Giấy đề nghị thanh toán là văn bản nội bộ để người đã chi hoặc sắp chi tiền cho công việc của doanh nghiệp xin được hoàn tiền, thanh toán cho nhà cung cấp hoặc quyết toán khoản tạm ứng.
Bài này nêu các mục của mẫu giấy đề nghị thanh toán, cách điền từng ô, chứng từ phải đính kèm theo loại chi phí và những lỗi khiến hồ sơ bị trả lại.
@@NUT@@
1. Giấy đề nghị thanh toán dùng khi nào
Giấy đề nghị thanh toán dùng khi một khoản chi cần được kế toán chi tiền hoặc hoàn tiền sau khi đã có chứng từ hợp lệ.
Có ba tình huống thường gặp:
- Hoàn ứng chi tiêu cá nhân: nhân viên tự bỏ tiền mua vật tư, chi phí công tác rồi xin hoàn lại.
- Thanh toán cho nhà cung cấp: bộ phận mua hàng đề nghị kế toán trả tiền theo hợp đồng, hoá đơn.
- Quyết toán tạm ứng: nhân viên đã nhận tạm ứng, nay nộp chứng từ để đối trừ, nhận thêm hoặc nộp lại phần dư.
Giấy đề nghị thanh toán khác giấy đề nghị tạm ứng ở thời điểm: tạm ứng xin tiền trước khi chi, còn thanh toán xin tiền sau khi đã có chứng từ hoặc khi đến hạn trả.
2. Quy định cần nắm khi lập giấy đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán là một dạng chứng từ kế toán nên phải đáp ứng yêu cầu chung của Luật Kế toán 2015 (số 88/2015/QH13, hiệu lực 01/01/2017).
Theo Điều 16 khoản 1, chứng từ kế toán có các nội dung chủ yếu: tên và số hiệu chứng từ, ngày lập, tên và địa chỉ bên lập chứng từ (từ 01/01/2025 không còn bắt buộc ghi tên, địa chỉ bên nhận, do Luật số 56/2024/QH15 bãi bỏ điểm d), nội dung nghiệp vụ, số lượng, đơn giá, số tiền.
Với chứng từ thu, chi tiền, tổng số tiền phải ghi cả bằng số và bằng chữ. Cuối danh sách là chữ ký, họ tên người lập, người duyệt và người có liên quan.
Điều 18 yêu cầu lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác; không viết tắt, không tẩy xoá; chứng từ tẩy xoá, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ.
Điều 19 khoản 3 quy định chứng từ chi tiền phải được người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) ký trước khi thực hiện.
Về thời hạn lưu trữ, Điều 41 khoản 5 quy định chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính lưu ít nhất 10 năm, tài liệu kế toán dùng cho quản lý điều hành lưu ít nhất 5 năm (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
Về biểu mẫu, Thông tư 99/2025/TT-BTC (ban hành 27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026) hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC; doanh nghiệp được tham khảo hệ thống chứng từ kèm theo hoặc tự thiết kế thêm.
Mẫu tự thiết kế phải đủ nội dung bắt buộc theo Điều 16 Luật Kế toán. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc chọn Thông tư 99/2025/TT-BTC, nên cần xác định mình đang theo chế độ nào để chọn đúng hệ thống mẫu.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán gồm những phần nào (xem trước)
Một mẫu giấy đề nghị thanh toán dùng được cho doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm bốn khối: thông tin người đề nghị, nội dung và số tiền, chứng từ kèm theo, và khối chữ ký phê duyệt.
Xem trước: Mẫu giấy đề nghị thanh toán
| Phần | Nội dung ghi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tiêu đề, số, ngày | Tên chứng từ, số hiệu, ngày lập | Đánh số liên tục theo năm |
| Kính gửi | Ban giám đốc, kế toán trưởng | Ghi đúng người duyệt chi |
| Người đề nghị | Họ tên, bộ phận, chức danh | Một giấy cho một đợt chi |
| Nội dung đề nghị | Lý do chi, công việc liên quan | Ghi cụ thể, tránh “chi phí khác” |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
@@NUT@@
Các phần còn lại trong file đầy đủ: bảng chi tiết khoản chi theo từng dòng (có số lượng, đơn giá, thành tiền), tổng số tiền bằng số và bằng chữ, hình thức nhận (tiền mặt hoặc chuyển khoản, kèm tài khoản), dòng đối trừ tạm ứng, danh mục chứng từ đính kèm có ô đánh dấu, và khối chữ ký bốn cấp.
