Hiện nay OKR là một công cụ được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức hay các doanh nghiệp. Vậy OKR là gì? Cách áp dụng và đánh giá OKR trong doanh nghiệp như thế nào? Bài viết dưới đây của Fastdo sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này. Cùng theo dõi nhé!
1. OKR là gì?
OKRs (Viết tắt của Objective Key Results) là phương pháp được triển khai nhằm hỗ trợ việc quản lý mục tiêu. Qua đó đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, tập trung vào các nỗ lực đóng góp của cá nhân, nhóm, tổ chức, đo lường các đóng góp ấy để giúp tổ chức phát triển.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Xếp hạng các cấp độ của kỹ năng mà nhà quản lý cần có
2. Cấu trúc và nguyên lý hoạt động của hệ thống OKR là gì
Để có thể áp dụng OKRs một cách có hiệu quả, bạn cần nắm được cấu trúc và nguyên lý hoạt động của hệ thống OKRs. Vậy những nguyên lý hoạt động của phương pháp OKRs là gì?
2.1 Cấu trúc
OKRs được xây dựng dựa trên hai câu hỏi khác nhau:
- Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
Ví dụ: Chúng ta cần xây dựng một khóa học online miễn phí để đào tạo kiến thức cơ bản về Agile trong quý tới. Vậy thì một mục tiêu chúng ta có thể đặt ra trong quý tới là: Ra mắt một khoá học online về Agile basic, miễn phí, thu hút người học tới Học viện Agile.
Mục tiêu này được đưa ra ngắn gọn, mang tính định tính, có tính khả thi trong quý tới và khuyến khích sự sáng tạo của các cá nhân, nhóm để tạo nên một khóa học hấp dẫn.
- Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?
Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc của cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để có thể đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, nhằm tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.
Ví dụ: Quay trở lại với ví dụ ở trên, chúng ta đề cập về một khoá học online, miễn phí và thu hút người học tới Học viện Agile. Trong nhận định trên không có yếu tố nào có thể chuyển thành các con số trong kết quả then chốt. Chính vì vậy, chúng ta cần nghiên cứu trong bối cảnh kinh doanh hiện tại của tổ chức để cụ thể hoá kết quả then chốt thành định lượng, có thể như sau: 20 sinh viên đăng kí học khoá học trong tuần đầu tiên; 30% số sinh viên sau khi tham gia khóa học liên hệ lại để yêu cầu các khoá học/dịch vụ khác từ tổ chức.
>>> XEM THÊM: SLA là gì? 3 gợi ý giúp triển khai SLA hiệu quả
2.2 Nguyên lý hoạt động
OKRs hoạt động dựa trên hệ thống niềm tin sau:
- Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
- Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
- Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKRs của tổ chức.
- Tính hiệu suất: OKRs không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
>>>> XEM NHIỀU HƠN TẠI: 15 mẫu OKRs chi tiết cho các chức vụ, phòng ban, công ty
3. Lợi ích của công cụ quản trị mục tiêu OKR là gì?
Những lợi ích của phương pháp OKRs là gì? OKRs mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau đây:
- Liên kết nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ:
Quản trị OKRs được áp dụng xuyên suốt bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp, từ cấp độ cá nhân cho đến các phòng ban đều sẽ có OKRs. Từ đó giúp kết nối hiệu suất làm việc của tất cả với mục tiêu chung của công ty. Nhờ vậy ban lãnh đạo có thể đảm bảo được mọi người đang có chung một định hướng.
- Tập trung vào những vấn đề thiết yếu:
Với mỗi cấp độ trong doanh nghiệp thì OKRs sẽ đưa ra từ 3 – 5 mục tiêu chính, giúp toàn bộ nhân viên nắm rõ được nhiệm vụ, kế hoạch của từng cá nhân và cả phòng ban.
