Quản trị là gì? 8 căn cứ phân biệt Quản trị và Quản lý

Quản trị là một hoạt động không thể thiếu trong mỗi tổ chức. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu quản trị là gì cùng với những đặc trưng của hoạt động quản trị trong tổ chức!

1. Định nghĩa và bản chất của Quản trị là gì

Quản trị là quá trình phối hợp các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Trong tổ chức, quản trị là cấp cao nhất và điều hành toàn bộ Doanh nghiệp.

Bản chất của quản trị là tạo ra giá trị thặng dư, nghĩa là tìm ra phương thức thích hợp để hoạt động của tổ chức đạt hiệu quả cao nhất với chi phí ít nhất. Để hoạt động quản trị được tồn tại và diễn ra, cần đáp ứng 3 yếu tố sau:

• Chủ thể quản trị: Là những người tạo ra các tác động quản trị, là đối tượng quản trị trực tiếp.
• Đối tượng bị quản trị: Là những đối tượng tiếp nhận một hay nhiều lần những tác động trực tiếp của chủ thể quản trị.
• Nguồn lực: Điều kiện này giúp chủ thể quản trị khai thác có hiệu quả trong quá trình quản trị.

>>> ĐỌC THÊM: Tầm hạn quản trị là gì? 3 yếu tố tác động đến tầm hạn quản trị

2. Thế nào là nhà quản trị

Nhà quản trị là những người thực hiện các công việc như lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và giám sát nguồn lực con người, tài chính, thông tin,… nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra. Thông thường trong một tổ chức, các nhà quản trị sẽ được chia thành 3 cấp bậc:

• Quản trị cấp cao: Là người đứng đầu tổ chức, chịu trách nhiệm cuối cùng trước kết quả của doanh nghiệp.
• Nhà quản trị cấp trung: Là những người nhận lệnh từ quản trị viên cao cấp, sau đó đứng ra chỉ huy, giám sát các quản trị viên cấp cơ sở.
• Nhà quản trị cấp cơ sở: Là người nhận lệnh từ các nhà quản trị cấp trung, trực tiếp làm việc với công nhân viên, hàng hóa, dịch vụ của tổ chức.

>>> XEM NGAY: Quản trị hiện đại: Lý thuyết và xu hướng quản trị hiện nay

3. Vai trò của quản trị trong Doanh nghiệp

Nhà quản trị phải đảm đương rất nhiều vai trò, bởi vậy quản trị cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển lâu dài và bền vững đối với mỗi doanh nghiệp. Vai trò của quản trị được thể hiện thông qua những yếu tố sau đây:

• Mọi hoạt động của tổ chức đều phải được quản trị, nếu không sẽ rất khó tồn tại và phát triển. Các thành viên trong tổ chức sẽ không biết làm những gì và mục đích của công việc này là gì, từ đó sẽ khiến mọi thứ trở nên lộn xộn, khó kiểm soát.
• Việc hoạch định, lập kế hoạch các định hướng, chiến lược trong tương lai sẽ giúp mọi người hình dung ra mục tiêu chung cần phải hoàn thành. Điều này sẽ giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, kết quả đạt được cũng tốt hơn.
• Quản trị có vai trò điều khiển và kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tạo ra hệ thống, quy trình kinh doanh hợp lý. Quản trị còn giúp doanh nghiệp sử dụng tốt các nguồn lực để duy trì hoạt động cũng như tối ưu hóa chi phí kinh doanh. 
• Khi các tổ chức đều có điều kiện về tài chính và nguồn lực như nhau thì tổ chức nào có hoạt động quản trị tốt hơn sẽ phát triển và thành công nhanh hơn.