4. Cách điền giấy đề nghị thanh toán: 6 bước
Điền giấy đề nghị thanh toán theo thứ tự từ thông tin chung đến chữ ký giúp tránh sót ô bắt buộc.
- Ghi thông tin chung. Điền tên chứng từ, số hiệu theo sổ đánh số của công ty và ngày lập đúng ngày thực tế, không điền lùi ngày.
- Xác định người nhận tiền. Ghi họ tên, bộ phận và chức danh người đề nghị; nếu trả cho nhà cung cấp thì ghi tên pháp nhân, mã số thuế.
- Mô tả nội dung chi. Nêu khoản chi nhằm việc gì, thuộc dự án hoặc kế hoạch nào, để người duyệt hiểu mà không phải hỏi lại.
- Kê số tiền. Ghi từng dòng theo số lượng, đơn giá, thành tiền, rồi tổng số tiền bằng số và bằng chữ, hai cách ghi phải khớp nhau.
- Chọn hình thức nhận tiền. Tiền mặt hoặc chuyển khoản; chuyển khoản thì ghi chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng.
- Đính kèm chứng từ và xin chữ ký. Liệt kê chứng từ gốc, ký theo thứ tự: người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán, người duyệt chi. Ký bằng mực không phai.
Nếu viết sai, gạch chéo và lập giấy mới thay vì tẩy xoá, theo yêu cầu của Điều 18 Luật Kế toán.
5. Chứng từ kèm theo giấy đề nghị thanh toán theo từng loại chi phí
Chứng từ kèm theo chứng minh khoản chi có thật, đúng mục đích và đúng người duyệt; loại chi phí khác nhau thì bộ chứng từ khác nhau.
| Loại chi phí | Chứng từ thường kèm | Lưu ý khi kiểm |
|---|---|---|
| Mua vật tư, văn phòng phẩm | Hoá đơn, phiếu nhập kho, đề xuất mua | Khớp số lượng, đơn giá với đề xuất |
| Thanh toán nhà cung cấp | Hợp đồng, hoá đơn, biên bản nghiệm thu | Đúng hạn trả, đúng tài khoản nhận |
| Công tác phí | Lệnh hoặc quyết định đi công tác, vé, hoá đơn lưu trú | Đúng thời gian, đúng định mức nội bộ |
| Tiếp khách | Hoá đơn, danh sách khách, phê duyệt trước | Ghi rõ mục đích, thành phần |
| Quyết toán tạm ứng | Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt, các chứng từ chi | Đối trừ đủ, nộp lại hoặc nhận thêm phần chênh |
| Dịch vụ thuê ngoài | Hợp đồng dịch vụ, biên bản, hoá đơn hoặc chứng từ hợp lệ | Kiểm điều kiện chứng từ theo quy định thuế hiện hành |
Theo Điều 20 Luật Kế toán, nội dung, hình thức và việc sử dụng hoá đơn thực hiện theo pháp luật về thuế. Kế toán nên hỏi cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn thuế về điều kiện chứng từ trước khi chi.
6. Ví dụ minh hoạ điền giấy đề nghị thanh toán
Ví dụ minh hoạ, số giả định: nhân viên hành chính tự mua vật tư cho văn phòng và xin hoàn tiền.
| STT | Nội dung | Số lượng | Đơn giá (đồng) | Thành tiền (đồng) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Giấy in A4 | 5 ream | 80.000 | 400.000 |
| 2 | Mực in | 2 hộp | 350.000 | 700.000 |
| 3 | Bút ký | 10 cây | 12.000 | 120.000 |
| Tổng cộng | 1.220.000 |
Tổng số tiền bằng chữ: một triệu hai trăm hai mươi nghìn đồng. Chứng từ kèm: hoá đơn mua hàng, đề xuất mua đã duyệt. Hình thức nhận: chuyển khoản.
Quy trình duyệt gợi ý: trưởng bộ phận xác nhận nhu cầu, kế toán kiểm chứng từ và số tiền, người duyệt chi ký, kế toán chi tiền rồi lưu hồ sơ.
7. Lỗi thường gặp khiến giấy đề nghị thanh toán bị trả lại
- Số tiền bằng số và bằng chữ không khớp: chứng từ chi tiền bắt buộc ghi cả hai.
- Thiếu chứng từ gốc: chỉ có ảnh chụp tin nhắn, không có hoá đơn hoặc biên bản.
- Nội dung chi chung chung: “chi phí khác” khiến người duyệt không đánh giá được.
