Truyền thông nội bộ là gì và tầm quan trọng trong tổ chức

Hiểu được truyền thông nội bộ là gì giúp Doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết các nhân viên trong tổ chức một cách hiệu quả. Vậy, truyền thông nội bộ là gì? Bài viết dưới đây, FASTDO sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích giúp bạn đưa ra câu trả lời chính xác nhất. 

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động cung cấp các thông tin cần thiết đến các cá nhân, bộ phận trong Doanh nghiệp. Đây là kênh thông tin liên quan đến sự tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với lãnh đạo và lãnh đạo với nhân viên. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành văn hóa Doanh nghiệp. 

>>> ĐỌC NGAY: Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Lợi ích và phương pháp triển khai

2.Vai trò của truyền thông nội bộ là gì?

Được ví như mạch máu của Doanh nghiệp, truyền thông nội bộ là một hoạt động không thể thiếu, có đóng góp to lớn cho sự phát triển của Doanh nghiệp.

2.1 Giúp tổ chức củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa cho nhân viên

Truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên nắm rõ các thông tin về tình hình kinh doanh, những mục tiêu, chiến lược, tầm nhìn, phương châm của Doanh nghiệp, tổ chức họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.

>>> THAM KHẢO NGAY: 9 khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp và cách giải quyết

2.2 Giúp dòng chảy thông tin được minh bạch, đa chiều

Công tác truyền thông nội bộ giúp thông tin được trao đổi một cách rõ ràng, minh bạch. Các thành viên trong công ty sẽ được cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Đó có thể là tin tức về sản phẩm mới, các sự kiện sắp diễn ra, sự thay đổi chính sách…

Khi được cung cấp đầy đủ thông tin, đội ngũ nhân sự sẽ xác định rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm, cũng như mục tiêu cần đạt được. Từ đó, hiệu quả, năng suất làm việc được nâng cao. Đồng thời việc trao đổi thông tin được trao đổi rõ ràng, minh bạch cũng giúp các thành viên, các bộ phận phối hợp nhịp nhàng với nhau, hạn chế xích mích.

>>> ĐỌC NGAY: Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso

2.3 Nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ

Truyền thông nội bộ góp phần tạo nên sự đồng lòng nhất trí của các thành viên, nhờ đó phát huy được nguồn lực vốn có một cách hiệu quả nhất. 

Truyền thông nội bộ giúp mọi người thấu hiểu lẫn nhau. Từ đó, kéo gần khoảng cách giữa các thành viên, nâng cao tinh thần đoàn kết. Sự đoàn kết tạo nên sức mạnh, giúp Doanh nghiệp luôn đứng vững và ngày càng phát triển.

>>> XEM NGAY: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? 5 Bí quyết nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ

2.4 Giúp thu hút nhân tài và đội ngũ nhân sự vững mạnh

Truyền thông nội bộ mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên trong Doanh nghiệp, khiến họ cảm thấy mình được tôn trọng, quan tâm chu đáo. Từ đó, khơi gợi cảm giác an toàn, ý chí nỗ lực cống hiến vì Doanh nghiệp. Nhờ vậy mà đội ngũ nhân sự sẽ ngày càng vững mạnh.

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ sẽ tạo ra một nơi làm việc lý tưởng, lành mạnh giúp thu hút người tài.

>>> ĐỌC THÊM: Phân khúc thị trường là gì? 6 lưu ý để thực hiện hiệu quả

3. Những nhầm tưởng về truyền thông nội bộ

Thật đáng kinh ngạc khi hiện nay có rất nhiều người không hiểu rõ về truyền thông nội bộ, gây nên những hiểu lầm không đáng có.

3.1 Không phân biệt được truyền thông nội bộ và văn hóa Doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ và văn hóa Doanh nghiệp hoàn toàn khác nhau.

Văn hóa Doanh nghiệp được gây dựng trong suốt quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp bao gồm giá trị, niềm tin, hình thức mà mọi thành viên cùng công nhận và hành động như một thói quen. Văn hóa Doanh nghiệp được thể hiện qua 2 yếu tố sau:

• Hữu hình: Logo Doanh nghiệp, khẩu hiệu, nội quy, đồng phục nhân viên…
• Vô hình: Cách cư xử, tư duy, thái độ, phong cách sống của các thành viên.

Truyền thông nội bộ có vai trò đem văn hóa Doanh nghiệp tới nhân viên, để nhân viên thực hiện và duy trì nó.

>>> ĐỌC THÊM: TOP 12 Xu hướng chuyển đổi số tiềm năng trong năm 2024

3.2 Nghĩ rằng truyền thông nội bộ và PR in-house là một

PR in- house là một nhánh của PR. PR giúp Doanh nghiệp và khách hàng thích nghi lẫn nhau. Người làm PR in- house cần có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực mà Doanh nghiệp mình hoạt động nhằm truyền thông sản phẩm, thương hiệu Doanh nghiệp. Cụm từ in-house ra đời với mục đích phân chia rạch ròi giữa đội ngũ PR của Doanh nghiệp và đội ngũ PR cho thuê tư nhân.

Vì thế truyền thông nội bộ và PR-in house hoàn toàn không phải là một.

>>> XEM THÊM: Pain point là gì? 4 cách xác định pain point của khách hàng

3.3 Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý nhân sự

Hoạt động của truyền thông nội bộ gồm cung cấp, truyền tải thông tin đến mọi thành viên trong tổ chức, tổ chức các hoạt động sự kiện.

Còn hoạt động quản lý nhân sự gồm công tác tuyển dụng, quản lý dữ liệu nhân viên, tổ chức training nhân viên…

Không nên nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý Doanh nghiệp, không dùng hoạt động quản lý nhân sự để nói về truyền thông nội bộ và ngược lại.

>>> XEM THÊM: Thị phần là gì? 7 Phương pháp giúp gia tăng thị phần hiệu quả

3.4 Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện hay chương trình văn nghệ 

Nhiều người cho rằng nhiệm vụ của truyền thông nội bộ vô cùng đơn giản, chỉ cần tổ chức sự kiện hay các chương trình văn nghệ. Điều này hoàn toàn không đúng. 

Tổ chức sự kiện hay các chương trình nội bộ chỉ là một phần của công tác truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ gánh vác một số nhiệm vụ sau:

• Phổ biến thông tin về đường lối chính sách, truyền thống văn hóa của Doanh nghiệp.
• Cung cấp các thông tin về Doanh nghiệp như tình hình kinh doanh, sự kiện nội bộ, chính sách,…
• Xây dựng, củng cố và duy trì mối quan hệ nội bộ tốt đẹp.

Như vậy, cần hiểu rằng hoạt động truyền thông nội bộ không hề đơn giản. 

>>> ĐỌC THÊM: Phòng truyền thông và vai trò quan trọng trong Doanh nghiệp

4. Những phương tiện truyền tải và nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ là gì

Truyền thông nội bộ truyền tải những gì, truyền tải bằng phương tiện gì? Cùng FASTDO tìm hiểu nhé!

4.1 Các phương tiện truyền tải của truyền thông nội bộ là gì

       Doanh nghiệp cần đề cao, cải thiện truyền thông nội bộ qua các phương tiện truyền tải sau:

• Bảng tin nội bộ: Có tuổi đời khá lâu trong các Doanh nghiệp, cho đến thời điểm hiện tại bảng tin vẫn rất được ưa chuộng. Thường được đặt ở vị trí dễ thấy,  nhân viên có thể dễ dàng đọc được thông tin trên đây.
• Ấn phẩm nội bộ: Điển hình là báo chí, tạp chí, sách, cung cấp các thông tin về Doanh nghiệp, giúp Doanh nghiệp dễ dàng truyền tải thông tin đến mọi người. Đây là phương tiện truyền tải truyền thống của các Doanh nghiệp.
• Poster/ Banner: Được thiết kế đẹp mắt, sinh động nên thu hút và chiếm được cảm tình của mọi người.
• Email: Là phương tiện truyền tải rất hữu ích, được nhiều người yêu thích và sử dụng hàng ngày. Doanh nghiệp thường sử dụng email làm phương tiện truyền tải khi muốn thông báo về sự kiện, thay đổi chính sách hay quảng bá sản phẩm mới.
• Mạng lưới Internet: Các group Facebook/ Zalo, ứng dụng Messenger hay Skype giúp các thành viên dễ dàng trao đổi thông tin với nhau cũng như cập nhật thông tin nhanh chóng từ Doanh nghiệp khi có thông báo mới.

• Các trò chơi, cuộc thi tập thể: Đây là cơ hội để kéo gần khoảng cách giữa mọi người với nhau. Thông qua các trò chơi hay các phong trào thi đua các thành viên có cơ hội để hiểu nhau hơn, từ đó góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết của nhân viên.  

Để thông tin luôn được cập nhật và thu hút được sự chú ý của đông đảo nhân viên, bạn cần tìm ra các phương tiện truyền tải hiệu quả, phù hợp với Doanh nghiệp mình. 

Vậy, làm cách nào để biết đâu là phương tiện truyền tải phù hợp? Bạn nên dành thời gian quan sát xem phương tiện nào được nhân viên yêu thích, sử dụng nhiều nhất. Đồng thời  kết hợp làm các bảng khảo sát để đưa ra sự lựa chọn chính xác nhất.

Sau đó, nên tập trung truyền thông trên các phương tiện truyền tải này, để đạt hiệu quả tối ưu nhất. 

>>> XEM NGAY: CMO là gì? Những yêu cầu quan trọng đối với một CMO

4.2 Các nội dung của truyền thông nội bộ là gì

Các nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ gồm:

• Lịch sử hình thành, truyền thống văn hóa Doanh nghiệp và những thành tựu nổi bật.
• Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện, hoạt động nội bộ, kỷ niệm công ty.
• Vinh danh các cá nhân, bộ phận làm việc xuất sắc.
• Chiến lược hoạt động, nhiệm vụ của Doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
• Tổ chức và tham gia những chương trình tài trợ, hoạt động từ thiện.
• Lập kế hoạch cho các cuộc hội nghị, thảo luận khoa học.

>>> KHÁM PHÁ THÊM: Nâng cao hiệu suất chấm công với phần mềm fCheckin

5. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong tổ chức

Rất nhiều người thắc mắc liệu truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong tổ chức? 

Là trách nhiệm của PR hay của HR? Hay cần lập một bộ phận truyền thông nội bộ.

Để truyền thông nội bộ có thể đạt hiệu quả tối ưu nhất, Doanh nghiệp nên thành lập một bộ phận phụ trách truyền thông nội bộ. Đây sẽ là bộ phận triển khai, điều phối tất cả hoạt động của truyền thông nội bộ. Bộ phận sẽ có nhiều hạng mục khác nhau và cần các nhân sự phụ trách riêng như phụ trách về sự kiện, content, thiết kế.

Nếu Doanh nghiệp chưa đủ điều kiện thành lập một bộ phận truyền thông nội bộ, thì công tác này có thể giao cho bộ phận HR. Bởi phòng nhân sự đảm nhiệm các công việc liên quan đến nhân sự, thấu hiểu nhân sự. Còn thế mạnh của HR là truyền thông.

6. Những kỹ năng cần có để trở thành một người làm truyền thông nội bộ là gì

Người làm truyền thông nội bộ không phải người đấu tranh vì quyền lợi của nhân viên, họ là người kết nối giúp các thành viên được gần nhau hơn.

Cùng FASTDO  điểm danh các kỹ năng cần có để trở thành một người làm truyền thông nội bộ nhé!

Biết xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên

• Khi biết lắng nghe, bạn sẽ dễ dàng hiểu rõ những mong muốn, nguyện vọng của các thành viên. Từ đó, đưa ra các kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả.
• Là một người làm truyền thông nội bộ, bạn sẽ có “đặc quyền” kết nối mọi người lại với nhau. Vì thế, hãy mạnh dạn trở thành “cầu nối” kéo gần khoảng cách của các thành viên, gia tăng sức mạnh của tập thể.  

Lập kế hoạch /lên chiến lược

Người làm truyền thông nội bộ phải chịu trách nhiệm tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ. Việc lập kế hoạch giúp bạn xác định những việc cần phải làm, tránh trường hợp “không biết làm gì”, khiến các hoạt động truyền thông nội bộ không mang lại hiệu quả.

Sáng tạo

Truyền thông nội bộ có nhiệm vụ cung cấp thông điệp đến mọi người, tổ chức các hoạt động, sự kiện, kỷ niệm vì thế làm truyền thông nội bộ cần phải luôn sáng tạo, có nhiều ý tưởng mới để có thể thu hút sự quan tâm chú ý của các thành viên trong Doanh nghiệp.

Ngoài ra, cần có các kỹ năng khác như: thuyết trình, phân tích tình huống, giải quyết vấn đề, thành thạo tin học văn phòng…

Truyền thông nội bộ có vai trò to lớn, giúp Doanh nghiệp ngày càng phát triển. Vì thế, cần coi trọng công tác truyền thông nội bộ. 

FASTDO tin rằng, sau khi đọc bài viết trên, độc giả đã có câu trả lời cho câu hỏi truyền thông nội bộ là gì, cũng như có thêm nhiều lưu ý cho bản thân mình. Hẹn gặp lại ở các bài viết sau!

>>> XEM THÊM:

• Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Phương pháp quản lý
• 6 bước lập kế hoạch dự án dễ dàng, chuyên nghiệp và hiệu quả