10 phần mềm quản lý đặt phòng họp được ưa chuộng nhất 2024

Phần mềm quản lý đặt phòng họp đang ngày càng được sử dụng nhiều hơn tại các Doanh nghiệp có quy mô lớn. Đây là công cụ sẽ giúp các nhân sự có thể dễ dàng nắm bắt tình trạng phòng họp, sắp xếp, phân bố phòng họp và đặt lịch họp nhanh chóng. Hãy cùng Fastdo tham khảo 10 phần mềm quản lý đặt phòng họp hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây nhé!

Tên 

1. Phần mềm quản lý đặt phòng họp là gì?

Phần mềm quản lý đặt phòng họp là công cụ trình bày tình trạng của từng phòng họp trong công ty. Nó giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt thông tin của từng phòng họp, tránh tình trạng trùng hoặc chồng chéo giữa các phòng ban để đặt lịch họp đúng theo thời gian thực.

Phần mềm quản lý phòng họp được thiết lập để cập nhật danh sách phòng trống một cách liên tục và chuẩn xác. Nhờ vậy, toàn bộ nhân sự có thể dễ dàng và nhanh chóng đặt được phòng họp bằng máy tính hoặc điện thoại. Công cụ trực tuyến này cũng có thể dễ  liên kết với các nền tảng khác như Gmail, Slack, Google Drive hay Skype để hỗ trợ thúc đẩy tối đa hiệu suất công việc.

2. TOP 10 phần mềm quản lý đặt phòng họp hiệu quả

Hiện tại trên thị trường, phần mềm quản lý đặt phòng họp rất đa dạng. Chính vì thế, các Doanh nghiệp cũng có nhiều lựa chọn hơn, phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng. Sau đây là top 10 phần mềm quản lý đặt phòng họp hiệu quả được Fastdo gợi ý cho các bạn tham khảo.

2.1  Phần mềm họp trực tuyến tích hợp kiểm tra và đặt phòng họp fMeeting

fMeeting là phần mềm họp trực tuyến có tích hợp tính năng đặt phòng họp cho các tổ chức có quy mô lớn. fMeeting cho phép lên lịch họp, chọn địa điểm họp, xác định tình trạng phòng họp, tự động hóa toàn bộ quá trình đăng ký phòng họp cho nhân viên và bộ phận liên quan.

Phần mềm cũng hỗ trợ truyền thông nội dung, mục đích của các cuộc họp và thông báo cho thành viên khi đến giờ họp. Do đó, phần mềm quản lý đặt phòng họp này giúp giảm đáng kể thời gian và nỗ lực tổ chức cuộc họp của nhân sự.

Đặc biệt, fMeeting còn là giải pháp toàn diện trong và sau cuộc họp cho doanh nghiệp SMEs. Bằng cách cho phép thiết lập đa dạng loại phiên họp (thông báo, vấn đề – giải pháp, brainstorm,…) và giới hạn thời gian giữa các phiên, fMeeting đánh bay những cuộc họp nhàm chán và kém hiệu quả.

Không còn họp hành lan man, không có mục tiêu, lịch trình cụ thể, fMeeting đảm bảo mọi người tham dự đều nắm được nội dung cuộc họp, ghi chú khi cần và dễ dàng tìm kiếm lại tài liệu họp cũ. Đặc biệt, nhờ liên kết mạnh mẽ với hệ thống phần mềm công việc fPlan & fTodolist, fMeeting cũng cho phép quản lý dễ dàng phân bổ, theo dấu kết quả thực hiện công việc đã thống nhất trong buổi họp.

Tính năng nổi bật:

• Xây dựng hệ thống họp nội bộ bao gồm lên lịch họp, địa điểm họp, nội dung các cuộc họp và thông báo khi đến giờ họp.
• Phân bổ & theo dõi các công việc đã thống nhất trong cuộc họp, gia tăng tối đa hiệu quả từng cuộc họp.
• Lưu trữ được toàn bộ nội dung cuộc họp & đánh giá hiệu quả họp.

