[REVIEW] Phần mềm Microsoft Teams là gì? Hướng dẫn sử dụng

Phần mềm Microsoft Teams hiện đang là công cụ hỗ trợ họp trực tuyến phổ biến hiện nay vì sở hữu nhiều tính năng nổi bật. Để hiểu rõ hơn về phần mềm họp trực tuyến này, bạn hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Fastdo. Chúng tôi sẽ cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích và hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm hiệu quả.

1. Phần mềm Microsoft Teams là gì?

Phần mềm Microsoft Teams là công cụ hỗ trợ họp trực tuyến, bao gồm các chức năng meeting video, lưu trữ tệp và có thể tích hợp với bộ Office 365. Hiện nay, Microsoft Teams đang dần thay thế các nền tảng họp trực tuyến khác của chính tập đoàn Microsoft như Sky For Business, Microsoft Classroom.

Thông tin về thông số kỹ thuật của ứng dụng Microsoft Teams:

• Yêu cầu về nền tảng: iOS phiên bản 10.0 trở lên, Android phiên bản 4.4 trở lên, macOS X 10.11 El Capitan trở lên.
• Dung lượng tối thiểu: Với hệ điều hành iOS, phần mềm yêu cầu 235.6MB. Phiên bản Android nhẹ hơn với 49MB.
• Xuất xứ: Microsoft

MS Teams gồm 3 thành phần chính là:

• Nhóm (team): Bao gồm tất cả những người làm việc cùng nhau.
• Kênh (channel): Là các cuộc hội thoại để trao đổi công việc giữa các thành viên trong cùng một nhóm. Bạn có thể chat, video call, tổ chức các cuộc họp, lưu trữ và chia sẻ tệp,thông tin, dữ liệu… tại đây.
• Tab: Có thể hiểu đơn giản là công cụ giúp mọi người trong cùng một kênh có thể trao đổi thông tin với nhau. Một kênh mặc định sẽ có 3 tab: Trò chuyện, Tệp và Wiki. Ngoài ra, bạn có thể linh hoạt tạo thêm các tab mới phù hợp hơn với nhu cầu công việc.

2. Tính năng của phần mềm Teams 365

Hiện nay, Microsoft Teams đang dần thay thế các nền tảng họp trực tuyến khác. Bạn hãy cùng Fastdo tìm hiểu xem phần mềm này có những tính năng nổi bật gì mà được nhiều người tin tưởng sử dụng qua nội dung dưới đây nhé!

2.1 Đội và kênh/ Teams & Channels

Các đội (teams) được tạo thành từ các kênh (channels), đây là nơi làm việc giữa các thành viên với nhau. Bạn có thể coi Team và Channel như văn phòng online bởi đây được tích hợp rất nhiều chức năng mà một văn phòng cần có.

2.2 Cuộc trò chuyện trong các kênh và nhóm

Tất cả các thành viên trong nhóm có thể xem và trao đổi với nhau thông qua kênh Chung (General Channel). Ngoài ra, bạn có thể tạo các nhóm chat nhỏ hơn từ 2 cho đến 100 người. Bạn cũng có thể mời các thành viên khác tham gia các cuộc trò chuyện khác nhau bằng cách sử dụng chức năng  của phần mềm.

Trình quản lý tác vụ cho phép điều phối và kiểm tra các kế hoạch, nhiệm vụ được phân công trong nhóm tương tự như một phần mềm giao việc. Các thành viên đều kiểm tra được các nhiệm vụ các nhiệm vụ đi kèm với trạng thái của nó.

2.3 Chức năng Chat

Chat là chức cơ bản trong hầu hết các ứng dụng cộng tác, làm việc online. Các thành viên trong nhóm có thể trao đổi thông tin qua tin nhắn chữ, thoại hoặc hình ảnh. Bạn có thể sử dụng chức năng này trong nhóm hoặc với một cá nhân cụ thể. Trong khung chat, người dùng có thể tự tạo các lịch họp và tạo nhắc nhở, lên lịch khi cuộc họp sắp đến. Ngoài nhắn tin trong nhóm chung, phần mềm vẫn có thể nhắn tin riêng cho nhau cho những nội dung riêng tư.

