Chuyển đổi số là gì? Tất tần tật về chuyển đổi số trong tổ chức

Chuyển đổi số là gì mà cần thiết trong thời đại 4.0 đến vậy? Từ các Doanh nghiệp cho đến các tập đoàn đa lĩnh vực, đa quốc gia đều sử dụng thuật ngữ này để nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện trải nghiệm tiêu dùng của khách hàng. 

Tuy nhiên, thuật ngữ chuyển đổi số là gì có thể gây nhầm lẫn với các thuật ngữ cùng ngành khác, đồng thời tại sao phải chuyển đổi số thì một số cá nhân, tổ chức chưa nắm rõ. Để hiểu rõ về vấn đề này, mời bạn đọc cùng FASTDO khai thác thông tin tại bài viết dưới đây. 

1. Sự khác biệt giữa các thuật ngữ liên quan tới chuyển đổi số là gì

Khi nhắc tới các thuật ngữ liên quan tới chuyển đổi số là gì, có một số điều Doanh nghiệp cần phân biệt.

• Chuyển đổi số (Digital Transformation)

Chuyển đổi số doanh nghiệp được hiểu là hoạt động sử dụng công nghệ số nhằm mục đích nâng cấp mô hình kinh doanh, tạo ra tiềm năng mới, đạt doanh thu cao và tạo ra giá trị mới. Chuyển đổi số doanh nghiệp được xem là một phát kiến hiện đại, giúp cá nhân, tổ chức có thể cắt giảm chi phí và giảm thời gian vận hành, đồng thời tiếp cận với nhiều khách hàng hơn.

Theo Wikipedia Việt Nam, chuyển đổi số là “việc vận dụng tính luôn đổi mới, nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật để giải quyết vấn đề”. Ngoài ra, ông Albert Antoine – chuyên gia tư vấn chính phủ Singapore và các công ty châu Á về lĩnh vực công nghệ đã định nghĩa chuyển đổi số là công cụ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hoá quy trình hoạt động.

• Số hoá (Digitization)

Với cách hiểu cơ bản nhất, số hoá là quá trình chuyển đổi dữ liệu, thông tin ở dạng truyền thống sang dạng kỹ thuật số (digital). Số hoá được áp dụng cho tài liệu, nhằm hạn chế chi phí, tối ưu việc lưu trữ thông tin và tăng cường bảo mật. 

Ví dụ của số hoá rất đa dạng. Số hoá bao gồm nhiều hoạt động, trong đó bao gồm: nhập dữ liệu checklist, biến quyển sách giấy thành dạng ebook, scan ảnh, tài luyện chuyển sang dạng kỹ thuật số (pdf), khóa học online, podcast….

Đây là nền tảng cho các công cuộc chuyển đổi số tiếp diễn, là bệ đỡ cho “số hoá quy trình” (Digitalization) và “chuyển đổi số” (Digital Transformation).  

• Số hoá quy trình (Digitalization)

Với thuật ngữ “số hoá quy trình”, điều khác biệt cơ bản ở đây là cá nhân, tổ chức sử dụng dữ liệu đã số hoá và áp dụng trong quy trình nhằm tối ưu hoạt động kinh doanh. Cụ thể, Doanh nghiệp của bạn có thể tải dữ liệu dạng PDF lên đám mây, rồi từ đó đưa đến các bộ phận liên quan để sử dụng tài liệu, giải quyết công việc. 

Số hoá quy trình cũng cùng chung mục đích với số hoá dữ liệu. Đó là tạo tính thuận tiện khi truy cập dữ liệu trong nội bộ, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hoá lợi nhuận cho Doanh nghiệp. Còn chuyển đổi số Doanh nghiệp là gì?

Trong chuyển đổi số, một số ứng dụng công nghệ có thể kể đến như 5G và wifi tốc độ cao, dữ liệu lớn (Big Data), trí tuệ nhân tạo (AI), điện toán đám mây, blockchain,… Các ứng dụng công nghệ này đang từng bước len lỏi vào cuộc sống hàng ngày của con người, giúp nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện trải nghiệm của người dùng. 

Với công nghệ kỹ thuật số cấp tiến này, việc áp dụng nó trong Doanh nghiệp đem lại những lợi ích nào, mời bạn cùng theo dõi phần tiếp theo.

