Hệ thống thông tin nhân sự là gì? 5 phần mềm hỗ trợ quản trị hiệu quả

Quản lý thông tin nhân sự là một công việc quan trọng đối với Doanh nghiệp, ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển và tồn tại của tổ chức. Do đó, Doanh nghiệp cần quan tâm và đầu tư xây dựng hệ thống quản lý thông tin nhân sự cho tổ chức của mình. Một hệ thống quản lý thông tin nhân viên tốt sẽ đem lại rất nhiều giá trị cho tổ chức. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu chi tiết về hệ thống này thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Hệ thống quản lý thông tin nhân sự là gì?

Hệ thống quản lý thông tin nhân sự là hệ thống tài liệu truyền tải những thông tin về nguồn nhân lực được phòng nhân sự thu thập, tổng hợp, xử lý. Hệ thống có vai trò trong việc giúp người dùng ra quyết định tốt hơn trong quá trình vận hành tổ chức.

Hơn nữa, hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực có thể hỗ trợ tổ chức trong việc huy động, cũng như sử dụng hiệu quả nguồn lực nhân sự cho quá trình vận hành của Doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, hệ thống thông tin nhân sự còn là công cụ hỗ trợ quan trọng trong việc lên chiến lược, lập kế hoạch. Thông qua hệ thống quản lý này, người dùng có thể dùng khai thác các dữ liệu cần thiết để dự báo, phân tích, truy vấn và thực hiện những công việc quản trị liên quan.

>>> ĐỌC THÊM: 15 cuốn sách hay về quản trị nhân sự bạn nên đọc nhất

2. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý thông tin nhân sự

Không tự nhiên mà hệ thống quản lý thông tin nhân sự lại được Doanh nghiệp chú trọng và quan tâm đến thế. Sau đây là những lợi ích mà hệ thống này mang đến cho tổ chức:

• Xây dựng, đánh giá và duy trì nguồn nhân lực:

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp Doanh nghiệp thu hút, xây dựng, phát triển nguồn nhân lực cho Doanh nghiệp. Đặc biệt, hệ thống còn hỗ trợ trong việc đánh giá và đảm bảo nguồn nhân lực hoạt động hiệu quả trong quá trình xây dựng và phát triển của tổ chức.

Bên cạnh đó, các nhu cầu về chất lượng và số lượng cũng được hệ thống hỗ trợ tối đa. Hơn nữa, vai trò của hệ thống quản lý thông tin nhân sự còn được thể hiện rõ ràng trong hoạt động sản xuất hàng hóa cũng như dịch vụ cho Doanh nghiệp.

• Tạo dựng lợi thế cạnh tranh cho thương hiệu:

Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của Doanh nghiệp. Chính vì thế, khi một Doanh nghiệp có hệ thống thông tin quản lý nhân sự tốt thì việc ra quyết định trở nên chính xác và mạnh mẽ hơn.

Hơn nữa, hoạt động kinh doanh và sản xuất sẽ trở nên suôn sẻ và ổn định khi Doanh nghiệp có hệ thống thông tin quản trị nhân lực tốt. Tuy nhiên, tốc độ phát triển của tổ chức còn phụ thuộc vào cách mà đội ngũ nhân sự trong tổ chức đó làm tốt hay không.

Nếu Doanh nghiệp có hệ thống thông tin nhân lực hoạt động hiệu quả thì các hoạt động và công tác quản trị nhân sự sẽ được phát huy và cải thiện. Từ đó, đội ngũ lao động sẽ có nhiều động lực làm việc chăm chỉ, nhiệt huyết và đặc biệt có xu hướng gắn bó lâu dài với Doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: Cách quản lý nhân sự bằng excel hiệu quả [Mẫu file mới 2024]

3. Những chức năng của hệ thống quản lý thông tin nhân sự

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực có nhiều chức năng quan trọng trong Doanh nghiệp. Hệ thống cho phép người dùng nắm được các thông tin liên quan đến trách nhiệm, quyền lợi của đội ngũ nhân viên. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ công tác quản trị đạt hiệu quả một cách cao nhất. Ngoài ra, hệ thống này hỗ trợ tổ chức trong việc huy động nguồn nhân lực và sử dụng hiệu quả nguồn lực đó sao cho phù hợp và đem lại nhiều giá trị nhất.