2.2 Phần mềm đăng ký và quản lý đặt phòng họp VT Meeting

Phần mềm VT Meeting được xây dựng trên nền tảng SharePoint, cung cấp đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý và nhân sự kiểm soát toàn bộ quy trình đăng ký và tổ chức phòng họp. Nhờ được tích hợp khả năng quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp, VT Meeting đặc biệt phù hợp với các công ty lớn, có nhiều địa điểm và phòng họp. Để nắm được giá cả của phần mềm, bạn cần liên hệ đến đội ngũ bán hàng.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý phòng họp và trang thiết bị tại nhiều vị trí khác nhau trên cùng một hệ thống.
• Áp dụng nguyên tắc tính phí sử dụng phòng họp và thiết bị, nhằm đáp ứng mục tiêu quản lý phòng họp một cách tối ưu nhất.
• Sắp xếp toàn bộ quá trình quản lý, đăng ký lịch họp và tổ chức cuộc họp một cách hợp lý.
• Quản lý phòng họp dễ dàng trên một hệ thống duy nhất.
• Tối ưu thời gian cho nhân viên và bộ phận liên quan trong việc quản lý, đăng ký và theo dõi lịch họp.
• Loại bỏ các lỗi phát sinh thường gặp như kẹt phòng, trùng lịch họp, v.v.

2.3 Phần mềm quản lý đặt phòng họp Yarooms

Phần mềm quản lý đặt phòng họp Yaroom cho phép người dùng kết nối với Outlook Exchange và Google iCalendar,… giúp nhân viên thuận tiện cho việc sắp xếp công việc. Thông qua phần mềm, nhân viên có thể dễ dàng nắm được tình trạng của phòng họp và thực hiện các thao tác đăng ký và quản lý phòng họp một cách nhanh chóng. Chi phí sử dụng phần mềm từ $6000/ năm.

Tính năng nổi bật:

• Đặt chỗ từ xa một cách đơn giản trên máy tính (Web Browser), điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
• Thông báo lịch họp bằng Email cho nhân sự.
• Phân quyền cho người đặt chỗ. Ví dụ:cấp quản lý thì được ưu tiên hơn cấp nhân viên khi đặt phòng trong trường hợp Doanh nghiệp có một số phòng họp chỉ có cấp quản lý mới có thể đặt.

2.4 Phần mềm quản lý đặt phòng họp ACheckin

ACheckin là phần mềm quản lý Doanh nghiệp với đa dạng tính năng. Bên cạnh quản lý nhân sự, ACheckin còn phát triển tính năng quản lý tài sản Doanh nghiệp. Mọi thao tác đặt phòng đều có thể thực hiện nhanh chóng thông qua điện thoại thông minh. Hiện phần mềm đang có mặt trên IOS và CH Play. Phần mềm Acheckin cung cấp khách hàng các gói giải pháp chỉ từ 12.000 VNĐ/ user/ tháng.

Tính năng nổi bật:

• Phần mềm chạy được trên nhiều nền tảng dành cho điện thoại thông minh như IOS, Android, IoT (Máy Checkin), thiết bị PC chạy nền tảng Windows, Android và Linux khi lắp đặt hệ thống.
• Quản lý lịch đặt phòng họp và nắm bắt trạng thái sử dụng cơ sở vật chất một cách rõ ràng.
• Ngoài ra, phần mềm còn có các tính năng khác như: Quản lý nhân sự, kênh truyền thông nội bộ, quản lý dự án.

2.5 Phần mềm quản lý đặt phòng họp FlexOS

Phần mềm quản lý đặt phòng họp FlexOS là giải pháp tiện lợi giúp Doanh nghiệp dễ dàng đặt lịch họp, tự động thông báo các thành viên được tham gia. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ tra cứu thông tin rảnh của phòng ban, khách hàng và đặt lịch họp phù hợp. Phần mềm FlexOS có 3 gói giải pháp bao gồm gói cơ bản, đầy đủ tính năng, gói Doanh nghiệp. Bạn vui lòng liên hệ FlexOS để nhận báo giá chính xác.

Tính năng nổi bật:

• Kiểm tra chặt chẽ tình trạng các phòng họp.
• Đặt và quản lý lịch họp nhanh chóng.
• Kiểm soát quyền truy cập của nhân viên trên hệ thống.

