Sale Operation và những điều cần biết về vị trí này trong Doanh nghiệp

Sale Operation hay Hoạt động Vận hành là một bộ phận quan trọng, phụ trách trong việc lập kế hoạch kinh doanh của Doanh nghiệp. Trong bài viết này, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn về những điều cần biết về bộ phận này trong Doanh nghiệp nhé!

1. Sale Operation là gì?

Sale Operation là phòng kế hoạch và kinh doanh. Phòng kế hoạch và kinh doanh chính là cốt lõi của mỗi doanh nghiệp bắt buộc phải có. Phòng này có nhiệm vụ lên kế hoạch, chiến lược và bước đi cụ thể cho doanh nghiệp trong sự phát triển. 

Có thể hiểu như, phòng kế hoạch và kinh doanh sẽ đưa ra những bước đi ngoạng mục hay một số dự án dự kiến phát triển trong tương lai giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển. Chính vì điều đó phòng này vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.

2. Sale Operation và Hỗ trợ bán hàng có giống nhau không?

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng Sale Operation và hỗ trợ bán hàng giống nhau. Thực chất, đây là hai vai trò hoàn toàn khác nhau trong Doanh nghiệp, cụ thể:

• Bộ phận hỗ trợ bán hàng

Đây là bộ phận sẽ hỗ trợ đội ngũ kinh doanh thực hiện tốt công việc bán hàng. Ngoài ra, họ cũng sẽ đảm nhiệm các công việc hành chính tại văn phòng. Trong quy trình bán hàng, bộ phận này sẽ đóng vai trò hỗ trợ trực tiếp đội Sales thường vào giai đoạn đầu của chu kỳ kinh doanh.

• Bộ phận Sale Operation: 

Vẫn đóng vai trò hỗ trợ đội Sales, Sale Operation sẽ có xu hướng giám sát và thực hiện các hỗ trợ cao cấp hơn, ví dụ: Lên chiến lược bán hàng theo địa lý, quản lý hệ thống bán hàng,… Bộ phận này sẽ hỗ trợ chủ yếu ở các giai đoạn cuối của chu kỳ kinh doanh, ví dụ: Thương lượng, ký kết hợp đồng,…

>>> ĐỌC THÊM: Business Development là gì? Tất tần tật về B.D trong tổ chức

3. Vai trò của Sale Operation trong Doanh nghiệp

Ở mỗi Doanh nghiệp, bộ phận Sale Operation sẽ thực hiện các công việc khác nhau. Chung quy lại, vai trò chung của Sale Operation được thể hiện thông qua 3 nhiệm vụ sau đây:

3.1 Kiểm soát và phân bổ dữ liệu khách hàng

Trong Doanh nghiệp, phòng Sale Operation sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp, phân phối và quản lý khách hàng tiềm năng của Doanh nghiệp. Họ sẽ đảm nhận việc đo lường hiệu quả chuyển đổi của khách hàng sau khi phòng kinh doanh có được dữ liệu khách hàng từ phòng marketing.

Ngoài ra, bộ phận Sale Operation cần thường xuyên hợp tác với bộ phận Marketing. Cả hai bộ phận này sẽ cùng nhau đảm bảo các mục tiêu liên quan đến số lượng và chất lượng của dữ liệu khách hàng trước khi bàn giao đến bộ phận bán hàng.

>>> ĐỌC TIẾP: Quản lý dữ liệu khách hàng và những lưu ý quan trọng cần nắm

3.2 Xây dựng và phát triển quy trình bán hàng

Sale Operation còn thể hiện vai trò của mình ở việc xây dựng và kiểm soát quy trình bán hàng. Họ sẽ trực tiếp đánh giá các cơ hội bán hàng, tìm kiếm các công cụ phù hợp để cải tiến quy trình và đào tạo trực tiếp đến bộ phận bán hàng.

Bên cạnh đó, bộ phận này cũng chịu trách nhiệm trong việc quản lý hệ thống chuyển giao thông tin và CRM trong Doanh nghiệp. Ngoài ra, Sale Operation cũng sẽ kiểm soát và giám sát các quá trình ký kết hợp đồng, tổng hợp hóa đơn nhằm kiểm soát việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng đạt được hiệu quả nhất.         

>>> ĐỌC NGAY: Quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

3.3 Thực hiện các báo cáo định kỳ

Bộ phận Sale Operation cần lập các báo cáo định kỳ để kiểm soát được tình hình tăng trưởng doanh thu của bộ phận bán hàng. Ngoài ra, Sale Operation cũng sẽ chịu trách nhiệm lập các báo cáo về C&B cho đội ngũ bán hàng. Bộ phận này sẽ tính và tổng hợp hoa hồng, các khoản thưởng và phụ cấp cho bộ phận Sale.

4. Những yêu cầu cần có đối với Sale Operation

Công việc Sale Operation là một công việc đòi hỏi về vấn đề chuyên môn cao. Nếu bạn yêu thích công việc này, thì bạn cần đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây để có thể được các nhà doanh nghiệp nhìn trúng:

4.1. Tiếng anh tốt

Trong thời buổi hiện nay, Tiếng Anh tốt là một yêu cần cần thiết cho tất cả mọi ngành nghề, kể cả Sale Operation. Đóng vai trò hỗ trợ cao cấp quy trình bán hàng, Sale Operation sẽ phải thường xuyên làm việc với các thông tin, dữ liệu chuyên ngành, đòi hỏi phải sử dụng ngoại ngữ.

Ngoài ra, chịu trách nhiệm trong việc nghiên cứu thông tin, nhân sự thuộc bộ phận này cần trang bị cho mình vốn Tiếng Anh tốt để có thể cập nhật các tin tức, xu hướng trên thế giới, cũng như giao tiếp với các đối tác ngoại quốc. Đồng thời, Sale Operation cũng cần Tiếng Anh để có thể giao tiếp với các đối tác nước ngoài.

4.2. Sở hữu kiến thức chuyên môn nền tảng

Để vận hành kinh doanh được hiệu quả, dựa vào kinh nghiệm chưa đủ, nhân sự Sale Operation cần tích lũy cho mình vốn kiến thức chuyên môn để có thể đáp ứng các công việc nghiên cứu. Hãy trang bị cho bản thân những kiến thức nền tảng về kinh doanh. Đây sẽ là điều kiện tiên quyết nếu bạn muốn làm việc trong lĩnh vực này.

4.3. Có khả năng làm việc nhóm và độc lập

Để làm việc trong vị trí Sale Operation, bạn cần có khả năng làm việc nhóm tốt. Công việc ở vị trí này sẽ đòi hỏi bạn phải làm việc thường xuyên với bộ phận bán hàng, bộ phận marketing để hoàn thành được các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

Ngoài ra, bạn cũng phải là một người có khả năng làm việc độc lập tốt. Việc nghiên cứu khách hàng, phân tích thông tin đòi hỏi ở nhân viên Sale Operation sự chủ động và độc lập trong công việc. Vì thế, để làm tốt ở vị trí này, bạn phải sở hữu đồng thời cả kỹ năng làm việc nhóm và khả năng làm việc độc lập.

4.4. Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp một Sale Operation xây dựng được những mối quan hệ lâu dài. Kỹ năng này sẽ quyết định đến 40% khả năng thành công của một nhân sự Kinh doanh – Vận hành.

Trong quá trình làm việc, nhân sự thuộc Sale Operation sẽ phải tiếp xúc thường xuyên với các bên liên quan như là đồng nghiệp, khách hàng, ban lãnh đạo, đối tác,… Sau khi đã xây dựng các kế hoạch cho bộ phận, bạn cần phải trình bày ý tưởng và thuyết phục các bên liên quan về kế hoạch của mình.

4.5. Năng lực tin học văn phòng

Thành thạo kỹ năng văn phòng là một điều cần thiết. Bộ phận Sale Operation phải làm việc với các dữ liệu, thông tin rất nhiều nên việc thành thạo kỹ năng tin học phòng là điều quan trọng. Việc thành thạo tin học văn phòng còn giúp ích cho Sale Operation về việc đảm bảo độ chính xác cũng như mức khả thi đối với mỗi dự án.

Trong công việc, Sale Operation phải thường xuyên làm việc với các con số, phân tích dữ liệu, lập và trình bày các kế hoạch. Do đó, kỹ năng tin học văn phòng là năng lực bắt buộc mà nhân sự Sale Operation cần phải có. Việc thành thạo kỹ năng này sẽ giúp cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4.6. Khả năng làm việc dưới áp lực cao

Đóng vai trò quan trọng cho việc phát triển kinh doanh của Doanh nghiệp, lượng công việc của bộ phận Sale Operation có thể sẽ khiến cho bạn phải choáng ngợp, đặc biệt vào những mùa cao điểm. Chính vì vậy, để làm việc ở bộ phận này, bạn cần phải có khả năng làm việc và chịu đựng áp lực tốt.

Hãy học cách làm việc với cường độ cao, phân rã công việc và quản lý thời gian hiệu quả. Những gợi ý này sẽ giúp bạn có thể “dễ thở” hơn khi quyết định đồng hành cùng bộ phận Sale Operation đấy.

