Top 10+ phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí và có phí

Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí là công cụ hiện đang ứng dụng rộng rãi và giữ vai trò quan trọng tại các doanh nghiệp. Phần mềm này có khả năng hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu, hồ sơ hay công văn một cách dễ dàng. Cùng Fastdo tìm hiểu chi tiết về 13 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Phần mềm quản lý hồ sơ DocEye

DocEye là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí nổi bật được sử dụng rộng rãi hiện nay, phù hợp với đa dạng loại hình doanh nghiệp và quy mô. DocEye cung cấp hệ thống lưu trữ tài liệu, hồ sơ điện tử tổng hợp và thống nhất trên một nền tảng, đẩy mạnh các tính năng chia sẻ tài liệu linh hoạt và bảo mật.

Tính năng nổi bật

• Lưu trữ tài liệu tập trung: DocEye cho phép doanh nghiệp lưu trữ tập trung tất cả tài liệu như hồ sơ nhân sự, tài liệu dự án, báo cáo,… thống nhất trên một nền tảng.
• Phân loại và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng: Tính năng phân loại nhóm tài liệu giúp bạn dễ dàng truy cập và tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
• Tính năng chia sẻ không giới hạn: Tài liệu được lưu trữ trên DocEye cho phép người dùng chia sẻ không giới hạn với những bộ phận, nhân sự có liên quan nhưng vẫn bảo mật được thông tin nội bộ.
• Tích hợp với các phần mềm quản trị nội bộ: Ứng dụng tích hợp với các phần mềm khác là tính năng hỗ trợ nâng cao, doanh nghiệp có thể liên kết và tùy chỉnh quy trình làm việc logic hơn.

2. Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí CloudOffice

CloudOffice là phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm quản lý tài liệu được thiết lập một cách khoa học và đầy đủ các chức năng như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản… Đồng thời, phần mềm này còn hỗ trợ tính năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa qua mạng Internet.

Tính năng nổi bật

• Quản lý tài liệu dựa trên điện toán đám mây: CloudOffice cho phép các tổ chức lưu trữ tài liệu dựa trên công nghệ điện toán đám mây, dễ dàng truy cập và truy xuất tài liệu trực tuyến ở bất kỳ thiết bị, địa điểm nào.
• Quản lý tài liệu dựa trên thời gian thực: Mọi thay đổi sẽ được cập nhật ngay lập tức, đảm bảo mọi người luôn làm việc với phiên bản mới nhất, dễ dàng theo dõi lịch sử cập nhật tài liệu khi cần.
• Tùy chỉnh và cập nhật tài liệu trực tiếp trên phần mềm: CloudOffice hỗ trợ người dùng chỉnh sửa thông tin tài liệu trực tiếp trên phần mềm, không cần tài xuống các ứng dụng khác.
• Kết nối với bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office: Liên kết với các phần mềm khác là điểm mạnh của CloudOffice, giúp chuyển đổi giữa các định dạng file, tiết kiệm thời gian và công sức.

3. Phần mềm quản lý tài liệu GXD

Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí GXD hỗ trợ quản lý tài liệu trên máy tính cá nhân một cách khoa học và chuyên nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn có thể chạy trên file Excel để giúp bạn sắp xếp các dữ liệu rõ ràng và khoa học. Nhờ đó, người dùng có thể tìm kiếm các file tài liệu dễ dàng hơn.

Tính năng nổi bật 

• Quản lý tài liệu chi tiết theo từng thư mục: Phần mềm cho phép người dùng tạo các thư mục, phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau (dự án, loại tài liệu, ngày tháng…) giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
• Cung cấp hệ văn bản đa dạng: Hỗ trợ người dùng cập nhật các thông tin tài liệu doanh nghiệp mới nhất ở đa dạng lĩnh vực như đầu tư xây dựng. Quản lý dự án,…
• Hệ thống quy trình và tham chiếu các quy định của pháp luật: GXD hỗ trợ tối đa quá trình quản lý tài liệu bằng cách cung cấp hệ thống quy trình làm việc chuẩn hóa và tham chiếu các quy định pháp luật. Phần mềm định nghĩa rõ ràng các bước thực hiện cho từng loại tài liệu, từ khâu tạo mới, phê duyệt đến lưu trữ.

4. Phần mềm quản lý tài liệu & hồ sơ Faceworks

Faceworks là một phần mềm quản lý tài liệu đa năng, được thiết kế để giúp các cá nhân và doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Phần mềm cung cấp công cụ quản lý tài liệu linh hoạt có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Faceworks được xây dựng dựa trên công nghệ điện toán đám mây, kết nối thông tin tốt hơn và cảm thiểu chi phí trong quá trình hoạt động.