- Ký sai thứ tự hoặc thiếu chữ ký: chi trước khi có chữ ký duyệt chi.
- Chứng từ tẩy xoá: theo Điều 18 Luật Kế toán, chứng từ tẩy xoá, sửa chữa không có giá trị thanh toán.
- Nộp quá muộn: chứng từ để quá lâu khó đối chiếu; công ty nên đặt hạn nộp, ví dụ trong vòng một số ngày kể từ khi chi.
- Gộp nhiều đợt chi vào một giấy: khó theo dõi theo dự án và theo kỳ kế toán.
Nhận file đầy đủ
Muốn có mẫu giấy đề nghị thanh toán đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Nhận file rồi chỉnh tên công ty và khối chữ ký theo quy chế của mình là dùng được.
8. Câu hỏi thường gặp
Giấy đề nghị thanh toán khác gì giấy đề nghị tạm ứng?
Giấy đề nghị tạm ứng xin tiền trước khi chi. Giấy đề nghị thanh toán xin hoàn hoặc trả tiền sau khi đã có chứng từ. Khi quyết toán tạm ứng, hai giấy được đối chiếu với nhau.
Ai là người ký giấy đề nghị thanh toán?
Thường gồm người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán và người duyệt chi. Luật Kế toán yêu cầu chứng từ chi tiền được người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng ký trước khi chi (Điều 19 khoản 3).
Giấy đề nghị thanh toán có bắt buộc theo mẫu của Bộ Tài chính không?
Theo Điều 18 Luật Kế toán, chưa có mẫu thì đơn vị tự lập nhưng phải đủ nội dung của Điều 16. Doanh nghiệp nên đối chiếu chế độ kế toán đang áp dụng để chọn mẫu phù hợp.
Có dùng giấy đề nghị thanh toán điện tử được không?
Được, nếu là chứng từ điện tử đáp ứng Luật Kế toán: có chữ ký điện tử và bảo đảm bảo mật, toàn vẹn dữ liệu (Điều 17, Điều 19 khoản 4). Cần đối chiếu quy định hiện hành về chứng từ điện tử.
Giấy đề nghị thanh toán lưu trong bao lâu?
Chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính lưu ít nhất 10 năm theo Điều 41 khoản 5 Luật Kế toán. Bạn nên đối chiếu thêm quy định riêng về thuế và lưu trữ hiện hành.
Quên giấy đề nghị thanh toán nhưng đã có hoá đơn thì làm sao?
Lập giấy đúng ngày thực tế, ghi chú lý do nộp muộn và xin người duyệt chi xác nhận. Không điền lùi ngày để hợp thức hoá.
9. Fastdo hỗ trợ quy trình đề nghị và phê duyệt thanh toán
Khi giấy đề nghị đi qua nhiều cấp ký, việc chuyển tay dễ bị chậm. fWorkflow của Fastdo cho thiết lập sơ đồ quy trình bằng kéo thả, tự động chuyển bước và giao việc cho người ở giai đoạn sau, tuỳ chỉnh form biểu mẫu ở mỗi bước và phân quyền theo chức năng. Xem thêm khái niệm trong bài workflow là gì.
@@NUT@@
Nguồn tham khảo (truy cập 20/10/2026)
- Luật Kế toán, văn bản hợp nhất (đã tích hợp Luật 56/2024/QH15 và Luật 108/2025/QH15), Công báo số 172 ngày 31/03/2026, Điều 16-20, 41: https://cdn.thuvienphapluat.vn//uploads/Hoidapphapluat/2026/LNMT/Thang_4/260404/172_41_VBHN_VPQH.pdf (truy cập 21/10/2026)
- Thông tư 99/2025/TT-BTC (27/10/2025, hiệu lực 01/01/2026): https://luatvietnam.vn/linh-vuc-khac/tai-thong-tu-99-2025-tt-btc-huong-dan-che-do-ke-toan-doanh-nghiep-186-105034-article.html và https://luatvietnam.vn/tin-van-ban-moi/tu-01-01-2026-co-the-ap-dung-che-do-ke-toan-doanh-nghiep-cho-doanh-nghiep-vua-va-nho-186-105084-article.html (truy cập 21/10/2026)
- Thông tư 99/2025/TT-BTC, tổng quan thay đổi: https://kpmg.com/vn/vi/home/phan-tich-chuyen-sau/2025/11/key-changes-in-vietnamese-accounting-system-for-enterprises.html (truy cập 21/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 20/10/2026)
