[REVIEW] Jira là gì? Tính năng và 5 cách sử dụng phần mềm Jira từ A – Z

Bạn đang thắc mắc Jira là gì cũng như tính năng và cách sử dụng phần mềm? Vậy thì bạn hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Fastdo. Chúng tôi sẽ cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích liên quan về ứng dụng theo dõi lỗi và quản lý vấn đề dự án Jira. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Phần mềm Jira là gì?

Jira Software là một phần mềm quản lý công việc được thiết kế theo mô hình Agile, ban đầu được phát triển nhằm hỗ trợ các kỹ sư phần mềm trong việc kiểm soát lỗi, lưu trữ lịch sử chỉnh sửa, tìm kiếm thông tin và tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.

Từ nền tảng này, Atlassian – công ty sáng lập Jira – đã thực hiện hàng loạt các thương vụ M&A nổi bật và áp dụng các chiến lược tích hợp sản phẩm đầy sáng tạo, từ đó không ngừng cải tiến và mở rộng Jira để phù hợp với quy trình làm việc của nhiều nhóm khác nhau, trong các dự án và doanh nghiệp thuộc đa dạng ngành nghề.

Jira Software hiện nay không chỉ phục vụ cho các nhóm phát triển phần mềm mà còn là công cụ mạnh mẽ hỗ trợ quản lý quy trình công việc trong các lĩnh vực như marketing, nhân sự, sản xuất, và quản lý dự án. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Jira cho phép người dùng cấu hình workflow theo nhu cầu cụ thể của từng tổ chức, giúp quản lý và theo dõi công việc chi tiết, dễ dàng điều chỉnh khi yêu cầu dự án thay đổi.

Tuy nhiên, Jira Software vẫn được sử dụng phổ biến nhất bởi các nhóm phát triển phần mềm như một công cụ kiểm thử sản phẩm, giúp theo dõi, phát hiện các lỗi (bugs) và các vấn đề trong suốt quá trình triển khai dự án. Với các tính năng như backlog, sprint, và biểu đồ Burnup/Burndown, Jira hỗ trợ nhóm Agile lập kế hoạch và quản lý tiến độ dễ dàng, theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ trong dự án.

2. Các thành phần, thuật ngữ cơ bản cần biết khi sử dụng Jira

Để hiểu rõ hơn về Jira là gì và cách sử dụng hiệu quả, dưới đây là những thành phần và thuật ngữ cơ bản mà bạn nên nắm vững:

• Roles (Vai trò): Trong Jira, roles xác định vai trò của từng thành viên tham gia vào dự án. Các vai trò này giúp chỉ định trách nhiệm cụ thể, phân quyền truy cập và thiết lập người đảm nhận từng nhiệm vụ trong dự án. Người được thêm vào vai trò cụ thể sẽ có quyền tạo Resource Allocation (phân bổ nguồn lực) và tham gia vào Project Team của các hoạt động sau này.
• Issue (Vấn đề): Issue trong Jira đại diện cho các đơn vị công việc cụ thể, bao gồm tasks (nhiệm vụ), bugs (lỗi), features (tính năng), hoặc bất kỳ loại công việc nào khác liên quan đến dự án. Issue giúp theo dõi mọi công việc trong suốt vòng đời của dự án và là yếu tố trung tâm để quản lý tiến độ, phân công công việc và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Project (Dự án): Project trong Jira là nơi tập hợp tất cả các issue liên quan đến một dự án cụ thể. Đây cũng là nơi quản trị viên thiết lập quyền truy cập và phân quyền cho các thành viên tham gia, giúp đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể thực hiện các hành động nhất định trên dự án.
• Component (Thành phần): Component là một phần của dự án, giúp phân chia công việc thành các đơn vị nhỏ hơn và dễ quản lý hơn. Đây là nơi mà bạn có thể nhập tất cả các sản phẩm của dự án, lấy dữ liệu từ kế hoạch và phân loại thành các nhóm công việc cụ thể, giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi và điều phối.
• Workflow (Quy trình công việc): Workflow là quy trình hoàn chỉnh từ khi tạo ra một issue cho đến khi hoàn thành nó. Nó giúp định nghĩa các bước cơ bản mà một issue phải trải qua, bao gồm các trạng thái như “Mới tạo”, “Đang thực hiện”, và “Hoàn thành”. Workflow cung cấp cái nhìn toàn diện về quá trình làm việc và giúp nhóm kiểm soát tiến độ của từng nhiệm vụ.
• Priority (Mức độ ưu tiên): Priority cho biết mức độ quan trọng của mỗi issue. Nó giúp nhóm làm việc hiểu rõ vấn đề nào cần được giải quyết ngay lập tức và vấn đề nào có thể đợi xử lý sau, từ đó tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và thời gian.
• Status (Trạng thái): Status đại diện cho tình trạng hiện tại của một issue trong workflow. Các trạng thái phổ biến bao gồm “Mới tạo”, “Đang tiến hành”, “Đang chờ đánh giá”, và “Hoàn thành”. Trạng thái cho phép nhóm biết được vị trí hiện tại của công việc và những gì cần làm tiếp theo.