2.4 Lưu trữ tài liệu trong SharePoint

Mỗi nhóm trong phần mềm Microsoft Teams sẽ có một trang lưu trữ dữ liệu trong SharePoint Online.Tất cả tài liệu được chia sẻ trên các cuộc hội thoại sẽ tự động lưu vào thư mục này. Trưởng nhóm có thể cấp phép hoặc giới hạn những người có thể truy cập vào thư mục. Teams cũng tích hợp với One Drive – kho lưu trữ đám mây của Microsoft. Dung lượng có sẵn lớn phép người dùng tải lên nhiều tài liệu và chia sẻ dễ dàng.

Là “anh em một nhà” với bộ công cụ văn phòng Microsoft Office nổi tiếng với Word, Excel; Teams hỗ trợ công việc rất hiệu quả khi cho phép mở các ứng dụng này trên cùng giao diện, không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ làm việc khác nhau.

2.5 Gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình

Tính năng gọi video trực tuyến là lý do khiến nhiều người bắt đầu sử dụng phần mềm MS Teams. Mọi người trong cùng một công ty có thể chia sẻ màn hình máy tính/ điện thoại đơn giản và nhanh chóng. Nhờ đó, việc trao đổi thông tin sẽ trở nên dễ dàng hơn.

2.6 Các cuộc họp trực tuyến (online meetings)

Tính năng meeting online giúp bạn tạo một phòng họp trực tuyến có thể chứa đến 10.000 người (15 Live event đồng thời). Bất cứ ai trong hoặc ngoài nhóm đều có thể tham gia cuộc họp này. Đây là một công cụ hết sức tuyệt vời đối với các công ty có nhiều chi nhánh nằm cách xa nhau.

Với cuộc họp miễn phí, Microsoft Teams cho phép bạn tổ chức 500 người. Với mỗi cuộc họp trực tuyến, Teams có thể hiện màn hình khoảng 9 thành viên cùng một lúc, giúp cuộc trao đổi đa chiều dễ dàng. Phần mềm cũng tích hợp với một ứng dụng gọi online khác cùng hàn là Skype giúp điện online qua đám mây tiện lợi.

2.7 Hội nghị âm thanh (Audio conferencing)

Một tính năng của MS Teams mà bạn sẽ khó tìm được trên nhiều phần mềm họp trực tuyến khác đó là hội nghị âm thanh. Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tham gia các cuộc họp của công ty thông qua điện thoại. Đặc biệt, nếu bạn mua tính năng license bổ sung thì sẽ có thể tham gia hội nghị âm thanh thông qua số điện thoại mà không cần internet.

2.8 Điện thoại đầy đủ

Business Voice là một hệ thống điện thoại cấp doanh nghiệp hỗ trợ bạn tổ chức hội thảo âm thanh với số lượng người tham gia cao nhất là 300. Vì có nhiều ưu điểm nổi bật, tính năng này có khả năng thay thế hoàn toàn hệ thống điện thoại hiện có của doanh nghiệp.

Ngoài ra, phần mềm cũng kết hợp hai gọi dịch vụ khác là Calling Plan (Gói thuê bao) và Direct Routing (Định tuyến trực tiếp). Hao chức năng này tương tự như các lựa chọn giúp người dùng gọi điện linh hoạt hơn. Mỗi tài khoản Ms Teams có thể liên kết với một số điện thoại chính thức, từ đó tham gia các cuộc gọi toàn cầu. Chức năng này phổ biến và tiện lợi ở các nước phương Tây hơn. Ở Việt Nam, Định tuyến trực tiếp yêu cầu doanh nghiệp sử dụng SBCs system với mức phí khá cao thì mới có thể kết nối với tổng đài ảo.

