Nghỉ phép năm là số ngày nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương mà người lao động có sau khi làm việc cho doanh nghiệp, quy định tại Điều 113 và Điều 114 Bộ luật Lao động 2019.
Bài này giải thích nghỉ phép năm theo từng nhóm lao động, gồm số ngày phép, cách cộng ngày theo thâm niên, cách tính khi làm chưa đủ 12 tháng, cách xử lý phép chưa nghỉ và cách theo dõi bằng bảng.
1. Số ngày nghỉ phép năm theo luật
Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14) quy định số ngày nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương, cho người làm việc đủ 12 tháng:
| Nhóm lao động | Số ngày phép/năm |
|---|---|
| Điều kiện làm việc bình thường | 12 ngày làm việc |
| Người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 14 ngày làm việc |
| Người làm nghề hoặc công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 16 ngày làm việc |
Với nhân viên cửa hàng, nhà hàng, quán cà phê, thu ngân, phục vụ, đa số được nghỉ phép năm theo nhóm điều kiện bình thường (12 ngày).
Việc công việc nào thuộc nhóm nặng nhọc, độc hại do danh mục của cơ quan nhà nước quy định, doanh nghiệp không tự quyết; cần đối chiếu danh mục hiện hành do cơ quan có thẩm quyền ban hành (hỏi cơ quan quản lý lao động địa phương nếu chưa rõ).
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
2. Nghỉ phép năm tăng theo thâm niên
Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 quy định cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm 1 ngày.
Ví dụ minh hoạ (nhóm điều kiện bình thường, 12 ngày/năm):
| Thâm niên tại cùng công ty | Số ngày phép/năm |
|---|---|
| Dưới 5 năm | 12 |
| Đủ 5 năm | 13 |
| Đủ 10 năm | 14 |
| Đủ 15 năm | 15 |
Lưu ý với chuỗi cửa hàng: thâm niên tính theo người sử dụng lao động, không theo chi nhánh. Nhân viên chuyển từ chi nhánh này sang chi nhánh khác của cùng công ty vẫn cộng dồn thâm niên.
Nếu các chi nhánh là pháp nhân khác nhau, Điều 114 tính thâm niên theo thời gian làm việc cho một người sử dụng lao động, nên với trường hợp chuyển giữa các pháp nhân, hãy xem lại hợp đồng, thoả thuận chuyển tiếp và hỏi chuyên gia pháp lý.
3. Làm chưa đủ 12 tháng: cách tính nghỉ phép năm
Khi làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ hằng năm tính theo tỷ lệ số tháng làm việc. Công thức được Bộ Nội vụ giải thích trên Báo điện tử Chính phủ (21/8/2025), căn cứ khoản 2 Điều 113 Bộ luật Lao động và Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
Số ngày phép = (Số ngày phép năm + Số ngày tăng theo thâm niên nếu có) / 12 x Số tháng làm việc thực tế trong năm
Quy tắc tháng lẻ: nếu trong tháng người lao động làm chưa đủ tháng, tháng đó vẫn được tính là 1 tháng làm việc khi tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương (nghỉ lễ, Tết, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng có lương) đạt từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận.
Bộ Nội vụ cho biết quy định này áp dụng cho mọi trường hợp làm việc chưa đủ tháng, không giới hạn ở tháng vào làm hay tháng thôi việc.
Ví dụ minh hoạ 1: vào làm giữa năm
Nhân viên phục vụ (12 ngày/năm, chưa có thâm niên) vào làm ngày 1/4/2026, tính phép năm 2026 (9 tháng, từ tháng 4 đến tháng 12):
12 / 12 x 9 = 9 ngày phép.
Ví dụ minh hoạ 2: có thâm niên và tháng lẻ
Một quản lý ca đủ 5 năm làm việc (12 + 1 = 13 ngày/năm), nghỉ việc cuối tháng 8 và làm tháng 8 được 13 ngày công trên 26 ngày làm việc bình thường của tháng (giả định).
Tổng ngày làm việc và nghỉ có lương đạt đúng 50%, nên tháng 8 được tính 1 tháng. Số tháng tính phép là 8.
