[TẢI MIỄN PHÍ] 5 mẫu biên bản họp hội đồng quản trị cho doanh nghiệp

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị không chỉ là một tài liệu pháp lý, mà còn là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp quản lý minh bạch và có căn cứ trong việc ra quyết định. Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn chi tiết để soạn thảo biên bản họp HĐQT hiệu quả, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý, thì bài viết này chính là dành cho bạn. Hãy cùng Fastdo khám phá các thành phần cần thiết và những lưu ý quan trọng để bảo đảm biên bản họp của bạn mang lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp.

1. Tầm quan trọng của mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị.

Mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị là tài liệu bắt buộc, nhằm ghi nhận lại nội dung của buổi họp, các ý kiến thảo luận, và đặc biệt là những quyết định được đưa ra. Việc lưu trữ biên bản họp đầy đủ và chính xác không chỉ giúp hội đồng dễ dàng theo dõi quá trình ra quyết định, mà còn làm tăng tính minh bạch trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Đặc biệt, trong các tình huống tranh chấp hoặc kiểm tra pháp lý, biên bản họp là cơ sở quan trọng để xác minh và bảo vệ quyền lợi của các thành viên hội đồng.

Biên bản cuộc họp HĐQT còn đóng vai trò như một “bằng chứng pháp lý” nếu xảy ra bất kỳ mâu thuẫn hoặc tranh chấp nào giữa các cổ đông hoặc thành viên HĐQT. Nó là minh chứng cho quá trình ra quyết định, giúp xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên, từ đó tạo ra sự nhất quán và kỷ luật trong việc quản trị.

Ngoài ra, biên bản họp cũng là công cụ hữu ích để đánh giá tiến độ và hiệu quả thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Nhờ vào việc ghi chép chi tiết, doanh nghiệp có thể dễ dàng rà soát lại những quyết định cũ, đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược được triển khai đúng hướng.

2. Các thành phần chính của mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị.

Một mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

2.1. Thông tin cơ bản.

• Thời gian, địa điểm họp: Ghi rõ ngày, giờ, và địa điểm cuộc họp diễn ra để xác định bối cảnh họp. Điều này rất quan trọng nhằm tránh bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc sai sót nào trong tương lai.
• Danh sách thành viên tham gia: Bao gồm tên, chức vụ của tất cả thành viên tham gia và ghi chú rõ ràng sự hiện diện hoặc vắng mặt có lý do của từng thành viên. Điều này giúp xác định tính hợp lệ của cuộc họp và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều đã được thông báo đầy đủ.
• Chủ tọa và thư ký của buổi họp: Ghi rõ ai là người điều hành (chủ tọa) và ai là người ghi chép (thư ký) để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong việc tổ chức cuộc họp.

2.2. Nội dung họp.

• Các vấn đề thảo luận: Ghi lại chi tiết từng vấn đề đã được đưa ra thảo luận, bao gồm cả các ý kiến đồng tình và phản đối của các thành viên. Việc này giúp lưu lại các góc nhìn đa chiều, phục vụ cho việc phân tích và đánh giá sau này.
• Ý kiến đóng góp của từng thành viên: Ghi nhận rõ ràng ý kiến đóng góp của từng thành viên, bao gồm cả những quan điểm khác nhau và các đề xuất thay đổi, nhằm đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ.
• Quyết định được thông qua:
  • Nội dung quyết định: Ghi rõ ràng từng quyết định đã được thông qua, cụ thể là các chính sách, kế hoạch hành động, hoặc những thay đổi quan trọng đối với doanh nghiệp.
  • Kết quả biểu quyết: Ghi lại kết quả biểu quyết chi tiết, bao gồm số phiếu đồng ý, phản đối và không có ý kiến. Điều này giúp đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch của quyết định.

2.3. Phần kết thúc.

• Thời điểm kết thúc cuộc họp: Ghi nhận thời điểm kết thúc để xác định thời lượng cuộc họp và làm căn cứ cho việc tính toán chi phí hoặc hiệu quả của cuộc họp.
• Chữ ký của chủ tọa và thư ký: Biên bản cần có chữ ký của cả chủ tọa và thư ký để xác nhận tính xác thực và hợp lệ của biên bản. Nếu có thành viên phản đối, chữ ký của họ cũng cần được ghi nhận để đảm bảo tính minh bạch.

