Văn phòng điện tử là gì? 5 bước xây dựng chi tiết nhất

Bạn đã sẵn sàng cho cuộc bứt phá trong kỷ nguyên công nghệ số 4.0? Hiểu rõ văn phòng điện tử là gì chính là chìa khóa mở ra cánh cửa dẫn đến thành công. Hãy cùng FASTDO khám phá mô hình văn phòng hiện đại này và cách thức xây dựng hiệu quả để doanh nghiệp bạn luôn dẫn đầu xu hướng! Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về: Khái niệm, lợi ích và các phương pháp xây dựng mô hình văn phòng điện tử hiệu quả nhất.

>>> TÌM HIỂU NGAY:

• 10 phương pháp đánh giá nhân viên chính xác, hiệu quả nhất
• Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao
• Chuyển đổi số là gì? Tất tần tật về chuyển đổi số trong tổ chức

1. Khái niệm văn phòng điện tử (E-Office) là gì?

Văn phòng điện tử (E-Office) là mô hình văn phòng sử dụng các phần mềm công nghệ để tự động hóa và tích hợp các quy trình nghiệp vụ, thay thế cho phương thức làm việc truyền thống dựa trên giấy tờ. Các phần mềm văn phòng điện tử được lập trình và thiết kế theo các phân hệ chức năng có thể đáp ứng một cách toàn diện những nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

E-Office giúp các tổ chức quản lý thông tin, trao đổi dữ liệu, xử lý công việc và ra quyết định hiệu quả hơn, từ đó nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí. Nhờ việc sử dụng các phần mềm văn phòng điện tử, nhân viên có thể trao đổi thông tin với nhau thông qua tin nhắn tức thời, email hoặc họp trực tuyến. Hệ thống tự động tạo checklist và báo cáo, giúp các nhà quản trị quản lý công việc hiệu quả hơn.

Các tài liệu nội bộ được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện toán đám mây, các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ. Việc truyền thông nội bộ cũng được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả thông qua các kênh tin tức, bảng tin điện tử,..

Sự ra đời của văn phòng điện tử (E-office) đánh dấu cột mốc quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp. Với mô hình này, doanh nghiệp có thể chuyển mình từ mô hình quản trị truyền thống sang mô hình quản trị trực tuyến, tạo tiền đề cho quá trình chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp.

2. Các lợi ích của văn phòng điện tử là gì?

• Người quản trị dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ: Dựa vào một phần mềm, hệ thống quản lý được thực hiện online qua mạng Internet. Nhà quản trị có thể quản lý toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp chỉ qua các thao tác trên thiết bị điện tử.
• Tự động cập nhập văn bản: Các văn bản liên quan đến công việc đều được cập nhập cụ thể trên hệ thống quản lý văn bản. Mỗi tên công việc sẽ được phân loại rõ ràng, có tiến độ thực hiện theo quy định. Người thực hiện khi có ý kiến sẽ ghi chú trực tiếp trên checklist công việc được phân công. Từ đó, hiệu quả công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn.
• Kho lưu trữ dữ liệu khổng lồ: Nếu như trước đây, việc lưu trữ dữ liệu bằng văn bản giấy hoặc ô cứng máy tính gây ra nhiều phiền hà về việc tốn thời gian, công sức. Giờ đây, mọi công việc đều được cập nhập trên phần mềm. Nhân viên dễ dàng sử dụng chúng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
• Bảo mật thông tin: Mỗi người dùng được cấp một tài khoản, có mật khẩu bảo mật riêng. Với cơ chế bảo mật qua cách phân quyền cho người dùng này đem lại sự bảo mật an toàn cao cho từng hồ sơ của công ty, doanh nghiệp.

3. Nhược điểm của văn phòng điện tử bao gồm những gì?

• Mô hình xây dựng văn phòng điện tử thời gian đầu khi triển khai thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn. Các nhân viên công ty, doanh nghiệp đã quá quen với mô hình văn phòng truyền thống. Cách làm việc vì thế đã trở thành thói quen trong việc vận hành công việc và khó có thể thích nghi nhanh chóng.
• Có rất nhiều công nghệ ra đời để hỗ trợ công việc cho việc xây dựng văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải công nghệ nào cũng thật sự phù hợp với doanh nghiệp. Vì thế, cần kỹ càng trong khâu chọn lọc công nghệ để ứng dụng có hiệu quả vào mô hình văn phòng điện tử.
• Các doanh nghiệp lo ngại các thông tin được đẩy lên nền tảng công nghệ số có thể bị rò rỉ. Vì thế, nên lựa chọn những phần mềm có độ bảo mật thông tin cao, khắc phục mối lo ngại của doanh nghiệp khu ứng dụng văn phòng điện tử.

>>> ĐỌC THÊM: Tự động hóa Doanh nghiệp và quy trình 5 bước hiệu quả

4. So sánh giữa mô hình văn phòng truyền thống so với văn phòng điện tử là gì

Để nhận biết mô hình văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử là gì, cùng điểm qua các khái niệm sau: 

• Văn phòng truyền thống là mô hình có tính chất cố định, được thiết kế khá đơn giản, có sự phân chia giữa các bộ phận, ít sử dụng các đồ nội thất sáng tạo và việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế. 
• Văn phòng điện tử là mô hình được thiết kế theo hướng sáng tạo, ít phân chia không gian làm việc. Ngoài ra, mô hình này sử dụng các công nghệ hiện đại trong xử lý và giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Để hiểu hơn về hai mô hình này, cùng FASTDO điểm qua một vài tiêu chí so sánh sau:

>>> XEM NGAY: [REVIEW] Mailchimp là gì? Cách sử dụng phần mềm Mailchimp A – Z

5. Quy trình xây dựng văn phòng điện tử chi tiết nhất

Nếu muốn xây dựng văn phòng điện tử thành công, đạt hiệu quả cao, tiến trình thực hiện quy trình cần rõ ràng, chi tiết với các bước cụ thể sau: 

5.1 Tiêu chuẩn hóa các hệ thống và quy trình nội bộ

Để số hóa thành công, trơn tru, bạn cần hệ thống hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như quy trình xử lý công việc, các loại giấy tờ,… Bên cạnh đó, hãy làm rõ vai trò, quyền hạn của từng cá nhân trong công ty. Từ đó, áp dụng việc phân quyền hiệu quả, chuẩn hóa các quy trình thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ.

>>> ĐỌC NGAY: Thế nào là chi phí quản lý dự án? 5 cách tiết kiệm chi phí

5.2 Xác định mô hình văn phòng điện tử lý tưởng

Hiện nay, xuất hiện rất nhiều phần mềm công nghệ để giúp công ty, doanh nghiệp hình thành văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải phần mềm, mô hình văn phòng điện tử nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, cần đánh giá chính xác nhu cầu, mô hình hoạt động của doanh nghiệp cùng các tính năng của phần mềm văn phòng điện tử là gì để lựa chọn chính xác nhất.

>>> ĐỌC NGAY: Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp

5.3 Xây dựng kế hoạch triển khai

Khi đã lựa chọn được mô hình văn phòng điện tử phù hợp, hãy xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện chi tiết nhất. Bạn nên thương thảo với đối tác trong việc cung cấp phần mềm ứng dụng văn phòng điện tử về các điều khoản hợp tác và hỗ trợ trong triển khai thực hiện. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhận được sự theo sát trong suốt quá trình triển khai.

>>> ĐỌC NGAY: Top 11 Lợi ích của Chuyển đổi số mang lại cho Doanh nghiệp

5.4 Đào tạo

Như đã đề cập ở trên, khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn từ phía nhân sự. Để họ thích nghi với mô hình này, bạn cần nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn thực hiện chi tiết trong thời gian đầu. Khi đã dần quen với mô hình mới, công việc sẽ được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn. 

>>> XEM THÊM: Chi phí quản lý dự án là gì? 5 cách tiết kiệm chi phí

5.5 Đánh giá, đo lường

Trong quá trình thực hiện, cần thường xuyên lấy ý kiến đánh giá những ưu, nhược điểm từ các nhân viên trong công ty để đo lường hiệu quả sử dụng. Việc này sẽ giúp xác định tính hiệu quả của việc xây dựng mô hình văn phòng điện tử là gì. Đây là cách giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức hoạt động phù hợp trong tương lai.

6. FASTDO WORK – Giải pháp phần mềm văn phòng điện tử thông minh cho tương lai

Bộ phần mềm FASTDO WORK là giải pháp văn phòng điện tử thế hệ mới, được thiết kế để giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững trong thời đại công nghệ số. FASTDO cung cấp một hệ thống toàn diện các tính năng giúp quản lý công việc hiệu quả, minh bạch và an toàn.

Bộ phần mềm FASTDO WORK bao gồm các module chính sau:

1. fCheckin – Phần mềm chấm công: Giải pháp chấm công linh hoạt đa địa điểm với công nghệ GPS, đa khung giờ, đa chính sách công lương. Công cụ ưu việt dành riêng cho các doanh nghiệp có hệ thống ca và địa điểm làm việc phức tạp
2. fOKRs – Phần mềm quản trị mục tiêu: Giúp tổ chức thiết lập và theo dõi mục tiêu theo phương pháp OKRs; cho phép phân chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ dàng quản lý và thực hiện; theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu theo thời gian thực
3. fPlan – Phần mềm quản trị kế hoạch: Giúp lập kế hoạch công việc hiệu quả; liên kết với fTodolist, cho phép phân công nhiệm vụ cho các thành viên liên quan; theo dõi tiến độ thực hiện công việc và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết
4. fTodolist – Phần mềm quản lý công việc: Giúp quản lý danh sách công việc cá nhân hiệu quả; cho phép kiểm soát công việc của bất cứ nhân viên nào ngay lập tức; theo dõi tiến độ hoàn thành công việc
5. fWorkflow – Phần mềm quản lý quy trình: Giúp tự động hóa các quy trình công việc thủ công; cho phép thiết lập các quy trình làm việc theo quy trình nhất định; theo dõi tiến độ thực hiện các bước công việc trong quy trình
6. fNews – Phần mềm truyền thông nội bộ: Giải pháp giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Đảm bảo mọi nhân viên nhận được đầy đủ thông tin, hỗ trợ thực hiện đúng và hoàn thành tốt công việc của mình.
7. fMeeting – Phần mềm quản lý cuộc họp: Biết trước mục tiêu của cuộc họp giúp mọi người tham gia có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Các thành viên dễ dàng xem lại những nội dung đã thống nhất và các vấn đề còn tồn đọng.

Trong thời kỳ công nghệ, văn phòng điện tử ngày càng thể hiện tầm ảnh hưởng sâu rộng trong việc thúc đẩy hoạt động và sự phát triển của các doanh nghiệp. Với các thông tin cơ bản về văn phòng điện tử là gì và quy trình xây dựng chi tiết mô hình này, Fastdo hy vọng đã bạn tìm được hướng đi đúng đắn để vận hành hoạt động doanh nghiệp thành công. 

>>> ĐỪNG BỎ QUA CÁC KIẾN THỨC VỀ DOANH NGHIỆP:

• Quản lý thời gian: Kỹ năng & phương pháp để làm việc hiệu quả
• Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì? Cách sử dụng đúng
• 8 nguyên tắc quản lý thời gian “Vàng” của người thành đạt
• Truyền thông doanh nghiệp là gì và 2 thành tố tạo nên
• 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất mà bạn cần ghi nhớ