13 / 12 x 8 = 8,67 ngày phép. Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP chỉ nêu công thức, không nêu cách làm tròn số ngày phép lẻ, nên cách làm tròn do quy chế công ty quy định rõ.
Cách ghi nhận ngày công, ngày nghỉ có lương khi tính ngưỡng 50% xem cách tính ngày công.
4. Lịch nghỉ phép năm và nghỉ gộp nhiều năm
Theo khoản 4 Điều 113, người sử dụng lao động có quyền quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước cho người lao động. Người lao động có thể thoả thuận nghỉ nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 3 năm một lần.
Trên Báo điện tử Chính phủ, việc doanh nghiệp không bố trí ngày nghỉ hằng năm cho người lao động được nêu là không đúng quy định.
Áp dụng cho cửa hàng, nhà hàng:
- Lập lịch nghỉ phép năm từ đầu năm, tránh cao điểm (Tết, mùa du lịch, cuối tuần đông khách).
- Quy định số người tối đa được nghỉ cùng lúc ở mỗi cửa hàng.
- Quy định thời hạn nộp đơn xin nghỉ trước bao nhiêu ngày để kịp xếp ca. Mẫu đơn xem mẫu đơn xin nghỉ phép công ty.
5. Nghỉ phép năm còn dư có được trả tiền không?
Khoản 3 Điều 113 quy định việc thanh toán tiền lương cho số ngày chưa nghỉ hằng năm khi người lao động thôi việc hoặc mất việc. Nghĩa là khi chấm dứt hợp đồng mà còn ngày phép chưa nghỉ, người sử dụng lao động phải trả tiền cho các ngày đó.
Về tiền lương làm căn cứ trả: theo khoản 3 Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đó là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc, mất việc.
Còn với nghỉ phép năm chưa dùng hết khi hết năm mà người lao động vẫn làm việc: khoản 3 Điều 113 chỉ nêu việc thanh toán khi thôi việc hoặc mất việc, còn khoản 4 Điều 113 cho phép người lao động thoả thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc gộp tối đa 03 năm một lần.
Việc chuyển phép sang năm sau hay trả tiền phép dư cuối năm khi vẫn còn làm việc không được nêu trong các điều đã đọc, nên cần quy định rõ trong quy chế, thoả ước hoặc hợp đồng và hỏi chuyên gia pháp lý.
Ví dụ minh hoạ 3: thôi việc còn nghỉ phép năm
Nhân viên thôi việc còn 3 ngày phép chưa nghỉ, lương hợp đồng tháng liền trước là 7.800.000 đồng, chia cho 26 ngày công chuẩn, mỗi ngày 300.000 đồng (số giả định). Tiền phép chưa nghỉ = 3 x 300.000 = 900.000 đồng, theo giả định cách tính ngày lương như trên.
6. Nghỉ phép năm và các ngày nghỉ khác
Phép năm khác với các loại nghỉ sau, không nên cộng nhầm trong bảng công:
- Ngày lễ, Tết: hưởng nguyên lương theo Điều 112, không trừ vào phép. Xem lịch nghỉ lễ năm 2026 – 2027.
- Nghỉ việc riêng có lương (kết hôn, tang lễ) theo Điều 115 Bộ luật Lao động; ví dụ kết hôn 3 ngày, con kết hôn 1 ngày, tang lễ người thân 3 ngày. Đây là các trường hợp nêu trong tóm tắt đọc được.
- Nghỉ không lương: do hai bên thoả thuận; mẫu đơn xem mẫu đơn xin nghỉ không lương.
