Kế hoạch truyền thông nội bộ và những lợi ích quan trọng

Kế hoạch truyền thông nội bộ là một công cụ quan trọng, giúp nhà quản trị vận hành trơn tru doanh nghiệp của mình. Chính vì thế, mà hiện nay ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm, chú trọng đến hoạt động này. Bài viết dưới đây, FASTDO sẽ cung cấp cho bạn những thông tin thú vị về kế hoạch truyền thông nội bộ và lợi ích của nó. Cùng theo dõi nhé!

>>>> BỎ TÚI NGAY:

• Trao quyền cho nhân viên và những điều nhà quản lý cần biết
• Business Development là gì? Tất tần tật về B.D trong tổ chức
• 18 cách công nhận ý tưởng đóng góp cho công ty của nhân viên

1. Vì sao doanh nghiệp cần có kế hoạch truyền thông nội bộ? 

Kế hoạch truyền thông nội bộ là tập hợp, danh sách các hoạt động cung cấp, truyền đạt thông tin giữa các thành viên, các bộ phận, các cấp trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn cụ thể. Nó đóng góp một vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.

1.1 Lợi ích của kế hoạch truyền thông nội bộ 

Gắn kết 

Một tập thể gắn bó, đoàn kết là một tập thể mạnh. Truyền thông nội bộ chính là sợi dây vô hình kết nối, gắn bó các thành viên với nhau. 

Thông tin rõ ràng, minh bạch

Khi được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, nhân viên sẽ xác định rõ ràng nhiệm vụ, mục tiêu của mình, từ đó tăng hiệu quả, năng suất làm việc. Ngoài ra, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ phối hợp nhịp nhàng, ăn ý với nhau.

Thu hút người tài, giữ chân người tốt

Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, được quan tâm, giúp nhân viên yêu thích môi trường làm việc. Từ đó nhân viên sẽ nhiệt tình, chủ động trong công việc và muốn gắn bó lâu dài. Họ sẽ cố gắng vì doanh nghiệp, giới thiệu doanh nghiệp tới mọi người.

Truyền thông nội bộ tốt góp phần tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng, đây là một trong những yếu tố thu hút người tài, thúc đẩy tuyển dụng.

Gia tăng tình yêu, củng cố niềm tin 

Kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ giúp nhân viên nắm rõ tình hình, định hướng, tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp. Nhờ đó, niềm tin của các thành viên được gia tăng. Họ sẽ ý thức được vai trò của việc đóng góp, cống hiến vì mục tiêu chung. Đồng thời, chú ý xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

>>> ĐỌC NGAY: Chi phí quản lý dự án là gì? 5 cách tiết kiệm chi phí

1.2 Những hậu quả nếu kế hoạch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp kém 

Nếu kế hoạch truyền thông nội bộ không hiệu quả, mâu thuẫn nội bộ là điều khó tránh. Khi các thành viên xích mích, không gắn bó với nhau sẽ làm ảnh hưởng đến sự phát triển doanh nghiệp.

Truyền tải thông tin không chính xác sẽ khiến nhân viên hiểu không đúng về doanh nghiệp, từ đó không chú trọng xây dựng giá trị, văn hóa doanh nghiệp.

Công tác truyền thông hạn chế sẽ khiến nhân viên mất lòng tin vào ban lãnh đạo. Doanh nghiệp sẽ đánh mất người tài, gặp trở ngại khi tuyển dụng người mới.

>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA: 5S là gì? Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc, văn phòng công ty

2. Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Làm thế nào để có thể xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, phù hợp với mục tiêu và tình hình doanh nghiệp? Để FASTDO chia sẻ cho các bạn các bước sau nhé!

2.1 Tiến hành đánh giá thực trạng 

Bước đầu tiên, cần tiến hành đánh giá thực trạng của doanh nghiệp. Đây là nền tảng cho một kế hoạch hoàn hảo. Cần đánh giá về tình hình kinh doanh, hoạt động nhân sự của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, xác định xem doanh nghiệp đã, đang triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ nào và hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ đó như thế nào.

>>> ĐỌC NGAY: Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả

2.2 Xác định đối tượng mục tiêu

Tiếp theo, cần xác định: thông tin được truyền đạt trong hoạt động nội bộ là gì và ai là người nhận thông tin. Đây là hai yếu tố quan trọng giúp bạn dễ dàng tiến hành các bước tiếp theo trong bản kế hoạch.

>>> ĐỌC NGAY: 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC

2.3 Đề xuất mục tiêu và thông điệp

Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART- nguyên tắc “ thông minh” trong việc thiết kế mục tiêu để xác định rõ điểm cốt lõi:

• S- Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng.
• M- Measurable: Mục tiêu đo lường được.
• A- Attainable: Mục tiêu có thể hoàn thành.
• R- Relevant: Mục tiêu thực tế.
• T- Time-Bound: Mục tiêu có thời hạn hoàn thành.

Khi xác định được mục tiêu, bạn có thể dễ dàng xây dựng nội dung thông điệp truyền thông. Nội dung thông điệp là những gì mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên.

>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn cách đánh giá năng lực công tác chi tiết nhất

2.4 Đánh giá và xác định chiến lược

Lên chiến lược sẽ giúp hạn chế tối đa các rủi ro không đáng có, thường được triển khai dựa trên tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp. Các vấn đề được lấy làm trọng điểm của kế hoạch chiến lược:

• Lộ trình đào tạo, thăng tiến cụ thể cho nhân viên.
• Chế độ lương thưởng cần rõ ràng cụ thể.
• Phương tiện truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.

>>> ĐỌC NGAY: Phương pháp Kanban trong quản lý dự án là gì?

2.5 Thống nhất kế hoạch làm hành động kế tiếp

Ở bước này, cần lên kế hoạch chi tiết các nhiệm vụ, các bước hành động cụ thể cần được thực hiện. Sau đó, đưa nội dung cần truyền tải đến các bộ phận, nhân viên trên các kênh truyền thông khác nhau.

Ví dụ: Để truyền thông về văn hóa Doanh nghiệp vui vẻ trong nội bộ, bạn có thể thực hiện việc truyền thông thông qua những kênh sự sau:

• Địa điểm xung quanh (thang máy, nhà vệ sinh, văn phòng): Có thể sử dụng các hình ảnh dán và trưng bày ở các không gian này. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dùng yếu tố con người để truyền thông ở những khu vực này.
• Các kênh giao tiếp (messenger, zalo, facebook, viber): Ưu điểm của những kênh giao tiếp chung cho nội bộ này là nhận được sự tương tác đa chiều giữa các bên. Đây là một kênh khá hữu ích để thực hiện truyền thông nội bộ.
• Phần mềm nội bộ: Phần mềm nội bộ là nền tảng mà tất cả nhân sự thường xuyên truy cập mỗi ngày. Bạn có thể sử dụng phần mềm này để truyền thông cho những gì bạn muốn. Đối với phần mềm quản trị Fastdo, các tin tức có thể được thiết kế dưới dạng banner, sau đó chèn vào các vị trí “đắc địa”, tiếp cận thường xuyên đến nhân sự trong hệ thống thông qua tính năng fNews.

>>> ĐỌC THÊM: Phễu Marketing: 3 tranh cãi phổ biến về phễu Marketing

2.6 Tiến hành đo lường hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ

Để biết được kế hoạch truyền thông nội bộ có hiệu quả hay không? Bạn cần tiền hành đánh giá đo lường. Có thể làm bảng khảo sát về mức độ hài lòng, lắng nghe góp ý/ ý kiến của nhân viên về hoạt động nội bộ. Từ đó, đánh giá điểm mạnh và những điểm cần cải thiện của hoạt động truyền thông nội bộ. 

>>> THAM KHẢO NGAY: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

3. Các kênh thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ

Hiện nay, có rất nhiều kênh thông tin thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả. Đó là:

Ấn phẩm nội bộ :Báo chí, tạp chí nội bộ, sách là một trong những kênh thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất khi email chưa phổ biến. Trong những ấn phẩm này thường là các bài chia sẻ về các vấn đề trọng tâm của doanh nghiệp.

Bảng tin thông báo: Đây là một kênh thông tin hiệu quả, hữu ích khi muốn truyền thông sự kiện. Tại các doanh nghiệp thường có bảng tin thông báo được đặt ở các vị trí dễ thấy. Chỉ cần in thông báo rồi dán lên thì hầu như ai cũng sẽ nhìn thấy. 

Mạng xã hội: Facebook, Zalo, Spike, Workplace hay Slack những mạng xã hội được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tại đây, nhân viên có thể trao đổi thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng dễ dàng đăng tải thông tin, thông báo hay các chính sách giúp nhân viên cập nhật tin tức một cách nhanh nhất.

Email: Đây là kênh thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả khi doanh nghiệp muốn thông báo về sự kiện, chính sách, hay ra mắt các sản phẩm mới…

Các cuộc họp, giao ban nội bộ: Tại các buổi họp hàng tuần của các bộ phận, doanh nghiệp có thể khen thưởng, vinh danh các cá nhân, bộ phận làm việc xuất sắc.

Trong  các buổi họp giao ban với lãnh đạo phòng, có thể thông báo tin tức tới các cán bộ quản lý và họ sẽ truyền thông tới các nhân viên trong phòng.

