Offboarding là gì? Hướng dẫn cách hoàn thiện quy trình chi tiết

Offboarding là gì? Nếu bạn đang tìm hiểu về chủ đề này thì hãy cùng Fastdo tham khảo các thông tin được chia sẻ trong bài viết sau. Dưới đây, Fastdo sẽ đề cập những vấn đề xoay quanh đến offboarding cũng như gợi ý cách xây dựng quy trình này một cách hoàn thiện và chi tiết nhất. Từ đó, bạn có thể dễ dàng ứng dụng vào công tác vận hành nhân sự của công ty. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT:  Top 06 những sai lầm khi xây dựng phễu Marketing

1. Offboarding là gì?

Offboarding là quy trình dẫn đến sự tách biệt chính thức giữa một nhân viên và một công ty thông qua việc từ chức, thôi việc hoặc nghỉ hưu. Offboarding bao gồm tất cả các quyết định và quy trình diễn ra khi một nhân viên nghỉ việc. Việc này bao gồm:

• Tổ chức tiệc chia tay.
• Thực hiện chuyển giao trách nhiệm công việc của nhân viên đó.
• Hủy kích hoạt quyền truy cập và mật khẩu nội bộ của công ty.
• Chuyển giao thiết bị hỗ trợ công việc.
• Thực hiện các cuộc phỏng vấn nghỉ việc để thu thập phản hồi.

Qua trình này đảm bảo rằng, nhân viên sẽ rời đi với điều kiện tốt, tâm thế vui vẻ. Bên cạnh đó, quy trình này cũng bao gồm việc phân công lại công việc giữa các thành viên trong nhóm và đào tạo nhân sự mới.

>>> ĐỌC NGAY: Onboarding là gì? Quy trình xây dựng On-Boarding hiệu quả

2. Tầm quan trọng của quy trình offboarding

Trên thực tế, khi nhân viên nghỉ việc có thể sẽ dẫn đến 2 chiều hướng nhận định như sau:

• Đầu tiên, nhân viên sẽ bày tỏ những khía cạnh tích cực khi nhắc về công ty. Người đó sẽ nhiệt tình ca ngợi về nơi làm việc cũ nếu có ai nhắc đến. Có thể nói, đây là trường hợp mà công ty nào cũng mong muốn đạt được.
• Thứ 2, nhân viên khi nghỉ việc sẽ luôn có những câu chuyện tiêu cực về công ty. Cá nhân này sẵn sàng hạ thấp uy tín doanh nghiệp bằng những hành động, ngôn từ không đúng mực. Từ đó, làm ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu cũng như tác động xấu đến quy trình tuyển dụng nhân viên sau này.

Chính vì thế, offboarding xuất hiện nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro khi nhân sự rời công ty. Như vậy, có thể nói xây dựng quy trình nghỉ việc là thật sự cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. Khi bạn sở hữu quy trình hiệu quả thì sẽ giải quyết được những vấn đề tiêu cực đã được đề cập ở trên. Đồng thời, các cấp quản lý cũng hiểu được những khó khăn mà nhân sự đang gặp phải. Từ đó, mối quan hệ trở nên tốt hơn và tránh được những rủi ro khi cá nhân rời công ty.

Ngoài ra, xây dựng quy trình offboarding cũng là cách để công ty thể hiện sự tử tế đối với nhân sự khi họ đã công hiến làm việc lâu dài với đơn vị. Cách nhân viên rời đi cũng được chỉn chu như cách mà doanh nghiệp đã chào đón họ vào ngày nhận việc.

>>> XEM THÊM: Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả

3. Lợi ích của quy trình cho nhân viên nghỉ việc

Sau khi hiểu được “offboarding là gì?” bạn sẽ có nhu cầu tìm hiểu về lợi ích của quy trình này. Như vậy, Fastdo sẽ cập nhật đến bạn những lợi ích của việc thực hiện quy trình offboarding như sau:

• Giúp nhân viên có cảm nghĩ tốt đẹp về quãng thời gian làm việc tại công ty.
• Việc bạn có để lại ấn tượng tốt đẹp cho nhân viên cũ sẽ được các ứng viên mới yêu thích và chọn lựa đến với đơn vị, giúp củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng.
• Có nhiều trường hợp, cá nhân sau một khoảng thời gian nghỉ việc sẽ sẵn sàng quay lại làm việc với nguồn năng lượng tốt hơn.
• Áp dụng offboarding tốt sẽ đảm bảo được bảo mật dữ liệu của công ty nhờ việc thu hồi các quyền truy cập máy tính, tài khoản nội bộ,…
• Nhân viên khi rời đi sẽ để lại những phản hồi chân thật nhất về công ty. Đây là hội để các cấp lắng nghe và cải tiến các vấn đề chưa tốt. Từ đó, có thể thúc đẩy cách vận hành có hiệu quả hơn.

