[TẢI MIỄN PHÍ] 5+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel chi tiết

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel là công cụ miễn phí được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Dưới đây FASTDO sẽ chia sẻ 5+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên được sử dụng phổ biến nhất giúp doanh nghiệp biết cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel được tối ưu nhất.

1. Các nội dung cơ bản trong mẫu quản lý hồ sơ nhân viên

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel sẽ có nội dung là các thông tin có liên quan đến các nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp. Các thông tin này sẽ xoay quanh các vấn đề như: trình độ học vấn, chuyên môn, thông tin cá nhân, lương thưởng, phụ cấp, … Cụ thể, một mẫu quản lý hồ sơ nhân viên sẽ gồm các nội dung sau: 

• Mã nhân viên (mã chấm công): Mã này được cấp cho mỗi nhân viên nhằm thuận tiện cho việc chấm công cũng như định danh nhân viên trong doanh nghiệp.
• Họ và tên 
• Đơn vị công tác hiện tại
• Chức danh hiện tại
• Hình thức làm việc (Full-time, part-time, thời vụ, …)
• Địa chỉ làm việc
• Trình độ học vấn và chuyên ngành đào tạo
• File đính kèm chứa các giấy tờ như: Sơ yếu lý lịch, CMND hoặc CCCD, giấy khai sinh, hộ khẩu, bằng tốt nghiệp, giấy khám sức khỏe, quyết định tuyển dụng, ảnh thẻ, …
• Chế độ lương thưởng, phụ cấp đang được hưởng: thông tin về số tài khoản, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, ngày nâng lương thường xuyên, …
• Kinh nghiệm làm việc: thời gian làm việc, đơn vị công tác, …

2. 5+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nhất bằng excel

Liên quan đến việc quản lý hồ sơ nhân viên có khá nhiều mẫu file excel quản lý hồ sơ nhân viên. Trong số đó, những mẫu quan trọng, được sử dụng phổ biến và hiệu quả nhất là các mẫu sau: 

>>> TẢI MIỄN PHÍ: 5+ MẪU QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN BẰNG EXCEL

2.1 Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại của doanh nghiệp

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp là mẫu được sử dụng với mục đích quản lý các thông tin có liên quan đến nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp. Mẫu này sẽ được sử dụng thường xuyên để cập nhật liên tục hồ sơ nhân sự. Mẫu này sẽ gồm các trường cơ bản như: số thứ tự, họ tên, vị trí, lương offer, lương cơ bản, cơ sở làm việc, CMND/CCCD,…

2.2 Mẫu quản lý bổ nhiệm nhân sự

Mẫu quản lý bổ nhiệm nhân sự là một công cụ không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực của bất kỳ tổ chức nào. Nó đóng vai trò như một bản hướng dẫn chi tiết, giúp các nhà quản lý và chuyên viên nhân sự thực hiện quy trình bổ nhiệm một cách có hệ thống, minh bạch và hiệu quả.

Mẫu này giúp thiết lập một quy trình bổ nhiệm thống nhất, đảm bảo mọi ứng viên đều được đánh giá công bằng dựa trên các tiêu chí rõ ràng. Nó giúp lưu trữ thông tin quan trọng về ứng viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý nhân sự sau này.

2.3 Mẫu quản lý khen thưởng nhân sự

Mẫu quản lý khen thưởng nhân sự là một công cụ quan trọng giúp các tổ chức ghi nhận và tôn vinh những đóng góp, thành tích xuất sắc của nhân viên. Nó không chỉ là một hình thức ghi nhận công bằng và minh bạch mà còn là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy tinh thần làm việc, nâng cao hiệu suất và gắn kết nhân viên với tổ chức.

Mẫu khen thưởng góp phần xây dựng một văn hóa công ty tích cực, nơi mà sự nỗ lực và thành công được ghi nhận và tôn vinh. Khi được ghi nhận và khen thưởng xứng đáng, nhân viên sẽ có động lực để làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và phấn đấu đạt được những thành tích cao hơn.

2.4 Mẫu quản lý kỷ luật nhân sự

Trong hành trình xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả, mẫu quản lý kỷ luật nhân sự đóng vai trò như một “kim chỉ nam” quan trọng, giúp các tổ chức duy trì trật tự, kỷ cương và đảm bảo sự công bằng cho tất cả mọi người. Không chỉ đơn thuần là một công cụ xử lý các hành vi vi phạm, mẫu này còn là một “chiếc la bàn” định hướng, giúp nhân viên hiểu rõ các quy tắc và giới hạn, từ đó thúc đẩy sự phát triển cá nhân và sự gắn kết với tổ chức.

Mẫu này thiết lập một hệ thống xử lý kỷ luật rõ ràng, đảm bảo mọi nhân viên đều được đối xử công bằng và bình đẳng trước các quy định. Việc áp dụng kỷ luật một cách công bằng và kịp thời sẽ tạo ra hiệu ứng răn đe, giúp ngăn chặn các hành vi vi phạm tương tự trong tương lai.

2.5 Mẫu dashboard quản lý nhân sự

Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý nhân sự hiệu quả đòi hỏi không chỉ sự am hiểu về con người mà còn khả năng phân tích và tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Mẫu dashboard quản lý nhân sự chính là công cụ đắc lực giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan và sâu sắc về nguồn nhân lực của mình, từ đó đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn và kịp thời.

