13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc

Kỹ năng quản lý dự án là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên một người quản lý xuất sắc. Qua bài viết dưới đây, Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn 13 kỹ năng cần thiết trong việc quản lý dự án mà bất cứ người lãnh đạo nào cũng cần phải có. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. 13 Kỹ năng cần trau dồi khi quản lý dự án cho người mới bắt đầu

1.1 Khả năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo có vai trò rất quan trọng đối với người quản lý và là yếu tố quyết định đến hiệu quả cũng như tiến độ làm việc của nhân viên. Nó không đơn thuần là việc dẫn dắt đội ngũ mà còn đòi hỏi khả năng đưa ra tầm nhìn chiến lược và xây dựng một môi trường khuyến khích sự sáng tạo. Thực tế cho thấy, những dự án lớn, phức tạp thường được dẫn dắt bởi người lãnh đạo biết tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhóm đồng thời quản lý được các thách thức, thay đổi và bất ngờ.

Ví dụ: Trong quá trình xây dựng một dự án phát triển phần mềm chấm công, khi đối mặt với khó khăn từ việc thay đổi yêu cầu của khách hàng, người quản lý có thể tổ chức các cuộc họp chiến lược, giúp đội ngũ hiểu rõ mục tiêu và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Điều này không chỉ giúp dự án hoàn thành mà còn nâng cao tinh thần đội nhóm.

Ngoài ra, nhiều người vẫn còn suy nghĩ sai lầm rằng khả năng lãnh đạo là năng lực bẩm sinh. Tuy nhiên, nếu bạn chịu khó học hỏi, cố gắng và luôn không ngừng nỗ lực thì việc trở thành một nhà lãnh đạo tài ba sẽ là điều hoàn toàn có thể.

1.2. Giao tiếp và đàm phán

Một dự án thành công phụ thuộc rất nhiều vào sự minh bạch và cam kết của người quản lý trong việc truyền đạt thông tin. Vì vậy, giao tiếp là kỹ năng quản lý quyết định đến 70-80% sự thành công của dự án. Kỹ năng giao tiếp giúp các bên liên quan trong dự án kết nối và hiểu định hướng kế hoạch theo đúng như những gì đã đề ra. Bạn sẽ không thể trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu không thể nói rõ nhân viên của mình cần phải làm gì.

Ngoài ra, một kỹ năng quản lý dự án khác luôn đi kèm với kỹ năng giao tiếp là kỹ năng đàm phán. Đây là kỹ năng giúp giảm thiểu xung đột và tìm ra giải pháp trung gian thông qua quá trình trao đổi, thương lượng với khách hàng, nhà đầu tư,… Việc đàm phán thành công sẽ đồng thời mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng cũng như các bên liên quan và nhân viên của bạn.

Ví dụ: Một quản lý dự án xây dựng, để đảm bảo tiến độ và giữ nguyên ngân sách, kỹ năng quản lý dự án bạn cần là đàm phán với nhà thầu về việc cung cấp vật liệu và thời gian giao hàng phù hợp, và khả năng giao tiếp với khách hàng thông qua việc thường xuyên cập nhật về tiến độ của dự án với họ.

1.3. Kỹ năng lập lịch trình quản lý dự án

Muốn công việc có thể hoàn thành đúng thời hạn được đặt ra thì người quản lý dự án cần phải lập ra một lịch trình làm việc khoa học, hợp lý. Việc này sẽ giúp họ xác định những công việc nào nên ưu tiên hoặc việc chưa cần làm ngay để tối ưu năng suất và hiệu quả làm việc.

Ví dụ: Trong một dự án phát triển phần mềm, nhà quản lý dự án phân chia các nhiệm vụ thành các gói công việc nhỏ hơn, từ đó theo dõi từng phần và đảm bảo rằng mọi giai đoạn đều bám sát tiến độ đã đề ra.

Ngoài ra, lập lịch trình quản lý đặc biệt quan trong với các dự án cần trao đổi trên đa nền tảng, thường phải đối mặt với việc thay đổi yêu cầu từ khách hàng và cần cập nhật lịch trình liên tục​. Trong trường hợp này, học cách sử dụng các công cụ lập kế hoạch (như sơ đồ Gantt, Microsoft Project) cũng là một cách để quản lý cải thiện hiệu quả theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi.