Quản trị có tầm ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của một tổ chức. Nhiều doanh nghiệp bị thất bại do thiếu năng lực, thiếu kinh nghiệm quản trị. Chính vì vậy, ngay cả khi quản trị chỉ có một mình thì quản trị cũng đóng vai trò rất quan trọng. Bởi mỗi cá nhân đều phải có khả năng sắp xếp và tổ chức các nguồn lực để hướng đến mục tiêu cuối cùng và đạt được kết quả hoàn hảo nhất. 

Vai trò của quản trị được phát huy mạnh mẽ trong một Doanh nghiệp. Trên thực tế, đã từng có rất nhiều tổ chức bị thất bại trong hoạt động kinh doanh bởi năng lực quản trị yếu kém. Ngoài ra, ngay cả trong cuộc sống cá nhân với mỗi người, quản trị cũng rất quan trọng để có thể đạt được những gì mình mong muốn.

>>> ĐỌC NGAY: Quản lý là gì? 7 chức năng cơ bản của Quản lý và Nhà quản lý

4. Đặc tính của quản trị

Như vậy, bạn đã tìm hiểu sơ lược về quản trị là gì, phần tiếp theo sẽ giới thiệu đến bạn những đặc tính của quản trị. Quản trị có hai đặc tính bao gồm tính khoa học và tính nghệ thuật.

4.1 Tính khoa học của quản trị

Quản trị là một hoạt động mang tính khoa học. Khoa học quản trị là những tri thức được tích lũy qua nhiều năm, thừa hưởng thành tựu từ nhiều ngành khoa học khác như kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học….

Khoa học của quản trị cung cấp cho nhà quản trị tư duy hệ thống trước các vấn đề phát sinh, các giải pháp khoa học, các công cụ để giải quyết vấn đề,… Tính khoa học của quản trị thể hiện qua các yêu cầu sau đây:

• Đảm bảo tính phù hợp với sự vận động của các quy luật khách quan

Quản trị phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật chung, riêng của tự nhiên và xã hội. Trên cơ sở am hiểu các quy luật khách quan mà quản trị sẽ vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa học. Trước hết là kinh tế học, triết học, tâm lý học, xã hội học, … cùng với những kinh nghiệm thực tế vào thực hành quản trị.

• Sử dụng các Gợi ý và kỹ thuật quan trọng

Việc sử dụng các phương pháp, kỹ thuật quản trị có ý nghĩa rất quan trọng để thực hiện thành công việc quản trị. Các Gợi ý và kỹ thuật quan trọng có thể kể đến như kỹ thuật thiết lập kế hoạch, chiến lược, kỹ thuật thiết kế cơ cấu tổ chức, kỹ thuật kiểm tra,…

• Phù hợp với điều kiện của từng tổ chức

Quản trị phải đảm bảo phù hợp mỗi hoàn cảnh của tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Điều đó đòi hỏi nhà quản trị am hiểu tổ chức của mình, kiên trì vận hành các nguyên tắc. Đồng thời các nhà quản trị còn phải vận dụng linh hoạt các phương pháp, kỹ năng quản trị phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh nhất định.

Khoa học quản trị cho bạn hiểu biết về các nguyên tắc, quy luật, kỹ thuật, phương pháp quản trị. Dựa vào đó, nhà quản trị sẽ biết cách giải quyết các vấn đề. Tuy nhiên, việc vận dụng khoa học của quản trị vào thực tiễn đòi hỏi phải tính đến yếu tố khác ảnh hưởng đến từng hoàn cảnh cụ thể hay quản trị còn đòi hỏi tính nghệ thuật.

>>> ĐỌC THÊM: 4 Chức năng quản trị và các gợi ý giúp thực hiện hiệu quả

4.2 Tính nghệ thuật của quản trị

Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện qua những kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết và “mưu mẹo” nhằm đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao. Nghệ thuật của quản trị luôn gắn với các tình huống, các trường hợp cụ thể thường được biểu hiện trong một số lĩnh vực như:

• Nghệ thuật sử dụng nguồn lực con người

Nếu nhà quản trị biết cách tận dụng những kỹ năng nổi trội thành viên trong công ty, họ chắc chắn sẽ cống hiến hết khả năng cho tổ chức. Để làm được điều này, nhà quản trị phải nắm bắt được tâm lý con người, biết sử dụng người nào vào vị trí nào,…Có như vậy, mỗi thành viên mới có điều kiện, cơ hội phát huy hết khả năng của mình.

