Quản trị sự thay đổi và 5 bước cốt lõi để thành công

Môi trường kinh doanh biến động liên tục đòi hỏi các tổ chức phải thường xuyên điều chỉnh và thích ứng. Tuy nhiên, để thực hiện thành công điều chỉnh đó, Doanh nghiệp phải có kế hoạch quản trị sự thay đổi một cách phù hợp. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay những nguyên tắc và các bước quản lý các thay đổi thành công thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Giới thiệu về Quản trị sự thay đổi trong tổ chức

Sự thay đổi trong tổ chức đề cập đến các hành động được thực hiện bởi Doanh nghiệp, nhằm điều chỉnh một bộ phận hoặc yếu tố nào đó của tổ chức. Đó có thể là những thay đổi về văn hóa công ty, hệ thống quy trình, công nghệ, cơ sở hạ tầng, sơ đồ tổ chức hoặc những khía cạnh khác.

Quản trị sự thay đổi (Change Management) là quá trình ứng phó với những thay đổi bên ngoài tổ chức. Quá trình này là một quá trình có cấu trúc nhằm đảm bảo các thay đổi được triển khai một cách suôn sẻ và hiệu quả. Quản trị sự thay đổi bao gồm việc dự đoán các thay đổi sẽ ảnh hưởng, lên kế hoạch ứng phó và triển khai – giám sát các thay đổi; rất giống với một chu trình PDCA trong sản xuất và điều hành.

2. 3 dạng của quản trị thay đổi

Những sự thay đổi của tổ chức có thể gồm 3 dạng sau:

• Thay đổi thích ứng là những sự điều chỉnh ở quy mô nhỏ, dần dần, có tính lặp lại mà tổ chức thực hiện nhằm phát triển sản phẩm, cải thiện quy trình, tinh chỉnh chiến lược thích ứng với thời gian. Một số ví dụ về kiểu thay đổi này có thể kể đến như việc thuê một nhân sự mới để giải quyết nhu cầu gia tăng khối lượng công việc hoặc những nỗ lực để nhằm thu hút các ứng viên chất lượng cao hơn so với nhân viên hiện tại về với công ty.
• Thay đổi chuyển tiếp – là những sự thay đổi chuyển tổ chức từ trạng thái hiện tại sang một trạng thái lớn hơn để giải quyết một vấn đề nào đó, ví dụ như thực hiện sáp nhập và mua lại.
• Thay đổi mang tính chuyển đổi đề cập đến những sự điều chỉnh lớn hơn về quy mô và phạm vi. Kết quả của dạng thay đổi này biểu thị một sự khác biệt to lớn, đôi khi là đột ngột so với hiện trạng. Một số ví dụ về kiểu thay đổi mang tính chuyển đổi là ra mắt sản phẩm mới, quyết định mở rộng quy mô kinh doanh ra thị trường quốc tế,…

Để thực hiện thành công những thay đổi đó, buộc tổ chức phải lập kế hoạch để quản trị sự thay đổi. Đây là quá trình hướng dẫn tổ chức thực hiện những điều chỉnh đó thành công, có kết quả tốt. Quá trình này sẽ là “kim chỉ nam” hướng Doanh nghiệp từ những bước hình thành và chuẩn bị, thông qua việc thực hiện, cho đến lúc hoàn thành được kế hoạch thay đổi của mình.

3. 3 cấp độ trong quản trị sự thay đổi

Ứng với quy mô của sự thay đổi, chúng ta có thể chia các cấp độ trong quản trị sự thay đổi thành 3 cấp độ: Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Các cấp độ này có liên hệ chặt chẽ với nhau:

4. Ý nghĩa của Quản trị sự thay đổi đối với tổ chức

Là một khái niệm kinh doanh quan trọng trong Doanh nghiệp, tác động trực tiếp đến yếu tố con người, quy trình, tổ chức; quản trị sự thay đổi giúp gia tăng sự thành công của các dự án và sáng kiến quan trọng. Hơn thế, Doanh nghiệp sẽ cải thiện được khả năng thích ứng nhanh chóng của mình trong quá trình thực hiện quản lý các thay đổi.