1.4. Kỹ năng quản lý chi phí

Các công việc đầu tiên khi bắt tay vào thực hiện dự án là phải hoạch định các phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực,… Từ đó, bạn sẽ lập ra được bảng chi phí mà dự án cần có để duy trì. Tuy nhiên, ngân sách nhiều hay ít không quan trọng bằng việc chi tiêu sao cho phù hợp. Vì vậy, bạn cũng cần có kế hoạch chi tiêu hợp lý để không vượt quá ngân sách cho phép.

Ví dụ: Trong một dự án xây dựng cầu, quản lý phải đàm phán với nhà thầu về chi phí, kiểm tra liên tục tiến độ để tránh phát sinh thêm chi phí không cần thiết.

1.5. Kỹ năng quản trị rủi ro

Trong một dự án, rủi ro có thể đến từ nhiều yếu tố như tài chính, kỹ thuật, hoặc nhân sự. Một trong những chìa khóa để thành công là nhận diện rủi ro từ sớm và phát triển chiến lược ứng phó trước khi rủi ro trở thành vấn đề thực sự​.

Vì vậy, người quản lý giỏi là người có khả năng quản lý rủi ro dự án. Họ phải có tầm nhìn xa trông rộng, lường trước được mọi trường hợp xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, xác định các nguy cơ tiềm tàng, phân tích rủi ro và đánh giá mức độ ảnh hưởng. Sau đó, họ sẽ lập ra những kế hoạch dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra cho dự án để có thể kịp thời kiểm soát tình hình.

Ví dụ: Trong dự án xây dựng cơ sở hạ tầng, việc thay đổi chính sách pháp lý có thể dẫn đến tăng chi phí hoặc kéo dài tiến độ. Nhà quản lý dự án phải chuẩn bị sẵn các biện pháp dự phòng như điều chỉnh quy trình hợp đồng hoặc dự trù ngân sách bổ sung để ứng phó với rủi ro pháp lý.

1.6. Khả năng quản lý nhiệm vụ, phân công công việc

Quản lý nhiệm vụ là một trong những kỹ năng quản lý dự án vô cùng quan trọng vì các nhiệm vụ cần được tổ chức theo thứ tự nhất định để đảm bảo đúng timeline dự án. Phân công công việc đòi hỏi nhà quản lý dự án phải biết cách giao đúng việc cho đúng người, dựa trên năng lực của từng thành viên trong đội để dễ dàng kiểm soát tiến trình thực hiện.

Ví dụ: Trong một dự án phát triển website, nhà quản lý phân chia công việc thành các nhiệm vụ như thiết kế giao diện, lập trình backend và kiểm thử. Từng thành viên được giao nhiệm vụ dựa trên thế mạnh của họ, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo tiến độ dự án.

1.7. Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là kỹ năng quản lý dự án cốt lõi để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. Người đứng đầu cần kiểm soát tốt thời gian và tiến độ làm việc của mỗi người trong nhóm để có thể đáp ứng deadline dự án. Bạn phải xác định công việc nào nên làm trước, nhiệm vụ gì quan trọng và ít quan trọng hơn rồi từ đó hoạch định thời gian rõ ràng cho từng đầu việc. Bạn cũng có thể tham khảo phương pháp quản lý dự án Agile để phân bổ thời gian hợp lý hơn.

Ví dụ: Một dự án phát triển sản phẩm phần mềm có thời gian ra mắt cố định. Nhà quản lý phải chia nhỏ các giai đoạn công việc thành các mốc quan trọng, ưu tiên phát triển các tính năng cốt lõi trước, sau đó mới hoàn thiện các chi tiết phụ để kịp thời gian ra mắt.

1.8. Thành lập đội ngũ nhân sự

Dự án có thành công hay không không chỉ phụ thuộc vào người quản lý mà còn cả đội ngũ thực hiện. Vì vậy, sau khi nhận dự án thì việc đầu tiên mà người quản lý cần phải làm là xây dựng đội ngũ phù hợp với các yêu đã đặt ra và định hình văn hóa, phong cách làm việc.