3. Cách cài đặt phần mềm Microsoft Teams

Hiện tại, phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams đã có thể cài đặt đặt trên cả điện thoại lẫn máy tính. Nếu bạn chưa biết thao tác để cài đặt thì hãy xem hướng dẫn sau đây.

3.1 Cách cài đặt phần mềm MS Teams trên máy tính

• Bước 1: Truy cập vào trang chủ Microsoft.
• Bước 2: Chọn mục “Download Teams” hoặc “Tải xuống Teams” có hình mũi tên đi xuống trên thanh điều hướng.

• Bước 3: Nhấn vào mục “Tải xuống cho máy tính” như ảnh minh họa.

• Bước 4: Nhấn vào ô “Tải xuống Teams” để tiến hành cài đặt phần mềm. Nếu chưa có tài khoản, bạn hãy thực hiện đăng ký bằng cách sử dụng email có sẵn hoặc số điện thoại (khuyến khích nên là của chính bạn).

3.2 Cài đặt phần mềm MS Team trên điện thoại

• Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Google Play/ App Store (tùy loại máy).
• Bước 2: Ở thanh tìm kiếm, nhập vào keyword “Microsoft Teams”.
• Bước 3: Chọn kết quả được cung cấp bởi tập đoàn Microsoft và nhấn “Cài đặt”.

4. Hướng dẫn tạo tài khoản phần mềm Microsoft Teams

Nếu bạn đang loay hoay không biết đăng nhập vào MS Teams thế nào vì giao diện toàn là Tiếng Anh thì hãy làm theo các bước như sau:

• Bước 1: Truy cập vào đường link https://teams.microsoft.com/ để vào trang tải công cụ Microsoft Teams. Bạn nhấn Get the Windows app để tải phần mềm xuống, sử dụng phần mềm theo cách offline hoặc nhấn Use the web app instead để sử dụng Microsoft Teams phiên bản online.

• Bước 2: Hãy khởi động phần mềm. Lúc này, bạn sẽ được yêu cầu nhập tài khoản, mật khẩu. Sau khi nhập xong, bạn nhấn Sign in (đăng nhập) để tiếp tục.

• Bước 3: Tiếp đến bạn hãy nhấn Sign Up For Teams. Một trang web sẽ hiện ra, nếu bạn đã có nhóm làm việc thì nhấn Sign in, chưa có thì nhấn Sign Up For Free. Bạn hãy điền địa chỉ email đã đăng ký công việc rồi nhấn Next để tiếp tục.
• Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin tên bạn và tên công ty rồi hãy nhấn Set Up Teams để tạo nhóm mới. Bạn sẽ có nhóm làm việc trên Microsoft Teams thành công.

Tiếp đó, bạn hãy gửi link nhóm đến các thành viên khác. Khi có người muốn tham gia vào nhóm làm việc thì bạn sẽ nhận được email, bạn có quyền từ chối bằng cách Cancel hoặc đồng ý thì nhấn Accept.

• Bước 5: Bạn hãy nhấn vào Meet now trong mục Teams để tổ chức cuộc họp trực tuyến dạng video ngay lập tức.

• Bước 6: Bạn có thể gọi điện cho 1 thành viên hoặc tạo nhóm để gọi thoại tới nhiều người ở mục Call của phần mềm.

5. Hướng dẫn sử dụng MS Teams

5.1 Cách sử dụng phần mềm MS Teams trên máy tính

Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm họp trực tuyến trên máy tính:

• Bắt đầu cuộc trò chuyện mới: Bạn có thể trò chuyện bằng tin nhắn với các người khác hoặc cả một nhóm dễ dàng bằng cách chọn New chat ở đầu danh sách trò chuyện.
• Bắt đầu cuộc gọi hoặc cuộc gọi video: Bạn hãy nhấp vào biểu tượng “Cuộc gọi” hoặc “Cuộc gọi video” ở thanh công cụ bên trên cuộc trò chuyện.
• Chia sẻ tập tin vào nhóm: Bạn hãy chọn “Đính kèm tệp” ở hộp thư chat rồi sau đó chọn tệp rồi chọn “Chia sẻ” hoặc “Mở”.
• Cách chia sẻ màn hình: Bạn hãy nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ nội dung” trong thanh công cụ điều điều khiển cuộc họp của bạn.

