Phụ cấp thâm niên là khoản tiền trả thêm cho người lao động theo số năm gắn bó với tổ chức. Ở doanh nghiệp ngoài nhà nước, khoản này không do luật bắt buộc mà do doanh nghiệp tự thiết kế; ở khu vực nhà nước, một số nhóm có quy định riêng.
Bài này giải thích phụ cấp thâm niên theo Bộ luật Lao động 2019, tách rõ hai khu vực, đưa ba cách tính kèm ví dụ số và các bước thiết kế chính sách cho doanh nghiệp, tình hình đến ngày 20/10/2026.
1. Phụ cấp thâm niên là gì?
Phụ cấp thâm niên là khoản phụ cấp gắn với thời gian làm việc của người lao động, trả cùng kỳ lương và tăng theo số năm công tác.
Theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021), tiền lương gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Khoản này thường được xếp vào nhóm phụ cấp lương vì nó ghi nhận quá trình làm việc, không phải điều kiện công việc.
Cần phân biệt phụ cấp thâm niên với ba khái niệm hay bị gộp:
- Nâng lương theo thâm niên: tăng mức lương cơ bản theo bậc, không phải một khoản riêng.
- Thưởng thâm niên, thưởng gắn bó: trả một lần theo mốc năm, không cộng đều hằng tháng.
- Quyền lợi luật định tính theo năm làm việc: nghỉ phép tăng thêm và trợ cấp thôi việc (xem mục 2).
Khái niệm chung về các loại phụ cấp có trong bài phụ cấp là gì.
2. Doanh nghiệp tư nhân có bắt buộc trả phụ cấp thâm niên không?
Không. Trong các điều đã đối chiếu của Bộ luật Lao động 2019, không có điều khoản nào buộc doanh nghiệp trả phụ cấp thâm niên cho người lao động.
Điều 90 chỉ liệt kê phụ cấp lương như một thành phần của tiền lương, còn loại phụ cấp nào, mức bao nhiêu do hai bên thoả thuận. Điều 21 khoản 1 điểm đ yêu cầu hợp đồng lao động ghi mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Hệ quả thực tế:
- Chưa ghi trong hợp đồng, thoả ước hoặc quy chế thì người lao động không có căn cứ đòi khoản này.
- Đã ghi và đã trả thì doanh nghiệp không nên tự ý cắt giảm; thay đổi phải thống nhất bằng phụ lục (Điều 33 Bộ luật Lao động 2019). Cách làm xem bài phụ lục hợp đồng lao động.
Có hai quyền lợi gắn với số năm làm việc nhưng là quyền lợi khác, đã được luật quy định:
| Quyền lợi | Căn cứ | Nội dung | Khác phụ cấp thâm niên ở đâu |
|---|---|---|---|
| Ngày nghỉ phép tăng thêm | Điều 114 | Đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì thêm 1 ngày phép | Là ngày nghỉ, không phải tiền hằng tháng |
| Trợ cấp thôi việc | Điều 46 | Mỗi năm làm việc được trả một nửa tháng tiền lương, khi đủ điều kiện | Trả một lần lúc chấm dứt hợp đồng |
| Phụ cấp thâm niên | Điều 90, Điều 21 | Do doanh nghiệp thoả thuận | Không bắt buộc, trả định kỳ |
Chi tiết ngày phép xem bài nghỉ phép năm.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Phụ cấp thâm niên ở khu vực nhà nước quy định thế nào?
Khu vực nhà nước không thống nhất một quy định: mỗi nhóm đối tượng có văn bản riêng, và các văn bản này chỉ áp dụng cho người hưởng lương theo hệ thống của Nhà nước.
Nhà giáo công lập là nhóm được nhắc nhiều nhất.
Theo Điều 4 Nghị định 77/2021/NĐ-CP, nhà giáo có thời gian giảng dạy, giáo dục đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đủ 5 năm (60 tháng) hưởng phụ cấp bằng 5% mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có); từ năm thứ sáu trở đi, mỗi năm đủ 12 tháng được tính thêm 1%.