Tính năng nổi bật 

• Giúp lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản: Tất cả văn bản được lưu trữ tại một nơi duy nhất, giúp người dùng dễ dàng quản lý và truy cập.
• Có khả năng tìm kiếm và truy cập: Nhờ công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, Faceworks cho phép lọc và tìm thấy văn bản cần thiết chỉ với vài từ khóa.
• Lưu trữ tài liệu đầy đủ và khoa học: Cho phép lưu trữ mọi loại văn bản, từ tài liệu văn phòng đến các loại file đa phương tiện (hình ảnh, video). Phần mềm giúp người dùng tạo các thư mục, phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau để dễ dàng quản lý.
• Hỗ trợ cập nhật văn bản đến, văn bản đi, thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm: Hệ thống cung cấp các báo cáo thống kê về số lượng văn bản, loại văn bản, người tạo,… giúp bạn nắm bắt tổng quan về lượng thông tin đang quản lý.

5. Quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí LV SureDMS

LV SureBMS là một công cụ hỗ trợ cho quy trình thu thập, bảo quản, khai thác, báo cáo thống kê… trong các doanh nghiệp. Với hệ thống xử lý dữ liệu ứng dụng công nghệ Machine Learning, LV SureDMS có khả năng kết nối thông tin tài liệu trên 100 ngôn ngữ khác nhau.

Tính năng nổi bật 

• Hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp hồ sơ với hơn 100 ngôn ngữ và đa dạng định dạng tệp dữ liệu bằng học máy Machine Learning (ngôn ngữ tự nhiên, hình ảnh,…)
• Sở hữu tính năng xuất kết quả tìm kiếm ra tập tin excel.
• Quản lý hồ sơ lưu trữ theo nhiều kho khác nhau như kho chuyên dụng, kho tạm​… tích hợp tính năng tùy chỉnh theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
• Có khả năng thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê các dữ liệu dễ dàng.
• Nhân viên có thể đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, thuận tiện thông qua hệ thống phần mềm.

6. Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí C-Office

C-Office là phần mềm quản lý hồ sơ điện tử cung cấp hơn 20 tính năng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống giao diện website. Điểm nổi bật của phần mềm này là có khả năng số hóa các công tác quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp và tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả cao.

Tính năng nổi bật 

• Quản lý quy trình xử lý công văn: Có khả năng theo dõi và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ của tổ chức…
• Tích hợp kho dữ liệu chung: Hỗ trợ người dùng quản lý kho thư viện dữ liệu chung của tổ chức như quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu…
• Cải thiện truyền thông nội bộ: Cho phép người dùng gửi thông báo đến toàn thể nhân viên trong tổ chức thông qua hệ thống phần mềm, đảm bảo các tài liệu được chuyển tải trong phạm vi nội bộ.
• Kiểm soát thời gian ở thực thi các tài liệu quan trọng: Có chức năng nhắc việc, thông báo hay cảnh báo qua Email và phân quyền đến từng nhân viên có liên quan.

7. Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử EFY

Phần mềm quản lý tài liệu EFY là bộ công cụ hỗ trợ quản lý văn bản và điều hành đặc thù chuẩn theo khung kiến trúc của Chính phủ điện tử, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp thuộc cơ quan quản lý nhà nước. EFY có khả năng hỗ trợ công tác điều hành và xử lý tất cả văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc trong các cơ quan tổ chức. Đặc biệt, phần mềm EFY còn có thể số hóa công tác quản lý văn bản, quy trình thu thập và lưu trữ thông tin với hiệu suất cao.

Tính năng nổi bật 

• Thống nhất về quy trình xử lý tài liệu và lưu trữ: Số hóa tất cả tài liệu giấy, hồ sơ vật lý vào sổ văn bản chung, quản lý chặt chẽ hồ sơ đến và hồ sơ đi.
• Xét duyệt văn bản: Cho phép các nhà quản lý thực hiện xét duyệt văn bản nhanh chóng trên tài liệu số, báo cáo chi tiết và quản lý quy trình xử lý hồ sơ.
• Liên thông gửi nhận văn bản: EFY cho phép doanh nghiệp quản lý tài liệu mở rộng với tính năng gửi và nhận văn bản điện tử ngoại bộ, thống nhất quy trình quản lý tài liệu trên cùng một nền tảng.
• Quản lý điều hành: EFY còn cho phép người dùng theo dõi lịch trình cá nhân và nội bộ, trao đổi công việc và giao việc trực tiếp trên phần mềm.

8. Công cụ quản lý lưu trữ hồ sơ IBOM

IBOM là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí hỗ trợ lưu trữ và quản lý văn bản của các cơ quan doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp. Phần mềm được thiết kế để phục vụ cho các doanh nghiệp chuyên hoạt động theo dự án và các công trình chuyên biệt. Tích hợp quản lý hồ sơ tài liệu và quản lý quy trình chặt chẽ trên một nền tảng thống nhất.