5.2 Cách sử dụng phần mềm MS Teams trên điện thoại

Tính năng của Microsoft Teams trên điện thoại giống hoàn toàn như trên máy tính. Tuy nhiên, cách sắp xếp vị trí hiển thị của các chức năng sẽ khác. Bạn chỉ cần mất một thời gian ngắn để làm quen giao diện của phần mềm này trên điện thoại nếu trước đó bạn đã sử dụng qua phiên bản máy tính.

6. Microsoft Team có miễn phí không?

Microsoft Teams có cả 2 gói dịch vụ miễn phí và tính phí. Bạn hãy tìm hiểu kỹ về 2 gói dịch vụ này để đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp nhé.

6.1 Gói dịch vụ miễn phí

Với gói dịch vụ miễn phí, bạn sẽ được trải nghiệm những tính năng cơ bản như chat, nghe gọi không giới hạn. Ngoài ra, mỗi nhóm sẽ có 10GB bộ nhớ và mỗi cá nhân có thêm 2GB. Số lượng người dùng tối đa sẽ là 500.000 người.

6.2 Gói dịch vụ tính phí

Bên cạnh gói miễn phí, Microsoft Teams còn cung cấp thêm những gói tính phí. Người sử dụng gói dịch vụ này sẽ được dùng thêm nhiều chức năng tuyệt vời của phần mềm. Đặc biệt, bạn sẽ được dùng thử 1 tháng miễn phí trước khi đưa ra quyết định.

7. Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm Ms Team

Dưới đây là phần đánh giá chi tiết về ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Teams:

7.1 Ưu điểm

Microsoft Teams có khả năng hỗ trợ mọi hoạt động cộng tác giữa các thành viên trong công ty/ doanh nghiệp. Điểm mạnh của công cụ này là các tính năng được phát triển về cả chiều rộng lẫn chiều sâu trong cộng tác, bao gồm:

• Chi phí: Doanh nghiệp không cần trả thêm khoản phí nào nữa nếu đã sử dụng trọn bộ Microsoft Office 365 bản quyền (trừ gói Office 365 Business). Phiên bản miễn phí cũng có nhiều tính năng hấp dẫn.
• Thực hiện cuộc họp trực tuyến, chat và gọi điện ở mọi lúc mọi nơi: Microsoft Teams hỗ trợ thực hiện các cuộc họp trực tuyến với số lượng tham gia tối đa là 300 người.
• Dữ liệu được tập trung về một nơi: Giúp thành viên trong nhóm sẽ ít bị phân tâm và tập trung làm việc.
• Cộng tác với nhiều ứng dụng tích hợp: Cung cấp hơn 400 ứng dụng tích hợp giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
• Bảo mật dữ liệu cao: Bạn có thể kiểm soát và hạn chế tính năng cho nhân viên sử dụng.
• Giao diện dark mode tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu đa dạng của người dùng. Các cài đặt như chỉnh sửa thông báo, quyền truy cập địa điểm,… cũng dễ dàng có thể tùy chỉnh.
• Ứng dụng tích hợp: Microsoft Teams được tích hợp với kho cửa hàng sản phẩm với hơn 400 ứng dụng của Microsoft, trong đó, rất nhiều ứng dụng về quản lý công việc và hiệu suất được nhiều người tin dùng như phần mềm quản lý dự án Wrike, phần mềm vẽ quy trình Lucidchart, phần mềm xây dựng khảo sát nội bộ Survey Monkey, phần mềm chữ ký điện tử Signnow…
• Bảo mật dữ liệu: Là doanh nghiệp hàng đầu thế giới, Microsoft chú trọng đến khả năng bảo mật dữ liệu của các sản phẩm. Phần mềm Teams với bảo mật hai lớp giúp nội bộ doanh nghiệp bảo mật tối đa hơn. Ngoài ra, mỗi nhân viên cũng có thể có các tùy chỉnh bảo mật riêng biệt cho từng dự án, từng tài liệu. Điều này đảm bảo chỉ có nhân viên với quyền hạn phù hợp được tiếp cận những tài liệu phù hợp.

