Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả

Đối với các doanh nghiệp thì việc xây dựng quy trình làm việc là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp còn gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian trong việc xây dựng quy trình này. Do đó, bài viết dưới đây của Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các bước để xây dựng, quản lý hiệu quả quy trình làm việc. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là một chuỗi các bước hoặc nhiệm vụ được xác định rõ ràng và thực hiện theo một trình tự cụ thể để đạt được một mục tiêu cụ thể. Nó cung cấp một cấu trúc và hướng dẫn người dùng cách thức hoàn thành công việc, đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và chất lượng.

Một số lợi ích chính của việc có quy trình làm việc rõ ràng bao gồm:

• Tăng hiệu suất: Các bước được xác định rõ ràng giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian lãng phí và sai sót.
• Đảm bảo tính nhất quán: Quy trình làm việc cụ thể giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo cùng một cách mỗi lần, mang lại kết quả nhất quán và chất lượng cao.
• Tăng cường giao tiếp và hợp tác: Quy trình làm việc rõ ràng giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, tạo điều kiện cho giao tiếp và hợp tác tốt hơn.
• Dễ dàng đào tạo và onboarding: Quy trình làm việc được ghi lại giúp việc đào tạo nhân viên mới dễ dàng hơn và đảm bảo họ nhanh chóng làm quen với công việc.
• Cải tiến liên tục: Quy trình làm việc có thể được đánh giá và cải tiến thường xuyên để tối ưu hóa hiệu suất và thích ứng với những thay đổi.

2. 11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Việc xây dựng quy trình làm việc chi tiết và khoa học mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng quy trình này. Vì vậy, bạn nên tham khảo cách viết quy trình làm việc hiệu quả dưới đây.

2.1 Xác định nhu cầu

Bước đầu tiên để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả là bạn cần xác định được nhu cầu khi viết quy trình là gì. Một số nhu cầu thường thấy như sau:

• Để nâng cấp hệ thống tốt hơn.
• Để áp dụng các tiêu chuẩn mới vào quy trình.
• Do yêu cầu từ ban lãnh đạo, nhà quản lý,…
• Do nhu cầu tái cấu trúc.

2.2 Xác định mục đích của quy trình

Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định mục đích của quy trình làm việc. Việc này sẽ giúp bạn biết được phương pháp, thời gian, các bước thực hiện công việc,… một cách cụ thể. Để xác định mục đích quy trình, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Quy trình này cần tuân thủ những điều gì?
• Bản chất của quy trình là gì?

Ý nghĩa của bước này là lập ra các mục tiêu, phương pháp kiểm soát & quản lý nhân viên, thời hạn công việc dựa trên mục đích của doanh nghiệp. Từ đó thiết lập quy trình làm việc chuẩn.

2.3 Xác định phạm vi của quy trình làm việc

Các doanh nghiệp cần xác định được phạm vi của quy trình làm việc như sau:

• Doanh nghiệp xác định được đối tượng nào sẽ tuân thủ và thực hiện quy trình. Đó có thể là cá nhân, phòng ban,…
• Quy trình có thể được điều chỉnh trong phạm vi toàn doanh nghiệp, hoặc từng bộ phận, cá nhân, theo không gian, thời gian,…

2.4. Xác định số bước công việc cần làm

Bên cạnh việc xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi, bạn cũng cần xác định số bước công việc cần làm để quy trình làm việc tốt hơn.

• Số bước có thể được xác định dựa vào tính chất của công việc.
• Số bước của quy trình không được quy định cụ thể. Tuy nhiên, một quy trình với quá nhiều bước sẽ rất khó để quản lý, còn nếu quá ít bước thì không đủ để quản lý.
• Một quy trình phù hợp nên có từ 8-15 bước.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố sau để phân tích các bước quy trình:

• Input: Quy trình gồm những yếu tố đầu vào nào?
• Output: Quy trình gồm những yếu tố đầu ra nào?

Ngày nay, các doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của quy trình. Công thức 5W-1H-5M gồm:

• What: Xác định nội dung công việc.
• Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc.
• Who: Xác định đối tượng thực hiện công việc.
• When: Xác định thời gian thực hiện công việc.
• Where: Xác định địa điểm thực hiện.
• How: Xác định phương pháp thực hiện.
• Man: Nguồn lực của doanh nghiệp có đầy đủ kỹ năng, kiến thức,… không?
• Money: Tài chính được chi ra để thực hiện các công việc này là bao nhiêu?
• Machine: Máy móc/ Công nghệ được áp dụng như thế nào trong công việc?
• Material: Hệ thống cung ứng cần có những tiêu chuẩn gì?
• Method: Phương pháp làm việc là gì?

2.5. Xác định các điểm kiểm soát chính

Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính và phải đảm bảo tuân theo theo nguyên tắc 80/20. Do nguồn lực của doanh nghiệp có hạn, không đủ để kiểm soát tất cả các bước, nên doanh nghiệp chỉ thực hiện kiểm soát các điểm chính trong quy trình. 