3. Những lưu ý khi soạn thảo mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị.

• Đảm bảo tính chính xác: Mọi thông tin cần được ghi chép trung thực và chính xác. Đặc biệt, các ý kiến đóng góp và quyết định phải phản ánh đúng diễn biến của cuộc họp. Việc thiếu chính xác hoặc ghi chép không đầy đủ có thể dẫn đến những hệ quả pháp lý không mong muốn, làm suy giảm uy tín của doanh nghiệp.
• Ngôn ngữ rõ ràng và chính xác: Biên bản họp HĐQT cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu nhưng phải chính xác và mang tính pháp lý. Tránh sử dụng các thuật ngữ mơ hồ hoặc thiếu cụ thể có thể dẫn đến sự hiểu nhầm.
• Đầy đủ chữ ký: Để đảm bảo tính pháp lý, biên bản họp cần được ký xác nhận bởi chủ tọa và thư ký cuộc họp. Nếu có thành viên phản đối, chữ ký của họ cũng cần được ghi nhận. Điều này giúp bảo đảm rằng mọi quyết định được đưa ra đều có sự đồng thuận hoặc ghi nhận rõ ràng ý kiến phản đối.
• Bảo mật thông tin: Biên bản họp HĐQT thường chứa thông tin nhạy cảm liên quan đến chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp. Việc bảo mật biên bản là cực kỳ quan trọng để tránh lộ thông tin có thể gây tổn thất cho công ty. Do đó, biên bản cần được lưu trữ an toàn và chỉ chia sẻ với những người có thẩm quyền.
• Thời gian lưu trữ biên bản: Theo quy định của pháp luật Việt Nam, biên bản họp HĐQT cần được lưu trữ trong thời gian dài, thường là ít nhất 10 năm theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 15 Nghị định 47/2021/NĐ-CP. Việc lưu trữ này đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có thể dễ dàng truy cập và kiểm tra thông tin khi cần thiết.

4. [TẢI MIỄN PHÍ] 5 mẫu biên bản họp hội đồng quản trị cho doanh nghiệp.

>>> TẢI MIỄN PHÍ: 5 MẪU BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

4.1. Mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị số 1.

4.2. Mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị số 2.

4.3. Mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị số 3.

4.4. Mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị số 4.

4.5. Mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị số 5.

5. Căn cứ pháp lý liên quan đến mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị.

Khi soạn thảo mẫu biên bản họp Hội đồng Quản trị, cần tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý. Các căn cứ pháp lý quan trọng bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14): Đây là luật nền tảng quy định về tổ chức và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Điều 157 của Luật Doanh nghiệp quy định về quyền và nghĩa vụ của hội đồng quản trị, bao gồm yêu cầu về việc ghi chép và lưu trữ biên bản họp.
• Nghị định 47/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết việc thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm quy định về biên bản họp HĐQT và yêu cầu lưu trữ tài liệu.
• Thông tư 96/2015/TT-BTC: Quy định về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán, trong đó có yêu cầu về biên bản họp HĐQT đối với các công ty đại chúng nhằm đảm bảo tính minh bạch.

Việc tuân thủ các quy định trên là vô cùng quan trọng để biên bản họp HĐQT có giá trị pháp lý, tránh các tranh chấp không đáng có và đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được minh bạch và đúng pháp luật.

6. Loại bỏ việc quản lý cuộc họp thủ công bằng phần mềm fMeeting.

Phần mềm fMeeting của Fastdo là một phần mềm quản lý cuộc họp dành cho các doanh nghiệp SMEs, hỗ trợ toàn bộ quy trình trước, trong và sau cuộc họp. Là một module trong bộ phần mềm quản lý công việc của Fastdo, các tính năng nổi bật của fMeeting bao gồm lên lịch họp, quản lý phòng họp, ghi chú thời gian thực, và tự động thông báo cho các thành viên khi đến giờ họp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất trong việc tổ chức và tham gia cuộc họp.

Một trong những ưu điểm của fMeeting là khả năng tương tác mạnh mẽ trong cuộc họp. Phần mềm cho phép ghi chú, tổ chức các phiên họp khác nhau (như Brainstorm, Vấn đề – Giải pháp), từ đó giúp tăng tính quyết định và đảm bảo không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót. Đặc biệt, fMeeting có tích hợp với các công cụ quản lý công việc như fPlan và fTodolist, giúp phân bổ công việc đã thống nhất trong cuộc họp một cách dễ dàng và theo dõi tiến độ hiệu quả​

Ngoài ra, fMeeting cung cấp 50GB dung lượng dùng chung để lưu trữ thông tin cuộc họp, các tài liệu đính kèm, và ghi chú cá nhân. Phần mềm có thể sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau, từ ứng dụng điện thoại (iOS, Android) đến trình duyệt web và máy tính, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý cuộc họp từ bất kỳ đâu​

Phần mềm quản lý cuộc họp fMeeting thực sự là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý các cuộc họp một cách hiệu quả và minh bạch, đồng thời nâng cao tính tổ chức và sự tương tác giữa các thành viên.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Từ việc ghi nhận chi tiết nội dung thảo luận, đến việc lưu trữ thông tin có giá trị pháp lý, mỗi phần trong biên bản họp đều cần được soạn thảo cẩn thận và đúng quy định. Hy vọng rằng, với hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọng trong bài viết này của Fastdo, bạn sẽ tự tin hơn trong việc xây dựng và hoàn thiện biên bản họp, góp phần tạo ra một môi trường quản trị chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

• Microsoft Teams là gì? Có nên dùng MS Teams để quản lý công việc?
• Horenso là gì? Bí mật đằng sau sự thành công của người Nhật
• Flowchart là gì? 4 bước xây dựng Flowchart hiệu quả