Các hoạt động trò chơi nội bộ: Đây sẽ là một cách khơi dậy hứng thú, thu hút cảm tình của nhân viên. Bằng việc tạo ra các cuộc giao lưu, các cuộc thi, game show sẽ góp phần xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp tại công ty.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất mà bạn cần ghi nhớ

4. Các sai lầm thường mắc phải khi lên kế hoạch truyền thông nội bộ

Để có một kế hoạch truyền thông nội bộ tuyệt vời thì cần phải lập kế hoạch thật cẩn thận, tỉ mỉ. Tuy nhiên, đôi khi sai lầm vẫn xảy ra, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ.

Lựa chọn phương thức truyền thông chưa phù hợp

Việc chỉ sử dụng một công cụ truyền thông sẽ khiến doanh nghiệp gặp nhiều hạn chế. Để kế hoạch truyền thông nội bộ có thể phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với từng mục tiêu.

Thông điệp khó hiểu 

Khi bạn truyền tải thông điệp đến mọi người, cần đơn giản hóa nội dung để hạn chế tình trạng người nhận thông điệp không hiểu hết ý nghĩa mà bạn muốn nói. Nên sử dụng từ ngữ ngắn gọn, xúc tích dễ hiểu.

Không chú ý đo lường kết quả

Sau khi xây dựng bản kế hoạch, cần tiến hành đo lường để biết nó có hoạt động hiệu quả không, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về bản kế hoạch. Từ đó, đúc rút được kinh nghiệm, phát huy khả năng ở những bản kế hoạch sau.

>>> ĐỌC NGAY: Bức tranh tương lai của sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng

5. Các case study về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp tại Việt Nam 

Các doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam có kế hoạch truyền thông nội bộ như thế nào? Điều gì khiến kế hoạch của họ đạt được hiệu quả cao đến vậy? Mời bạn tham khảo thông tin dưới đây để biết thêm chi tiết.

5.1 Kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam

Trong hơn 12 năm đồng hành cùng Việt nam, Samsung Electronics đã trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất, với mức doanh thu khủng lên tới hàng tỷ đô một năm.

Công ty Samsung Electronics Việt Nam luôn chú trọng tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên. Một khi có vấn đề, các nhân viên sẽ cùng tham gia tham thảo luận, đưa ra giải pháp giải quyết. Điều này đã hạn chế tối đa các mâu thuẫn, xung đột phát sinh giữa các thành viên trong công ty.

Ngoài ra, Samsung Electronics còn rất hay tổ chức các hoạt động dã ngoại, bonding cùng nhau. Đây là những hoạt động kết nối các thành viên, giúp họ hiểu nhau hơn, góp phần tạo nên tính đoàn kết.

>>> ĐỌC THÊM: Mô hình SWOT là gì? Ứng dụng SWOT hiệu quả trong công ty

5.2 Kế hoạch truyền thông nội bộ tại Unilever Việt Nam

Unilever luôn làm tốt công tác truyền thông nội bộ, là tấm gương sáng cho các doanh nghiệp khác noi theo. Tại Unilever, yếu tố con người là yếu tố được coi trọng hàng đầu. Unilever luôn chú trọng gắn kết các nhân viên, quan tâm, chăm sóc đội ngũ nhân viên. Nhân viên tại đây được hưởng chế độ phúc lợi rất tốt, được làm việc trong môi trường lý tưởng.

Cách phỏng vấn tại Unilever khá thú vị: các ứng viên sẽ tham gia trò chơi, được thử sức trong môi trường làm việc ảo. Điều này đã tăng khả năng cạnh tranh của nhân viên đồng thời giúp họ nhận thức được tinh thần làm việc của công ty. Từ đó, quá trình kết nối từ ban lãnh đạo đến nhân viên, giữa các cấp nhân với nhau được diễn ra thuận lợi hơn.

Mỗi doanh nghiệp đều có một câu chuyện riêng của mình và cần có kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp cho từng trường hợp. Doanh nghiệp cần hiểu rõ điểm mạnh của công ty, đặc điểm của nội bộ để có thể đưa ra bản kế hoạch truyền thông nội bộ hoàn hảo nhất.

FASTDO tin rằng, thông qua bài viết trên, bạn đã có thêm nhiều kiến thức hữu ích về kế hoạch truyền thông nội bộ. Cảm ơn vì đã đọc bài viết này!

>>> THAM KHẢO THÊM CÁC BÀI VIẾT DÀNH CHO DOANH NGHIỆP:

• Quản Trị Theo Mục Tiêu MBO Và Những Điều Cần Biết
• Onboarding là gì? Quy trình xây dựng On-Boarding hiệu quả
• Sự khác biệt giữa doanh số và doanh thu là gì? Bí quyết thúc đẩy doanh số