>>> THAM KHẢO NGAY: Talent Acquisition là gì? Cách áp dụng phương pháp vào doanh nghiệp

4. Xây dựng quy trình offboarding chi tiết, hiệu quả

Bạn đã mệt mỏi với việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên mỗi ngày? fCheckin sẽ giúp hoạt động chấm công của Doanh nghiệp bạn diễn ra dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian và năng suất, hãy để fCheckin đồng hành cùng bạn trên hành trình quản lý hiệu quả hơn.

Không chỉ tìm hiểu về “offboarding là gì?” mà bạn nên nghiên cứu các bước để tạo quy trình cho nghỉ việc bài bản. Trên thực tế, mỗi công ty sẽ có quy trình offboarding khác nhau, điều này còn phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô hoạt động, chức vụ nhân viên nghỉ việc,… Dưới đây, Fastdo sẽ đưa ra những bước cơ bản để tạo ra quy trình cho nghỉ việc hoàn chỉnh, bạn có thể tham khảo và áp dụng vào doanh nghiệp của mình.

4.1 Giai đoạn 1: Xử lý thông tin nghỉ việc

Xử lý thông tin nghỉ việc là bước đầu tiên mà doanh nghiệp phải thực hiện khi nhân viên nghỉ việc. Giai đoạn này bao gồm một số thủ tục như sau:

• Tạo hồ sơ chấm dứt hớp đồng: Bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị hồ sơ kết thúc quá trình làm việc và gửi cho nhân viên để ký xác nhận.
• Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn nghỉ việc: Tại buổi gặp mặt này, doanh nghiệp sẽ biết được những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải cũng như nhận được đánh giá của cá nhân đó về quá trình làm việc, về khối lượng công việc hay những phúc lợi của doanh nghiệp,…
• Gửi thông báo cho các thành viên còn lại: Việc nhân sự nghỉ việc sẽ làm cho nội bộ có những lời bàn tán. Chính vì vậy, để tránh được các tin đồn thất thiệt thì doanh nghiệp phải chủ động thông báo đến các thành viên. Điều này sẽ củng cố được sự tin tưởng của nhân viên với đơn vị cũng như không làm ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực và 6 bước thực hiện chi tiết

4.2 Giai đoạn 2: Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục, tài liệu liên quan

Bộ phận nhân sự và nhân viên nghỉ việc sẽ trực tiếp lên danh sách các giấy tờ, thủ tục liên quan đến quá trình offboarding, bao gồm:

Bản cam kết bảo mật thông tin

Thông thường, nhân viên sẽ được ký bản cam kết khi mới vào nhận việc. Tuy nhiên, các điều khoản chỉ ràng buộc khi nhân sự còn làm việc tại cơ quan. Chính vì thế, khi nhân sự nghỉ việc, bạn phải chuẩn bị bản cam kết bảo mật với đầy đủ các điều khoản cần thiết để đảm bảo dữ liệu, thông tin mật của công tin không bị phát tán ra bên ngoài.

Biên bản bàn giao công việc

Khi nhân viên rời đi sẽ tạo biên bản bàn giao công việc để doanh nghiệp biết được tình trạng việc làm và sắp xếp người xử lý. Các thông tin cần thiết trong biên bản sẽ là:

• Danh sách các đầu việc đã hoàn thành.
• Danh sách các việc đang triển khai.
• Danh sách các đầu việc chưa làm.
• Vị trí lưu trữ các tài liệu, dữ liệu đã tích lũy được trong quá trình làm việc.
• Tên tài khoản, mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu chung của công ty.

Biên bản bàn giao trang thiết bị

Đối với một số công ty, khi nhân viên nhận việc sẽ cung cấp một số thiết bị liên quan như laptop, điện thoại, chìa khóa,…. Chính vì thế, khi rời đi, cá nhân đó phải có biên bản bàn giao lại tất cả các trang thiết bị, dụng cụ đã được cấp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu tài sản bị hư hỏng hay thất lạc. Thực chất, điều này đã được thỏa thuận trong biên bản lúc giao nhận.

Giấy tờ về thuế, bảo hiểm

Đối với các tài liệu về thuế hay bảo hiểm cần có thời gian để chuẩn bị. Nhân viên có thể nhận được giấy tờ này vào những ngày cuối cùng làm việc. Tuy nhiên, có một số trường hợp sau khi đã chính thức nghỉ việc mới nhận được. Nghĩa là sau vài ngày nghỉ việc, cá nhân đó sẽ quay lại công ty và hoàn tất các thủ tục giấy tờ này.

