Mẫu bảng chấm công theo giờ và hướng dẫn cách lập chi tiết từ A-Z

Bảng chấm công theo giờ là một công cụ quản lý nhân viên cực kỳ phổ biến mà nhà quản lý nào cũng cần phải biết. Bài viết này sẽ đi sâu vào tìm hiểu bảng chấm công theo giờ, từ khái niệm, lợi ích, các loại bảng chấm công phổ biến, đến hướng dẫn cách tạo và sử dụng hiệu quả. Hãy cùng Fastdo tham khảo cách lập bảng chấm công theo giờ chi tiết qua bài viết sau đây nhé!

1. Những nội dung cần có trong bảng chấm công theo giờ

Hiện nay có rất nhiều bảng chấm công theo giờ trên thị trường nhưng để tìm ra được một chấm công vừa đơn giản mà lại vừa đáp ứng tối đa được nhu cầu quản lý nhân viên của doanh nghiệp thì không đơn giản chút nào, vì vậy FASTDO. sẽ đưa ra một vài tiêu chí cụ thể giúp đáp ứng được các nhu cầu phía trên. 

Các nội dung cần có trong một bảng chấm công theo giờ sẽ bao gồm những nội dung sau:

• Tên công ty 
• Mã nhân viên
• Tên nhân viên
• Ngày chấm công
• Giờ ra 
• Giờ vào
• Tổng giờ công 
• Số giờ làm thêm
• Xác nhận của người lao động 
• Ghi chú (nếu có)

Đó là những thông tin cơ bản mà bất cứ một bảng chấm công theo giờ nào cũng cần có. Tuy nhiên, bạn có thể thêm một số thông tin sau để làm bảng chấm công trở nên đầy đủ hơn.

• Ngày, tháng, năm sinh
• Địa chỉ liên hệ
• Bộ phận, phòng ban đang làm việc

Và ở cuối mỗi bảng chấm công sẽ cần có chữ ký xác nhận của 2 bên. Một bên sẽ là họ tên của người lao động và một bên sẽ là đại diện của doanh nghiệp hoặc bộ phận trả lương hoặc chấm công.

2. Lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel

2.1 Hướng dẫn lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel

Có 3 bước chính để có thể lập được một bảng chấm công theo giờ trên Excel

Bước 1: Lập bảng chấm công 

Đầu tiên bạn sẽ hình dung bảng chấm công của mình gồm bao nhiêu cột, sau đó điền nội dung của từng cột lên đầu

Ở bước này, các bạn cần điền đầy đủ thông tin của các cột cũng như thông tin của từng nhân viên. 

Bước 2: Thực hiện điền số giờ ra và giờ vào lên cột Excel tương ứng

Nếu thực hiện chấm công bằng máy thì bạn có thể thực hiện trích xuất dữ liệu sang, thao tác cụ thể như sau:

Trong bảng kết xuất (hình dưới), sử dụng chức năng Data / Filter để lọc ra các dòng không có dữ liệu trong cột Mã NV, sau đó sao chép dữ liệu vào bảng xử lý. Sử dụng chức năng Paste để dán dữ liệu không tính những dòng bị bỏ trống

Sau đó bạn copy dữ liệu bắt đầu từ ô D4 đến ô cuối cùng của bảng kết xuất vào bảng chấm công bạn đã tạo ở bước 1 sẽ được kết quả như ảnh 2 (lưu ý sẽ dùng chức năng Paste Value).

Bước 3: Tính số giờ công

Sử dụng công thức sau để tính được số giờ công của từng nhân viên

Số giờ công = Số giờ ra – Số giờ vào 

2.2 2 mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel

Chúng tôi xin được gửi đến các bạn 2 mẫu bảng chấm công và link tham khảo hướng dẫn.

2.3 Ưu và nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel

2.3.1 Ưu điểm

Ưu điểm đầu tiên khi tạo bảng chấm công theo giờ trên excel đó chính là excel đã có sẵn những bảng tính và bạn chỉ cần điền thông tin vào đấy mà không mất công tạo bảng. Đối với những thông tin trùng lặp nhau, các bạn có thể sử dụng chức năng copy để đỡ mất thời gian gõ lại.

Bằng cách sử dụng các công thức có sẵn trên excel thì bảng chấm công của bạn sẽ được tạo nhanh chóng hơn. Áp dụng công thức tính tổng số giờ công làm việc của từng người bằng giờ ra trừ giờ vào, bạn sẽ có ngay kết quả, sau đó thực hiện kéo công thức đó bạn sẽ có 1 bảng chấm công trên excel nhanh chóng và chính xác mà không mất nhiều thời gian và công sức.