• Nghệ thuật đào tạo con người

Không chỉ sử dụng con người mà doanh nghiệp còn phải tạo điều kiện cho nhân viên của mình phát triển. Những lời khen, chê, trao thưởng hay phạt, mức độ cao thấp như thế nào… phải được tiến hành một cách có nghệ thuật. Cùng một vấn đề nhưng mỗi đối tượng khác nhau cần phải có cách giải quyết khác nhau.

• Nghệ thuật giao tiếp và ứng xử

Quản trị cần phải lựa chọn lời nói, cách nói cùng thái độ phù hợp với người nghe để truyền đạt thông tin hay tạo các mối quan hệ,… Đây được gọi là nghệ thuật giao tiếp. Tùy vào trình độ, tâm lý người nghe, quản trị có thể nói thẳng, nói gợi ý, nói triết lý,… Thái độ nói khiêm tốn, hòa nhã,.. cũng không thể thiếu trong quá trình giao tiếp.

Ngoài ra, nghệ thuật quản trị còn biểu hiện ở việc tạo cơ hội, sử dụng đòn bẩy tâm lý, nghệ thuật ra quyết định… Tóm lại, muốn quản trị đạt hiệu quả cao thì nhà quản trị phải khéo léo vận dụng các thành tựu của khoa học và sử dụng các đặc tính quản trị một cách nghệ thuật. Đây là những kỹ năng cần thiết của nhà quản trị.

5. 4 chức năng quan trọng của quản trị

Quản trị có bốn chức năng cực kỳ quan trọng trong bất kỳ hoạt động nào của tổ chức. Vậy chức năng quản trị là gì? Cùng theo dõi ngay phần nội dung dưới đây.

5.1 Chức năng Hoạch định

Hoạch định là việc xác định những mục tiêu cần phải hoàn thành trong tương lai của tổ chức. Đồng thời, nhà quản trị phải đưa ra những phương pháp, cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Hoạch định bao gồm ba giai đoạn sau:

• Thiết lập mục tiêu nhằm tăng lợi nhuận, thị phần, hoặc tăng doanh thu… cho tổ chức.
• Sắp xếp nguồn lực hợp lý để đạt mục tiêu đã đề ra.
• Ra quyết định về những hoạt động của tổ chức

Trong giai đoạn ra quyết định, nhà quản trị tài ba cần phải lựa chọn một phương án hợp lý nhất để đạt mục tiêu. Đồng thời, nhà quản trị cần linh hoạt thay đổi nguồn nhân lực hoặc cách thức thực hiện khi môi trường biến động. Đây là những thách thức mà các nhà quản trị tài ba cần phải đối mặt.

5.2 Chức năng Tổ chức

Tổ chức là quá trình phân bổ, sắp xếp nguồn lực của tổ chức nhằm tạo ra mối quan hệ giữa các thành viên. Từ đó, mọi người sẽ cùng nhau phối hợp thực hiện các kế hoạch và hoàn thành mục tiêu chung đã đề ra. Quá trình tổ chức bao gồm 3 bước sau:

• Thiết lập các bộ phận, phòng ban cho doanh nghiệp và xây dựng bảng mô tả công việc.
• Thực hiện tuyển chọn, huấn luyện, phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức. Do đó, các thành viên đều có thể đóng góp sức lực vào sự thành công của tổ chức.
• Truyền đạt kiến thức, kỹ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh và những thông tin cần thiết để thực hiện công việc và nhận thông tin phản hồi.