Trong môi trường kinh doanh liên tục biến động, Doanh nghiệp phải có kế hoạch để quản trị sự thay đổi tốt. Nếu không, tổ chức của bạn có thể sẽ phải chịu những áp lực, căng thẳng cũng như không đạt được những kế hoạch mình đề ra. Đây cũng là điều để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí. Quản trị sự thay đổi giúp công ty hạn chế được các thay đổi trên diện rộng do căng thẳng gia tăng khi không thích nghi được với môi trường bên ngoài.

Thông qua việc tiêu chuẩn hóa sự nhất quán và tính hiệu quả của công việc được giao, quản lý sự thay đổi đảm bảo không bỏ sót yếu tố con người ở tổ chức. Khi các điều chỉnh được thực hiện, nhân viên hiểu được vai trò mới của họ. Bên cạnh đó, quản trị tốt các thay đổi cũng giúp cải thiện văn hóa của tổ chức theo hướng phù hợp nhất.

Với các yếu tố trên, quản trị thay đổi chính là tiền đề để tăng thành công cho doanh nghiệp. Nghiên cứu của Prosci chỉ ra rằng có tới 93% lãnh đạo cảm thấy quản trị thay đổi đạt được hiệu quả vượt mục tiêu đề ra trước đó. Con số này gấp 6 lần so với các nhà lãnh đạo cho rằng hình thức này không thật sự hiệu quả cho doanh nghiệp. Đặc biệt, các trường hợp sau đây đối với doanh nghiệp quản trị thay đổi thật sự quan trọng, chẳng hạn:

• Thay đổi thành phần lãnh đạo, cơ cấu doanh nghiệp
• Điều chỉnh trong văn hóa doanh nghiệp
• Mua bán và sáp nhập
• Các trường hợp hi hữu và khó lường như Đại dịch Covid-19

Không những vậy, thông qua việc đảm bảo sự sẵn sàng cho những biến động có thể xảy ra, quản trị sự thay đổi cho phép Doanh nghiệp có thể tồn tại và duy trì hoạt động một cách mạnh mẽ trên thị trường trong tương lai.

5. Các mô hình quản trị sự thay đổi phổ biến

Một vài mô hình phổ biến cung cấp các hướng dẫn và nguyên tắc giúp Doanh nghiệp quản trị sự thay đổi một cách tốt nhất, có thể kể đến như:

Mô hình ADKAR: được tạo ra bởi Prosci Jeff Hiatt, bao gồm 5 yếu tố sau:

• Awareness of the need for change – Nhận thức về nhu cầu thay đổi;
• Desire to participate in and support the change – Mong muốn được tham gia và ủng hộ cho sự thay đổi;
• Knowledge about how to change – Kiến thức về làm thế nào để thực hiện thay đổi đó;
• Ability to implement change and behaviors – Khả năng thực hiện các thay đổi và hành vi;
• Reinforcement to sustain the change – Củng cố để duy trì sự thay đổi.

Mô hình chuyển đổi của Bridges: Mô hình của William Bridges – nhà cố vấn phản hồi – tập trung vào cách mọi người điều chỉnh để thay đổi. Mô hình này bao gồm 3 giai đoạn:

• Giai đoạn buông bỏ.
• Giai đoạn không chắc chắn và bối rối.
• Giai đoạn chấp nhận.

Quy trình 8 bước dẫn đầu thay đổi của Kotter: John Kotter là giáo sư của ngôi trường Đại học vô cùng danh tiếng Harvard. Ông đã xây dựng nên quy trình để quản trị sự thay đổi bao gồm 8 bước:

• Tăng tính cấp bách cho sự thay đổi;
• Tạo ra một liên minh mạnh mẽ để ủng hộ và thực hiện thay đổi;
• Xây dựng tầm nhìn và chiến lược;
• Truyền đạt tầm nhìn;
• Loại bỏ các chướng ngại vật và rào cản;
• Tạo ra các thành công, chiến thắng ngắn hạn;
• Xây dựng và phân tích dựa trên các thay đổi;
• Áp những thay đổi đó vào văn hóa hóa Doanh nghiệp.