>>>> XEM NGAY: Workflow là gì? Tại sao nên sử dụng? Cách xây dựng luồng công việc hiệu quả

2. Tại sao phải áp dụng chuyển đổi số ở Doanh nghiệp 

Việc áp dụng chuyển đổi số có thể giúp Doanh nghiệp xử lý dữ liệu, tăng khả năng cạnh tranh, tối ưu trải nghiệm của khách hàng và nhân sự.

2.1 Dễ dàng trong việc khai thác và phân tích dữ liệu 

Phải nói rằng khối lượng thông tin mà Doanh nghiệp sở hữu là khổng lồ. Vì vậy, Doanh nghiệp chuyển đổi số được xem là công nghệ giúp Doanh nghiệp dễ dàng khai thác và phân tích dữ liệu nhanh chóng. Không những hình ảnh ngập đầu trong đống giấy tờ cần xử lý nữa, giờ đây bạn có thể quản lý và sắp xếp dữ liệu theo tùy ý mà vẫn kiểm soát được khối lượng, chất lượng với chuyển đổi số Doanh nghiệp.

Sự tân tiến của khoa học kỹ thuật đã kéo theo sự biến đổi trong cách làm việc tại Doanh nghiệp, đòi hỏi mỗi Doanh nghiệp cần có khả năng thích ứng tốt, đáp ứng được nhu cầu tức thời. Doanh nghiệp chuyển đổi số là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp Doanh nghiệp không những quản trị dữ liệu tốt mà còn quản trị thời gian hiệu quả. 

>>> ĐỌC THÊM: Tự động hóa Doanh nghiệp và quy trình 5 bước hiệu quả

2.2 Duy trì và nâng cao lợi thế cạnh tranh của tổ chức

Sự phát triển của thời đại 4.0 đem đến cho Doanh nghiệp nhiều lợi ích nhưng cũng tạo nên sự cạnh tranh khốc liệt. Điều này đòi hỏi các cá nhân, tổ chức cần học hỏi, cải tiến, duy trì và nâng cao lợi thế cạnh tranh. 

>>> ĐỌC NGAY: Top 11 Lợi ích của Chuyển đổi số mang lại cho Doanh nghiệp

2.3 Tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng

Khi kỳ vọng của khách hàng ngày một tăng cao, chuyển đổi số Doanh nghiệp sẽ giúp hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, kịp thời. Từ đó, sự thoả mãn của hài lòng tăng, giúp Doanh nghiệp có thêm một khách hàng trung thành.

>>> XEM NGAY: Quy trình các bước chuyển đổi số cho Doanh nghiệp trong 10 bước

2.4 Nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân sự

Giờ đây, chuyển đổi số không chỉ giúp nhân sự tối ưu năng suất làm việc mà còn nhận được phúc lợi xứng đáng với công sức của mình. Hiện nay, ở nhiều quốc gia như Trung Quốc, Hàn Quốc, Việt Nam, Singapore đã ứng dụng chuyển đối số phúc lợi để thưởng cho nhân sự. Đó có thể là những coupon, voucher ăn uống, mua sắm, du lịch…

Điều này khuyến khích nhân sự làm việc theo phương thức mới, thay đổi về cả văn hoá lẫn hành vi công sở. Trải nghiệm làm việc của nhân sự có tốt thì Doanh nghiệp mới tạo được thiện cảm, tiếng tăm tốt. 

>>> ĐỌC NGAY: Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp

2.5 Tăng cường dòng chảy thông tin giữa các phòng ban

Vấn đề trao đổi thông tin giữa các phòng ban luôn là vấn đề nhức đầu, bởi nếu không có sự thống nhất giữa các nhân sự, một bên làm theo một hướng thì tiến độ làm việc không được đảm bảo, hiệu quả công việc không cao.

Chuyển đổi số doanh nghiệp đã cho phép các phòng ban cập nhật thông tin chính xác, xuyên suốt, thuận tiện trong quá trình xử lý. Nhờ vậy, khả năng cộng tác giữa các nhân sự được nâng cao, tạo môi trường làm việc hòa đồng, thân thiện và chuyên nghiệp.

2.6 Tiết kiệm chi phí và cải thiện năng suất

Không thể phủ nhận lợi ích tiết kiệm chi phí và cải thiện năng suất khi ứng dụng chuyển đổi số. Nhiều Doanh nghiệp đã ứng dụng thực tế ảo để mô phỏng quy trình, sản phẩm mới trước khi xây dựng, lắp đặt. Các bản thử nghiệm có thể giúp Doanh nghiệp khám phá, sáng tạo thêm nhằm cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

>>>  BỎ TÚI NGAY: 9 lợi ích của làm việc nhóm đối với cá nhân và doanh nghiệp

3. Các bước để tiến hành chuyển đổi số là gì 

Để tiến hành chuyển đổi số Doanh nghiệp, tổ chức của bạn cần thực hiện theo các bước chuyển đổi số được trình bày dưới đây. 

3.1 Xác định bối cảnh và nhu cầu của tổ chức

Tại Việt Nam, chuyển đổi số Doanh nghiệp là một bước cần thiết trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi số Doanh nghiệp không diễn ra đồng đều. Có rất ít Doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện chuyển đổi số, đa phần chưa nghĩ đến hoặc mới ở quá trình số hoá dữ liệu hoặc số hoá quy trình. 

Hiện nay, nhu cầu Doanh nghiệp chuyển đối số đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Với các lợi ích mà chuyển đổi số đem lại như FASTDO đã nêu ở trên, Doanh nghiệp chuyển đổi số sẽ giúp tổ chức phục hồi nhanh chóng sau đại dịch Covid-19.

Vì vậy, để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi số, Doanh nghiệp cần xác định bối cảnh kinh tế trong nước, kinh tế thế giới. Khi xác định được xã hội xung quanh mình như thế nào, Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu chuyển đổi số là gì. Đó có thể là phục vụ, hỗ trợ khách hàng nhanh chóng; tạo kết nối xuyên suốt giữa nhân sự; tối ưu hóa năng suất làm việc của Doanh nghiệp.

3.2 Đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức

Việc đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức khi tham gia chuyển đổi số Doanh nghiệp có thể giúp công ty chuyển mình trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng, kèm theo các biến động khó lường như dịch bệnh Covid-19.

3.2.1 Về nguồn nhân lực

Doanh nghiệp bạn cần nắm rõ trình độ ứng dụng công nghệ chuyển đổi số của nhân sự ra sao, từ đó có các kế hoạch huấn luyện, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ. Xác định trình độ nguồn nhân lực ở mức nào có thể giúp Doanh nghiệp lựa chọn được hình thức chuyển đổi số phù hợp nhu cầu. 

3.2.2 Về dữ liệu

Doanh nghiệp chuyển đổi số cần xác định năng lực của hệ thống công nghệ thông tin của mình có thể nâng cấp không, tích hợp với hệ thống khác như thế nào. Đồng thời, Doanh nghiệp cần soạn một bộ quy trình, chính sách liên quan tới quản trị dữ liệu, bảo mật thông tin. 

3.3 Nghiên cứu và lựa chọn công nghệ chuyển đổi số phù hợp 

Chuyển đổi số Doanh nghiệp cần trải qua nhiều bước khảo sát, đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số, sau đó chọn ra lộ trình chuyển đổi số là gì cho phù hợp. Doanh nghiệp có thể tập trung vào một trong các yếu tố: định hướng chiến lược, chuỗi cung ứng, hệ thống CNTT và quản trị dữ liệu, quản trị rủi ro và an ninh mạng, nhân sự.

3.4 Thu thập phản hồi 

Doanh nghiệp khảo sát, nghiên cứu thật kỹ lưỡng để chuẩn bị chuyển đổi số. Việc thu thập càng nhiều phản hồi sẽ càng giúp Doanh nghiệp bạn có góc nhìn thực tiễn, xác định rõ vị thế, tiềm năng của tổ chức. Mỗi bước đều quan trọng, việc thu thập phản hồi cũng thế. Doanh nghiệp bạn cần chú trọng điều này để tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu năng suất hoạt động kinh doanh.