Điều 42 khoản 2 Luật Nhà giáo 2025 (hiệu lực 01/01/2026) quy định nhà giáo tiếp tục hưởng phụ cấp thâm niên nhà giáo cho đến khi thực hiện cải cách chính sách tiền lương.
Cải cách này áp dụng cho cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang nhân dân và người lao động trong doanh nghiệp.
Nghị quyết 27-NQ/TW đề ra chủ trương chuyển sang chế độ lương mới, nên mức và thời điểm áp dụng về sau cần đối chiếu văn bản hiện hành.
| Nhóm | Văn bản đã gặp | Điểm chính | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Nhà giáo công lập | Nghị định 77/2021/NĐ-CP, Điều 4 | 5% sau 60 tháng, mỗi năm thêm 1% | Tiếp tục đến khi cải cách tiền lương |
| Cán bộ, công chức, viên chức xếp lương theo bảng lương nhà nước | Nghị định 204/2004/NĐ-CP; Thông tư 04/2005/TT-BNV | Phụ cấp thâm niên vượt khung cho người đã ở bậc lương cuối cùng trong ngạch, tính trên lương bậc cuối | Mốc thời gian và tỷ lệ theo thông tư hướng dẫn |
| Lực lượng vũ trang, cơ yếu | Văn bản riêng của từng lực lượng | Có chế độ thâm niên riêng, ngoài phạm vi bài | Hỏi cơ quan quản lý lực lượng |
| Doanh nghiệp ngoài nhà nước | Không có quy định bắt buộc | Tự thiết kế | Ghi trong hợp đồng, quy chế |
Khu vực nhà nước lấy mức lương cơ sở làm nền tính. Từ 01/07/2026, mức này là 2.530.000 đồng/tháng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP; xem bài mức lương cơ sở.
Ví dụ minh hoạ (số giả định, theo công thức nhà giáo): hệ số lương 3,00 nên mức lương hiện hưởng là 3,00 x 2.530.000 = 7.590.000 đồng; không có phụ cấp chức vụ. Với thời gian giảng dạy đủ 84 tháng, tỷ lệ là 5% + 2 x 1% = 7%. Phụ cấp = 7.590.000 x 7% = 531.300 đồng/tháng.
Doanh nghiệp ngoài nhà nước không áp dụng các công thức này, chỉ tham khảo để thiết kế.
4. Ba cách tính phụ cấp thâm niên trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp thường chọn một trong ba cách: số tiền cố định theo bậc năm, tỷ lệ phần trăm trên lương, hoặc bậc năm kèm điều kiện đánh giá.
| Cách tính | Công thức | Ưu điểm | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Số tiền cố định theo bậc | Bậc 1-3 năm: A đồng; 3-5 năm: B đồng | Dễ hiểu, dễ dự toán | Mất giá theo thời gian nếu không rà soát |
| Tỷ lệ % trên lương | Lương cơ bản x tỷ lệ theo năm | Tự tăng cùng lương | Quỹ lương tăng nhanh khi nhiều người lâu năm |
| Bậc năm kèm điều kiện | Bậc năm x điều kiện đạt (ví dụ không bị kỷ luật) | Gắn với chất lượng | Điều kiện phải rõ ràng, có thể bị coi là khoản biến động |
Ví dụ minh hoạ (số giả định): doanh nghiệp quy định mức bằng 2% lương cơ bản cho mỗi năm làm việc đủ, tối đa 10%. Nhân viên có lương cơ bản 9.000.000 đồng, làm đủ 4 năm: 9.000.000 x 8% = 720.000 đồng/tháng. Khi làm đủ 5 năm trở đi, tỷ lệ chạm trần 10%, tức 900.000 đồng/tháng.
Cách đếm thời gian cũng cần định nghĩa: tính từ ngày ký hợp đồng đầu tiên với pháp nhân nào, có cộng thời gian thử việc, có cộng thời gian nghỉ không lương hay nghỉ thai sản hay không. Mỗi lựa chọn nên ghi vào quy chế.
5. Phụ cấp thâm niên có tính đóng bảo hiểm xã hội và thuế không?
Về bảo hiểm xã hội, Điều 7 khoản 1 Nghị định 158/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025) quy định tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Phụ cấp lương phải bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động, và được thoả thuận trong hợp đồng. Khoản bổ sung khác phải có mức tiền cụ thể, ghi trong hợp đồng và trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ lương.
Cả hai nhóm đều loại khoản phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc. Nghị định không nêu tên phụ cấp thâm niên, nên doanh nghiệp cần xin cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý xác nhận cách ghi trước khi áp dụng.
Khoản thâm niên có mức tiền cố định theo bậc năm, ghi trong hợp đồng và trả đều mỗi kỳ lương đáp ứng các điều kiện về hình thức của nhóm khoản bổ sung. Khoản thay đổi theo đánh giá hằng tháng thuộc nhóm bị loại.
Về thuế thu nhập cá nhân, Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026) tính vào thu nhập từ tiền lương, tiền công các khoản có tính chất lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp.
Danh mục phụ cấp không tính thuế ở khoản 3 điều này không có phụ cấp thâm niên, và các khoản trong danh mục phải do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Vì vậy phụ cấp thâm niên doanh nghiệp tự đặt thuộc thu nhập chịu thuế.
Ví dụ minh hoạ (số giả định): lương 9.000.000 đồng, phụ cấp thâm niên 720.000 đồng cố định, giả sử cơ quan bảo hiểm xác nhận tính vào căn cứ đóng. Căn cứ đóng = 9.720.000 đồng; phần người lao động đóng 10,5% = 1.020.600 đồng. Mức sàn, trần và tỷ lệ chi tiết xem bài cách tính bảo hiểm xã hội.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
6. Cách thiết kế chính sách phụ cấp thâm niên cho doanh nghiệp
Chính sách loại này tốt có mục tiêu rõ, mức tính được và ghi thành văn bản. Có thể làm theo sáu bước sau:
- Xác định mục tiêu. Giữ người có kinh nghiệm, giảm nghỉ việc ở nhóm 2-3 năm, hay ghi nhận người gắn bó lâu năm. Mục tiêu quyết định bậc năm đầu tiên.
- Chọn cách tính. Số tiền cố định, tỷ lệ phần trăm hoặc bậc kèm điều kiện (mục 4).
- Dự toán quỹ. Nhân mức phụ cấp với số người ở từng bậc năm, cộng phần đóng bảo hiểm tăng thêm của doanh nghiệp, rồi so với quỹ lương hiện tại.
- Định nghĩa thời gian tính. Mốc bắt đầu, có cộng thử việc hay không, xử lý thời gian nghỉ dài ngày, trường hợp chuyển công ty trong cùng tập đoàn.
- Ghi vào văn bản. Hợp đồng lao động hoặc phụ lục, kèm quy chế lương để áp dụng cho nhiều người; mẫu cấu trúc quy chế xem bài mẫu quy chế lương thưởng.
- Theo dõi bằng dữ liệu. Lập danh sách mốc thâm niên theo tháng để cộng phụ cấp đúng ngày, rồi rà soát chính sách mỗi năm một lần.
Mẫu điều khoản có thể điều chỉnh: “Người lao động được hưởng phụ cấp thâm niên [mức] đồng/tháng khi có thời gian làm việc liên tục tại công ty từ đủ [số] năm. Thời gian tính từ ngày [mốc]. Phụ cấp được trả cùng kỳ lương và xử lý bảo hiểm, thuế theo pháp luật hiện hành.”
7. Sai sót thường gặp khi áp dụng
- Hứa miệng với nhân viên mà không ghi vào hợp đồng hoặc quy chế.
- Dùng công thức khu vực nhà nước cho doanh nghiệp rồi hiểu nhầm là bắt buộc.
- Không định nghĩa cách đếm thời gian, dẫn đến tranh chấp khi có nghỉ dài ngày.
- Đặt tên là “hỗ trợ” cho khoản thực chất là phụ cấp lương để tránh đóng bảo hiểm.
- Bỏ sót mốc nâng bậc năm vì không có danh sách theo dõi.
- Tự giảm phụ cấp đã thoả thuận mà không có phụ lục có chữ ký.
8. Câu hỏi thường gặp về phụ cấp thâm niên
Phụ cấp thâm niên có bắt buộc không?
Không bắt buộc với doanh nghiệp tư nhân. Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 chỉ nêu phụ cấp lương là một phần của tiền lương; loại và mức do hai bên thoả thuận và ghi trong hợp đồng.
Phụ cấp thâm niên nhà giáo tính thế nào?
Theo Điều 4 Nghị định 77/2021/NĐ-CP, đủ 5 năm hưởng 5% mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo và thâm niên vượt khung (nếu có), từ năm thứ sáu mỗi năm thêm 1%. Chỉ áp dụng cho nhà giáo công lập thuộc diện.
Có đóng bảo hiểm xã hội không?
Nghị định 158/2025 tính khoản có mức tiền cụ thể, ghi trong hợp đồng và trả đều mỗi kỳ lương, loại khoản biến động theo năng suất, quá trình làm việc, chất lượng công việc. Nghị định không nêu tên phụ cấp thâm niên; hãy hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
Có nên trả khoản này thay vì tăng lương?
Tuỳ mục tiêu. Khoản thâm niên thưởng cho sự gắn bó theo bậc rõ ràng, còn tăng lương thường gắn với năng lực và vị trí. Nhiều doanh nghiệp dùng cả hai với quy tắc riêng.
Nghỉ thai sản hoặc nghỉ không lương có tính vào thâm niên không?
Pháp luật không có công thức chung cho phụ cấp doanh nghiệp tự đặt. Doanh nghiệp cần ghi rõ trong quy chế thời gian nào được cộng, thời gian nào tạm dừng tính.
9. Fastdo hỗ trợ theo dõi dữ liệu thời gian làm việc
Mốc thâm niên, số ngày công và ca làm việc là dữ liệu đầu vào cho bảng lương. fCheckin của Fastdo chấm công bằng Wifi hoặc GPS trên điện thoại và web, tự tổng hợp công ca, đơn từ, nghỉ phép và xuất báo cáo Excel. Doanh nghiệp quyết định mức phụ cấp; xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 21, 33, 46, 90, 114, bản đăng Công báo số 993 + 994 ngày 26/12/2019: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/bo-luat-so-45-2019-qh14-30232.htm (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định số 77/2021/NĐ-CP về chế độ phụ cấp thâm niên nhà giáo: https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=203790 (truy cập 21/10/2026)
- Báo điện tử Chính phủ, “Từ 1/8, áp dụng quy định mới về chế độ phụ cấp thâm niên nhà giáo” (điều kiện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, 5% và 1% mỗi năm, căn cứ tính, thời gian không được tính): https://baochinhphu.vn/tu-1-8-ap-dung-quy-dinh-moi-ve-che-do-phu-cap-tham-nien-nha-giao-102297408.htm (truy cập 21/10/2026)
- Luật Nhà giáo 2025, toàn văn, Điều 41, 42 (Cổng thông tin xây dựng chính sách, pháp luật): https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/toan-van-luat-nha-giao-119250703171419548.htm (truy cập 21/10/2026)
- Thông tư 04/2005/TT-BNV hướng dẫn phụ cấp thâm niên vượt khung (Bộ Nội vụ, ban hành 05/01/2005): https://dp.ctu.edu.vn/images/upload/nangluong/TT-04-2005-BNV.pdf (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 161/2026/NĐ-CP, mức lương cơ sở 2.530.000 đồng từ 01/07/2026: https://baochinhphu.vn/chinh-thuc-tang-luong-co-so-len-2530000-dong-thang-tu-01-7-2026-102260516214238878.htm (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP, Điều 7 (ban hành 25/06/2025, hiệu lực 01/07/2025), Công báo số 851 + 852: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-158-2025-nd-cp-45240.htm (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Điều 8 (ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026), Công báo số 402 ngày 16/07/2026: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-253-2026-nd-cp-469959.htm (truy cập 21/10/2026)
