16 Ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả, miễn phí cho học tập, làm việc

Ứng dụng quản lý thời gian là phần mềm công nghệ hiện đại giúp bạn có thể ghi chép khoa học và thiết lập thời gian biểu chính xác. Đối với những người phải đảm nhận nhiều trách nhiệm thì việc sử dụng phần mềm hỗ trợ là vô cùng cần thiết. Điều này nhằm giúp gia tăng hiệu quả làm việc và học tập. Bài viết dưới đây của Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn 16 phần mềm miễn phí, hiệu quả nhé!

1. Ứng dụng quản lý thời gian sử dụng máy tính/desktop hiệu quả

Hiện nay, các phần mềm quản lý thời gian biểu đều sở hữu rất nhiều tính năng nổi bật hỗ trợ tối đa nhu cầu của người dùng. Nếu bạn thường xuyên sử dụng máy tính hoặc desktop để làm việc thì có thể tham khảo sử dụng ngay các phần mềm dưới đây:

1.1 Bộ giải pháp phần mềm quản lý kế hoạch fPlan

Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fPlan của Fastdo là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Phần mềm cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 4 chế độ: Danh sách, Board, Gantt, Lịch. Ngoài ra, fPlan còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc để quản trị đơn giản hơn.

Nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia

Tính năng nổi bật của Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fPlan:

• Tạo lập và quản lý tiến độ kế hoạch trực quan
• Dễ dàng quản lý mọi tài nguyên làm việc cần thiết
• Lưu trữ tất cả tài nguyên liên quan đến kế hoạch trên cùng một không gian
• Giao tiếp nội bộ dễ dàng, tương tác và giao tiếp ngay trên từng công việc nhỏ
• Phân loại & theo dấu công việc dễ dàng 
• Chia nhỏ các công việc lớn thành công việc phụ và todolist hàng ngày
• Quản trị công việc theo các mốc thời gian hiệu quả
• Báo cáo hiệu suất công việc liên tục
• Kết nối Kế hoạch với Mục tiêu công ty

>>> XEM NGAY: TOP 15+ Phần mềm đặt lịch hẹn có phí và miễn phí tốt nhất

1.2 Nền tảng theo dõi hằng ngày Google Task

Google Task là ứng dụng theo dõi công việc sở hữu các tính năng khá đơn giản nhưng rất tiện lợi cho những người dùng. Nền tảng có khả năng tích hợp cùng gmail và lịch google. Các chức năng mà bạn có thể sử dụng trên ứng dụng là khởi tạo danh sách các công việc cần làm và cài đặt thông báo nhắc nhở.

Tính năng nổi bật của Google Task nhằm đem lại cho người dùng có thể thực hiện thao tác mọi lúc mọi nơi một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bên cạnh đó, bạn còn có thể nắm rõ tiến trình công việc qua email và các thông tin đều được đồng bộ hóa trên tất cả thiết bị người dùng.

>>>> BỎ TÚI NGAY: 10 phần mềm quản lý dự án miễn phí giúp kiểm soát tiến độ hiệu quả

1.3 Ứng dụng theo dõi thời gian Google Lịch (Google Calendar)

Chỉ cần một tài khoản Gmail, bạn có thể sử dụng miễn phí ứng dụng Google Calendar để theo dõi theo dõi thời gian những công việc cần làm. Ứng dụng không chỉ giúp bạn ghi chú những mốc thời gian quan trọng, cuộc hẹn, công việc mà còn có thể đặt lịch nhắc nhở, thông báo ở bất kỳ đâu và bất cứ khi nào bạn muốn.

Google Calendar khác với nhiều phần mềm quản lý khác bởi nền tảng có không gian lưu trữ lớn và ẩn bớt những thư rác. Khi sắp đến thời gian công việc, Google Calendar sẽ hiển thị chi tiết thông báo nhắc nhở bạn. Ngoài ra, ứng dụng còn có tính năng chia sẻ lịch làm việc, thời gian biểu và những mốc thời gian quan trọng đến bạn bè cũng như những người liên quan.