3. Hướng dẫn cách sử dụng jira trong quản lý dự án

3.1 Tạo mới một Issue

Sau đây là nội dung hướng dẫn các bước để tạo một Issue mới:

• Bước 1: Chọn Create trên Top bar.
• Bước 2: Nhập thông tin dữ liệu liên quan đến dự án bao gồm tên dự án, loại issue, nội dung tóm tắt, độ ưu tiên, thời gian hoàn thành…
• Bước 3: Chọn cấu hình issue Thực hiện chọn Configure Fields > Chọn Custom. Sau đó, bạn hãy chọn trường thông tin mong muốn ẩn/ hiện hoặc chọn all để hiển thị tất cả.

3.2 Các thao tác với Issue

Bạn có thể thao tác với Issue theo nội dung hướng dẫn dưới đây:

• Sao chép issue: Mở Issue cần sao chép rồi chọn More và Clone.
• Chuyển đổi sub-task/issue và ngược lại: Bạn hãy chọn Sub-task/issue cần chuyển. Sau đó, bạn hãy chọn More > Convert to Issue hoặc Convert to Sub-Task.
• Theo dõi và phân loại, tìm kiếm issue thông qua nhãn dán: Bạn hãy chọn Issue cần thao tác rồi chọn More > Labels để thực hiện thêm và xóa nhãn.

3.3 Tìm kiếm Issue

Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các mẹo tìm kiếm Issue bằng các thao tác đơn giản nhất qua nội dung dưới đây:

• Nếu bạn muốn tìm kiếm nhanh thì chỉ cần thực hiện nhập từ khóa vào Quick Search và Enter.
• Đối với tìm kiếm cơ bản, bạn hãy vào menu Issues trên Header bar rồi chọn Search for issue.
• Ở mức tìm kiếm nâng cao, bạn hãy vào menu Issues trên Header bar và chọn Search for issue > Advanced.
• Thao tác với kết quả
  • Tùy chỉnh giao diện hiển thị: Listview/ Detail view.
  • Thay đổi thứ tự sắp xếp trên từng cột: Nhấn vào tên cột.
  • Ẩn/hiện cột: Nhấp vào Columns rồi chọn các cột cần ẩn/ hiện.
  • Xem chi tiết các Issue: Chọn vào từ khóa hoặc tên Issue.

3.4 Tạo bộ lọc tìm kiếm

Hệ thống Jira gồm 2 loại bộ lọc chính:

• Bộ lọc hệ thống (System filter): là các bộ lọc có sẵn trong hệ thống .
• Bộ lọc yêu thích (Favorite filter): là các bộ lọc do người dùng tạo ra.

Để tạo bộ lọc trong phần mềm Jira, bạn hãy chọn Issues > Search for Issues để xác định tìm kiếm. Cuối cùng, bạn hãy nhấp vào Save as và chọn tên cho một bộ lọc mới của bạn. Bạn cũng có thể xem bộ lọc vừa tạo bằng cách nhấp vào Isseus. Ngoài ra, bạn còn có thể thực hiện một số thao tác sau khi đã tạo bộ lọc như cập nhật bộ lọc, xóa bộ lọc, tạo thêm bộ lọc ẩn danh, chia sẻ bộ lọc…

3.5 Lập báo cáo

Điểm nổi bật khi sử dụng Jira là có thể đem đến cái nhìn tổng quan qua việc cung cấp kết quả với hơn chục loại báo cáo khác nhau. Những loại báo cáo tiêu biểu là:

• Thống kê số lượng issue theo thời gian.
• Hiển thị số lượng issue đã được tạo và và số lượng issue đã giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định do bạn lựa chọn.
• Hiển thị các báo cáo thống kê theo sự lựa chọn của bạn.
• Báo cáo số lượng Issue đã được tạo lập trong một khoảng thời gian nhất định do bạn lựa chọn.