7.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, phần mềm MS Teams cũng có các nhược điểm:

• Số lượng kênh bị giới hạn: Bạn chỉ có thể tạo 100 kênh mỗi nhóm. Bạn phải xóa một số kênh nếu muốn tạo thêm các kênh mới. Điểm an ủi là các tệp đã chia sẻ vẫn sẽ được lưu trữ trong SharePoint.
• Cách sắp xếp các tệp chia sẻ còn nhiều bất cập: Bạn sẽ gặp khó khăn trong việc phân chia tài liệu nếu chưa áp dụng quy tắc phân loại trước khi tải dữ liệu lên phần mềm.
• Bị hạn chế phân quyền: Bạn chỉ có thể kiểm soát và hạn chế quyền hạn của các thành viên.
• Không cung cấp quyền hạn nhà quản trị: Bạn không thể chỉ định phân quyền cho các cấp thành viên. Ví dụ, khi tạo sổ ghi chép trên OneNote, bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể truy cập tài liệu đó, nếu muốn những ghi chép cho nhóm nhỏ riêng tư hơn hay giới hạn quyền chỉnh sửa hay nhận xét cho một số thành viên nhất định, cần phải tạo các kênh – nhóm riêng.

8. Phần mềm fOKRs kết hợp MS Teams hỗ trợ quản trị doanh nghiệp

Bên cạnh quản lý công việc với các công cụ để tăng năng suất, nhà quản trị cần phải chú ý đến gốc rễ của vận hành khi cần phải quan tâm đến quản lý mục tiêu đội nhóm. Phần mềm quản trị mục tiêu fOKRs là một công cụ quản trị mục tiêu thuộc bộ giải pháp phần mềm quản trị của Fastdo. Một số tính năng vượt trội của fOKRs như:

• Tạo mục tiêu làm việc cho từng cá nhân trong doanh nghiệp.
• Hỗ trợ nhà quản lý theo dõi và kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc theo mục tiêu đã đề ra.
• Xem xét tổng quan hệ thống tổng quan của toàn công ty, bộ phận, team hoặc cá nhân…

fOKRs được thiết kế dựa trên lý thuyết của Andy Grove – Cha đẻ OKRs hiện đại. Giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng áp dụng OKRs, tập trung quản lý những mục tiêu quan trọng để thúc đẩy tăng trưởng gấp 3 lần/năm. Nhấn vào đây để nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Qua bài viết về phần mềm Microsoft Teams, Fastdo hy vọng bạn sẽ hiểu hơn về các tính năng và cách sử dụng MS Teams. Đây hứa hẹn sẽ là một trong những giải pháp hiện đại để kết nối đội nhóm mạnh mẽ hơn. Ngoài ra, Fastdo cũng là một trong những giải pháp phần mềm quản trị công việc đáng tham khảo khác, giúp tối đa hiệu suất làm việc. Đừng quên đón đọc những kiến thức quản trị mới nhất từ Fastdo nhé!

>>>> KHÔNG THỂ BỎ QUA:

• 10+ phần mềm lấy thông tin khách hàng miễn phí, nhanh nhất
• 5 phần mềm quản lý thu chi miễn phí cho doanh nghiệp
  
• 10 phần mềm quản trị doanh nghiệp, công ty miễn phí tốt nhất
• Phần mềm Kiotviet là gì? Hướng dẫn đăng ký và sử dụng
• Slack là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm Slack thành thạo