>>>> KHÁM PHÁ CHI TIẾT: 12 app sắp xếp công việc, quản lý thời gian tốt nhất hiện nay

1.4 Phần mềm quản lý Asana

Phần mềm Asana là ứng dụng quản lý thời gian, công việc, dự án, nguồn lực,… đáp ứng được nhiều nhu cầu của cá nhân hoặc nhà quản lý. Mặc dù giao diện phần mềm khá đơn giản nhưng bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ, dự án một cách tổng quan hoặc chi tiết tùy theo nhu cầu.

Nhiều người dùng yêu thích phần mềm Asana vì nó có đầy đủ các tính năng cần thiết như lên lịch, khởi tạo việc mới, sắp xếp theo thứ tự,… Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép bạn cài đặt tùy chọn các mục dự án, công việc,… ở chế độ công khai hoặc riêng tư.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Đánh giá phần mềm XSEO có tốt không? Nên dùng hay không?

1.5 Nền tảng quản trị thời gian Tick Tick

Tick Tick là phần mềm quản trị thời gian giúp bạn có thể sắp xếp thời gian làm việc và sinh hoạt một cách hợp lý nhất. Tick Tick sở hữu giao diện và các tính năng gần giống với phần mềm Todoist. Tuy vậy, nền tảng quản trị Tick Tick vẫn có tính năng tích hợp bộ đếm Pomodoro mà Todoist không có.

Nền tảng quản trị thời gian Tick Tick tuy hoạt động tương tự Todoist nhưng lại tốn ít chi phí hơn. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp người dùng gia tăng năng suất làm việc bằng tính năng tích hợp bộ đếm Pomodoro bên trong phần mềm. Đặc biệt, ứng dụng Tick Tick còn rất tiện lợi cho khi chỉ cần có kết nối internet là có thể tạo lập mục tiêu công việc mới ngay lập tức.

>>> ĐỌC NGAY: TOP 8 phần mềm OKRs quản trị mục tiêu hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Ứng dụng quản lý thời gian tối ưu trên điện thoại

Để có thể dễ dàng truy cập và quản lý thời gian ở bất cứ nơi đâu, nhiều phần mềm đã được ra mắt trên nền tảng các thiết bị di động. Người dùng có thể tham khảo các ứng dụng quản lý thời gian tối ưu trên điện thoại tốt nhất dưới đây để lựa chọn được phần mềm phù hợp.

2.1 Ứng dụng quản lý thời gian trên Iphone/Ipad Nox Ocean

Nox Ocean là ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả có mặt trên nền tảng điện thoại Android và iOS. Nền tảng sở hữu với ba chế độ khác nhau. Đồng thời, nếu bạn hoàn thành trong thời gian học tập, làm việc đã đề ra ở từng chế độ thì phần mềm Nox Ocean sẽ xây dựng một tòa nhà dưới nước cho bạn. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp tính năng học online cùng nhiều người dùng khác.

Nox Ocean có nhiều tính năng nổi trội như giúp người dùng theo dõi được thời gian làm việc theo mô hình sơ đồ và hỗ trợ tăng khả năng tập trung với bảng số. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia một phòng học bất kỳ hoặc mời bạn bè để cùng nhau học tập, làm việc. Tùy theo nhu cầu sử dụng, bạn có thể chọn 1 trong 3 chế độ là Normal Focus, Deep Focus, Extreme Focus để sử dụng.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 7 phần mềm quản lý công việc, giao việc & tiến độ hàng ngày hiệu quả cho cá nhân, doanh nghiệp

2.2 Ứng dụng quản lý thời gian biểu cho sinh viên myHomework Student Planner

Học sinh, sinh viên nếu đang cần một ứng dụng hỗ trợ theo dõi deadline bài tập, lịch kiểm tra, kỳ thi,… thì myHomework Student Planner là một lựa chọn rất phù hợp. Ngoài ra, ứng dụng quản lý thời gian biểu trang bị thông báo nhắc nhở mỗi khi có lịch hẹn, sự kiện quan trọng hoặc gần tới thời hạn deadline.

Người dùng có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng quản lý thời gian biểu cho sinh viên myHomework Student Planner để lập thời gian biểu cá nhân và tổ chức lịch tự học tại nhà. Bên cạnh đó, ứng dụng còn có tính năng giúp người dùng đồng bộ thời gian biểu trên các nền tảng.

>>>> XEM THÊM: TOP 10 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất hiện nay

2.3 App quản lý, theo dõi trên điện thoại Microsoft To Do

App quản lý, theo dõi trên điện thoại Microsoft To Do là một trong những ứng dụng quản lý thời gian miễn phí được nhiều người yêu thích. Ứng dụng này mang lại cho người dùng các tính năng quản lý thời gian, công việc cá nhân khá khoa học. Các tính năng mà Microsoft To Do hiện đang sở hữu là to-do-list, theo dõi tiến độ công việc, liên kết với gmail, nhắc nhở và đánh dấu những thông tin quan trọng.

Tuy là phần mềm miễn phí nhưng Microsoft To Do vẫn cung cấp cho người dùng những tính năng cơ bản và cần thiết nhất. Điểm nổi bật ở phần mềm quản lý mang lại là có thể tạo ghi chú cho những việc nhỏ và từng deadline cụ thể. Ngoài ra, Microsoft To Do sở hữu tốc độ xử lý thao tác và đồng bộ nhanh giúp người dùng có những trải nghiệm sử dụng hiệu quả nhất.

>>>> ĐỌC NGAY: Microsoft teams là gì? Đánh giá chi tiết về phần mềm Ms teams

2.4 Ứng dụng quản lý thời gian trên nền tảng Android, iOS Trello

Công cụ quản lý thời gian Trello được vận hành theo phương pháp Kanban với mục đích hỗ trợ người dùng phân loại từng công việc theo các tiêu chí và theo dõi tiến trình thời gian để tránh tình trạng lãng phí thời gian khi làm việc. Từng mục công việc được khởi tạo sẽ được hiển thị trong ứng dụng tương ứng vào 3 cột To-do, Doing hoặc Done để người dùng dễ dàng theo dõi.

Vì phần mềm Trello có giao diện đơn giản, khi sử dụng mang lại cảm giác như là một tờ giấy note trên màn hình nên được nhiều người dùng đánh giá cao. Ngoài ra, bảng phân công việc, nhiệm vụ được chia tiến trình giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ. Đặc biệt, nếu sử dụng phiên bản có trả phí, người dùng sẽ không còn lo lắng về việc thiếu dung lượng vì ứng dụng sẽ có dung lượng lưu trữ lớn với 250MB.

>>> XEM NGAY: 15 phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất hiện nay

2.5 Phần mềm giúp tập trung trên điện thoại Pomodoro

Pomodoro là phần mềm thích hợp cho những người dùng muốn tập trung trong thời gian làm việc một cách hiệu quả. Dựa vào lý thuyết về duy trì sự tập trung của Francesco Cirillo, phần mềm hỗ trợ thiết lập các kế hoạch học tập, làm việc và nghỉ ngơi hợp lý để có năng suất tốt nhất.

Không chỉ giúp bạn quản lý thời gian làm việc, phần mềm còn có tính năng hạn chế thời lượng sử dụng điện thoại đã thiết lập để bạn có thể nghỉ ngơi thoải mái hơn. Ứng dụng thường sẽ thiết lập cứ trung bình sau 25 phút sẽ nghỉ 5 phút và thời gian nghỉ sẽ kéo dài 10 phút nếu bạn tập trung làm việc liên tục bốn lần.

>>>> KHÁM PHÁ CHI TIẾT: 6 phần mềm lập kế hoạch kinh doanh từ A tới Z tốt nhất năm 2024

3. Một số phần mềm quản trị thời gian phổ biến khác

Bên cạnh chức năng quản trị thời gian, nhiều phần mềm còn tích hợp thêm các chức năng hữu ích khác để đem đến cho người dùng trải nghiệm tốt nhất. Dưới đây là những phần mềm quản trị thời gian phổ biến khác phù hợp với đa dạng mục đích sử dụng:

3.1 Phần mềm theo dõi thời gian làm việc cho doanh nghiệp/nhóm

• Shift

Người đi làm thường xuyên phải sử dụng nhiều tài khoản mail để trao đổi công việc thì cần sử dụng phần mềm quản lý Shift. Bởi không chỉ quản lý thời gian, Shift còn hỗ trợ quản lý hộp thư điện tử, chuyển đổi sang tài khoản mail khác chỉ với thao tác đơn giản và nhanh chóng.

Vì có thể chuyển đổi đến các dự án nhanh chóng và dễ dàng từ nhiều tài khoản khác nhau bằng thao tác đơn giản, phần mềm Shift giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi làm việc. Đặc biệt, ứng dụng còn tích hợp các ứng dụng quản lý khác như Trello, Calendy,… nên rất phù hợp khi làm việc trong một nhóm.

• Timely

Đối với các doanh nghiệp/nhóm, ứng dụng quản lý thời gian Timely sẽ giúp ích rất nhiều trong việc lên lịch và phân chia lịch làm việc sao cho hiệu quả nhất Ngoài ra, phần mềm này còn sở hữu tính năng đưa ra thời gian làm việc dự tính cho một dự án cụ thể và so sánh với thời gian làm việc thực tế để bạn có thể thay đổi cách sắp xếp mang lại hiệu suất cao nhất.

Khi sử dụng phần mềm Timely, người dùng sẽ nhận được báo cáo về việc phân tích thời gian làm việc của từng dự án cụ thể. Từ đó, việc ứng dụng sẽ đưa ra kế hoạch thời gian làm việc khoa học nhằm đạt hiệu quả tốt nhất. Nền tảng Timely hiện có thể cài đặt và sử dụng trên điện thoại, máy tính hoặc sử dụng trực tiếp trên Web.

• Pocket

Pocket là ứng dụng quản lý thời gian miễn phí có thể sử dụng trên các nền tảng điện thoại, desktop. Ứng dụng này là công cụ giúp bạn lưu trữ những tin tức nổi trội trên internet để đọc trong thời gian rảnh. Nhờ đó, tình trạng quá chú ý vào các tin tức làm chậm tiến độ công việc sẽ được giảm thiểu.

Điểm nổi bật của ứng dụng Pocket là được hỗ trợ 1500 nền tảng tin tức khác nhau nên bạn có thể dễ dàng tìm được nhiều tin tức với chủ đề hấp dẫn. Bên cạnh đó, Pocket còn giúp phân chia rõ ràng thời gian làm việc và theo dõi tin tức. Nhờ đó, công việc sẽ có năng suất hơn và hạn chế tình trạng phân tâm khi làm việc.

>> XEM NGAY: 15 app quản lý thời gian tốt nhất trên điện thoại, máy tính

3.2 Ứng dụng quản lý thời gian học tập cho học sinh, sinh viên

• Evernote

Đối với người dùng là học sinh, sinh viên, Evernote là là ứng dụng tuyệt vời trong việc ghi chú lại bài giảng, ý tưởng cho dự án và sắp xếp các công việc khác. Ứng dụng này còn cho phép người dùng đồng bộ nội dung lên nhiều thiết bị một lúc nên người dùng không cần phải lo lắng trong việc sao chép thông tin qua thiết bị mới.

Điểm đặc biệt ở ứng dụng Evernote là bạn có thể khởi tạo nội dung ở nhiều định dạng khác nhau qua ảnh, văn bản, video, audio, file Word,… Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể chia sẻ nội dung, thời gian biểu cho các sự kiện, bài tập đến nhiều người nên ứng dụng rất phù hợp để sử dụng khi làm việc nhóm.

• Coach.me

Ứng dụng Coach.me là nơi mà người dùng sẽ tham gia một cộng đồng gồm những người làm việc hỗ trợ nhau hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Nhờ đó, người dùng sẽ được mọi người giúp đỡ để hình thành nên thói quen tập trung vào công việc từ đó gia tăng năng suất hiệu quả.

Ứng dụng Coach.me được nhiều người dùng đánh giá cao với tính năng đặc biệt của mình. Ngoài việc tham gia cộng đồng để hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân, bạn còn có thể giúp đỡ và hỗ trợ những người mới tham gia. Đặc biệt, ứng dụng sở hữu tính năng ghi nhận đánh giá từ những người dùng mới gần giống như lượt thích của Facebook khiến quá trình trải nghiệm Coach.me =trở nên thú vị hơn.

