Kế hoạch hóa nguồn nhân lực và 6 bước thực hiện chi tiết

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây dựng và phát triển nguồn lao động của công ty. Việc này sẽ giúp Doanh nghiệp đảm bảo được số lượng và chất lượng nguồn nhân lực. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu các thông tin chi tiết liên quan đến kế hoạch hóa nguồn nhân lực thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là gì?

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình phân tích, đánh giá và xác định nhu cầu về nguồn lao động. Việc thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực nhằm đáp ứng được mục tiêu nguồn nhân lực của một Doanh nghiệp, tổ chức. Một số công việc cần phải làm khi thực hiện kế hoạch hóa nguồn lao động như sau:

• Phân tích, đánh giá và xác định nhu cầu lao động trong một khoảng thời gian nhất định. Đánh giá nguồn nhân lực chất lượng nhằm đáp ứng được các yêu cầu công việc đang thiếu lao động.
• Xác định các nguồn cung lao động mà công ty đang sở hữu.
• Lên kế hoạch thực hiện kế hoạch hóa hoạch định nguồn nhân lực, cân bằng cung và cầu lao động của Doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

>>> ĐỌC NGAY: 13 chính sách nhân sự quan trọng trong Doanh nghiệp

2. Vai trò quan trọng của kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Bạn muốn chuyển từ hệ thống chấm công cũ kỹ sang một giải pháp hiện đại hơn? fCheckin chính là giải pháp dành cho Doanh nghiệp của bạn! Fastdo cung cấp giải pháp chấm công dễ sử dụng và đáng tin cậy để bạn có thể chấm công từ xa, theo dõi giờ làm việc và quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Đừng để công việc chấm công trở thành gánh nặng – hãy thử fCheckin ngay hôm nay.

Đối với một Doanh nghiệp, việc kế hoạch hóa nguồn nhân lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Việc này giúp công ty điều phối nguồn lao động một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra. Cụ thể hơn, kế hoạch hóa nguồn nhân lực mang lại 4 vai trò quan trọng sau đây:

2.1 Hỗ trợ cho công tác quản lý chiến lược nguồn nhân lực

Các công ty phải thực hiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực nhằm quản lý lao động hiệu quả. Hiện nay, chất lượng nguồn nhân lực trong Doanh nghiệp đã trở thành một lợi thế cạnh tranh. Vì vậy Doanh nghiệp cần phải sử dụng và điều phối nguồn nhân lực một cách có hiệu quả và có chiến lược để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. 

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ giúp trực quan hóa việc sắp xếp các chiến lược, chiến thuật của tổ chức. Từ đó, các nhà quản có thể phân tích, đánh giá để điều chỉnh, kiểm soát quá trình quản lý. Nhờ đó, Doanh nghiệp sẽ đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu về lượng cầu lao động. Những lợi ích mà việc hoạch định nguồn nhân lực đem lại cho Doanh nghiệp bao gồm:

• Công ty có thể kịp thời phát hiện những khó khăn trong tương lai và đưa ra phương án giải quyết thông qua kế hoạch nhân lực.
• Nhà quản lý có thể nhìn tổng quát hiện trạng của nguồn nhân lực trong tổ chức và mục tiêu trong tương lai. Từ đó, họ có thể xây dựng lộ trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Doanh nghiệp một cách hợp lý.
• Nhiều người có thể tham gia giám sát quá trình thực hiện một kế hoạch nguồn nhân lực.
• Giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu của nguồn lao động trong tổ chức một cách tổng quan nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp.

>>> ĐỌC NGAY: Vai trò quan trọng của nhân tướng học trong quản trị nhân sự

2.2 Tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh được thực hiện hiệu quả, các nhà quản trị cần đáp ứng được nguồn lao động phải đảm bảo được nhu cầu cả về số lượng lẫn chất lượng.

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ giúp Doanh nghiệp tận dụng tốt nguồn nhân lực có sẵn. Từ đó, Doanh nghiệp có thể đưa ra phương pháp tuyển dụng kịp thời đảm bảo số lượng, chất lượng người lao động. Nhờ đó, kế hoạch kinh doanh được đảm bảo triển khai đúng chất lượng, số lượng và tiến độ, đồng thời đảm bảo được quá trình phát triển của Doanh nghiệp trong tương lai. 

>>> THAM KHẢO THÊM: 4 phương pháp lập kế hoạch kinh doanh của Doanh nghiệp phổ biến hiện nay

2.3 Làm cơ sở cho các công tác liên quan đến nhân sự

Các công tác liên quan đến nhân sự bao gồm: tuyển dụng, đào tạo nội bộ, phát triển nguồn nhân lực, biên chế,.. Nhờ việc xây dựng kế hoạch cụ thể, các hoạt động đã được diễn ra hiệu quả trong từng thời điểm cụ thể. Dưới đây là một số ví dụ về các công tác liên quan đến nhân sự bao gồm:

• Doanh nghiệp bạn cần tuyển dụng bao nhiêu lao động, chất lượng mức nào và cho vị trí gì?
• Thời gian đào tạo, Training nguồn nhân lực sẽ là bao lâu để đạt được mục tiêu chiến lược kế tiếp?
• Lên các phương án để xây dựng đội ngũ tiếp theo của công ty.

Qua đây bạn có thể thấy được vai trò thật sự của việc xây dựng kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong kinh doanh. Đồng thời, việc này cũng là cơ sở cho các hoạt động khác của Doanh nghiệp như có mối quan hệ chặt chẽ với chiến lược sản xuất – kinh doanh.

>>> XEM NGAY: Đào tạo nội bộ là gì? 7 khó khăn phổ biến trong đào tạo nội bộ

2.4 Cân đối các hoạt động khác của tổ chức

Thực hiện kế hoạch nhân lực giúp các nhà quản trị phân bổ đồng đều các hoạt động Doanh nghiệp. Lý do là vì người lao động đóng vai trò cốt lõi của hầu hết các hoạt động kinh doanh. Do đó, kế hoạch hóa nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động khác của công ty được tiến hành thuận lợi. 

3. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có ý nghĩa gì

Đối với một Doanh nghiệp thì việc xây dựng kế hoạch hóa nguồn nhân lực có ý nghĩa rất lớn. Việc lên kế hoạch về nguồn nhân lực giúp Doanh nghiệp thích nghi với môi trường cạnh tranh khốc liệt, đảm bảo được hiệu suất sản xuất kinh doanh của công ty trong tương lai ổn định. Ngoài ra, việc này còn đem lại một số lợi ích sau cho công ty: 

• Số lượng lao động: Xác định những tiêu chuẩn để điều phối lại nguồn lực trong Doanh nghiệp; xác định rõ nhu cầu về số lượng lao động vào làm việc thông qua tuyển dụng; ác định số người được đào tạo mới hay nâng cao, từ đó giúp công ty tiết kiệm chi phí về thời gian lao động. 
• Chi phí tiền lương: Kế hoạch nhân sự giúp dự đoán mức năng suất lao động, nâng cao hiệu quả làm việc. Từ đó giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm.

4. Quy trình 6 bước thực hiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Để một Doanh nghiệp muốn phát triển cần phải xây dựng một kế hoạch nguồn nhân lực rõ ràng cụ thể. Một quy trình thực hiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực đầy đủ gồm có 6 bước cụ thể như sau:

4.1 Xác định các mục tiêu

Để xây dựng một kế hoạch nhân lực hiệu quả, người lên kế hoạch cần phải tiến hành đánh giá các mục tiêu của Doanh nghiệp sau khi hoàn thành kế hoạch. Bằng phương pháp xác định mục tiêu này, bộ phận nhân sự có thể tạo điều kiện và cung cấp hỗ trợ tối đa để các mục tiêu được hoàn thành đúng tiến độ theo đúng kế hoạch. 

Các chuyên gia nhân sự cần phải nắm rõ các mục tiêu của từng phòng ban. Đây là những mục tiêu có tính liên kết mật thiết với nhau. Bên cạnh đó, chúng còn hỗ trợ trong việc thực hiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực của tổ chức.

Mặt khác, người lập kế hoạch cũng cần tiếp cận những lãnh đạo phòng ban khác để tìm hiểu hướng phát triển trong thời gian tới. Điều này sẽ giúp người thực hiện có thể tìm ra các nội dung lên kế hoạch cho việc tuyển dụng nhân sự công ty, tránh việc sai hướng làm mất thời gian và chi phí.

4.2 Đánh giá những yếu tố ảnh hưởng

Bước tiếp theo, các nhà quản lý sẽ đánh giá những yếu tố có khả năng làm ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự. Các yếu tố trên có thể bắt nguồn từ bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, có thể tích cực hoặc tiêu cực. Đồng thời, đó cũng có thể là các yếu tố gián tiếp tác động đến kế hoạch mà tổ chức khó kiểm soát được.

Để hoàn thành bước này, các chuyên gia nhân sự phải xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực. Đồng thời, nhà quản trị nhân lực cần quy hoạch các tác nhân ảnh hưởng theo nhóm nhằm giải quyết từng nhóm vấn đề. Nhờ đó Doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa những tác nhân tiêu cực.

Để xác định các tác nhân ảnh hưởng đến bản kế hoạch hóa nhân sự, nhà quản trị có thể đặt ra những câu hỏi như sau:

• Những nhân tố đang ảnh hưởng đến sự phát triển trình độ, kỹ năng thực hiện kế hoạch hóa nhân lực là gì?
• Sự thay đổi chính sách, chiến lược của Doanh nghiệp trong thời gian tới có ảnh hưởng đến nhân sự hay không?
• Sự thay đổi của công nghệ kỹ thuật ảnh hưởng đến cung và cầu nhân lực như thế nào? 
• Đối thủ của Doanh nghiệp ảnh hưởng đến nguồn cung lao động như thế nào? Các hoạt động nhân sự của công ty đối thủ cạnh tranh sẽ ảnh hưởng như thế nào đến nguồn cung lao động trên thị trường? 
• Các yếu tố về kinh tế và tài chính sẽ tác động như thế nào đối với hoạch định nhân sự?

4.3 Phân tích thực trạng của bộ phận nhân sự

Nhà quản lý nhân sự cần thực hiện tập hợp lại tất cả những thông tin tài liệu liên quan đến tình trạng hiện tại của bộ phận nhân sự. Cụ thể hơn, đây sẽ là các thông tin liên quan đến việc lập danh sách tất cả nguồn nhân sự hiện có bao gồm cả nhân viên chính thức, thời vụ hoặc nhân sự hỗ trợ thực hiện mục tiêu chức năng nào đó trong Doanh nghiệp. 

Sau đó, nhà quản lý nhân lực sẽ quyết định sử dụng một số công cụ hoặc hệ thống để phân tích dữ liệu. Dữ liệu cần thiết cho một kế hoạch nhân sự hoàn chỉnh có thể xuất phát từ hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) hoặc bảng lương.

Nếu hoạch định nhân sự nhằm mục đích xác định số nhân viên thì bảng lương và HRIS có thể được đáp ứng. Trong trường hợp hướng đến mục đích nhằm cải thiện năng lực, thông tin dữ kiện đến từ hệ thống quản lý nhân tài sẽ đem đến sự chính xác cao hơn.

Ngoài ra, dự đoán và đánh giá các yếu tố khiến thay đổi cấu trúc các bộ phận phòng ban như nhân sự nghỉ việc trước thời hạn, khả năng hòa nhập của nhân viên,.. cũng đóng vai trò rất quan trọng trong việc kế hoạch hóa nguồn nhân lực.

4.4 Phác thảo nên những nhu cầu

Tiếp theo, nhà quản lý nhân lực sẽ phác thảo các yếu tố cần và đủ để đạt được mục tiêu đề ra. Việc phác thảo các nhu cầu này có thể bắt nguồn từ góc độ số lượng nhân viên. Tuy nhiên, khả năng nhà tuyển dụng tiếp cận từ trình độ chuyên môn, kỹ năng của nhân viên sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn.

4.5 Tiến hành phân tích lỗ hổng

Lỗ hổng trong trường hợp này có thể là do sự thiếu hụt nhân sự ở các vị trí của Doanh nghiệp, sự yếu kém trình độ chuyên môn hay phân bố người sai vị trí. Những thông tin thu được từ việc phân tích những lỗ hổng sẽ giúp nhà tuyển dụng phát hiện kịp thời. Từ đó, HR có thể đưa ra các phương án giải quyết hiệu quả hơn.

4.6 Hình thành kế hoạch hoàn chỉnh

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch hóa nguồn nhân lực hoàn chỉnh sẽ bao gồm việc ấn định thời gian và dự trù chi phí tương xứng phải bỏ ra cho kế hoạch. Một vài câu hỏi để giúp nhà quản trị nhân lực có thể phát triển kế hoạch bao gồm:

• Làm thế nào để sử dụng những dữ liệu, thông tin thu thập và phân tích hiện có sau quá trình thu thập một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu đã đặt ra?
• Phải điều chỉnh nhân sự tại thời điểm và vị trí nào để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức?
• Những vai trò chức vụ cần đảm bảo trình độ chuyên môn như thế nào?
• Cách tốt nhất để đối mặt với những nhân tố tác động, ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch hoàn thành mục tiêu là gì?
• Các phương án để khắc phục, giải quyết những điểm hạn chế đã được phân tích từ trước. 
• Tần suất xem lại kế hoạch nhân lực là bao lâu để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của tổ chức?

Trên đây là nội dung về chủ đề kế hoạch hóa nguồn nhân lực đối với một Doanh nghiệp. Hy vọng quy trình 6 bước thực hiện kế hoạch nhân sự mà Fastdo chia sẻ sẽ hữu ích cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Đồng thời, các nhà quản trị sẽ biết cách xác định, phân tích dự báo các khó khăn cũng như đưa ra phương án tối ưu nhất để giải quyết.

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT HỮU ÍCH KHÁC:

• Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả
• 4 nghệ thuật quản lý nhân sự tài tình trong Doanh nghiệp