Dashboard tập trung tất cả các chỉ số từ các mẫu quản lý hồ sơ nhân viên trên vào một nơi duy nhất, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và nắm bắt tình hình. Các biểu đồ, đồ thị và các hình ảnh trực quan khác giúp dữ liệu trở nên dễ hiểu và dễ phân tích hơn, hỗ trợ quá trình ra quyết định. Bằng cách phân tích dữ liệu theo thời gian, dashboard giúp phát hiện các xu hướng và dự đoán các vấn đề tiềm ẩn, từ đó có biện pháp phòng ngừa và giải quyết kịp thời.

3. Lợi ích và hạn chế khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Việc sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp; nhưng song song với đó cũng là những hạn chế khó khắc phục được:

3.1 Lợi ích

• Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm phổ biến, thường đã có sẵn trên hầu hết các máy tính. Doanh nghiệp không cần đầu tư thêm vào phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập.
• Dễ dàng tùy chỉnh: Các mẫu quản lý hồ sơ nhân viên được xây dựng trên Excel có thể cho phép người dùng tùy chỉnh theo từng nhu cầu cụ thể của tổ chức.
• Đơn giản và dễ sử dụng: Với giao diện Excel quen thuộc, dễ sử dụng, việc sử dụng các mẫu quản lý nhân sự trên Excel không đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn về công nghệ. Bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả.
• Linh hoạt trong quản lý dữ liệu: Người dùng có thể dễ dàng lọc, sắp xếp, tìm kiếm thông tin nhân viên theo nhiều tiêu chí khác nhau, hỗ trợ việc tra cứu và báo cáo nhanh chóng.
• Tính toán và phân tích dữ liệu: Excel cung cấp nhiều công cụ tính toán và hàm xử lý dữ liệu, giúp thực hiện các phép tính thống kê, phân tích xu hướng và tạo báo cáo nhân sự một cách thuận tiện.

3.2 Hạn chế

• Khả năng mở rộng hạn chế: Khi số lượng nhân viên và dữ liệu tăng lên, việc sử dụng các mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel trở nên phức tạp và khó khăn. Việc tìm kiếm, sắp xếp và cập nhật thông tin có thể mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Bảo mật dữ liệu: Excel không có các tính năng bảo mật mạnh mẽ, dễ dàng bị truy cập trái phép hoặc mất dữ liệu nếu không được quản lý cẩn thận. Điều này đặc biệt quan trọng khi xử lý thông tin cá nhân nhạy cảm của nhân viên.
• Hạn chế trong cộng tác: Khi nhiều người cùng làm việc trên một file Excel, có thể xảy ra xung đột dữ liệu, khó khăn trong việc theo dõi các thay đổi và kiểm soát phiên bản.
• Thiếu tính tự động hóa: Excel yêu cầu nhiều thao tác thủ công, từ việc nhập liệu, tính toán đến tạo báo cáo. Điều này có thể gây tốn thời gian và giảm hiệu suất làm việc, đặc biệt khi xử lý lượng lớn dữ liệu.
• Không tích hợp với các hệ thống khác: Excel khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự khác như chấm công, đánh giá hiệu suất, tính lương,… Điều này có thể dẫn đến việc phải nhập liệu nhiều lần và gây ra sự không đồng nhất về dữ liệu.

4. Phần mềm chấm công fCheckin – Phần mềm trợ giá #1 Việt Nam

fCheckin là một phần mềm chấm công trực tuyến giúp các doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình quản lý nhân viên. Với fCheckin, nhân viên có thể dễ dàng check in và check out chỉ bằng vài cú nhấp chuột trên điện thoại của họ, chỉ cần họ đang ở trong phạm vi đã được thiết lập sẵn. Điều này loại bỏ nhu cầu sử dụng các bảng chấm công thủ công và đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được ghi lại chính xác và đồng bộ trong thời gian thực.

fCheckin cũng tự động hóa các yêu cầu và phê duyệt nghỉ phép, tiết kiệm thời gian cho cả quản lý và nhân viên. Ngoài ra, phần mềm này tự động tính toán giờ làm việc và tiền lương, loại bỏ nguy cơ sai sót do tính toán thủ công. fCheckin tương thích với cả thiết bị iOS và Android. Với chương trình trợ giá 75%, phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo đang được nhiều doanh nghiệp săn đón với mức giá 5.000 VNĐ/user.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hỗ trợ cho công tác quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp được tốt hơn. Trên đây là Top 5+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nhất bằng excel mà Fastdo đã sưu tầm và tổng hợp. Bạn có thể áp dụng ngay hoặc điều chỉnh cho phù hợp với phương thức quản lý nhân sự tại doanh nghiệp mình nhé!

>>> THAM KHẢO NGAY:

• [TẢI MIỄN PHÍ] – Mẫu quản lý thông tin khách hàng và những lưu ý quan trọng
  
• Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
• 15+ Lý do nghỉ việc thuyết phục kèm mẫu đơn xin nghỉ
• [Tải miễn phí] 10 mẫu bảng lương nhân viên phù hợp mọi ngành nghề
• 9 mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh mới nhất, đầy đủ nhất