5.3 Chức năng Lãnh đạo

Lãnh đạo là những tác động của nhà quản trị xuống cấp dưới thông qua các hành động như phân công, tạo môi trường làm việc,…Cụ thể, lãnh đạo bao gồm các công việc như:

• Tạo động lực cho các thành viên trong ban Lãnh đạo và chỉ huy.
• Thiết lập mối quan hệ giữa nhân viên và nhà quản trị.
• Thiết lập mối quan hệ giữa nhà quản trị với các tổ chức khác.
• Giao việc cho cấp dưới để đạt được mục tiêu chung. Bằng việc sử dụng phong cách lãnh đạo riêng, nhà quản trị sẽ giám sát, thôi thúc nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

5.4 Chức năng Kiểm soát

Nhà quản trị cần phải kiểm soát các hoạt động để đảm bảo tổ chức vận hành theo đúng định hướng đề ra. Khi có sự cố xảy ra, quản trị sẽ linh động đưa ra những điều chỉ hay phương án giải quyết hợp lý, nhanh chóng. Dưới đây là các yếu tố có trong chức năng Kiểm soát: 

• Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát.
• Phân bổ lịch trình để kiểm soát.
• Chuẩn bị công cụ phục vụ việc kiểm tra.
• Đánh giá tình hình, đề ra các biện pháp khắc phục nếu có.

6. Quản trị và Quản lý có phải là một?

Quản trị và quản lý khác nhau như thế nào? Rất nhiều người nhầm lẫn giữa quản lý và quản trị, bởi đây đều là những công việc của một nhà lãnh đạo. Quản trị là toàn bộ quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các hoạt động của tổ chức. Quản lý là tiếp nhận công việc, thực hành điều phối nguồn lực để hướng tới mục tiêu của quản trị.

• Về ý nghĩa: Quản lý là thực hiện các công việc để đạt được mục tiêu đã được xác lập sẵn thông qua người khác. Quản trị thường liên quan đến việc lập kế hoạch, xác định các mục tiêu vĩ mô và xây dựng các chính sách,…

• Về bản chất: Quản lý là thi hành, thực hành các công việc. Quản trị là đưa ra các quyết định.

• Về quá trình: Quản lý quyết định ai sẽ làm công việc gì còn quản trị quyết định trả lời cho câu hỏi cái gì và bao giờ thực hiện.

• Về chức năng: Quản lý có chức năng thi hành, người quản lý sẽ hoàn thành công việc của mình dưới sự giám sát của cấp trên. Quản trị có chức năng tư duy đưa ra các kế hoạch, chính sách dựa theo các tư duy này.

• Về kỹ năng: Quản lý bao gồm kỹ thuật và kỹ năng con người. Quản trị bao gồm kỹ năng nhận thức và con người.

• Về cấp độ: Quản lý cấp trung và thấp. Quản trị là cấp cao trong tổ chức.

• Về mức độ ảnh hưởng: Các quyết định quản lý đưa ra bị ảnh hưởng bởi quan điểm, tín ngưỡng và quyết định của người quản lý khác. Quyết định của quản trị bị ảnh hưởng bởi quan điểm cộng đồng, chính phủ, tôn giáo, phong tục…

• Về tình trạng: Quản lý chi phối người lao động của tổ chức, công nhân viên được trả lương. Quản trị đại diện cho chủ sở hữu của doanh nghiệp, những người đứng đầu thu lại lợi nhuận đã đầu tư theo hình thức cổ tức.

Trên đây là toàn bộ kiến thức về “quản trị là gì?” cùng như những nội dung liên quan và sự khác nhau giữa quản trị và quản lý. Hy vọng, những thông tin do Fastdo cung cấp sẽ giúp bạn hiểu đúng hơn về quản trị. Từ đó, bạn có thể định hướng cho tương lai của mình nếu cảm thấy bản thân có khả năng điều hành, quản lý người khác.

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc
• Phong cách lãnh đạo tốt nhất cho nhà quản lý?