Tính năng nổi bật 

• Có khả năng luân chuyển xử lý văn bản theo quy trình của doanh nghiệp.
• Cho phép bạn tìm kiếm văn bản theo từ khóa, cơ quan ban hành, ngày ban hành… Hỗ trợ quản lý hồ sơ dưới dạng checklist theo đúng trình tự được quy định bởi nhà nước.
• Tìm kiếm nâng cao với full text theo nội dung file đính kèm, hỗ trợ tìm kiếm trên file pdf 1 lớp.
• Hỗ trợ nhân viên tiếp nhận văn bản chỉ đạo, thông báo nhanh chóng.

9. Phần mềm quản lý file tài liệu Templafy

Phần mềm quản lý tài liệu Templafy là một trong những công cụ hỗ trợ quản lý, lưu trữ tài liệu tốt nhất hiện nay. Với công nghệ lưu trữ chính dựa trên điện toán đám mây, Templafy hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, quản lý, phân phối tài liệu tự động hóa.

Tính năng nổi bật 

• Cho phép dùng thử miễn phí, thử nghiệm và tích hợp quy trình quản lý tài liệu nội bộ trên phần mềm.
• Tự động hóa các tác vụ tích hợp tài liệu dựa trên mẫu và dữ liệu được cung cấp, xử lý dữ liệu dựa trên học máy, tối ưu thời gian quản lý bằng cách loại bỏ các tác vụ thủ công.
• Phiên bản ứng dụng di động giúp nhà quản lý có thể truy cập vào hệ thống ở bất cứ đâu, đảm bảo tài liệu được chia sẻ an toàn trong nội bộ tổ chức.

10. Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí Access

Với phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên và tài liệu miễn phí Access, doanh nghiệp sẽ có thể giải quyết hệ thống tài liệu nội bộ một cách dễ dàng. Access hỗ trợ người dùng quản lý và phân loại các file tài liệu hiệu quả hoàn toàn miễn phí. Cùng với hệ sinh thái Microsoft, phần mềm quản lý tài liệu Access là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tổng hợp quản lý hồ sơ, tài liệu tối ưu nhất trong thời gian tối thiểu.

Tính năng nổi bật

• Tạo và chia sẻ tài liệu không đơn giản: Với mục tiêu hỗ trợ người dùng “Tạo và chia sẻ ứng dụng mà không cần phải là nhà phát triển”, phần mềm quản lý tài liệu Access giúp người dùng xây dựng các biểu mẫu tài liệu đa dạng mà không cần các công cụ chuyên biệt.
• Tùy chỉnh linh hoạt để ứng dụng vào quy trình của doanh nghiệp: Hỗ trợ người dùng tra cứu, tìm kiếm, quản lý dữ liệu nhanh chóng,… tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng của tổ chức.
• Tích hợp dữ liệu quản lý từ nhiều nguồn: Là một trong những ứng dụng thuộc hệ sinh thái Microsoft, phần mềm quản lý tài liệu Access sở hữu tính năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ xử lý dữ liệu chuyên nghiệp khác như SQL Server và Microsoft Azure SQL, mở rộng khả năng quản lý dài hạn.

11. Ứng dụng quản lý tài liệu XaitPorter

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp đám mây để lưu trữ tài liệu thì không nên bỏ qua XaitPorter. Phần mềm cho phép người dùng chia sẻ và nhiều người dùng tham gia hoạt động cùng lúc.

Tính năng nổi bật 

• Chia sẻ dữ liệu liền mạch trong nhóm làm việc, giúp mọi thành viên tham gia thực hiện công việc thống nhất trên một nền tảng và quản lý theo thời gian thực.
• Điện toán đám mây được tối ưu hóa cao, cho phép lưu trữ tài liệu theo nhiều định dạng chất lượng cao và nhanh hơn đến 70%.
• Kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc được thực hiện của từng thành viên theo quy trình thống nhất.

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về top 10 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí được tin dùng nhiều nhất hiện nay tại các doanh nghiệp. Hy vọng bạn sẽ tìm được phần mềm hỗ trợ hữu ích cho tổ chức của mình. Đừng quên theo dõi chuyên mục Chuyển đổi số tại Fastdo để cập nhật ngay các thông tin mới nhất về xu hướng phát triển của các doanh nghiệp trong kỹ nguyên số.

>>>> KHÁM PHÁ NGAY:

• Applicant Tracking System và những điều doanh nghiệp cần biết
• Quy trình quản lý dự án và 6 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt
• Đánh giá phần mềm XSEO có tốt không? Nên dùng hay không?
• Phần mềm Microsoft Teams là gì? Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams