Quy trình các bước chuyển đổi số cho Doanh nghiệp trong 10 bước

Quy trình các bước chuyển đổi số sẽ giúp Doanh nghiệp triển khai quá trình này thành công và gặt hái được nhiều giá trị. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu chi tiết 10 bước triển khai chuyển đổi số thông qua bài viết sau đây!

1. Vai trò của quy trình các bước chuyển đổi số đối với Doanh nghiệp

Áp dụng các bước chuyển đổi số sẽ giúp cho quá trình triển khai Chuyển đổi số ở Doanh nghiệp đi đúng hướng, tiết kiệm chi phí và đạt được hiệu quả như mong đợi.

Thực hiện chuyển đổi số còn giúp đẩy nhanh quy trình hoạt động Doanh nghiệp cũng như đưa ra những phương pháp mới để tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng. Hơn nữa, quá trình này còn giúp Doanh nghiệp thích ứng nhanh nhạy với những thay đổi của thị trường.

2. Quy trình 10 bước chuyển đổi số Doanh nghiệp chi tiết

Để hoàn thành quá trình chuyển đổi số, mọi Doanh nghiệp đều cần phải trải qua 10 bước. Quy trình này sẽ bắt đầu từ việc xác định mục tiêu cho đến giai đoạn triển khai và đánh giá kết quả thực tế. Dưới đây, bạn sẽ được tìm hiểu chi tiết về 10 bước chuyển đổi số Doanh nghiệp.

2.1 Xác định ý nghĩa và mục tiêu chuyển đổi số

Mỗi Doanh nghiệp đều sẽ có những mục tiêu riêng khi thực hiện chuyển đổi số. Đây chính là động lực đầu tiên và xuyên suốt đối với quá trình này. Bất chấp sự khác biệt về ngành, điểm xuất phát, mục tiêu mà mọi công ty đều có thể xác định được ý nghĩa của sự chuyển đổi số khi trả lời các câu hỏi:

• Thời gian đáp ứng nhu cầu của khách hàng có cần được đẩy nhanh không? Năng suất có cần thay đổi không? Năng lực cải tiến của Doanh nghiệp có theo kịp thị trường không?
• Doanh nghiệp sẽ làm gì và bắt đầu chuyển đổi số từ đâu? Khi chuyển đổi số, Doanh nghiệp cần tập trung vào yếu tố con người hay công nghệ?
• Doanh nghiệp sẽ sử dụng phương pháp gì để thực hiện chuyển đổi số? Người lãnh đạo cần phát triển năng lực gì để có thể dẫn dắt tổ chức chuyển đổi số thành công?

Với những câu hỏi đó, người lãnh đạo sẽ tìm ra ý nghĩa và mục tiêu của việc chuyển đổi số. Những mục tiêu đó cần đảm bảo tính thực tế và phù hợp với khả năng, nguồn lực của Doanh nghiệp. Do đó, trước khi bước vào các bước chuyển đổi số tiếp theo, bạn cần đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của công ty.

2.2 Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số

Đây là một giai đoạn trong quá trình chuyển đổi số của công ty. Việc đánh giá khả năng sẽ tạo tiền đề để Doanh nghiệp dễ dàng lên kịch bản chi tiết sự chuyển đổi. Khi thực hiện bước này, nhà lãnh đạo cần xem xét dựa vào 4 yếu tố là khách quan, công nghệ, mô hình kinh doanh và con người.

2.2.1 Đánh giá các yếu tố khách quan

Nhiều yếu tố khách quan sẽ tác động trực tiếp hoặc gián tiếp quá trình phát triển của Doanh nghiệp, ví dụ như khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ, các rào cản đối với sản phẩm mới, khả năng cạnh tranh,… Doanh nghiệp cần liệt kê và đánh giá tác động từ các yếu tố này trước khi đến với các tác nhân khác.

2.2.2 Đánh giá yếu tố về công nghệ

Ở giai đoạn này, công ty sẽ thống kê và đánh giá tất cả những công nghệ hiện có. Sau đó, Doanh nghiệp tiến hành đánh giá thực trạng dựa trên những gợi ý sau:

• Doanh nghiệp có đang cập nhật những công nghệ, nền tảng mới nhất không?
• Đối với những nhóm công nghệ, nhóm nào có thể cải thiện được? Nhóm nào cần thay thế? Nhóm nào chưa thể thay đổi ngay bây giờ?
• Doanh nghiệp có sở hữu đội ngũ nhân sự có năng lực nghiên cứu, phân tích và phát triển công nghệ số không?