Mô hình McKinsey 7S: Các nhà cố vấn kinh doanh Robert H. Waterman Jr. và Tom Peters đã thiết kế ra mô hình quản trị sự thay đổi này để xem xét tổng thể 7 yếu tố sau (được chia thành 2 nhóm):

• Yếu tố cứng: Chiến lược, cấu trúc, hệ thống.
• Yếu tố mềm: Giá trị được chia sẻ, kỹ năng, phong cách, đội ngũ.

Trong mô hình này, các yếu tố cứng và yếu tố mềm sẽ được phân tích kết hợp với nhau. Những yếu tố cứng hướng tới các vấn đề mà tổ chức có thể tác động trực tiếp. Các yếu tố mềm được thể hiện trừu tượng hơn, thường được tìm thấy trong văn hóa của Doanh nghiệp.

Trong mô hình 7S, mối quan hệ nội bộ giữa những yếu tố này sẽ được tổ chức một cách khoa học và bài bản, nhằm định hướng cho Doanh nghiệp theo lộ trình đúng đắn nhất trong quá trình quản trị sự thay đổi của mình.

6. 4 nguyên tắc cốt lõi để thực hiện quản trị sự thay đổi thành công

Để thực hiện quản trị sự thay đổi thành công, bạn cần nắm vững 4 nguyên tắc sau:

6.1 Thấu hiểu sự thay đổi

Để quản trị sự thay đổi thành công và đạt được những lợi ích từ chúng, điều đầu tiên là bạn phải hiểu về những sự điều chỉnh đó. Một vài câu hỏi sau có thể giúp bạn nắm được nguyên tắc quan trọng này:

• Tại sao bạn phải cần thay đổi? Mục tiêu của những thay đổi này là gì?
• Những thay đổi này sẽ mang lại giá trị gì cho Doanh nghiệp?
• Các điều chỉnh của bạn sẽ tác động tích cực đến các thành viên như thế nào?
• Kết quả của sự thay đổi đó ảnh hưởng thế nào đến cách làm việc của mọi người?
• Mọi người sẽ cần làm gì để thực hiện sự thay đổi thành công?

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp nghĩ về các trường hợp tiêu cực nếu bạn không thực hiện thay đổi sẽ thế nào. Chỉ khi bạn không có sự hài lòng về cách làm cũ, bạn mới thật sự đủ quyết tâm để tạo nên những cải cách mới. Chính vì vậy, hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi bạn quyết định tiến hành thay đổi.

6.2 Tính hiệu quả của kế hoạch thay đổi

Để đảm bảo sự hiệu quả của các thay đổi, bạn cần phải đảm bảo được tính phù hợp của các điều chỉnh đó với tổ chức của bạn.

Một vài yếu tố bạn cần cân nhắc để đảm bảo tính hiệu quả khi quản trị sự thay đổi như sau:

• Sự hỗ trợ: Bạn có kế hoạch sử dụng các nguồn hỗ trợ và tài trợ như thế nào đối với những điều chỉnh của mình?
• Sự tham gia: Ai là người phù hợp nhất để giúp bạn thiết kế và thực hiện những thay đổi? Bạn sẽ sử dụng những nguồn lực bên trong tổ chức hay thuê các chuyên gia bên ngoài?
• Sự quan tâm: Việc thực hiện quản trị sự thay đổi chỉ thật sự hiệu quả nếu bạn thu hút được sự ủng hộ của các thành viên trong Doanh nghiệp. Bạn dự định sẽ giúp mọi người hiểu và ủng hộ bằng cách nào?
• Sự tác động: Cuối cùng, hãy hình dung về sự thành công mà bạn mong muốn. Những tác động nào từ sự thay đổi mà bạn đang trông chờ? Những mục tiêu mà bạn muốn đạt được là gì?

  

6.3 Đảm bảo sự thay đổi diễn ra đúng kế hoạch

Bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết về việc thực hiện những thay đổi đó. Bạn có thể tham khảo một vài mô hình quản trị sự thay đổi cho kế hoạch của mình. Ví dụ: Quy trình 8 bước thay đổi của Kotter giải thích cách thể hiện tính khẩn cấp vào kế hoạch của bạn, từ đó bạn có thể truyền động lực và thúc đẩy mọi người ủng hộ và thực hiện những ý tưởng mà bạn đề xuất.

Dù bạn chọn công cụ nào để hỗ trợ, hãy đảm bảo những yếu tố sau đây. Chúng sẽ giúp bạn quản trị sự thay đổi của mình một cách tích cực:

• Đảm bảo tất cả thành viên đều hiểu về ý nghĩa của các thay đổi và những sự ảnh hưởng trực tiếp đến chính họ.
• Xây dựng hệ thống tiêu chí đo lường thành công cho kế hoạch của bạn, thường xuyên rà soát và báo cáo kết quả mà bạn đã thực hiện được.
• Lập kế hoạch chi tiết, xác định tất cả các bên liên quan chính và mức độ quan trọng của họ với kế hoạch của bạn.
• Chỉ định một “người đại diện” – đây sẽ là người đầu tiên áp dụng những kế hoạch và hướng tiếp cận mới mà bạn đề ra.
• Lên kế hoạch nhằm giúp mọi người có thể thay đổi những thói quen, phương pháp cũ và áp dụng những điều chỉnh mới.
• Đảm bảo rằng mọi người sẽ luôn được hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện thay đổi.

6.4 Truyền đạt sự thay đổi

Giao tiếp là một công cụ vô cùng hữu ích trong suốt quá trình quản trị sự thay đổi của bạn. Những điều chỉnh mà bạn thực hiện cần phải rõ ràng và phù hợp để mọi thành viên có thể dễ dàng thấu hiểu. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải xây dựng một “lộ trình” rõ ràng, giúp bạn có thể nhận được những phản hồi mà bạn mong đợi.

Để quản trị sự thay đổi hiệu quả, bạn cần gắn liền những điều chỉnh của mình với tuyên bố về viễn cảnh, sứ mệnh của tổ chức. Điều này sẽ giúp các thành viên dễ dàng nhận thấy kế hoạch của bạn có thể ảnh hưởng thế nào đến một “tương lai xa hơn”. Từ đó, mọi người sẽ cảm thấy được truyền lửa hơn và họ sẽ sẵn sàng để trợ giúp bạn

Bên cạnh đó, bạn cần phải quản lý thật tốt những bên liên quan đến dự án thay đổi của bạn. Điều này sẽ giúp bạn cung cấp những thông điệp đến đúng người, vào đúng thời điểm. Việc này sẽ giúp bạn có thể tối đa hóa sự quan tâm, ủng hộ và hỗ trợ từ mọi người.

Ở nguyên tắc này, bạn có thể tham khảo mô hình quản trị sự thay đổi ADKAR. 5 yếu tố trong ADKAR sẽ là 5 vấn đề bạn cần giải quyết trong giao tiếp để có thể truyền đạt tốt nhất sự thay đổi của mình.

7. Quy trình 5 bước thực hiện quản trị sự thay đổi

Quy trình 5 bước sau đây sẽ giúp bạn quản trị sự thay đổi thành công:

7.1 Đảm bảo tổ chức sẵn sàng cho việc thay đổi

Để tất cả thành viên trong tổ chức theo đuổi và thực hiện thay đổi thành công, họ phải sẵn sàng cả về mặt hậu cần lẫn văn hóa doanh nghiệp. Trước khi đi sâu vào các công tác hậu cần, việc chuẩn bị về mặt văn hóa cần phải được thực hiện trước tiên.

Trong giai đoạn chuẩn bị, nhà quản lý cần chú trọng vào việc giúp nhân viên của mình hiểu về sự cần thiết cũng như các ý nghĩa của những điều chỉnh. Các thành viên trong tổ chức cần phải nhận thức được những khó khăn và thách thức mà Doanh nghiệp của mình đang phải đối mặt, vốn là những điều tạo ra những bất cập cần phải thay đổi. Việc thu hút được sự ủng hộ từ nhân viên sẽ giúp nhà quản trị có thể thực hiện những thay đổi một cách suôn sẻ nhất, tránh những phản kháng về sau.

7.2 Xây dựng tầm nhìn và lập kế hoạch cho sự thay đổi

Một khi nhân viên của bạn đã sẵn sàng để thay đổi, hãy xây dựng một kế hoạch chi tiết và phát triển để áp dụng vào thực tế. Kế hoạch thay đổi của bạn cần phải bao gồm:

• Mục tiêu chiến lược: Sự thay đổi của bạn giúp tổ chức hướng tới những mục tiêu nào;
• Các chỉ số đo lường hiệu suất: Thành công và tính hiệu quả sẽ được đo lường và đánh giá như thế nào? Những chỉ số hoặc tiêu chí nào có thể linh hoạt điều chỉnh? Cơ sở hiện tại cho những thay đổi đang như thế nào?
• Các bên liên quan: Ai sẽ giám sát nhiệm vụ thực hiện thay đổi? Ai sẽ quyết định ở các giai đoạn quan trọng? Ai sẽ chịu trách nhiệm triển khai và thực hiện?
• Phạm vi dự án: Dự án sẽ bao gồm những bước và hành động cụ thể nào? Điều gì nằm trong và ngoài phạm vi dự án?

Bạn có thể sử dụng phương pháp OKRs để thiết lập các mục tiêu về chiến lược. Thông qua khung quản trị mục tiêu OKRs, bạn có thể xây dựng các mục tiêu tạo động lực, truyền cảm hứng và quản trị chúng bằng những Kết quả then chốt (KRs) đáp ứng các tiêu chí SMART.

Phần mềm quản trị mục tiêu fOKRs của Fastdo là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các kết quả then chốt thông qua những dữ liệu trực quan được cập nhật hàng ngày; đồng thời kết nối nhà quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bấm vào đây để nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

7.3 Triển khai các thay đổi

Sau khi bạn đã xây dựng kế hoạch, đã đến lúc thực thi theo các bước đã được xây dựng để thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Trong quá trình triển khai, bạn cần phải tập trung vào việc trao quyền cho nhân viên. Hãy để họ tự thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Hãy cho nhân viên cơ hội để dự phòng và giảm thiểu các rủi ro có thể xả ra. Việc thường xuyên nhấn mạnh về tầm nhìn và sứ mệnh của Doanh nghiệp sẽ giúp các thành viên trong nhóm thấu hiểu tại sao cần phải thích ứng và theo đuổi với những sự thay đổi.

7.4 Dự phòng các rủi ro

Khi đã hoàn thành kế hoạch quản trị sự thay đổi, với cương vị là nhà quản lý, bạn cần phải ngăn chặn tình trạng “mọi thứ quay trở về như cũ” trong tương lai. Công việc này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi thực hiện những thay đổi liên quan đến quy trình, văn hóa và chiến lược. Nếu kế hoạch không đầy đủ và rời rạc, tình trạng “ngựa quen đường cũ” chỉ còn là vấn đề về thời gian.

7.5 Đánh giá tiến độ và phân tích kết quả

Xây dựng và hoàn thành kế hoạch thay đổi không có nghĩa bạn sẽ thực hiện nó thành công trong thực tế. Bạn cần phải thường xuyên rà soát, phân tích, đánh giá tính hiệu quả của dự án. Điều này sẽ giúp Doanh nghiệp của bạn có được những hiểu biết và bài học quý giá để rút kinh nghiệm khi thực hiện những thay đổi khác trong tương lai.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về Quản trị sự thay đổi trong tổ chức mà Fastdo đã mang đến cho bạn. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những lời khuyên hữu ích trong việc thực hiện các thay đổi ở Doanh nghiệp của mình trong tương lai!

>>> Tham khảo những chủ đề liên quan khác:

• Tổng hợp top 08 kỹ năng lãnh đạo cần có
• 6 Ưu, nhược điểm của Lãnh đạo theo tình huống mà bạn cần biết