2.6 Phần mềm quản lý văn phòng điện tử E-Office IT CloudSea

Phần mềm E-Office IT CloudSea là phần mềm quản lý đặt phòng họp bằng cách lưu lại các thông tin đặt chỗ của từng phòng ban trong công ty. Bên cạnh đó, phần mềm còn có thể đặt phòng trước, lên lịch các cuộc họp thông minh linh hoạt giúp Doanh nghiệp tối ưu hóa khả năng sử dụng. Chính sách giá của phần mềm quản lý văn phòng điện tử E-Office IT CloudSea với mức giá chỉ từ 20.000 VNĐ/ user.

Tính năng nổi bật:

• Lựa chọn tìm phòng nhanh chóng. Nếu phòng đã được đặt, hệ thống sẽ thông báo cho bạn biết.
• Liên kết thành viên tham gia cuộc họp, cho phép gửi thông báo email và cập nhật vào lịch cá nhân thành viên tham gia cuộc họp.
• Hệ thống sẽ hiển thị ngày, giờ các thông tin quan trọng ngay khi bạn vừa truy cập.
• Cho phép hủy đặt phòng, hiển thị phòng đang trống.
• Hỗ trợ checklist tiến trình họp, đính kèm báo cáo, các tài liệu để các thành viên nắm được nội dung trước khi vào họp.
• Theo dõi và  xác nhận kịp thời sự tham gia họp của thành viên và khách mời.
• Phần mềm hỗ trợ gửi nhắc nhở cảnh báo về cuộc họp sắp tới qua email.

2.7 Phần mềm quản lý đặt phòng họp tiện dụng Vương Thành

Phần mềm quản lý đặt phòng họp Vương Thành là công cụ cho phép quản lý, sắp xếp phòng họp tích tương thích với các thiết bị di động. Phần mềm cho phép cập nhật lịch trình buổi họp, thời gian rảnh của mỗi phòng ban, nhân viên để sắp xếp các cuộc họp hợp lý nhất. Doanh nghiệp liên hệ ngay đội ngũ của Vương Thành để được báo giá chi tiết.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp thông tin thống kê và chi tiết cuộc họp cho từng nhân viên thông qua Dashboard.
• Hiển thị tình trạng của nhiệm vụ được giao một cách trực quan, giúp nhân viên chú ý vào các công việc cần xử lý gấp và các nhiệm vụ khác theo các cấp độ nghiêm trọng.
• Hỗ trợ tính phí sử dụng phòng họp và thiết bị nhằm đáp ứng mục tiêu quản lý phòng họp tối ưu.
• Tiết kiệm thời gian cho nhân viên và các bộ phận liên quan khi sử dụng phòng họp, đăng ký và theo dõi lịch họp.
• Dễ dàng mở rộng quy mô cuộc họp, đáp ứng nhu cầu sử dụng cho tổ chức lớn và cực lớn.

2.8 Phần mềm quản lý đặt phòng họp vật lý và trực tuyến CloudMERO

Phần mềm quản lý đặt phòng họp CloudMERO được phát triển trên công nghệ Real-time livestreaming cùng với điện toán đám mây giúp đảm bảo yếu tố về chất lượng đường truyền. Phần mềm cung cấp cho người dùng khả năng sử dụng linh hoạt các phòng họp “ảo”, kết nối Doanh nghiệp tại 25 điểm cầu với đa dạng các thiết bị. Bạn có thể trải nghiệm phần mềm với mức giá từ 300.000 VNĐ/ tháng.

Tính năng nổi bật:

• Họp trực tuyến nhanh gọn chỉ qua 15 giây thao tác. Vì vậy, người tham gia không cần đăng nhập hay cài đặt phần mềm.
• Đặt phòng họp trực tiếp ở công ty nhanh chóng, tiện lợi theo khung thời gian và tránh được trường hợp bị trùng lịch họp.
• Quản lý và theo dõi lịch sử cuộc họp.
• Chỉnh sửa và quản lý danh bạ.
• Tùy chỉnh cá nhân hoá các thông báo nhắc nhở lịch họp, giờ họp, nộp tài liệu trước buổi họp, v.v.