Một đội ngũ hiệu quả không chỉ bao gồm những cá nhân giỏi mà còn cần sự hợp tác, gắn kết và tinh thần làm việc nhóm. Theo Patrick Lencioni, việc vượt qua các khó khăn nhóm (dysfunctions) là chìa khóa để xây dựng một đội nhóm mạnh​. Điều này đòi hỏi sự lãnh đạo rõ ràng và truyền đạt mục tiêu chung của dự án.

Ví dụ: Trong một dự án nghiên cứu thị trường toàn cầu, quản lý dự án phải điều phối nhiều thành viên từ các quốc gia khác nhau, mỗi người có nền văn hóa và phong cách làm việc riêng. Quản lý cần tổ chức các buổi thảo luận nhóm để tăng cường gắn kết và chia sẻ kinh nghiệm giữa các thành viên.

1.9. Tư duy phản biện

Tư duy phản biện là kỹ năng quản lý dự án mà mọi nhà quản lý cũng như nhân viên cần phải có. Tư duy phản biện giúp nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu thực tế và lập luận logic. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc giải quyết các tình huống phức tạp trong dự án​.

Ví dụ: Trong một dự án phát triển ứng dụng mobile, khi một tính năng mới gặp khó khăn trong việc tích hợp với hệ thống hiện tại, nhà quản lý đã triệu tập đội ngũ kỹ thuật để phân tích vấn đề và đưa ra các phương án thay thế. Sau khi so sánh các lựa chọn, nhóm quyết định phát triển một giải pháp tối ưu hơn thay vì theo đuổi giải pháp ban đầu.

Tuy nhiên, việc có tư duy phản biện đôi khi sẽ gây mất đoàn kết trong tập thể. Vì vậy, một người quản lý giỏi cần phải biết cách dung hòa cái “tôi” của mình cũng như là quan điểm của các cá nhân trong nhóm.

1.10. Hiểu rõ về doanh nghiệp

Hiểu rõ môi trường kinh doanh là yếu tố then chốt để nhà quản lý dự án có thể đưa ra những quyết định chiến lược phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Điều này bao gồm việc hiểu rõ các quy trình vận hành, cấu trúc tài chính và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

Ví dụ: Một dự án triển khai phần mềm ERP cho một công ty sản xuất cần sự hiểu biết sâu sắc về quy trình sản xuất của doanh nghiệp, từ đó thiết kế phần mềm phù hợp với nhu cầu thực tiễn và giảm thiểu các lỗi vận hành.

Bạn cũng cần tìm hiểu thêm về cơ cấu, động cơ, văn hóa và chuẩn mực của doanh nghiệp để áp dụng vào các hoạt động của dự án và đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp. Việc chủ động trao đổi, cập nhật liên tục về yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp bạn tránh lãng phí về thời gian và là tiền đề để tạo nên sự thành công của dự án.

1.11. Tự tin và cam kết

Một người lãnh đạo giỏi là người đem lại cảm giác an toàn, vững chắc cho nhân viên và khách hàng. Điều đó sẽ thể hiện qua việc người đứng đầu có tự tin và quyết đoán hay không. Trong tất cả các trường hợp kể cả xấu nhất, người đứng đầu phải luôn bình tĩnh, giữ cái đầu lạnh để có thể giải quyết vấn đề không lường trước một cách rõ ràng và hiệu quả.

Ví dụ: Trong một dự án phát triển sản phẩm mới, khi gặp phải nhiều thử thách, quản lý dự án cam kết với ban lãnh đạo rằng họ sẽ hoàn thành dự án đúng hạn bằng cách làm việc chặt chẽ với đội ngũ và thậm chí làm việc ngoài giờ để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

1.12. Khả năng thích ứng

Khả năng thích ứng là một kỹ năng quản lý dự án quan trọng trong một thế giới kinh doanh không ngừng thay đổi. Khả năng thích ứng tốt sẽ chứng tỏ được bạn là người có khả năng nắm bắt tình hình, dự đoán được nhiều yếu tố có thể xảy ra, lường trước được hậu quả. Không những thế, việc luôn giữ bình tĩnh trước mọi trở ngại, đưa ra các quyết định dứt khoát để giải quyết những vấn đề phát sinh sẽ thể hiện rõ khả năng quản lý dự án xuất sắc của người đứng đầu.

