Quy trình quản lý rủi ro dự án và những sai lầm phổ biến

Bất kỳ doanh nghiệp nào khi triển khai dự án đều tiềm ẩn rủi ro nhất định nên việc quản trị rủi ro dự án có ý nghĩa quan trọng. Chúng giúp dự lường các tình huống xấu có thể xảy đến, ảnh hưởng đến chất lượng của dự án. Vậy Quy trình quản lý rủi ro dự án và những sai lầm phổ biến là gì? Cùng FASTDO tham khảo các nội dung này ở bài viết ngay sau đây!

>>> XEM THÊM:

• 11 kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả cần có của một leader team
• 9 lợi ích của làm việc nhóm đối với cá nhân và doanh nghiệp
• Kế hoạch truyền thông nội bộ và những lợi ích quan trọng

1. Những yếu tố cơ bản cần xét khi quản lý rủi ro dự án

Đầu tiên, để nắm bắt các yếu tố cơ bản khi quản lý rủi ro dự án, bạn cần hiểu rõ quản lý rủi ro dự án là gì? Đây được hiểu là nghệ thuật giúp nhận biết, phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong suốt quá trình diễn ra dự án. Ngoài ra, còn có thể dự lường cách xử lý để đạt được mục tiêu với kết quả cao nhất của dự án. 

Trên cơ sở khái niệm của quản lý rủi ro dự án thì sau đây là một số yếu tố cơ bản cần xét khi quản lý rủi ro dự án: 

• Khả năng xảy ra trên thực tế của rủi ro
• Tác động hoặc mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến với dự án.
• Thời gian dự kiến ​​xảy ra rủi ro
• Tần suất xảy ra của rủi ro. 

fPlan– Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

Đăng ký nhận Bản Demo phần mềm fPlan

>>> ĐỌC THÊM: Quản trị là gì? 8 căn cứ phân biệt Quản trị và Quản lý

2. Lợi ích của việc quản lý rủi ro dự án

Quản trị rủi ro mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích hấp dẫn như: 

• Rủi ro có thể xảy đến với dự án theo hướng tiêu cực hoặc tích cực. Khi dự đoán được các tình huống phát sinh, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc tìm ra các biện pháp làm tăng cơ hội và giảm thiểu yếu tố tiêu cực. 
• Quản lý rủi ro giúp xử lý tình huống nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và chi phí phát sinh cho doanh nghiệp.
• Áp dụng quản lý rủi ro vào tất cả mọi mặt của dự án như thời gian, nhân sự nên kế hoạch của dự án sẽ có tính thực tiễn và giá trị áp dụng hơn. 
• Quản lý rủi ro có thể xảy đến giúp hạn chế những thay đổi trong lúc thực hiện dự án.
• Tăng cường công tác quản trị giúp đảm bảo hoạt động thông suốt, liên tục, tăng cười các giá trị như thương hiệu, tài chính,..
• Giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững và liên tục tăng cường các giá trị như tài chính, thị phần, thương hiệu…

>>> BỎ TÚI NGAY: 12 ý tưởng tổ chức các trò chơi team building trong nhà đặc sắc nhất

3. Phân loại rủi ro trong dự án

Muốn quản lý rủi ro dự án, trước tiên bạn phải nắm bắt được toàn bộ các rủi ro có thể xảy đến. Vậy các cách để phân loại rủi ro trong dự án là gì? 

• Xét rủi ro bên ngoài: Các quy định của pháp luật, địa điểm thực hiện dự án,..
• Xét rủi ro nội bộ: Thay đổi phạm vị, nhân sự, thay đổi về tiến độ hoặc ngân sách,,.. 
• Xét rủi ro kỹ thuật: Thay đổi công nghệ hoặc quy trình kỹ thuật.
• Xét rủi ro thương mại: Các điều khoản trong hợp đồng, đơn vị cung cấp,…
• Xét các rủi ro không lường trước được đến từ khách hàng, khả năng ứng phó, thay đổi về văn hóa,…

Ngoài ra, Căn cứ vào kết quả rủi ro có thể phân thành

• Business risk: Rủi ro dẫn đến kết quả lãi hoặc lỗ của dự án;
• Pure risk: Rủi ro có sự mất mát (về người, tài sản,..)

Bên cạnh đó, các rủi ro xuất phát từ vật tư, phát sinh chi phí, phạm vi dự án, tài nguyên, sự hài lòng của khách hàng,…

Hiện nay, các rủi ro được phân loại chủ yếu là các rủi ro có thể xảy đến trong tương lai. Tuy nhiên, còn xuất hiện một loại rủi ro phi sự kiện. Theo đó, chúng bao gồm: Variability risk (rủi ro do không thể dự đoán các thay đổi trong tương lai), Ambiguity risk (Rủi ro xuất phát từ sự thiếu hiểu biết).

>>> XEM THÊM: Hệ thống lương 3P là gì? 5 bất cập khi áp dụng 3P trong tổ chức

4. Quy trình đánh giá mức độ rủi ro trong dự án

Khi đã phân loại được rủi ro, tiếp theo doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình đánh giá mức độ rủi ro trong dự án với các bước sau: 

4.1 Xác định những đe dọa và cơ hội mà rủi ro có thể đem lại

Nhiều người nhầm tưởng rủi ro chỉ bao gồm những phát sinh theo hướng tiêu cực. Tuy nhiên, chúng có thể đến từ 2 phía là mối đe dọa và cơ hội. Vì thế, cần tập trung xác định những đe dọa và cả các cơ hội có thể xảy đến. 

Để làm được điều này, bạn cần có sự tham gia góp ý, đề xuất đến từ các thành viên trong nhóm thực hiện dự án. Khi huy động toàn bộ nguồn nhân lực chắc chắn sẽ tìm ra những ý kiến độc đáo, hiệu quả. 

>>> XEM THÊM: 18 cách công nhận ý tưởng góp ý cho công ty của nhân viên

4.2 Đánh giá khả năng xảy ra

Sau khi liệt kê những rủi ro dự án, hãy lần lượt đánh giá rủi ro dự án, xác suất có thể xảy đến của rủi ro và xếp loại từ cao đến thấp. 

>>> THAM KHẢO NGAY: 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức Year End Party

4.3 Đánh giá mức độ ảnh hưởng

Cuối cùng, đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro có thể xảy đến. Ngoài ra, cần đánh giá cụ thể các tác động rủi ro mang đến cho dự án. Nhờ đó, tìm giải pháp khắc phục sự cố hoặc tiếp cận với cơ hội do rủi ro dự án đem đến.

>>> ĐỌC NGAY: Cách xây dựng chi tiết bộ quy tắc ứng xử trong Doanh nghiệp

5. Quy trình 5 bước quản lý rủi ro dự án

Tham khảo quy trình quản lý rủi ro dự án với 05 bước sau: 

5.1 Động não

Để quản lý tốt rủi ro dự án, các thành viên tham gia dự án cần bàn bạc kỹ lưỡng các rủi ro và xác định cách đối mặt với rủi ro. Hãy “động não” tìm được câu trả lời cho các câu hỏi như: 

• Bạn có thể chịu được bao nhiêu rủi ro, tính chất, mức độ như thế nào để hoàn thành dự án? Nếu không vượt qua có thể từ bỏ dự án?
• Quản lý rủi ro dự án giai đoạn thực hiện nào?

Khi rủi ro xảy đến đến nhân viên sẽ cần tư vấn hay trực tiếp hành động?

>>> TÌM HIỂU NGAY: Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao

5.2 Xác định những rủi ro cần quản trị

Khi đã xác định mức độ rủi ro có thể tiếp nhận được, bạn nên phân loại rủi ro theo thứ tự và phân bổ thời gian phù hợp. Hãy chú ý đến những rủi ro các ảnh hưởng lớn và dành nhiều thời gian để giải quyết chúng. 