Bên cạnh việc trả lời các câu hỏi đó, nhà lãnh đạo cần tìm hiểu về những công nghệ mang tính đột phá để mang đến sự phát triển mạnh mẽ cho Doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn công nghệ cần căn cứ vào tình hình thực tế. Doanh nghiệp phải đánh giá năng lực, tiềm lực của công ty và nhu cầu của khách hàng.

2.2.3 Đánh giá mô hình kinh doanh hiện tại

Một yếu tố tiếp theo mà Doanh nghiệp cần phân tích chính là mô hình và hoạt động kinh doanh. Nhà lãnh đạo cần đánh giá yếu tố này dựa trên khả năng phục vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc phân tích yếu tố này sẽ cho Doanh nghiệp thấy được sự kết nối giữa các nguồn lực của tổ chức trong việc tạo ra giá trị cho khách hàng.

2.2.4 Đánh giá yếu tố con người và văn hóa

Trong chuyển đổi số, yếu tố công nghệ chỉ đóng vai trò công cụ. Con người mới là yếu tố quan trọng mà Doanh nghiệp cần quan tâm hơn cả. Chính động lực, năng lực, hệ thống thưởng phạt, văn hóa công ty, …  là những yếu tố quyết định sự thành công của chuyển đổi số. 

Sau đây là một vài gợi ý để Doanh nghiệp có thể đánh giá được nhóm yếu tố này:

• Mỗi nhân viên của công ty đã hiểu được mục tiêu của quá trình chuyển đổi số hay chưa? Nhân viên được phổ biến về nhiệm vụ trong quá trình này không?
• Hệ thống dữ liệu và truyền thông nội bộ của Doanh nghiệp đã hoạt động hiệu quả chưa?
• Liệu văn hóa phản hồi của Doanh nghiệp đã cởi mở và hướng đến mục tiêu chung chưa?

Để có thể phát huy văn hóa phản hồi – ghi nhận ở tổ chức, Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản trị để hỗ trợ cho công việc này. Bộ giải pháp phần mềm quản trị Doanh nghiệp Fastdo với tính năng CFRs sẽ giúp Doanh nghiệp phát triển được văn hóa giao tiếp tích cực, phản hồi và ghi nhận trong tổ chức.

Click để nhận ngay Bản Demo Bộ giải pháp phần mềm quản trị Doanh nghiệp Fastdo:

Nhận Demo Ngay Tại Đây

2.3 Lên kịch bản chiến lược chuyển đổi số

Ở bước này, Doanh nghiệp nên đưa ra một tầm nhìn rõ ràng bao gồm những định hướng chiến lược và các kết quả kinh doanh được lượng hóa. Để đạt được thành công trong giai đoạn xác định kịch bản chuyển đổi số, Doanh nghiệp cần giải quyết được 3 vấn đề chính:

• Tương lai nào dành cho ngành kinh doanh của công ty?
• Doanh nghiệp sẽ đóng vai trò gì trong tương lai đó?
• Làm thế nào để cân bằng giữa việc đi đúng hướng và thích ứng với khả năng thích ứng trước những thay đổi?

2.4 Lập kế hoạch triển khai kịch bản

Khi đã hoàn thành công đoạn lên kịch bản chiến lược chuyển đổi số, Doanh nghiệp phải cụ thể hóa bằng cách lập kế hoạch triển khai. Khi lập kế hoạch triển khai kịch bản, Doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc sau:

• Đánh giá các sáng kiến số dựa trên mục tiêu ban đầu: Các sáng kiến được đưa ra cần phù hợp với thực trạng của công ty. Ngoài ra, các sự lựa chọn ​​nên tập trung vào các mục tiêu cụ thể, không chồng chéo giữa các mục tiêu với nhau.
• Sắp xếp thứ tự ưu tiêu của các sáng kiến số: Nguồn lực, ngân sách cho mỗi sáng kiến là có hạn nên công ty phải ưu tiên thực hiện những sáng kiến tạo ra nhiều lợi ích và giá trị.
• Xây dựng hệ thống tiêu chí đo lường: Mỗi Doanh nghiệp cần xác định rõ các tiêu chí đo lường và hệ thống các KPI nhằm theo dõi chính xác tiến độ từng sáng kiến. Mối KPI cần được ghi chép đầy đủ bao gồm dữ liệu được sử dụng, ai là người thu nhập dữ liệu, KPI được đo lường theo tiêu chí nào, …
• Xây dựng kế hoạch dự án: Từng dự án sẽ phải được lập một bản kế hoạch ngắn gọn để xác định đường đi. Một số nội dung cần chỉ ra bao gồm mục tiêu, phạm vi, nhân sự, tiến trình và các rủi ro,…
• Đánh giá mức độ thành công: Quá trình đánh giá và truyền đạt được liên tục thực hiện trong hành trình áp dụng chuyển đổi số vào Doanh nghiệp. Tuy nhiên, các bên liên quan cần chú ý rằng quá trình đánh giá không phải là điểm kết thúc của hành trình chuyển đổi số mà đây chỉ mới là điểm dừng đầu tiên trên hành trình dài phía trước.