7. Theo dõi nghỉ phép năm bằng bảng
Bảng theo dõi tối thiểu cho mỗi nhân viên:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Họ tên, chi nhánh | Nhận diện, tách theo cửa hàng |
| Ngày vào làm | Tính thâm niên và số tháng làm việc |
| Phép được hưởng năm nay | Theo công thức tính phép |
| Phép tồn năm trước | Nếu quy chế cho chuyển |
| Phép đã nghỉ | Cộng từ đơn đã duyệt |
| Phép còn lại | Được hưởng cộng tồn trừ đã nghỉ |
| Ghi chú | Lịch nghỉ đã đăng ký |
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Họ tên, chi nhánh | Nhận diện, tách theo cửa hàng |
| Ngày vào làm | Tính thâm niên và số tháng làm việc |
| Số ngày phép được hưởng năm nay | Theo công thức mục 3 |
| Phép tồn năm trước | Nếu quy chế cho chuyển |
| Phép đã nghỉ | Cộng từ đơn đã duyệt |
| Phép còn lại | Được hưởng cộng tồn trừ đã nghỉ |
| Ghi chú | Lịch nghỉ đã đăng ký |
Mẫu Excel xem thêm file excel theo dõi nghỉ phép. Với chuỗi nhiều cửa hàng, bảng giấy hoặc Excel rời rạc dễ lệch số liệu vì mỗi cửa hàng nhập một kiểu; nên dùng một nơi lưu duy nhất.
8. Câu hỏi thường gặp
Nghỉ phép năm một năm được bao nhiêu ngày?
Điều kiện bình thường là 12 ngày làm việc/năm, đủ 12 tháng làm việc. Cứ đủ 5 năm làm việc cho cùng người sử dụng lao động cộng thêm 1 ngày.
Mới vào làm có được nghỉ phép năm ngay không?
Có tính phép theo tỷ lệ số tháng đã làm việc. Các điều đã đọc không có quy định riêng về việc dùng phép trước khi tích luỹ đủ (ứng phép), nên việc này cần thoả thuận bằng văn bản với người sử dụng lao động.
Ngày phép chưa nghỉ hết có được trả tiền không?
Được thanh toán khi thôi việc hoặc mất việc theo khoản 3 Điều 113. Phép dư trong thời gian còn làm việc do quy chế công ty quy định.
Nghỉ lễ có bị trừ vào phép không?
Không. Ngày lễ nghỉ theo Điều 112 và hưởng nguyên lương, không tính vào phép năm.
Công ty không bố trí nghỉ phép năm thì sao?
Được nêu là không đúng quy định. Người lao động có thể khiếu nại lần đầu đến chính người sử dụng lao động và lần hai đến Chánh Thanh tra Sở theo Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, theo nội dung bài đăng chính thức.
9. Fastdo hỗ trợ theo dõi phép năm
fCheckin là phần mềm chấm công Wifi-GPS có ứng dụng iOS, Android và web. Phần mềm có tính năng tự động hoá đơn từ và nghỉ phép: thiết lập giới hạn đơn từ và đơn nghỉ phép theo ngày, tháng, năm, nhân viên gửi đơn trên điện thoại, quản lý duyệt nhanh, kèm theo dõi quỹ nghỉ phép năm và tích hợp vào bảng công. Phần mềm cũng tự tổng hợp công và xuất Excel. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 18/10/2026)
- Báo điện tử Chính phủ, “Làm việc chưa đủ 12 tháng, tính ngày phép thế nào?” (21/8/2025, trả lời của Bộ Nội vụ): https://baochinhphu.vn/lam-viec-chua-du-12-thang-tinh-ngay-phep-the-nao-102250819114245382.htm
- Chính sách online (chinhphu.vn), “Doanh nghiệp phải bố trí ngày nghỉ hằng năm cho người lao động”: https://chinhsachonline.chinhphu.vn/doanh-nghiep-phai-bo-tri-ngay-nghi-hang-nam-cho-nguoi-lao-dong-65839.htm
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật 45/2019/QH14) Điều 113, 114, 115 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP Điều 66, 67: bản ghi chính thức của Bộ luật Lao động: https://vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-van-ban-goc.aspx?ItemID=139264 và https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=198540 ; nội dung Điều 113, 114, 115 đối chiếu qua https://hoatieu.vn/phap-luat/luat-lao-dong-45-2019-qh14-189872 ; nội dung Điều 65, 66, 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đối chiếu qua bản tiếng Anh https://english.luatvietnam.vn/decree-no-145-2020-nd-cp-dated-on-december-14-2020-of-the-government-detailing-and-guiding-the-implementation-of-a-number-of-articles-of-the-labor-c-195612-doc1.html (truy cập 18/10/2026).