Excel hiện nay là một phần mềm vô cùng phổ biến và đã được cài vào đa số các máy tính, cũng không mất nhiều chi phí để có thể sở hữu được một phần mềm excel áp dụng cho nhiều công việc không chỉ riêng cho bảng chấm công theo giờ. Nếu như trong quá trình làm, bạn chưa hoàn thành được bảng chấm công đó thì có thể lưu lại và hôm sau mở ra làm tiếp.

2.3.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm mà bảng chấm công theo giờ bằng excel đem lại thì nó cũng có một vài hạn chế.

• Dễ gây nhầm lẫn.

Thứ nhất vì bảng chấm công theo giờ bằng excel gồm rất nhiều cột, và mỗi cột sẽ cần một định dạng khác nhau. Thế nên đối với những ai chưa có kinh nghiệm sử dụng excel thì rất dễ nhầm lẫn trong việc sử dụng định dạng cho các cột và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả của ngày công làm việc. 

Như vậy nếu số giờ làm việc tính trên excel lớn hơn so với thực tế thì sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp. Còn nếu số giờ làm việc tính trên excel mà nhỏ hơn so với lượng giờ thực tế mà người lao động phải làm thì điều đó sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân sự.

• Phức tạp trong quản lý.

Thứ hai, việc sử dụng bảng chấm công theo giờ trên excel chỉ có thể được theo dõi bởi duy nhất một người chấm công nếu như muốn các quản lý cấp cao hơn có thể xem được bảng chấm công này thì chúng ta lại phải mất thời gian gửi báo cáo lên. Việc gửi đi gửi lại báo cáo nhiều lần khiến các bạn mất thời gian lưu nhiều file và cũng dễ gây nhầm lẫn.

• Khó khăn trong việc lưu trữ.

Thứ ba, bảng chấm công trên excel có thể gây trở ngại đối với người dùng khi bạn cần tìm kiếm một thông tin nào đó trong excel thì bạn cần phải nhớ lại xem mình đã lưu thông tin đó ở trong file nào và bắt đầu đi tìm kiếm trong rất nhiều ổ trên máy tính.

• Hạn chế nhiều thao tác.

Thứ tư, bảng chấm công trên excel khiến khả năng rà soát các thông tin nhân sự của quản lý bị hạn chế rất nhiều. Khi quản lý cần xem thông tin của một nhân sự nào đó, quản lý sẽ yêu cầu người thực hiện gửi file lên và bắt đầu tra cứu mà không tự mình kiểm tra được. Do đó, việc quản lý nhân sự bằng excel sẽ gây ra nhiều khó khăn hơn cho nhà quản lý.

3. Các mẫu bảng chấm công khác

Ngoài bảng chấm công theo giờ, chúng tôi xin đưa ra thêm 2 mẫu chấm công phổ biến khác cũng được nhiều doanh nghiệp sử dụng để bạn lựa chọn được mẫu biểu phù hợp với doanh nghiệp của mình.

3.1 Bảng chấm công theo ngày

Bảng chấm công theo ngày là bảng thể hiện lịch trình cho mỗi ngày một nhân viên làm việc trong giờ hành chính. Bảng chấm công sẽ tính tổng số ngày làm việc của nhân viên và tính lương hàng tháng của nhân viên. 

3.2 Bảng chấm công theo tuần

Đây là lịch trình dành cho những người quản lý coi trọng báo cáo hàng tuần và sẽ định thời gian cho các báo cáo hàng tuần. Mỗi tháng, thường có 4 thời khóa biểu hàng tuần để ban quản lý tính lương cho nhân viên. Phương pháp xác định thời gian này không phổ biến và chỉ phù hợp với những doanh nghiệp cần thường xuyên báo cáo tiến độ một cách thường xuyên.

4. Các cách chấm công phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam

Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng gia tăng, việc chấm công đã trở thành một vấn đề phức tạp với số lượng nhân sự lớn. Sau đây là 8 cách chấm công nhân viên phổ biến mà các doanh nghiệp tại Việt Nam thường áp dụng để giải quyết vấn đề trên:

• Chấm công thủ công

Thông thường, doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công sẽ áp dụng chấm công theo 2 hình thức: bảng chấm công trên excel và sổ chấm công. Phương pháp này hạn chế tối đa các chi phí phát sinh cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, do mọi thứ được làm thủ công nên dễ dẫn đến sai sót, không đảm bảo tính công bằng và minh bạch cho nhân viên.

• Chấm công bằng thẻ từ

Mỗi nhân viên sẽ được cung cấp một mã riêng dựa trên thông tin cá nhân liên quan đến họ tên, ngày sinh,…Thông tin sẽ được in duy nhất trên thẻ chấm công của người đó. Trước mỗi ca làm nhân viên sẽ sử dụng thẻ để có thể quẹt vào máy chấm công được lắp ở một vị trí nhất định trong cơ quan. 

Hình thức này giúp việc chấm công trở nên nhanh chóng và đem lại tính chính xác cao, tuy nhiên cũng hạn chế ở chỗ có thể nhờ người khác chấm công hộ khi mình không đi làm.