5. Quyền lợi của Sales Operation trong Doanh nghiệp

Khi làm việc trong bộ phận Sale Operation, bạn sẽ nhận được những quyền lợi như sau:

• Đào tạo trong môi trường chất lượng cao.
• Làm việc theo tư duy hệ thống.
• Trực tiếp làm việc và trao đổi công việc với ban lãnh đạo Doanh nghiệp.
• An sinh xã hội, phúc lợi đầy đủ và cơ bản theo quy định nhà nước
• Thu nhập: 8.000.000 – 12.000.000 VNĐ (Nếu bạn có năng lực, kinh nghiệm cao thì mức lương còn có thể cao hơn)

6. Mẫu bảng mô tả công việc của Sales Operation

Sau đây, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn mẫu bảng mô tả công việc mẫu của vị trí Leader Sale Operation.

6.1. Mô tả công việc

Chi tiết về công việc Leader Sale Operation:

• Thiết lập kế hoạch bán hàng nhóm hoàn chỉnh, quản trị bán hàng.
• Lập kế hoạch bán hàng dài hạn để đạt mức độ cỉ tiêu của công ty bao gồm chiến lược kinh doanh và chiến lược phân phối các sản phẩm.
• Điều phối hàng hóa: đưa các hàng đến các kho trung chuyển của công ty, các nhà phân phối để đủ lượng hàng tồn kho tối thiểu.
• Kiểm tra dự báo doanh số: theo ngày/tuần/tháng/năm cho từng khu vực, từng công ty trên toàn quốc.
• Tính mức thưởng và thanh toán gói khuyến mại sớm và tối ưu cho công ty nhất.
• Báo cáo phân tích dữ liệu bán hàng, xuất nhập khẩu hàng, chương trình khuyến mãi, tiêu dùng vĩnh viễn. Tư vấn, đề xuất các giải pháp khắc phục cũng như cải tiến đến hoạt động quản lí.
• Làm việc với các bên liên quan như các nhà phân phối,… thống nhất về sự tuân thủ và đảm bảo thực hiện trôi chảy mức độ bán để đạt được hiệu quả và vận hành DMS.
• Đặt KPI cho dự án bán hàng, lập kế hoạch cho nhu cầu khách hàng và hiệu suất vào/ra. Xem xét tất cả các báo cáo hỗ trợ bán hàng, chính sách và thủ tục.
• Phân tích doanh thu, hàng tồn kho trong công ty, nhà phân phối, xem xét mặt bằng kho bãi và xu hướng tăng trưởng doanh số theo từng sản phẩm. Đưa ra khuyến nghị, giải pháp khắc phục.
• Xác định điểm mạnh và điểm yếu của báo cáo hàng hóa, nhà phân phối,…
• Căn cứ vào doanh số thực tế và kế hoạch kinh doanh của từng khu vực để lập phân tích.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh và xu hướng bán theo kênh truyền thông.
• Lập kế hoạch sản xuất cho từng sản phẩm mới, cũ.
• Dựa trên phân tích dữ liệu, xem xét và phân loại các sản phẩm của công ty để nhận được sự hài lòng, đáp ứng đủ nhu cầu thị trường.

6.2. Yêu cầu công việc

Những yêu cầu công việc đối với một Leader Sale Operation như sau:

• Sale Operation cần khả năng phân tích, lập báo cáo cho các mục đích của công ty như sau: Thiết lập KPI trong các lĩnh vực của công ty tham gia; dự báo doanh số sản phẩm, lập kế hoạch và báo cáo nhu cầu thị trường.
• Khả năng lập kế hoạch kinh doanh và dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra, mục đích: Căn cứ vào doanh số thực tế và kế hoạch bán hàng tại từng khu vực, chương trình khuyến mãi hàng tuần/tháng/quý để dự báo khả năng cạnh tranh của các đối thủ, của thị trường và xu hướng bán theo kênh truyền thông.
• Khả năng điều phối sản phẩm, mục đích: Điều phối hàng hóa: điều phối giữa các kho trung chuyển của công ty, điều chỉnh qua lại giữa các nhà phân phối để hàng tồn được tối thiểu có thể đáp ứng đủ cho khu vực đó.

6.3. Những thông tin khác

Yêu cầu cơ bản cho vị trí này là:

• Có bằng tốt nghiệp đại học (Nếu bằng tốt nghiệp ĐH loại giỏi là một lợi thế)
• Độ tuổi: 30 – 35 tuổi.
• Mức lương: cạnh tranh

Mong rằng đến đây bạn đã trả lời được câu hỏi Sale Operation và những điều cần biết về vị này trong doanh nghiệp. Để thành công trong công việc, đòi hỏi bạn phải sở hữu nhiều kỹ năng và kiến thức như Fastdo đã trình bày phía trên. Đừng ngần ngại học hỏi và bổ sung cho mình thật nhiều kiến thức bổ ích!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Hướng dẫn thực hiện quy trình bán hàng B2B từ A-Z
• Thị phần là gì? 7 Phương pháp giúp gia tăng thị phần hiệu quả