- Tăng tính minh bạch:
Như đã đề cập ở trên, OKRs đảm bảo rằng tất cả nhân viên không phân biệt vị trí, cấp bậc đều nắm rõ và theo dõi được OKRs của cả doanh nghiệp. Mọi nhân viên đều nắm rõ được công việc, kế hoạch của mỗi cá nhân và cả phòng ban, từ đó xây dựng được văn hóa minh bạch cho toàn công ty.
- Nhân viên được trao quyền:
Khi mọi mục tiêu và kế hoạch trở nên minh bạch, giúp ban lãnh đạo nắm rõ được hoạt động trong công ty và đưa ra những quyết định chính xác. Về phía nhân viên, họ được tạo cơ hội để theo dõi kết quả công việc của cá nhân và cả phòng ban, tổ chức.
- Đo lường được tiến độ hoàn thành mục tiêu:
Tiêu chí đầu tiên của kết quả then chốt chính là khả năng đo lường được. Vậy nên thông qua công cụ OKRs, tiến độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, phòng ban hay toàn thể công ty sẽ được phản ánh chính xác, đầy đủ thông qua các chỉ số.
- Tạo ra những kết quả vượt bậc:
Khi ứng dụng OKRs, mục tiêu được đặt ra sẽ cao hơn so với ngưỡng năng lực. Nhờ vậy mà từng cá nhân, phòng ban có thể phát huy tối đa khả năng trong công việc, góp phần cho toàn thể công ty đạt được những kết quả vượt bậc.
>>>> BỎ TÚI NGAY: Xây dựng kịch bản gọi điện thoại cho khách hàng từ A-Z
4. Cách phân tầng mục tiêu OKRs trong doanh nghiệp
Phân tầng mục tiêu trong OKRs là gì? Trong mô hình OKRs, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.
OKRs cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
- OKRs cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKRs cá nhân)
- OKRs cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành
Từ đó, ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:
4.1 Liên kết nghiêm ngặt
Trong cách tiếp cận này, ta xác định Objective ở cấp độ dưới là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.
Ví dụ:
- Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
– Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới
– Kết quả then chốt:
- Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12.
- 4 lượt thử nghiệm sản phẩm.
- Đạt mức rating 4.5+ tại app store.
- Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
– Mục tiêu: Thu hút 10,000 người dùng mới
– Kết quả then chốt:
- Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 15%.
- Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới.
- Đạt mức rating 4.5+ tại app store.
Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Với nghĩa đó, sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức này là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Quá trình này tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận Kỹ thuật đến bộ phận Chăm sóc khách hàng, và tiếp tục lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.
4.2 Liên kết định hướng
Cách phân tầng nghiêm ngặt của Objective và Key result không phải lúc nào cũng hiệu quả. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu tham vọng cho phòng ban, hoặc yêu cầu nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì theo sát cấu trúc mục tiêu của công ty.
Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”; nhưng Objective và Key Result của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:
- Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
– Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn.
– Kết quả then chốt:
- Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12.
- 4 lượt thử nghiệm sản phẩm.
- Đạt mức rating 4.5+ tại app store.
- Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
– Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích.
– Kết quả then chốt:
- Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 15%.
- Chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu.
- Được xuất hiện trên các tạp chí công nghệ.
Các mục tiêu đều được liên kết có định hướng với mục tiêu ở tầng cao hơn, nhưng không có liên kết nghiêm ngặt giữa Objective và Key result ở các cấp độ khác nhau. Với những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động, chúng tôi khuyến khích nhà quản lý nên sử dụng phương pháp này.
5. Hướng dẫn xây dựng hệ thống chỉ tiêu OKRs
Trong quá trình xây dựng Objective và Key result, bạn nên để ý một số điều sau:
5.1 Đối với Mục tiêu (Objective)
- Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 – 5 mục tiêu.
- Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế).
- Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.
>>>> THAM KHẢO NGAY: Mô hình SMART là gì? Đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART
5.2 Đối với Kết quả then chốt (Key Result)
Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.
- Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”).
- Key Result tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
- Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”.
6. Quy trình thiết lập công cụ quản trị mục tiêu OKRs trong doanh nghiệp
Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng OKRs thì quá trình chuẩn bị nên kéo dài khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu một quý mới hoặc năm mới.
Lộ trình có thể như sau:
- Tháng thứ nhất: Brainstorm về mục tiêu công ty. Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR.
- Tháng thứ hai: Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận. Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân.
- Tháng thứ ba: Kết nối, phân tầng và trình bày về hệ thống OKR.
- Tháng thứ tư: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân.
6.1 Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp
Nhà quản trị sẽ đặt ra 3-5 mục tiêu chính của công ty trong quý hoặc năm tiếp theo. Các mục tiêu này nên xuất phát từ tầm nhìn của những nhà lãnh đạo, có thể đi từ số liệu kinh doanh cụ thể “tăng chỉ số kinh doanh lên 200%” đến giá trị công ty “chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để hoạt động kinh doanh”.
Sau khi thiết lập các mục tiêu, phòng ban sẽ xác định những kết quả cụ thể cần thiết để đạt mục tiêu đó. Những kết quả then chốt sẽ giúp định hướng mục tiêu cho cấp độ tiếp theo của tổ chức.
6.2 Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKRs
Mỗi công ty với nhiều kiểu quy mô khác nhau, dẫn đến việc theo dõi OKRs trở thành thách thức. Dù sử dụng phần mềm nào, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn một quy trình trước khi bắt tay vào OKRs, nếu không công việc sẽ trở nên lộn xộn và doanh nghiệp sẽ không thể tối ưu được những giá trị mà OKRs mang lại.
6.3 Phổ biến với trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo mục tiêu
Bạn nên lên lịch họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch cho OKR của công ty. Những vấn đề cần thảo luận trong buổi họp này là:
- Khái quát về OKR: Mô hình OKR là gì? Lý do khiến ban lãnh đạo muốn sử dụng hệ thống OKR là gì?
- OKR 101: Cách áp dụng OKR trong công việc? Lợi ích và mặt hạn chế của phương pháp OKRs là gì?
- Thảo luận về OKR công ty: Bạn cần thảo luận với các trưởng phòng ban bộ phận về OKRs công ty mà ban quản trị đã thống nhất để lấy ý kiến phản hồi.
6.4 Phổ biến OKRs tới toàn doanh nghiệp
Sau cuộc thảo luận với người đứng đầu các phòng ban, đã đến lúc phổ biến về OKRs với toàn bộ công ty trong cuộc họp. Giống như buổi thảo luận phía trên, hãy đảm bảo rằng bạn đưa ra lý do về sự cần thiết của OKRs và cách chúng ta áp dụng nó trong công ty, từ đó nhân viên sẽ có cách kỳ vọng phù hợp về làm việc dựa trên hệ thống OKRs.
6.5 Trưởng phòng, ban làm việc với các thành viên để phác thảo OKRs cá nhân
Sau cuộc họp toàn công ty, những người quản lý sẽ hẹn gặp với từng cá nhân để lên ý tưởng cho OKR của mỗi người. Đây cũng là cuộc thảo luận hai chiều – Nhân viên muốn làm gì và Người quản lý muốn nhân viên làm gì.
Kết thúc buổi thảo luận, bạn sẽ chốt xong kỳ vọng của nhân viên và kỳ vọng của công ty với các nhân viên. Bằng cách duy trì các cuộc thảo luận này theo hàng quý, các nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền để ra quyết định về sự nghiệp và các công việc hàng ngày của họ.
6.6 Kết nối, phân tầng và trình bày OKRs
Sau khi thảo luận với từng nhân viên trong công ty, người lãnh đạo phòng ban và ban quản trị cùng ngồi lại và xem lại một lượt góc nhìn của các nhân viên có thể ảnh hưởng gì đến OKR của cả phòng ban hoặc công ty không. Sau khi thống nhất về OKR cho một quý hoặc năm, đã đến lúc để bạn trình bày OKR trong buổi họp toàn thể công ty tiếp theo và thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.
6.7 Theo dõi và quản lý OKRs cá nhân
Trong suốt một quý (hoặc năm), nhà quản lý nên liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKRs của các nhân viên để đảm bảo công ty đang đi đúng định hướng ban đầu.
>>>> ĐỌC THÊM VỀ: MPO là gì? MBP là gì? So sánh 2 phương pháp MBO và MBP
7. Cách đánh giá OKRs hiệu quả
OKRs sẽ được chấm trên thang đo từ 0.0 đến 1.0. Trong đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành.
Với mỗi Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Dưới đây là một ví dụ về cách đánh giá OKRs của bộ phận Marketing:
Khi đánh giá OKR, luôn nhớ rằng:
- Có hai loại kết quả then chốt
Những hoạt động không định lượng được như triển khai website mới) thì sẽ được đánh thang điểm nhị phân (0-không hoàn thành và 1-hoàn thành); còn các hoạt động đo lường được (như liên hệ với 10 nhà báo) thì tính điểm theo tỉ lệ % hoàn thành.
0.6 – 0.7 là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa rằng tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm cao hơn có nghĩa rằng OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc áp dụng mức mục tiêu cao ban đầu có thể không thoải mái cho lắm, nhưng khi được áp dụng đúng sẽ giúp tổ chức có thể đạt những kết quả vượt trội.
Dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả – dù hiểu theo cách nào, đây vẫn là một dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.
8. Một số lỗi thường gặp khi áp dụng phương pháp quản trị OKRs
Tuy đã có thể hiểu OKRs là gì nhưng khi sử dụng OKRs, có thể các bạn sẽ gặp phải những lỗi thường gặp phổ biến nhất như sau:
- Sử dụng OKRs làm bảng danh sách công việc
Mục đích của OKR được tạo ra để đo lường giá trị chứ không phải tạo ra để thực hiện những công việc nhỏ lẻ. Chính vì thế, bạn phải hiểu được sự khác biệt giữa kết quả then chốt dựa trên giá trị và hoạt động.
- Đặt ra quá nhiều OKRs
Đây là một lỗi phổ biến và nó thường xảy ra khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ OKR là gì và sử dụng OKR làm danh sách công việc. Hãy chỉ để OKR liệt kê ra các ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, qua đó biết được điều gì là quan trọng nhất. Nếu bạn đã sử dụng kết quả then chốt dựa trên giá trị thì bạn phải tập trung trọng điểm để nhân viên nhớ đến OKRs.
- Không điều chỉnh OKR
OKR là một công cụ mà doanh nghiệp phải vừa sử dụng, vừa điều chỉnh. Chính vì thế các bộ phận phải tương tác với nhau để có điều chỉnh nhất định.
- Tạo ra OKR và không tập trung vào nó
Rất nhiều doanh nghiệp đã tạo ra OKR nhưng lại không tập trung và theo dõi thường xuyên khiến doanh nghiệp không thể đạt được mục đích của OKR.
>>>> GIẢI ĐÁP: KPI và OKR: So sánh sự khác biệt giữa hai chỉ tiêu đo lường
9. Công cụ quản trị mục tiêu fOKRs của Fastdo
Bộ quản trị OKRs fOKRs được ra mắt giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện Fastdo là công cụ đáp ứng được cả 4 tiêu chí trên. Phần mềm OKRs là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các kết quả then chốt thông qua những dữ liệu trực quan được cập nhật hàng ngày; đồng thời kết nối nhà quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Với những thông tin hữu ích mà FASTDO đã chia sẻ trong bài trên, hy vọng bạn đọc đã giải đáp được thắc mắc “OKR là gì?”. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào hoặc muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua website fastdo.vn nhé!
>>>> KHÁM PHÁ THÊM:
![[TẢI MIỄN PHÍ] 7+ mẫu biên bản cuộc họp và cách viết chi tiết](https://fastdo.vn/wp-content/uploads/2024/10/bien-ban-cuoc-hop-ava.jpg)