2.6. Xác định người thực hiện

Sau khi hoành thành các bước thực hiện, tiếp theo bạn cần xác định được bước đó do bộ phận hay cá nhân nào đảm nhiệm. Bạn phải tìm hiểu kỹ xem họ có đủ năng lực để thực hiện công việc không và phân thêm người phụ trách chính, người hỗ trợ cho các bước đó.

2.7. Xây dựng tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng

Quy trình tiến hành công việc việc cần có bản giải thích các từ ngữ viết tắt, các định nghĩa, thuật ngữ để người đọc có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần chú thích rõ các biểu mẫu, quy định, thông tin đi kèm thuộc phần nội dung nào trong quy trình.

2.8. Xác định phương pháp kiểm soát cho quy trình làm việc

Nhà quản lý cần xác định các phương pháp kiểm soát, để đảm bảo năng suất làm việc của quy trình tốt nhất và đưa ra những giải pháp phù hợp để cải tiến hệ thống làm việc. Việc xác định phương pháp kiểm soát cần quan tâm đến các yếu tố như:

• Các bước cần thực hiện kiểm tra.
• Những điểm chính cần kiểm tra.
• Người kiểm tra là ai.
• Tần suất kiểm tra trong quy trình thực hiện công việc của công ty.

2.9. Xác định những điểm cần kiểm tra, thử nghiệm

Bạn cần xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm sau:

• Xác định các công việc có đang thực hiện đúng theo quy định không?
• Pre-test: Doanh nghiệp sẽ thử nghiệm các công việc trước khi đưa vào thực hiện chính.
• Kiểm tra thường xuyên quá trình thực hiện.
• Đo lường tính thực thi của quy trình.

Xác định những điểm cần kiểm tra, thực nghiệm

2.10. Mô tả các bước công việc

Tiếp theo là mô tả các bước thực hiện công việc. Ở giai đoạn này, bạn cần mô tả cách thức làm việc cụ thể trong các bước cho nhân viên. Nếu việc diễn giải các bước quá phức tạp, bạn có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn đi kèm để hỗ trợ thêm.

2.11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu đi kèm

Ở bước cuối cùng của quy trình, bạn cần hoàn thiện phần định nghĩa và tài liệu đi kèm:

• Phần định nghĩa: Giải thích các từ viết tắt và các thuật ngữ của quy trình.
• Tài liệu đi kèm: Xác định những biểu mẫu kèm theo, mã số của các biểu mẫu.

3. Bí quyết quản lý quy trình làm việc cho các doanh nghiệp

Bạn mệt mỏi với những quy trình làm việc thủ công rườm rà, gây lãng phí thời gian và nguồn lực quý giá? Bạn không kiểm soát được tiến độ làm việc của nhân viên? Khi có sự tắc nghẽn xảy ra, bạn không nắm được bất kỳ thông tin nào và phải cuống cuồng đi xác định nguyên nhân.

Đừng lo, Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow của Fastdo sẽ giúp bạn cách mạng hóa cách thức vận hành doanh nghiệp! fWorkflow có thể:

• Xây dựng quy trình trong tích tắc: Với giao diện kéo thả trực quan, đơn giản như trò chơi xếp hình, fWorkflow giúp bạn thiết kế quy trình làm việc phù hợp với mọi nhu cầu, từ đơn giản đến phức tạp.
• Tự động hóa mọi tác vụ: Giải phóng nhân viên khỏi những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
• Báo cáo trực quan, thông minh: Cập nhật tiến độ công việc theo thời gian thực, giúp bạn nắm bắt tình hình, phân tích hiệu suất và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu chính xác.
• Tăng cường hợp tác, kết nối mọi người: Chia sẻ thông tin minh bạch, kết nối các phòng ban, thúc đẩy sự cộng tác và tạo nên một môi trường làm việc nhóm hiệu quả.
• Kết nối đa nền tảng, quản lý tập trung: Liên kết liền mạch với Phần mềm nhắc việc fTodolist, mọi công việc được tổng hợp tại một nơi duy nhất, giúp bạn không còn lo lắng về việc bỏ sót hay quên nhiệm vụ.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN NGAY

Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình làm việc mà FASTDO muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn đọc sẽ biết cách xây dựng và quản lý quy trình cho doanh nghiệp mà không phải tốn nhiều thời gian. Cảm ơn vì đã đọc bài viết này!

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:

• Tất tần tật về 2 mẫu lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp
• Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking
• 20+ mẫu sơ đồ tổ chức công ty 2024 – Vinamilk cơ cấu ra sao?
  
• Strategy là gì? 3 Nguyên tắc quan trọng để xây dựng strategy
• 3 mẫu lưu đồ quy trình phổ biến dành cho Doanh nghiệp