Hệ thống quản lý thông tin nhân sự không những hỗ trợ bộ phận nhân sự lưu giữ thông tin nhân viên. Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ tạo lập báo cáo theo định kỳ, xây dựng chiến lược một cách hiệu quả với các công cụ dự báo, mô phỏng và phân tích nguồn nhân lực. Sau đây là các chức năng cụ thể của hệ thống thông tin quản lý nhân viên:

• Lựa chọn ứng viên phù hợp với Doanh nghiệp.
• Phân tích, đánh giá chất lượng ứng viên và nhân sự một cách có tổ chức.
• Thực hiện luân chuyển nhân sự trong Doanh nghiệp khi cần thiết hoặc phát sinh nhu cầu.
• Quản lý các phúc lợi và đãi ngộ của nhân sự.
• Đưa ra các cảnh báo cho bộ phận quản lý theo như yêu cầu của phía cấp trên.
• Xây dựng các kế hoạch ngắn – trung – dài hạnvề nhu cầu của hệ thống nguồn nhân lực.
• Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự một cách có hiệu quả.

Hệ thống quản trị thông tin nhân sự của Doanh nghiệp sẽ giúp tổ chức thể hiện một cách đầy đủ và toàn diện về những tiềm năng bên trong của đội ngũ lao động: thể lực, tâm lực và trí lực. Ngoài ra, hệ thống sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp phát hiện những rủi ro tiềm ẩn và có những biện pháp khắc phục nhanh chóng.

>>> XEM THÊM: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? 5 Bí quyết nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ

4. 5 loại  hỗ trợ cho hệ thống quản lý thông tin nhân sự

Dưới đây là 5 loại phần mềm hỗ trợ cho hệ thống quản lý thông tin nhân sự. Fastdo hy vọng sẽ đem đến cho khán giả nhiều thông tin bổ ích. Hãy cùng tìm hiểu qua nội dung dưới đây nhé!

4.1 Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là ứng dụng hỗ trợ:

• Giúp người dùng dễ dàng tiến hành lập các tệp dữ liệu về mô tả công việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực, ứng viên,…
• Hỗ trợ nhà quản lý tiến hành nhanh chóng việcphân tích dữ liệu cho mục tiêu hoạch định chiến lược và hoạt động của tổ chức thông qua câu hỏi What – If. Từ đó, Doanh nghiệp có thể đề ra các mục tiêu lập kế hoạch chiến lược và hoạt động của tổ chức một cách bài bản.
• Phát triển hàng loạt các tệp dữ liệu ngay trong một cơ sở dữ liệu. Sau khi xây dựng và triển khai các tệp dữ liệu, người dùng có thể tiến hành thực hiện quản trị nhân sự ngày sau một thời gian ngắn.

Bên cạnh đó, nhân viên quản trị nhân sự cần phải có chuyên môn trong lĩnh vực quản trị cơ sở dữ liệu, nhằm phát triển và kiểm soát hệ thống dễ dàng hơn. Tuy nhiên với cách tiếp cận này, các tệp dữ liệu sẽ không thể sử dụng chung cho những nhân viên khác trong tổ chức. Đây là một nhược điểm cần cân nhắc khi áp dụng cách tiếp cận này.

>>> THAM KHẢO NGAY: 15 phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất hiện nay

4.2 Phần mềm biểu diễn bảng tính

Phần mềm biểu diễn bảng tính hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc:

• Lập ngân sách chung và ngân sách dự án nguồn nhân lực.
• Đánh giá dữ liệu về các vấn đề nhân lực.
• Thiết lập các bảng biểu thống kê số lượng và tỷ lệ lao động ở theo ngành nghề, tai nạn, bệnh tật, tử vong hoặc theo độ tuổi,…

>>> ĐỌC NGAY: Vai trò quan trọng của nhân tướng học trong quản trị nhân sự

4.3 Phần mềm thống kê

Phần mềm thống kê giúp quản lý thông tin nhân sự một cách chặt chẽ. Khách hàng có thể sử dụng phần mềm thống kê cho nhiều mục đích khác nhau ví dụ như:

• Phân tích cơ cấu đội ngũ lao động một cách chi tiết theo độ tuổi, giới tính và trình độ,.. Từ đó, hệ thống sẽ nhanh chóng cung cấp dữ liệu, hỗ trợ Doanh nghiệp lập ra kế hoạch để tuyển bổ sung nhân sựmột cách hợp lý nhất.
• Thống kê tỷ lệ giữa các nhóm ngành với tai nạn lao động, bệnh tật, tử vong. Từ đó, phòng nhân sự có thể dễ dàng xác định cũng như so sánh tỷ lệ này ở các nhóm ngành. Điều này sẽ giúp cho Doanh nghiệp ban hành ra các chính sách nhân sự phù hợp hơn.
• Giúp xác định các khoản chi phí liên quan đến bảo hiểm và trợ cấp cho các năm hoạt động tới. Từ đó, Doanh nghiệp có thể dự toán được chi phí trong tương lai.

>>> XEM NGAY: Động lực là gì? 15 Bí quyết giúp gia tăng động lực cho nhân sự

4.4 Phần mềm quản lý thông tin nhân sự thông minh

Hệ thống thông tin quản trị nhân lực thông minh hỗ trợ:

• Tích hợp và quản trị hợp nhất các tệp quản lý lao động thông qua hệ phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu.
• Hỗ trợ các chương trình ứng dụng sẽ có thể cung cấp báo cáo từ các tệp sẵn có trên hệ thống.

4.5 Phần mềm quản lý thông tin nhân sự với chức năng hữu hạn

Phần mềm quản lý thông tin nhân lực chức năng hữu hạn cho phép phòng nhân sự:

• Quản lý dễ dàng và nhanh chóng nhân sự tự động hoá với một hay vài hoạt động cụ thể.
• Cung cấp dữ liệu cho việc đưa ra các chiến lược phát huy điểm mạnh của toàn bộ nhân viên để giúp họ có thể phát triển nhanh hơn trên con đường nghề nghiệp.

5. Phần mềm thông tin nhân sự fCheckin

Phần mềm fCheckin là phần mềm hỗ trợ các Doanh nghiệp trong quản lý thông tin nhân sự dưới dạng một phần mềm chấm công. Sự tích hợp thông tin nhân sự và chấm công vào một hệ thống đồng nhất giúp bạn quản lý tài nguyên nhân lực một cách thông minh và hiệu quả.

Phần mềm này được xem là một hệ thống thông tin nhân sự đa chức năng, giúp bạn quản lý thông tin cá nhân của nhân viên, lịch sử làm việc và tình hình chấm công một cách nhanh chóng. Với tính năng chấm công trên điện thoại, bạn có thể dễ dàng kiểm tra thời gian làm việc từ bất kỳ đâu. fCheckin cho phép tự động tạo bảng công, từ đó giúp tối ưu đến 80% thời gian đối chiếu bảng công của bộ phận nhân sự.

Khả năng lưu trữ lịch sử chấm công chi tiết và tích hợp xuất file Excel giúp bạn đơn giản hóa việc tính lương và tạo ra những báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc. Ngoài ra, tất cả thời gian đều được ghi nhận theo kết quả công realtime, mọi vấn đề sai sót sẽ được phần mềm giải quyết ngay lập tức.

Với fCheckin, Fastdo cam kết mang đến cho bạn một công cụ thông tin nhân sự hoàn chỉnh, tối ưu và dễ dàng sử dụng. Từ giờ trở đi, việc chấm công sẽ trở nên đơn giản và không còn gây phiền toái. Dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên, theo dõi sự hiện diện và tạo báo cáo một cách nhanh chóng. fCheckin sẽ giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quản lý quan trọng hơn.

Tư Vấn Phần Mềm fCheckin

Trên đây là toàn bộ thông tin về chủ đề thông tin nhân sự. Fastdo hy vọng qua bài viết bạn đọc sẽ có nhiều thông tin bổ ích và có những phương pháp quản lý nguồn nhân sự một cách hiệu quả. Thông qua đó, Doanh nghiệp có thể thiết lập kế hoạch quản lý con người một cách chặt chẽ và đem lại nhiều lợi nhuận cho Doanh nghiệp của mình. 

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Top 10 xu hướng quản trị nguồn nhân lực hiện nay
• 13 chính sách nhân sự quan trọng trong Doanh nghiệp
• Headhunt là gì? Top 12 đơn vị Headhunt nổi tiếng tại Việt Nam