2.5 Đầu tư xây dựng nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại

Công nghệ chính là phương tiện giúp cho Doanh nghiệp có sự chủ động trong quá trình hoạt động. Đặc biệt, trong công cuộc chuyển đổi số, những nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại càng phải được đầu tư. Trong đó, các Doanh nghiệp nên thiết kế các mô hình công nghệ xoay quanh 2 nhóm:

• Nền tảng làm việc nội bộ: Ví dụ, công nghệ quản lý dữ liệu giúp Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc. Từ đó, công ty sẽ giảm được một lượng lớn chi phí thuê nhân sự.
• Nền tảng làm việc với khách hàng: Đây là những công nghệ thu thập thông tin và đánh giá từ khách hàng. Qua đó, công ty có thể tăng hiệu quả hoạt động và phục vụ khách hàng tốt hơn.

2.6 Xác định đội ngũ nhân sự phù hợp

Đội ngũ nhân sự của công ty đóng vai trò then chốt trong công cuộc chuyển đổi số. Doanh nghiệp có đạt được thành công hay không sẽ phụ thuộc vào năng lực và thái độ của nguồn nhân lực. Ở bước này, nhà lãnh đạo có thể cân nhắc kết hợp các phương án:

• Đào tạo nhóm nhân sự nội bộ: 

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhân viên hiện tại rồi đào tạo công nghệ mới, lấy khách hàng làm trọng tâm, sẵn sàng tiếp thu kiến thức mới. Từ những chương trình đào tạo, đội ngũ nhân sự sẽ được phát triển về mặt chuyên môn cũng như năng lực giúp Doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong quá trình chuyển đổi số.

• Tuyển dụng người phù hợp: 

Nhiều Doanh nghiệp sẽ sử dụng những công nghệ tối tân để thực hiện chiến dịch chuyển đổi số. Do đó, nhóm nhân sự chịu trách nhiệm cho công cuộc này phải có đủ chuyên môn và thích ứng nhanh với công nghệ. Việc tuyển dụng người mới sẽ giúp Doanh nghiệp có được bước đột phá trong chuyển đổi số.

2.7 Triển khai chuyển đổi số

Khi Doanh nghiệp đã hoàn thành công tác chuẩn bị, giai đoạn triển khai chuyển đổi số sẽ bắt đầu. Lúc này, các bộ phận trong công ty sẽ bắt tay thực hiện từng kế hoạch và lộ trình đã vạch ra. Lưu ý, mọi kết quả, dữ liệu đều phải được ghi chép lại để phục vụ cho công tác đánh giá.

2.7.1 Số hóa hệ thống thông tin

Chuyển đổi số thông tin là công việc đầu tiên cần thực hiện. Doanh nghiệp phải đưa các thông tin giấy tờ truyền thống sang lưu trữ điện tử và online. Để đạt được điều đó, nhà lãnh đạo cần vạch ra các công việc mà bộ phận của mình cần thực hiện. Dưới đây là một số nhiệm vụ của giai đoạn chuyển đổi số hệ thống thông tin:

• Thu thập và phân loại dữ liệu cần chuyển đổi số.
• Chuẩn bị công nghệ và thiết bị hỗ trợ chuyển đổi số dữ liệu.
• Tiến hành chuyển đổi số số liệu (Ví dụ, dữ liệu bằng văn bản dạng giấy có thể scan hoặc chuyển sang file docx, excel bằng công nghệ OCR).
• Kiểm tra tài liệu sau khi chuyển đổi số về số lượng và chất lượng.