Ví dụ: Trong một dự án tổ chức sự kiện, khi địa điểm dự kiến bị hủy vào phút chót, người quản lý dự án nhanh chóng tìm được địa điểm thay thế và điều chỉnh lại toàn bộ kế hoạch để phù hợp với tình hình mới, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

1.13. Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án

Trong quá trình quản lý dự án, việc lựa chọn một công cụ quản lý hiệu quả là yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu các rủi ro. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế cho các nền tảng trao đổi thông tin rời rạc như Zalo, Viber, Skype, hoặc Messenger, Fastdo Work chính là bộ công cụ giúp thống nhất mọi hoạt động của dự án lên một nền tảng duy nhất.

Fastdo Work là bộ phần mềm quản lý công việc dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), hỗ trợ bạn cắt giảm chi phí và tối ưu hóa năng suất. Với bộ tứ phần mềm gồm fPlan, fWorkflow, fMeeting và fTodolist, Fastdo Work cung cấp các công cụ lập kế hoạch, theo dõi quy trình, quản lý họp trực tuyến và quản lý công việc hằng ngày một cách chặt chẽ và khoa học. Đặc biệt, Fastdo Work tích hợp tính năng báo cáo theo thời gian thực, giúp bạn luôn cập nhật được tiến độ dự án mà không phải mất nhiều thời gian tổng hợp thủ công.

Khi áp dụng Fastdo Work, bạn sẽ thấy rõ hiệu quả trong việc tự động hóa quy trình giao nhận việc, phân công nhiệm vụ đúng người, đúng thời điểm, đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện chính xác và nhất quán. Fastdo Work không chỉ giúp bạn lập kế hoạch chi tiết, kết nối công việc với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp mà còn giúp bạn nhanh chóng phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình làm việc để kịp thời xử lý, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả công việc.

Về giá cả, Fastdo Work hiện có giá chỉ từ 30.000 VND/user/tháng nhờ chương trình trợ giá độc quyền lên đến 60%. Bạn còn có thể trải nghiệm 7 ngày dùng thử miễn phí toàn bộ các tính năng mạnh mẽ từ lập kế hoạch đến báo cáo. Liên hệ ngay để sở hữu một công cụ quản lý dự án toàn diện với chi phí cực kỳ hợp lý.

LIÊN HỆ TƯ VẤN NGAY

2. 8 bí quyết nâng cao kỹ năng quản lý dự án

Việc thường xuyên học tập, trau dồi kiến thức, kinh nghiệm của những người đi trước sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian làm việc và tránh những sai lầm không đáng có trong những dự án mới. Sau đây, Fastdo sẽ chia sẻ một số bí quyết nâng cao kinh nghiệm quản lý dự án:

• Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến lĩnh vực dự án để tiết kiệm nhiều thời gian và hình dung được bản thân cần làm gì.
• Lập danh sách những việc cần làm để có thể hoạch định thời gian phù hợp.
• Phân công rõ nhiệm vụ phù hợp với khả năng của từng cá nhân trong dự án.
• Hoạch định kế hoạch, phương án tổ chức giúp hỗ trợ giải quyết các rủi ro xảy ra sau này.
• Nắm bắt được tình hình trong nhóm để kịp thời giải quyết xung đột nội bộ hay truyền thêm động lực cho nhân viên.
• Sử dụng các ứng dụng hỗ trợ quản lý dự án một cách thành thạo.
• Thường xuyên giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm bằng cách lập group chat, mở cuộc họp định kỳ hoặc trao đổi trực tiếp.
• Thường xuyên học tập, trau dồi kiến thức mới về các kinh nghiệm quản lý dự án để bản thân không lạc hậu và theo kịp xu hướng mới.

Trên đây là những thông tin về kỹ năng quản lý dự án quan trọng nhất đối với người đứng đầu mà Fastdo muốn chia sẻ. Mong rằng những thông tin trên có thể giúp bạn có thể trở thành một nhà quản lý dự án tài giỏi.

>>>> KHÁM PHÁ:

• 10 Cách để có giọng nói hay thuyết phục người nghe
• 5 lưu ý để xây dựng thương hiệu tuyển dụng hiệu quả
• Agenda là gì? Những điều cần biết khi xây dựng Agenda