4. Ưu và nhược điểm của Jira là gì?

Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ưu và nhược điểm của Jira là gì. Qua đó, bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề phần mềm có phù hợp để bạn sử dụng hay không.

4.1 Ưu điểm

Trong hàng trăm nghìn ứng dụng công nghệ hiện đại, Jira Software nổi bật với các ưu điểm vượt trội như:

• Nhiều tính năng chuyên sâu và khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ: Jira được trang bị các tính năng quản lý dự án chi tiết, hỗ trợ người dùng trong việc cấu hình và tùy chỉnh workflow theo nhu cầu riêng, phù hợp với những dự án phức tạp và quy mô lớn.
• Đặc biệt thích hợp cho các dự án phát triển phần mềm và CNTT: Jira được thiết kế tối ưu cho việc phát triển phần mềm, hỗ trợ các phương pháp làm việc Agile như Scrum và Kanban, giúp các nhóm phát triển và bộ phận CNTT quản lý công việc một cách hiệu quả.
• Quản lý công việc bằng bảng đa dự án: Người dùng có thể quản lý công việc từ nhiều dự án khác nhau trên cùng một giao diện, giúp tối ưu hóa việc theo dõi và xử lý các nhiệm vụ liên quan.
• Tương thích với nhiều ngôn ngữ lập trình: Jira hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình phổ biến như Java, Groovy, PHP, giúp các nhà phát triển dễ dàng tích hợp và mở rộng.
• Không có tiêu chuẩn mã hóa phức tạp: Jira cho phép thiết lập plugin mới hoặc thực hiện custom code một cách nhanh chóng mà không cần mã hóa phức tạp, giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng.
• Tích hợp đa dạng với các công cụ khác: Jira có khả năng tích hợp với các công cụ làm việc nhóm như Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Zoom, cũng như các phần mềm quản lý công việc khác trong hệ sinh thái Atlassian như Trello, Confluence, Bitbucket, giúp tạo ra một môi trường làm việc toàn diện và hiệu quả.

4.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, Jira Software cũng tồn tại một số nhược điểm mà người dùng cần cân nhắc:

• Hạn chế của gói miễn phí: Gói miễn phí của Jira giới hạn tối đa 10 người dùng, khả năng lưu trữ thấp (chỉ 2GB), giới hạn vai trò và quyền truy cập, hạn chế số lần tự động hóa mỗi tháng, và không có khả năng kiểm tra nhật ký hoạt động (audit logs). Những hạn chế này có thể không phù hợp với các nhóm lớn hoặc yêu cầu lưu trữ nhiều.
• Giao diện phức tạp: Giao diện của Jira được thiết kế với nhiều thuật ngữ và khái niệm kỹ thuật chuyên sâu, đặc biệt liên quan đến phát triển phần mềm và Agile, khiến cho người dùng mới, nhất là những người ít kinh nghiệm về công nghệ, có thể cảm thấy khó khăn khi bắt đầu sử dụng.
• Thời gian làm quen dài: Với nhiều tính năng đa dạng và chuyên sâu, Jira đòi hỏi người dùng phải dành nhiều thời gian để tìm hiểu và làm quen. Điều này có thể trở thành trở ngại cho những người cần một công cụ đơn giản và dễ sử dụng ngay từ đầu.
• Chi phí sử dụng cao: Các gói trả phí của Jira có chi phí khá đắt đỏ, đặc biệt khi áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng người dùng lớn. Ngoài ra, chi phí tăng dần theo số lượng người dùng và mức độ mở rộng tính năng, khiến cho việc sử dụng Jira trở nên tốn kém đối với một số doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin về khái niệm Jira là gì và phần mềm này có những tính năng nổi bật nào. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu thêm về phần mềm Fastdo thì hãy liên hệ cho chúng tôi theo thông tin bên dưới để nhận được sự tư vấn tận tình nhé! Cảm ơn vì đã theo dõi bài viết.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:

• Trello là gì? Hướng dẫn cách dùng và review phần mềm Trello
• SAP là gì? Tính năng và ứng dụng của phần mềm SAP
• Đánh giá phần mềm XSEO có tốt không? Nên dùng hay không?
• Slack là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm Slack thành thạo