2.9 Phần mềm quản lý phòng họp và đặt lịch thông minh MISA AMIS

Phần mềm quản lý và đặt lịch họp MISA AMIS cung cấp cho người dùng khả năng tìm kiếm và đặt phòng họp đơn giản theo các yêu cầu về: Địa điểm, thời gian, chức năng,… Ngoài ra, phần mềm còn tự động cập nhật lịch họp vào lịch cá nhân của từng thành viên, nhắc nhở cuộc họp qua email. Doanh nghiệp có thể trải nghiệm phần mềm với mức giá từ 412.500 VNĐ/ tháng.

Tính năng nổi bật:

• Nhanh chóng và dễ dàng tìm phòng theo đúng yêu cầu về địa điểm, thời gian, chức năng, v.v.
• Thuận lợi tự đặt phòng chỉ với vài thao tác đơn giản như chọn phòng, thời gian, mô tả và thêm thành viên tham gia.
• Tự động hóa gửi Email thông báo các nhân thành viên tham gia vào cuộc họp sắp diễn ra.

2.10 Phần mềm quản lý đặt phòng họp Fastwork Meeting

Phần mềm quản lý đặt cuộc họp FastWork Meeting là công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý, lưu trữ nội dung cuộc họp. Thông qua Fastwork Meeting, mọi cuộc họp sẽ diễn ra thành công và đạt được mục tiêu của cuộc họp. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm FastWork Meeting với mức giá chỉ từ 10.000 VNĐ/ user/ tháng.

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ tổ chức cuộc họp: Bạn có thể dễ dàng lên lịch họp, đặt phòng họp, chuẩn bị trang thiết bị, v.v.
• Quản lý nội dung cuộc họp: Việc quản lý checklist tiến trình họp, người tham gia và biên bản kết thúc cuộc họp đều được thao tác trong hệ thống nội bộ của ứng dụng.
• Thuận tiện trao đổi và thông báo theo thời gian thực tế: Việc thiết lập chế độ tự động thông báo cuộc họp đến các thành viên diễn ra mượt mà để mọi người đều nắm được thông tin mới nhất.

3. Tại sao Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng họp

Khi Doanh nghiệp mới thành lập ở quy mô nhỏ thì việc quản lý sẽ không có nhiều vấn đề. Tuy nhiên, việc sắp xếp và phối hợp giữa các phòng ban trở thành thách thức lớn với cách quản lý thủ công khi Doanh nghiệp bắt đầu phát triển. Bởi vậy, các phần mềm quản lý đặt phòng họp ra đời và mang đến cho bạn những lợi ích sau đây.

3.1 Giúp Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian

Thay vì việc thường xuyên kiểm tra tình trạng phòng họp với bộ phận kỹ thuật, bạn có thể thao tác nhanh chóng bằng phần mềm quản lý đặt phòng họp. Mọi thông tin sẽ hiển thị ngay trên điện thoại/ máy tính Nhờ đó, nhân viên sẽ không mất nhiều thời gian trao đổi với các bộ phận khác.

3.2 Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác

Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng họp miễn phí, nhân viên sẽ được cung cấp mọi thông tin cần thiết. Từ đó, bạn có thể nắm bắt được lịch trống để đặt phòng cho cuộc họp của mình. Thêm vào đó, phần thông tin còn hiển thị thời gian thực tế của cuộc họp và thông tin chi tiết của người đã đặt phòng, v.v.

3.3 Dễ dàng trong việc quản lý

Nhờ phần mềm quản lý phòng họp, người quản lý cơ sở vật chất có thể nắm được nhu cầu, cách thức sử dụng phòng họp. Nhờ đó, họ có thể đưa ra các quyết định sáng suốt để cải thiên hiệu quả sử dụng không gian và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.

Vừa rồi là top 10 phần mềm quản lý đặt phòng họp hiệu quả nhất năm 2024. Fastdo hy vọng rằng bài viết sẽ giúp Doanh nghiệp chọn lựa được loại phần mềm phù hợp nhất. Nếu bạn còn có bất kỳ thắc mắc nào về sản phẩm, hãy theo dõi ngay những bài viết liên quan tại trang web nhé!

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Cách phân công công việc trong nhóm hiệu quả [Kèm 2 biểu mẫu]
• 10 nguyên nhân gây lãng phí thời gian và 6 giải pháp khắc phục
• Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả