Quản lý là gì? 7 chức năng cơ bản của Quản lý và Nhà quản lý

Công tác quản lý đóng vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu trong các công tác quản trị Doanh nghiệp. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay về quản lý là gì và những đặc trưng của hoạt động này thông qua bài viết sau đây nhé!

1. Quản lý là gì?

Quản lý là hoạt động được cấu thành bởi 2 yếu tố:

• Quản: Giữ gìn và trông coi theo những yêu cầu cụ thể, nhất định.
• Lý: Triển khai, tổ chức các hoạt động theo những yêu cầu nhất định, cụ thể.

Do đó, quản lý là công tác thực hiện đồng thời hai quá trình “quản” và “lý” một cách chặt chẽ. Nhu cầu quản lý sẽ phát sinh khi có sự xuất hiện các hoạt động chung của con người. Khi đó, quản lý sẽ đóng vai trò điều khiển, chỉ đạo và định hướng các hoạt động chung đó, đồng thời phối hợp các hoạt động riêng lẻ nhằm đạt được mục tiêu đã định trước.

Vai trò quản lý sẽ được thực hiện tốt khi 2 yếu tố tổ chức và quyền uy được đảm bảo:

• Tổ chức là yếu tố sẽ giúp phân định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hẹ của những người tham gia vào cùng một hoạt động.
• Quyền uy được thể hiện thông qua khả năng áp đặt suy nghĩ, ý chí của chủ thể quản lý đến những đối tượng được quản lý. Quyền uy đảm bảo các cá nhân sẽ toàn tâm cống hiến cho tổ chức mà mình đang làm việc.

>>> ĐỌC NGAY: 14 tố chất của người lãnh đạo tài ba cần có để thành công

2. Người quản lý là gì?

Người quản lý có vai trò trong việc tổ chức, điều khiển công việc người khác và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của họ. Bên cạnh đó, đây còn là vị trí chịu trách nhiệm lập kế hoạch, chỉ huy và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. Đặc biệt, họ sẽ là người thông tin một cách hiệu quả nhất đến nhân viên để đạt được mục tiêu công việc.

Một người quản lý cần phải đảm bảo thực hiện 5 nhiệm vụ quan trọng sau:

• Hoạch định: Nhà quản lý cần phải có khả năng hoạch định và lên kế hoạch. Yêu cầu của người làm tại vị trí này phải biết xác định mục tiêu, lên các chiến lược quan trọng trong tương lai (ngày, tháng, quý, năm,…) và lập kế hoạch hành động nhằm đạt được các mục tiêu đó.
• Tổ chức: Nhà quản lý cần có khả năng phân bổ và sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu nhất nhằm thực hiện được kế hoạch đã đề ra.
• Bố trí nhân sự: Phân tích và tuyển dụng nhân sự phù hợp với đặc điểm của từng công việc.
• Lãnh đạo: Là một nhà quản lý, bạn cần động viên và giúp nhân sự có động lực để làm việc hiệu quả hơn.
• Kiểm soát: Người quản lý cần luôn theo sát và kiểm tra tiến độ của kế hoạch nhằm nhận diện các vấn đề và có giải pháp hợp lý.

>>> XEM THÊM: 11 kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả cần có của một leader team

3. 3 Đặc điểm cơ bản của quản lý

Quản lý có những đặc điểm cơ bản quan trọng sau:

3.1 Quản lý sự tác động một cách có chủ đích

Quản lý sự tác động một cách có chủ đích sẽ đồng nghĩa việc trả lời cho câu hỏi: tại sao phải quản lý? quản lý để làm gì?

Một hệ thống quản lý hoàn chỉnh sẽ cần phải có đầy đủ các bước bao gồm việc tìm hiểu đối tượng, thiết lập mục tiêu, tìm phương pháp, cách thức thực hiện, thực thi và đánh giá hiệu quả quản lý. Cuối cùng Doanh nghiệp sẽ kiểm tra và đánh giá kết quả của quản lý có phù hợp với mục tiêu hay không.

>>> ĐỌC THÊM: 4 Chức năng quản trị và các gợi ý giúp thực hiện hiệu quả

3.2 Quản lý là hoạt động tất yếu khi có sự phối hợp của từ nhiều cá nhân

Quản lý trong xã hội, thời kỳ nào thì sẽ phản ánh bản chất tại thời kỳ hay xã hội đó.

Chẳng hạn: Ở thời kỳ Công xã nguyên thủy, hoạt động quản lý chỉ mang tính chất thuần túy và đơn giản bởi lúc này con người còn lao động chung, hưởng thụ chung. Đồng thời hoạt động lao động chủ yếu chỉ dựa vào săn bắn, hái lượm.

Những người quản lý ở xã hội này lúc bấy giờ chính là những người tù trưởng. Do chưa có sự xuất hiện của nhà nước và hệ thống pháp luật, các hoạt động quản lý lúc bấy giờ chỉ dựa vào các phong tục, tập quán. Đây được gọi là cách quản lý xã hội dựa trên những quy phạm xã hội.

3.3 Thực hiện quản lý dựa trên quyền uy và tổ chức

Quyền uy được hiểu là một thể thống nhất của quyền lực, uy tín. Quyền lực chính là công cụ để có thể quản lý, được xác định thông qua các thỏa ước chung trong tập thể, cộng đồng. Uy tín biểu hiện ở kiến thức, trình độ chuyên môn vững chắc, có năng lực điều hành, cùng những phẩm chất đạo đức. 

Quyền uy sẽ đảm bảo sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức. Chính vì vậy,  quyền uy là phương tiện cần thiết để chủ thể quản lý có thể điều khiển, chỉ đạo cũng như bắt buộc với đối tượng quản lý trong việc thực hiện những mệnh lệnh, yêu cầu mà chủ thể quản lý đã đề ra. 

4. 7 chức năng cơ bản của quản lý và nhà quản lý

Quản lý giúp tạo nên sự thống nhất về ý chí trong tổ chức giữa những người quản lý và bị quản lý với nhau, thông qua 7 chức năng cơ bản sau đây:

• Dự đoán 

Dự đoán là phán đoán về những sự kiện có thể xảy ra của hệ thống quản lý trong tương lai. Những yếu tố cần dự đoán bao gồm những khó khăn, thuận lợi cũng như những điều tác động đến hệ thống quản lý. Từ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng thiết lập những phương án tối ưu nhất và ra quyết định hiệu quả. 

• Lập kế hoạch

Lên kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong số những chức năng quản lý. Việc lập kế hoạch giúp Doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, chương trình hành động cũng như bước đi cụ thể của một hệ thống quản lý.

• Động viên và thúc đẩy tinh thần: 

Chức năng này được áp dụng đặc biệt trong hệ thống quản lý nhân sự. Trong đó, Doanh nghiệp cần xác định các yếu tố tạo thành động cơ thúc đẩy mọi người đóng góp và làm việc cho tổ chức. Động cơ thúc đẩy còn nói lên xu hướng, nhu cầu, nguyện vọng và những gì thôi thúc con người hành động.

• Điều chỉnh sai lệch

Chức năng điều chỉnh sai lệch nhằm phát hiện và sửa đổi những sai lệch phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện công việc, giúp đảm bảo kết quả cuối cùng đạt được mục tiêu như kế hoạch đã đề ra.

• Kiểm tra

Kiểm tra nhằm để đánh giá đúng những kết quả hoạt động của hệ thống quản lý. Chức năng này gồm việc đo lường những sai lệch phát sinh, có liên quan tới mọi cấp quản lý dựa vào mục tiêu và những kế hoạch đã định.

• Sử dụng tốt các nguồn lực

Doanh nghiệp sẽ sử dụng nguồn lực trong công ty để giúp hoàn thành tốt những mục tiêu. Đồng thời, khi sử dụng nguồn lực, Doanh nghiệp cần xác định và kiểm tra xem chúng có đang phù hợp với kế hoạch và mục tiêu đã đề ra hay không.

• Đánh giá và hạch toán

Chức năng sẽ cung cấp đến các cơ quan quản lý những thông tin cần thiết. Đồng thời chức năng này còn giúp Doanh nghiệp đánh giá chính xác tình hình đối tượng quản lý và dự kiến các quyết định cho bước phát triển tiếp theo.

>>> XEM NGAY: Quản trị là gì? 8 căn cứ phân biệt Quản trị và Quản lý

5. Vai trò của nhà quản lý trong tổ chức

Nhà quản lý là vị trí không thể thiếu trong các tổ chức, thực hiện những vai trò quan trọng sau đây:

5.1 Đóng vai trò trung gian giữa quản lý cấp trên và nhân sự

Nhà quản lý có vai trò truyền tải những kế hoạch, mục tiêu của Ban lãnh đạo và trách nhiệm thực hiện đến từng thành viên trong nhóm. Vị trí này đóng vai trò rất quan trọng trong việc nắm bắt các thông tin của Doanh nghiệp và đưa các thông tin, chiến lược triển khai cho bộ phận của mình.

Ngoài ra, nhà quản lý còn có trách nhiệm đóng góp, xây dựng các mục tiêu của tổ chức trong tương lai. Đó là những mục tiêu liên quan đến quyền lợi của khách hàng và nhân viên cấp dưới của mình. Do đó, nhà quản lý cần phải luôn trong tâm thế chủ động thì mới hoàn thành tốt vai trò trung gian giữa cấp trên và nhân sự của mình.

5.2 Là người trung gian giữa Doanh nghiệp và khách hàng

Đối với vai trò là người trung gian giữa Doanh nghiệp và khách hàng, người quản lý cần thường xuyên theo dõi các phản hồi về chất lượng của sản phẩm/ dịch vụ đến từ khách hàng. Sau đó, họ cần liên tục làm việc với nhân sự để có thể đưa ra các giải pháp nhằm đáp ứng va thỏa mãn những nhu cầu của khách hàng.

5.3 Đào tạo nhân viên

Một người quản lý phải đảm bảo được nhân viên cấp dưới của mình đạt được những mục tiêu đã đề ra. Do đó, nhà quản lý cần tham gia vào quá trình đào tạo, hỗ trợ cho nhân viên những kỹ năng, kiến thức cần thiết để giúp họ phát triển và đóng góp các giá trị hữu ích cho tổ chức.

Bên cạnh đó, nhà quản lý cần dành nhiều thời gian hơn để đào tạo các nhân sự mới. Điều này sẽ giúp nhân viên gắn kết được với quản lý hơn và thích nghi nhanh chóng với vị trí công việc mới của mình.

5.4 Tuyển dụng nhân sự cho bộ phận

Người quản lý còn đóng vai trò là nhà tuyển dụng, phỏng vấn những ứng viên tiềm năng phù hợp với công việc. Người quản lý cũng cần phải chuẩn bị những câu hỏi và xem xét câu trả lời của ứng viên để đánh giá mức độ phù hợp với tổ chức. 

Một số câu hỏi phỏng vấn mà người quản lý có thể hỏi các ứng viên bao gồm:

• Hãy giới thiệu về bản thân của bạn.

• Hãy kể về một khoảng thời gian mà bạn đã vượt qua một khó khăn hay trở ngại.

• Bạn có những phẩm chất nào để có thể phù hợp với vị trí này?

• Điểm yếu lớn nhất của bản thân bạn là gì?

• Thành tựu lớn nhất bạn đạt được là gì?

• Bạn có hối tiếc bất kỳ điều gì không?

5.5 Đánh giá hiệu suất công việc của nhân sự

Nhà quản lý sẽ phải đánh giá hiệu suất công việc của nhân sự theo hàng tháng, quý hoặc năm. Người quản lý có thể đề xuất để nhân viên có thể đạt được mục tiêu đề ra. Đây chính là một cơ hội tuyệt vời để có thể gắn kết với từng nhân viên trong công ty giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần đóng góp vào sự thành công của tổ chức.

5.6 Quản lý các vấn đề ngân sách của bộ phận

Các nhà quản lý cũng nên đưa ra các chiến lược để phân bổ ngân sách hợp lý nhất cho tổ chức. Người quản lý cần phải biết cách kiểm soát chi tiêu sao cho hợp lý, xác định đúng đắn các khoản đầu tư cần thiết có liên quan tới sự mở rộng trong tương lai của tổ chức doanh nghiệp. 

5.7 Đưa ra các quyết định trong bộ phận

Khi một vấn đề nào đó xảy ra giữa các thành viên hay những cuộc họp đột xuất, người quản lý sẽ là người đứng ra để đưa ra quyết định xác định vấn đề và có hướng giải quyết hợp lý nhất. Chính vì vậy, một quyết định hợp lý và khoa học sẽ thực sự mang lại hiệu quả cho sự phát triển của tổ chức.

6. Những yêu cầu đối với một nhà quản lý

Người quản lý là một trong những nhân tố hàng đầu quyết định đến sự thành công trong công việc. Hãy cùng tìm hiểu ngay một số yêu cầu mà nhà quản lý cần có ngay sau đây.

6.1 Yêu cầu về kiến thức

Một nhà quản lý cần có vốn kiến thức chuyên môn vững chắc để nhận được sự nể phục nhân viên cấp dưới. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần phải am hiểu các kiến thức liên quan như hệ thống luật, thuế, dây chuyền sản xuất… để phục vụ cho việc ra quyết định.

6.2  Yêu cầu về kỹ năng

Sau đây là những kỹ năng cần thiết mà bất cứ nhà quản lý cũng cần phải có.

6.2.1 Kỹ năng quản lý con người

Quản lý con người là kỹ năng không thể thiếu đối với một nhà quản lý. Để có thể dẫn dắt được nhân sự của mình, người quản lý cần có được sự tôn trọng của các thành viên. Do đó, bí quyết để quản lý con người hiệu quả là làm sao để chinh phục được sự tôn trọng, lòng tin của mọi người.

Một nhà quản lý thông minh sẽ tận dụng những đặc điểm, cá tính của từng thành viên để gia tăng sự gắn kết của mọi người. Vì vậy, là một nhà quản lý, bạn nên dành nhiều thời gian để tìm hiểu về từng cá nhân trong đội nhóm của mình thông qua các hoạt động vui chơi, đào tạo đội nhóm.

6.2.2 Khả năng lãnh đạo tuyệt vời

Lãnh đạo là người có trách nhiệm xử lý tình huống cũng như tổ chức một cách hiệu quả nhất. Chức năng lãnh đạo là yếu tố quan trọng tác động đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Quản lý giỏi sẽ biết nên lãnh đạo như thế nào để có sự tin tưởng của nhân viên và hoàn thành nhiệm vụ công việc thuận lợi nhất.

6.2.3 Khả năng giao tiếp khéo léo

Nhà quản lý nên tạo ấn tượng thông qua giọng nói, ngôn ngữ hình thể cũng như phong cách diễn đạt một cách dễ hiểu và thuyết phục được người nghe. Kỹ năng này đòi hỏi sự linh hoạt, tinh tế cũng như kinh nghiệm xã hội của người quản lý. Một người quản lý giao tiếp khéo léo là người biết đưa ra chỉ đạo hiệu quả và lắng nghe.

Hơn nữa, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng trao đổi thông tin với nhân viên. Nếu như bạn muốn lãnh đạo một nhóm, trước tiên cần phải có sự tôn trọng của đồng nghiệp bằng cách ứng xử một cách lịch sự và khéo léo với người khác. Đây là điều mà nhà quản lý nên làm để xây dựng và phát triển tổ chức.

6.2.4 Khả năng phục vụ khách hàng

Một người quản lý cần phải sẵn sàng bày tỏ sự đồng cảm trong khi làm việc với khách hàng. Nếu một nhà quản lý biết cách chia sẻ và phục vụ tốt, khách hàng sẽ có thể trở thành mối quan hệ lâu dài với bạn và những nhân viên bên cạnh bạn cũng ghi nhận tinh thần phục vụ của quản lý.

6.2.5 Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược

Quản lý sẽ là người trực tiếp đưa ra các quyết định và nhân viên sẽ thực hiện theo những quyết định đó. Việc lập kế hoạch cũng như tư duy chiến lược cũng sẽ giúp nhà quản lý phác họa được rõ nét các công việc mà họ cần làm để giúp công ty phát triển, bao gồm như quản lý đội nhóm, chi phí, doanh thu… của tổ chức.

6.2.6 Kỹ năng rèn luyện và phát triển bản thân

Người quản lý giỏi là người biết đánh giá và so sánh chính mình với thang đo của xã hội, từ đó có được cái nhìn toàn diện về vai trò trong việc phát triển bản thân. Quản lý cần nhận thức được điểm yếu của bản thân và loại bỏ chúng để tránh gây cản trở cho cả nhóm. 

Là một nhà quản lý, bạn sẽ có thêm động lực để có thể cải thiện và phát triển bản thân từ việc học hỏi từ những sai lầm. Không cần ai khác công nhận. Chính bạn sẽ là người đầu tiên nhận thấy những thành công nhỏ nhất của bản thân mình.

6.2.7 Đào tạo và phát triển nhân sự

Người quản lý tốt là người biết đánh giá, đào tạo, huấn luyện cũng như tạo mọi điều kiện cho nhân viên, giúp họ nâng cao chuyên môn cũng như các kỹ năng cần thiết. Khi nhân viên phạm phải sai lầm, nhà quản lý cần đưa ra cách góp ý và cách để giải quyết vấn đề một cách hợp lý nhất. Đây chính là cơ hội để họ có thể học hỏi và phát triển.

Đồng thời, nhà quản lý cần ghi nhận và khen thưởng nếu nhân viên thực hiện tốt. Hãy trao cho họ các cơ hội, nhiệm vụ, dự án mới để giúp tăng giá trị đóng góp của họ cho công ty. Ngoài ra, bạn cũng có thể quan tâm đến đời sống và khích lệ nhân sự thông qua những lời động viên, trò chuyện thân mật.

6.2.8 Quản trị sự thay đổi

Những yếu tố về nội bộ và môi trường luôn thay đổi, đòi hỏi Doanh nghiệp phải liên tục đổi mức để thích nghi và tồn tại. Bên cạnh đó, các đối thủ cạnh tranh trực tiếp liên tục xuất hiện và phát triển các sản phẩm mới. Vì vậy, một nhà quản lý giỏi phải là người có khả năng quản trị sự thay đổi tuyệt vời.

6.3 Yêu cầu về thái độ

Dưới đây là một số yêu cầu về thái độ cần có ở một nhà quản lý. Tuy nhiên đây chỉ là những thái độ chung, ứng với mỗi văn hóa công ty có thể thêm hoặc bớt đi các yêu cầu khác cho phù hợp hơn.

6.3.1 Tinh thần trách nhiệm cao

Phẩm chất này là cũng là một trong những thái độ quan trọng đối với các bậc quản lý. Bởi hầu hết mọi hoạt động đều cần một người đảm bảo đứng ra nhận các trách nhiệm về mình. Tinh thần trách nhiệm của nhà quản lý là một yêu cầu cao, đòi hỏi sự dũng cảm từ người đảm nhiệm.

6.3.2 Đáng tin cậy

Với vai trò là người quản lý, bạn phải thiết lập được những mối quan hệ tin cậy với nhân viên để họ luôn cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những thông tin với bạn. Khi nhận được sự tin tưởng của cấp dưới, bạn sẽ nhận được sự ủng hộ và hợp tác của nhân sự trong bất cứ công việc nào.

Bài viết trên đây Fastdo đã cùng các bạn tìm hiểu quản lý là gì cũng như những vai trò, kỹ năng mà một nhà quản lý cần có. Việc công ty hoạt động có hiệu quá hay không phụ thuộc rất nhiều vào người quản lý. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn tham khảo và giúp bạn thành công hơn với vai trò quản lý.

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Macro Management Là Gì? Trao Quyền Hay Là Sự Bỏ Mặc
• Lãnh đạo và quản lý khác nhau như thế nào?