3.5 Huy động sự tán thành của cả tổ chức

Mỗi sự kiện trọng đại như thực hiện chuyển đổi số Doanh nghiệp đều cần sự tán thành của cả tổ chức. Không có Doanh nghiệp nào có thể phát triển bền vững khi nhân sự không đồng tình, đồng lòng thực hiện kế hoạch kinh doanh. Nếu Doanh nghiệp nhận được sự tán thành của cả tổ chức, việc thực hiện chuyển đổi số Doanh nghiệp sẽ trở nên mượt mà, trơn tru hơn bao giờ hết.

>>> THAM KHẢO NGAY: 4 gợi ý lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ

4. Thách thức của quá trình chuyển đổi số Doanh nghiệp là gì

Tuy biết rằng chuyển đổi số Doanh nghiệp là một điều cần thiết nhưng không phải tổ chức nào cũng tự tin thực hiện chuyển đổi số. Rào cản mà Doanh nghiệp hay gặp phải là chi phí đầu tư lớn, ứng dụng công nghệ cao hơn so với hiểu biết. Hơn nữa, thói quen, tập quán kinh doanh từ lâu đời đã biến việc thực hiện chuyển đổi số Doanh nghiệp thành ước mơ xa vời. 

Chuyển đổi số Doanh nghiệp không chỉ thay đổi cách vận hành của Doanh nghiệp, mà còn thay đổi thói quen và hành vi công sở của nhân sự. Có một số trường hợp Doanh nghiệp đã ứng dụng chuyển đổi số nhưng nhân viên chỉ có thể ứng dụng một phần hoặc không ứng dụng. Điều này gây cản trở lớn trong quá trình kinh doanh tại Doanh nghiệp.

Hiện nay, các Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang mơ hồ về khái niệm chuyển đổi số là gì, phương thức định hướng và triển khai hoạt động sản xuất – kinh doanh theo mô hình chuyển đổi số. Điều này cũng trở thành mối lo ngại cho chính phủ khi 60% các Doanh nghiệp tại Việt Nam đều là Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).

5. Gợi ý công nghệ chuyển đổi số phù hợp cho các mục đích khác nhau

Việc áp dụng công nghệ chuyển đổi số không thể thực hiện theo khuôn mẫu, Doanh nghiệp chuyển đổi số cần xác định được mục đích tiến hành.

5.1 Đối với vận hành Doanh nghiệp 

Áp dụng chuyển đổi số Doanh nghiệp vào vận hành tổ chức là việc cần ưu tiên để tối ưu hiệu quả kinh doanh. Doanh nghiệp có thể áp dụng điện toán đám mây, AI, Big Data để điều chỉnh quy trình vận hành trơn chu, xuyên suốt giữa các bộ phận.

5.2 Đối với trải nghiệm của khách hàng

Doanh nghiệp chuyển đổi số để tăng trải nghiệm của khách hàng thoải mái, thuận tiện hơn. Một số công nghệ chuyển đổi số Doanh nghiệp mà tổ chức có thể cân nhắc như sử dụng AI, Big Data, blockchain… cung cấp giải pháp thanh toán online, lưu trữ thông tin dạng điện tử hay thu thập đánh giá sản phẩm, Doanh nghiệp từ phía khách hàng.

5.3 Đối với trải nghiệm nhân sự

Nhân sự khi ứng dụng chuyển đổi số trở thành một ứng cử viên năng động, sáng giá, có khả năng thích ứng tốt và nhạy bén với các biến động kinh tế. Doanh nghiệp chuyển đổi số có thể hỗ trợ nhân sự thực hiện công việc bằng ứng dụng công nghệ chuyển đổi số như 5G và wifi, blockchain, điện toán đám mây… Như vậy, công việc sẽ được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

Chuyển đổi số là một điều không dễ nhưng thực chẳng khó. Khi Doanh nghiệp đã xác định đúng điều mình cần làm, hướng đi cụ thể ra sao thì không có biến động nào là không thể không vượt qua. Bài viết trên đã cung cấp cho bạn thông tin cơ bản cần thiết về khái niệm chuyển đổi số là gì, cũng như ý nghĩa của việc vì sao phải chuyển đổi số.

FASTDO cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết, mong rằng các thông tin chúng tôi cung cấp trên đây hữu ích với bạn!

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ: 
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/

>>>> XEM THÊM BÀI VIẾT HỮU ÍCH:

• Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
• Cách quy đổi lương Net sang Gross, Gross sang Net chuẩn