2.7.2 Số hóa hệ thống quy trình

Để thực hiện chuyển đổi số hệ thống quy trình, Doanh nghiệp cần tiến hành trên hai đối tượng là nội bộ Doanh nghiệp và khách hàng. Sự chuyển đổi này giúp công ty giảm nhân sự và chi phí để xử lý công việc. Ngoài ra, Doanh nghiệp cũng có thể tăng sự hài lòng của khách hàng thông qua việc khai thác mong muốn, nhu cầu.

2.7.3 Thực hiện quá trình chuyển đổi số

Để thực hiện chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần phải có sự thống nhất về chiến lược kinh doanh, công nghệ và cả con người. Đây là một quá trình diễn ra liên tục. Do đó, các công ty phải không ngừng chuyển đổi để phù hợp với hoàn cảnh hiện tại. Qua đó, các tổ chức sẽ ngày một hoàn thiện việc kinh doanh của mình.

2.8 Hiệu chỉnh quy trình chuyển đổi số

Việc hiệu chỉnh quy trình cho phép Doanh nghiệp đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh một cách chính xác. Nhà lãnh đạo sẽ xác định được những vấn đề đang tồn tại, những công nghệ hoặc quy trình cần thay đổi,… Qua đó, các phương hướng giải quyết sẽ được đưa ra để Doanh nghiệp kịp thời thích ứng.

Để hiệu chỉnh, Doanh nghiệp phải thực hiện rà soát quy trình và đánh giá sự hiệu quả. Người quản lý phải dựa trên các số liệu thực tế để đưa ra quyết định. Nguồn dữ liệu này không chỉ giúp đánh giá ở thời điểm thực tế mà còn có thể đưa ra suy đoán cho tương lai của Doanh nghiệp.

2.9 Xây dựng văn hóa phản hồi mở

Chuyển đổi số không phải là nhiệm vụ riêng của các cấp lãnh đạo mà đó là sự đồng lòng, hiệp lực quyết tâm triển khai của toàn bộ nhân viên trong công ty. 

Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số hiệu quả thì cần tập trung vào yếu tố giao tiếp cởi mở. Những phản hồi đến từ cấp quản lý và nhân sự cần được ghi nhận. Từ đó, các nhà lãnh đạo sẽ hiểu rõ hơn về tình hình chung của công ty.

Để khuyến khích mọi người phản hồi theo hướng tích cực, Doanh nghiệp cần có những cuộc thảo luận cởi mở, tinh thần tiếp thu. Từ đó, Doanh nghiệp cùng nhân viên giải quyết những vấn đề còn vướng mắc và đề ra những phương hướng tốt nhất cho quá trình phát triển của công ty.

2.10 Cam kết đồng lòng của toàn bộ cá nhân trong Doanh nghiệp

Ban lãnh đạo của các Doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số cho rằng sự thay đổi trong văn hóa nội bộ còn khó hơn những sự thay đổi công nghệ. Do đó, tổ chức cần xác định được chuyển đổi số là trọng tâm, là kim chỉ nam cho các hoạt động.

Để đạt được điều đó, Doanh nghiệp phải có sự thống nhất trong hành động từ các kế hoạch cụ thể việc phân chia nhân sự thực hiện. Đây chính là dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy Doanh nghiệp đang có sự quyết tâm mạnh mẽ trong việc hoàn thành thắng lợi công cuộc chuyển đổi số này.

Từ đó, mọi nhân viên và bộ phận trong tổ chức đều được thúc đẩy hành động. Họ sẽ chủ động phát triển năng lực của bản thân để hoàn thành các yêu cầu được giao. Đây chính là động lực mạnh mẽ để Doanh nghiệp nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

Vừa rồi là toàn bộ thông tin về quy trình các bước chuyển đổi số chi tiết mà Fastdo đã chia sẻ. Hy vọng, những kiến thức trên sẽ giúp ích cho các Doanh nghiệp trong quá trình thực hiện chuyển đổi số ở tổ chức của mình!

>>> XEM NGAY CÁC BÀI VIẾT BỔ ÍCH KHÁC:

• 9 lợi ích của làm việc nhóm đối với cá nhân và doanh nghiệp
• Mail merge là gì? Hướng dẫn sử dụng Mail Merge chi tiết 2024
• 15+ Phần mềm nhắc nhở công việc: Giải pháp sống sót qua mọi deadline
• Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học để đạt thành công
• 5S là gì? Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc, gia tăng sáng tạo