>>> XEM NGAY: [TẢI MIỄN PHÍ] 8 mẫu form bàn giao công việc chi tiết

4.3 Giai đoạn 3: Lập kế hoạch bàn giao công việc

Doanh nghiệp nên có kế hoạch bàn giao khi nhân sự nghỉ việc. Có thể bàn giao lại công việc cho người trong nhóm hoặc nếu tuyển dụng người mới thì nên đặt ra những vấn đề như:

• Nên tuyển 1 hay 2 người?
• Tuyển người đã có kinh nghiệm hay chưa có kinh nghiệm?
• Nhân viên thay thế phải bắt đầu làm việc từ đâu để công việc được giải quyết ổn thỏa.
• Trong danh sách các công việc bàn giao, đâu là việc nên giải quyết sớm, việc nào có thể hoãn và công việc nào nhân viên cũ phải hoàn thành trước khi rời đi?

Trường hợp vị trí nghỉ việc rất quan trọng thì bạn có thể tuyển người mới vào làm việc trước khi nhân viên cũ rời đi để họ có thể trực tiếp hướng dẫn, bàn giao công việc cho nhân viên mới.

>>> ĐỌC THÊM: 8 Bước xây dựng mẫu lập ngân sách nhân sự chi tiết

4.4 Giai đoạn 4: Thực hiện phỏng vấn thôi việc

Cần có một buổi phỏng vấn để 2 bên hiểu rõ nhau hơn và tránh các trường hợp bất đồng, tiêu cực xảy ra. Đây là cơ hội để doanh nghiệp có thể lắng nghe những quan điểm, nhận xét thẳng thắn về quy trình cũng như môi trường làm việc của công ty. Tham khảo một số nội dung trong buổi phỏng vấn như sau:

• Hỏi về quá trình làm việc có những khó khăn, trở ngại gì.
• Bày tỏ lòng thành muốn biết lý do vì sao nhân sự lại nghỉ việc.
• Những góp ý, nhận xét của nhân viên về công ty, đồng nghiệp,…
• Nguyện vọng của nhân sự sau khi quyết định rời đi.

Kết thúc buổi phỏng vấn, hãy gửi các thông tin hữu ích đến hệ thống quản lý. Trường hợp có vấn đề thì có thể thay đổi để công tác vận hành hoàn thiện hơn.

4.5 Giai đoạn 5: Hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi các tài khoản nội bộ

Doanh nghiệp nên thay đổi mật khẩu hay khóa các tài khoản liên quan mà nhân viên cũ có thể cập để tránh những rủi ro ảnh hưởng xấu đến công ty. Bạn có thể làm một số công việc sau:

• Hủy bỏ quyền truy cập vào các tài khoản và hệ thống nền tảng nội bộ.
• Đổi mật khẩu tất cả các tài khoản mà nhân viên có quyền truy cập.
• Đưa nhân viên cũ ra khỏi các ứng dụng quản lý làm việc của công ty.
• Trường hợp nhân viên có làm việc với khách hàng thì doanh nghiệp cần liên hệ với đối tác để thông báo về sự thay đổi nhân sự.

4.6 Giai đoạn 6: Kết thúc quy trình offboarding

Kết thúc quy trình offboarding bằng một buổi tiệc chia tay là vô cùng hợp lý. Đây sẽ là dịp để duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên và thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Đồng thời cho nhân viên đó biết rằng họ vẫn được tôn trọng, những đóng góp của họ đối với đơn vị luôn được ghi nhận. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể đề nghị gửi thư giới thiệu đến những đơn vị khác để nhân viên có thể tìm được nơi làm việc mới để phát triển bản thân.

Như vậy, bài viết trên đây đã cung cấp đến quý bạn đọc những thông tin về “offboarding là gì?” cũng như các lợi ích mà offboarding đem lại. Đồng thời, Fastdo cũng đề cập đến những bước hướng dẫn lập quy trình cho nghỉ việc cụ thể để bạn có thể tham khảo và áp dụng vào quá trình vận hành nhân sự của doanh nghiệp mình. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm các chủ đề liên quan thì hãy thường xuyên theo dõi website của Fastdo để cập nhật các kiến thức bổ ích nhé! 

>>> ĐỌC NGAY CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Mentorship là gì? Quy trình xây dựng Mentorship cho doanh nghiệp như thế nào?
• HR Business Partner là gì? Vai trò trong Doanh nghiệp
• Phân khúc thị trường là gì? 6 lưu ý để thực hiện hiệu quả