• Chấm công bằng thẻ giấy

Tương tự với hình thức chấm công bằng thẻ từ, nhân viên sẽ được cấp một thẻ giấy dùng để chấm công. Trên thẻ sẽ in sẵn mã số nhân viên và các trường dữ liệu cần thiết. Khi chấm công máy sẽ in thời gian vào/ra lên thẻ giấy tương ứng mới ngày chấm công. Khi cần tổng hợp dữ liệu, quản lý sẽ thu thập giấy chấm công của mỗi nhân viên và ghi nhận dữ liệu.

Máy chấm công thẻ giấy có ưu điểm là giá thành rẻ hơn các loại hình máy chấm công khác. Tuy nhiên, thẻ giấy thường dễ bị hỏng và việc đảm bảo tính minh bạch của dữ liệu cũng khó hơn so với các phương pháp khác.

• Chấm công bằng mống mắt

Nhân viên sẽ thực hiện quét mống mắt trên máy chấm công. Hình ảnh mống mắt sẽ được chuyển đổi thành dữ liệu số và lưu trữ trong hệ thống. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao, đặc biệt là trong các lĩnh vực như ngân hàng, an ninh, quốc phòng,…

• Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (Face ID)

Phương pháp chấm công bằng gương mặt này là một đột phá để giúp các tổ chức có thể thực hiện với chấm công một cách nhanh chóng và đem lại tính chính xác rất cao so với tất cả các phương pháp còn lại. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ bỏ ra một khoản chi phí khá lớn để có thể đầu tư máy chấm công có thể quét được khuôn mặt của từng người.

Sử dụng máy chấm công nhận diện khuôn mặt được lắp ở gần cửa ra vào gần giống như chấm công bằng thẻ từ nhưng chiếc máy này sẽ tích hợp thêm camera để có thể quét gương mặt của từng nhân viên dựa trên sự thiết lập đã được định sẵn trong máy.

• Chấm công bằng vân tay

Phương pháp chấm công này khá phổ biến trong các tổ chức. Bằng cách sử dụng vân tay của mình để quét ở trên máy chấm vân tay, nhân viên sẽ được ghi nhận là có mặt trong buổi làm ngày hôm đó.

• Chấm công trên các ứng dụng

Ngoài ra, Doanh nghiệp có thể thực hiện chấm công trên các ứng dụng. Công ty sẽ cung cấp cho các nhân viên của mình một tài khoản để có thể đăng nhập trên ứng dụng chuyên dùng để chấm công. Nếu như nhân viên đó không thể có mặt ở công ty để có thể chấm công bằng vân tay, bằng gương mặt hoặc bằng thẻ từ thì phương pháp khá tiện lợi. 

5. Phần mềm chấm công fCheckin – Phần mềm chấm công trợ giá #1 Việt Nam, giải quyết mọi nỗi lo chấm công của Doanh nghiệp

Phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo hỗ trợ bạn giải quyết mọi vấn đề về chấm công. fCheckin là phần mềm chấm công được tích hợp đầy đủ mọi tính năng cần thiết cho việc chấm công, có thể sử dụng đa thiết bị: điện thoại, máy tính bảng, laptop,… fCheckin hỗ trợ quản lý tổng hợp công, đơn từ,… một cách tự động, chính xác, tiết kiệm thời gian.

Bằng việc sử dụng công nghệ GPS, nhân viên tại các doanh nghiệp sử dụng fCheckin có thể chấm công thông qua app chấm công trên điện thoại. Hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân sự ở nhiều văn phòng, địa điểm, nhân sự thường xuyên phải di chuyển. Doanh nghiệp không cần đầu tư thiết bị, không cần lo về sửa chữa, bảo hành.

Đồng thời, fCheckin còn có tính năng tổng hợp đơn từ, nghỉ phép, hỗ trợ quản lý khoa học và hiệu quả. Hơn nữa, fCheckin còn thống kê, báo cáo chấm công hoàn toàn tự động, giúp quản lý dễ dàng theo dõi kỷ luật của nhân sự.

Hy vọng bài viết này của Fastdo sẽ giúp các bạn hiểu được cách lập bảng chấm công theo giờ trên Excel và tìm ra cách chấm công phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

>>> THAM KHẢO CÁC BIỂU MẪU KHÁC:

• Chu trình PDCA trong sản xuất và giám sát chất lượng
• 15+ Phần mềm quản lý đào tạo: Giải pháp nâng cao năng lực nhân sự
• Quản lý thời gian là gì? 7 Phương pháp quản lý khoa học
• Tự động hóa Doanh nghiệp và quy trình 5 bước hiệu quả
• [TẢI MIỄN PHÍ] – Các lưu ý và cách xây dựng 5 mẫu nhật ký thi công chuẩn