• SimpleMind+

Ứng dụng SimpleMind+ là một phần mềm rất hữu ích cho các bạn học sinh, sinh viên trong việc ghi chép nội dung học tập. Khi sử dụng SimpleMind+ để ghi chú nội dung, người dùng có thể trình bày theo hình thức bản đồ tư duy. Nhờ đó, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian ghi chép và ghi nhớ nội dung dễ dàng hơn.

Ứng dụng SimpleMind+ không chỉ cho phép người dùng khởi tạo nội dung bằng văn bản mà còn có thể đính kèm nội dung dưới dạng ảnh, video, file âm thanh. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh bố cục sơ đồ tư duy theo sở thích và ý muốn của mình. Đối với phiên bản pro của ứng dụng, bạn sẽ được sử dụng thêm tính năng chia sẻ nội dung với bạn bè thông qua việc đồng bộ với Google Drive hoặc DropBox.

>>>> ĐỌC NGAY: 8 phần mềm lập kế hoạch công việc cá nhân miễn phí tốt nhất

4. Lợi ích khi sử dụng ứng dụng quản lý thời gian cá nhân hiệu quả

Trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay, mọi người đều có xu hướng sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian giúp có thể làm việc hiệu quả, năng suất cao. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm người dùng còn nhận được nhiều lợi ích như:

4.1 Lên kế hoạch công việc học tập, làm việc cụ thể

Khi sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian, bạn sẽ phải lên một kế hoạch cụ thể để thêm vào ứng dụng. Bạn nên phân loại, đánh dấu phân biệt từng loại công việc với nhau, ghi chú deadline và thời gian hoàn thành. Nhờ đó, quá trình sử dụng thời gian của bạn sẽ hiệu quả và hỗ trợ kết quả làm việc tốt hơn.

>>> BỎ TÚI NGAY: 13 phần mềm quản lý dự án xây dựng tốt mà bạn nên biết

4.2 App/Phần mềm quản lý công việc giúp phân chia công việc

Khi làm việc trong doanh nghiệp hoặc các nhóm học tập, việc sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian sẽ giúp ích rất nhiều. Nhiều phần mềm có tính năng giúp người dùng phân chia nhiệm vụ công việc cho từng người và có thể theo dõi được tiến độ hoàn thành. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải ôm quá nhiều công việc trong một nhóm mà có thể giám sát quá trình làm việc lẫn nhau.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 8 phần mềm lập kế hoạch kinh doanh tốt nhất cho các doanh nghiệp

4.3 App/Phần mềm quản lý giúp nhắc nhở hàng ngày

Một trong những tình năng yêu thích của người dùng các phần mềm quản lý là sự thông báo nhắc nhở deadline hoặc các cuộc hẹn quan trọng mà bạn đã đánh dấu. Từ đó, người dùng sẽ không xảy ra những tình trạng bỏ quên các sự kiện và công việc quan trọng.

>>>> XEM CHI TIẾT TẠI: TOP 5 phần mềm lập tiến độ thi công project quản lý hiệu quả

4.4 Tính năng đánh giá công việc đã làm

Sau thời gian làm việc, quá trình tổng kết đóng vai trò quan trọng giúp bạn có thể đánh giá được hiệu quả cũng như năng suất và chất lượng mỗi ngày. Vì vậy, nhiều ứng dụng quản lý đã cập nhập thêm tính năng đánh giá công việc đã làm để hỗ trợ người dùng nhận xét tổng quan theo những tiêu chí sẵn có. Sau đó, bạn sẽ rút kinh nghiệm và có những điều chỉnh kịp thời giúp mang lại hiệu suất làm việc tốt hơn.

Trên đây là các thông tin về 16 ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả mà Fastdo muốn giới thiệu đến bạn. Mong rằng bài viết này đã giúp bạn tìm được nền tảng ứng dụng phù hợp nhằm hỗ trợ tốt trong công việc cũng như học tập.