>>> THAM KHẢO NGAY: Khái niệm hàng tồn kho và nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn

5.3 Xác định nguồn gốc của rủi ro

Tiếp tục, hãy tìm hiểu các dấu hiệu trước khi xảy ra rủi ro. Đây chính là tiền đề giúp bạn xác định được nguồn gốc của rủi ro. 

>>> ĐỌC THÊM: Trả lương theo 3P và KPI: Bản chất, đặc điểm và cách tính toán

5.4 Xây dựng phương án hành động

Phải làm gì khi rủi ro xảy đến với dự án của bạn? Đây chính là vấn đề quan trọng nhất trong quy trình quản lý rủi ro. Bạn cần lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án với các biện pháp ứng phó phù hợp cho từng rủi ro cụ thể. Ngoài ra, cần phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng thành viên và trách nhiệm cụ thể. 

Ở công đoạn này, bạn cần đảm bảo các phương án ứng phó đối với các rủi ro trong quản lý dự án phải chi tiết, cụ thể và đã thông báo đến từng thành viên trong nhóm. 

>>> XEM NGAY: Quản lý là gì? 7 chức năng cơ bản của Quản lý và Nhà quản lý

5.5 Đánh giá và cải thiện

Đây là công đoạn cuối cùng của quy trình sau khi đã hoàn thành dự án. Bạn cần đánh giá dự án đã thực hiện đúng % như kế hoạch đề ra. Việc ngăn chặn rủi ro phát sinh có gây ảnh hưởng gì đến dự án hay không? Từ đó, đánh giá đúng hiệu quả của việc quản lý dự án và đưa ra bài học kinh nghiệm.

>>> ĐỌC THÊM: POLC – Nền tảng cốt lõi quyết định sự tồn tại của Doanh nghiệp

6. Những sai lầm thường gặp trong quản lý rủi ro dự án

Không phải việc quản lý rủi ro dự án nào cũng thành công, một số doanh nghiệp thường gặp các sai lầm nghiêm trọng sau:

• Xác định rủi ro không tìm hiểu chi tiết về dự án. Vì thế, sau khi kết thúc dự án, việc giải quyết rủi ro gây thiệt hại lớn, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch thực hiện dự án ban đầu. 
• Việc xác định rủi ro được thực hiện quá sớm, qua loa, dự phòng vô tội vạ mà không tiến hành các bước theo quy trình. 
• Không có sự tham gia góp ý của thành viên trong nhóm dự án về xác định rủi ro mà sử dụng quy trình định lượng rủi ro. Vì thế, các rủi ro trong quản lý dự án được xác định chung chung, chưa thực sự phù hợp với thực tế. 
• Bỏ qua những danh mục rủi ro quan trọng như văn hóa, thị trường,…
• Sử dụng duy nhất một biện pháp xác định rủi ro mà không tiến hành kết hợp, phân tích. 
• Lựa chọn phương án ứng phó đầu tiên, nhanh chóng mà không xem xét tổng thể để lựa chọn các phương án phù hợp hơn. 
• Việc quản lý rủi ro không được chú trọng đúng mức, không được giải thích cụ thể cho từng thành viên nhóm để xác định trách nhiệm, phân công nhiệm vụ. 

Trên đây là các nội dung về quy trình quản lý rủi ro dự án mà FASTDO muốn chia sẻ đến quý khách hàng. Hiểu về quản lý rủi ro là một biện pháp quan trọng dẫn đến sự thành công của dự án. Vì thế, chúng tôi mong rằng bạn sẽ áp dụng phù hợp những thông tin này vào thực tiễn của doanh nghiệp và lựa chọn các hướng giải pháp hiệu quả nhất!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Mô hình SWOT là gì? Ứng dụng SWOT hiệu quả trong công ty
• Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso
• Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả