghi lại thời điểm gửi.
- Mở thời hạn giải trình. Nhân viên thắc mắc thì quản lý đối chiếu với bảng công và trả lời bằng văn bản ngắn; sửa sai thì ghi chú ở kỳ lương sau hoặc phiếu điều chỉnh.
Sai sót hay gặp: gộp phụ cấp thành một dòng nên nhân viên không biết khoản nào thuộc loại nào; quên ghi số giờ làm thêm; ghi khấu trừ mà không có lý do; làm tròn mỗi dòng khác nhau khiến tổng lệch vài trăm đồng.
5. Gửi phiếu lương điện tử và giữ bí mật thu nhập
Gửi bản điện tử nhanh và dễ lưu, nhưng cần quy tắc để thu nhập của người này không đến tay người khác.
- Gửi riêng từng người. Không đăng bảng lương chung vào nhóm chat. Dùng tin nhắn riêng, email cá nhân hoặc cổng nhân viên.
- Đặt mật khẩu cho tệp (PDF hoặc Excel) và gửi mật khẩu qua kênh khác, nếu gửi qua email.
- Giới hạn người xem. Chỉ kế toán, người phụ trách nhân sự và chủ doanh nghiệp được truy cập tệp tổng. Quản lý cửa hàng chỉ thấy phần cần thiết cho việc xác nhận công.
- Lưu vết. Giữ bản phiếu đã gửi theo từng kỳ, ghi người gửi và ngày gửi.
- Có quy ước thời hạn phản hồi để chốt lương nhanh, tránh để thắc mắc kéo sang kỳ sau.
- Kiểm tra trước khi gửi hàng loạt. Gửi thử cho một người và kiểm tên, kỳ lương, tổng tiền.
Nếu dữ liệu công còn làm tay trên Excel, bước quan trọng nhất là chuẩn hoá bảng công, vì mọi dòng thu nhập đều xuất phát từ đó.
Nhận file đầy đủ
Muốn có mẫu phiếu lương đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Nhận về rồi chỉnh theo quy chế lương của quán là dùng được.
6. Câu hỏi thường gặp
Phiếu lương có bắt buộc không?
Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bảng kê trả lương cho người lao động mỗi lần trả lương, ghi rõ các khoản nêu trên.
Điều khoản này không nêu một hình thức cụ thể, nên doanh nghiệp có thể chọn cách thông báo (giấy, tin nhắn, email, phần mềm) và nên chọn cách có thể lưu lại bằng chứng đã thông báo.
Phiếu lương và bảng lương khác nhau thế nào?
Bảng lương tổng hợp lương của nhiều người để kế toán kiểm soát; phiếu chỉ gồm số liệu của một người và gửi cho chính người đó.
Có cần nhân viên ký nhận phiếu lương không?
Pháp luật không đòi mẫu ký riêng cho phiếu này theo nội dung chúng tôi đã đọc. Nhiều doanh nghiệp vẫn lưu bằng chứng đã gửi hoặc xin nhân viên xác nhận đã nhận, để sau này dễ chứng minh. Nên hỏi kế toán nếu cần mẫu ký nhận.
Làm thế nào gửi phiếu lương cho hàng chục nhân viên nhiều chi nhánh?
Dùng một mẫu cố định, xuất từ bảng lương đã đối chiếu và gửi theo từng cá nhân. Phân quyền để quản lý chi nhánh chỉ nhìn thấy dữ liệu cần xác nhận công, không xem thu nhập người khác.
Nhân viên phát hiện sai thì xử lý ra sao?
Đối chiếu với bảng công và đơn từ đã duyệt. Nếu sai thật, bổ sung hoặc điều chỉnh vào kỳ lương gần nhất và ghi chú rõ lý do trên phiếu.
7. Fastdo hỗ trợ khâu chấm công làm đầu vào cho phiếu lương
Phiếu lương chính xác bắt đầu từ bảng công chính xác. fCheckin là phần mềm chấm công Wifi-GPS có ứng dụng trên iOS và Android và bản web, tự tổng hợp công theo ca, đơn từ và nghỉ phép, có quyền sửa công với lịch sử chỉnh sửa được lưu lại, và xuất báo cáo công ra Excel để đối chiếu trước khi tính lương. fCheckin phục vụ khâu công ca; việc tính lương và lập phiếu vẫn theo quy chế của doanh nghiệp.
Xem chi tiết tại fCheckin và bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động 2019, số 45/2019/QH14 (ban hành 20/11/2019, hiệu lực 01/01/2021), Điều 95 khoản 3, Điều 98, Điều 102. Trích qua hethongphapluat.com (nguồn thứ cấp): https://hethongphapluat.com/bo-luat-lao-dong-2019/dieu-95 ; …/dieu-98 ; …/dieu-102. Truy cập 18/10/2026. Bản ghi chính thức của văn bản: https://vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-van-ban-goc.aspx?ItemID=139264 và https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=198540 ; nội dung điều khoản đối chiếu qua https://hoatieu.vn/phap-luat/luat-lao-dong-45-2019-qh14-189872 .
- Tỷ lệ đóng bảo hiểm của người lao động (Luật BHXH 2024 số 41/2024/QH15 khoản 1 Điều 33; Nghị định 188/2025/NĐ-CP; Luật Việc làm 2025 số 74/2025/QH15), qua bài tổng hợp của LuatVietnam: https://luatvietnam.vn/bao-hiem/tu-2026-muc-dong-bhxh-bhyt-bhtn-cua-nld-va-nsdld-duoc-tinh-nhu-the-nao-563-106906-article.html . Truy cập 18/10/2026. Bảo hiểm thất nghiệp: Báo Chính phủ, https://baochinhphu.vn/quy-dinh-moi-ve-muc-dong-va-huong-bao-hiem-that-nghiep-102260107171705469.htm ; Cổng BHXH Việt Nam, https://baohiemxahoi.gov.vn/tintuc/Pages/linh-vuc-bao-hiem-xa-hoi.aspx?ItemID=25535&CateID=168 .
