Bản tường trình là văn bản người trong cuộc tự trình bày lại diễn biến một sự việc với người có trách nhiệm xem xét, thường dùng khi có sai sót, sự cố hoặc vi phạm trong doanh nghiệp.
Bài này đưa ra cấu trúc chuẩn của bản tường trình, cách viết từng bước, bảng 6 tình huống hay gặp và phần xem trước mẫu để quản lý dùng ngay.
1. Bản tường trình là gì và dùng khi nào?
Bản tường trình là bản tự khai bằng văn bản về một sự việc cụ thể, do chính người có liên quan viết ra theo yêu cầu của cấp quản lý.
Mục đích là làm rõ sự việc: chuyện gì xảy ra, vào lúc nào, ai biết, nguyên nhân từ đâu. Người nhận dùng bản này để xác minh và quyết định hướng xử lý.
Bản tường trình khác với đơn xin hay bản kiểm điểm. Đơn là xin một quyền lợi. Bản kiểm điểm là tự nhận xét ưu, khuyết điểm. Bản tường trình chỉ kể lại sự việc.
| Văn bản | Mục đích | Người viết | Nội dung chính |
|---|---|---|---|
| Bản tường trình | Làm rõ sự việc | Người trong cuộc hoặc người chứng kiến | Diễn biến, nguyên nhân, người biết |
| Bản kiểm điểm | Tự nhận xét | Người vi phạm | Ưu điểm, khuyết điểm, hướng sửa |
| Biên bản | Ghi nhận tại chỗ | Người lập biên bản | Thời gian, thành phần, kết luận |
| Đơn đề nghị | Xin quyền lợi | Người có nhu cầu | Yêu cầu và lý do |
Trong thủ tục xử lý vi phạm nội quy, bản tường trình đi kèm biên bản vi phạm. Quy trình đầy đủ xem ở bài mẫu biên bản vi phạm nội quy.
2. Cấu trúc chuẩn của một bản tường trình
Một bản tường trình đầy đủ có 9 phần, xếp từ trên xuống theo thứ tự cố định để người đọc tìm thông tin nhanh.
- Quốc hiệu và tiêu đề. Ghi quốc hiệu, tiêu ngữ, rồi tiêu đề “BẢN TƯỜNG TRÌNH” và trích yếu ngắn (về việc gì).
- Người nhận. Ghi “Kính gửi” kèm chức danh người yêu cầu tường trình.
- Thông tin người viết. Họ tên, chức danh, bộ phận, địa điểm làm việc.
- Lý do viết. Nêu rõ viết theo yêu cầu của ai, vào ngày nào, về sự việc gì.
- Diễn biến sự việc. Kể theo trình tự thời gian, ghi giờ, địa điểm, người có mặt.
- Nguyên nhân. Trình bày hiểu biết của bản thân, tách biệt với phần diễn biến.
- Người biết sự việc và chứng cứ. Tên người làm chứng, camera, tin nhắn, chứng từ liên quan.
- Ý kiến, đề xuất. Cách khắc phục hoặc ý kiến của người viết.
- Cam đoan, ngày tháng, chữ ký. Cam đoan nội dung đúng sự thật, ký tên và ghi rõ họ tên.
Mỗi phần chỉ nên chiếm vài dòng. Bản tường trình dài và lan man thường làm mờ chính sự việc.
3. Cách viết bản tường trình đúng trong 6 bước
Viết bản tường trình hiệu quả nhất là chuẩn bị dữ kiện trước, rồi kể ngắn, đúng thời gian, đúng sự thật.
- Ghi lại mốc thời gian. Liệt kê giờ, ngày, địa điểm trước khi viết, dựa vào tin nhắn, camera, bảng công.
- Nêu sự việc bằng câu trung tính. Dùng động từ mô tả hành động (“tôi nhận hàng lúc 8 giờ”), tránh từ cảm xúc.
- Tách sự kiện và ý kiến. Điều mình thấy tận mắt viết ở phần diễn biến. Điều mình đoán viết ở phần nguyên nhân.
- Nêu người liên quan bằng họ tên, chức danh. Không gọi chung chung là “một bạn” hay “họ”.
- Đính kèm chứng cứ có sẵn. Ảnh chụp, phiếu giao nhận, bảng chấm công, tin nhắn.
- Đọc lại và ký. Kiểm số liệu, ngày giờ, rồi ký. Không ký khi chưa đọc hết nội dung.
Nếu người viết thừa nhận lỗi, cứ ghi thẳng phần lỗi của mình. Nếu không đồng ý với kết luận ban đầu, ghi rõ lý do bằng dữ kiện thay vì lời trách móc.
4. Bảng 6 tình huống thường gặp và điểm cần nêu
Mỗi tình huống cần nhấn vào những dữ kiện khác nhau, nhưng đều bám khung 9 phần ở mục 2.
| Tình huống | Dữ kiện bắt buộc nêu | Chứng cứ nên đính kèm | Lưu ý riêng |
|---|---|---|---|
| Đi muộn, vắng mặt | Giờ đến thực tế, giờ quy định, lý do, có báo trước hay không | Bảng chấm công, tin nhắn báo | Nêu có xin phép hay không |
| Mất tài sản, mất tiền | Thời điểm phát hiện, vị trí, giá trị ước tính, ai biết | Biên bản kiểm kê, camera | Không quy trách nhiệm khi chưa có kết luận |
| Sai sót công việc | Việc được giao, bước làm sai, hậu quả | Phiếu việc, hồ sơ liên quan | Nêu cách đã khắc phục |
| Thiếu hụt hàng, lệch kho | Số liệu sổ sách và thực tế, thời điểm kiểm | Phiếu nhập xuất, biên bản kiểm kê | Ghi số lượng cụ thể |
| Sự cố với khách hàng | Lời của khách và phản hồi, thời điểm, người chứng kiến | Hoá đơn, ghi âm, camera | Dùng lời trung thực, không bình luận khách |
| Tai nạn, hư hỏng thiết bị | Diễn biến, tình trạng thiết bị, thương tích nếu có | Ảnh hiện trường, biên bản | Nêu biện pháp xử lý ngay lúc đó |
Các tình huống liên quan đến tiền, hàng tồn nên đối chiếu thêm với biên bản kiểm kê và biên bản giao nhận hàng hóa.
5. Mẫu bản tường trình (xem trước)
Mẫu bản tường trình tặng kèm gồm 6 phiên bản theo 6 tình huống ở mục 4, mỗi bản có gợi ý câu viết cho từng mục. Phần dưới chỉ xem trước khung chung.
Xem trước: Bản tường trình (khung chung)
| Phần | Nội dung điền | Gợi ý |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu đề | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, BẢN TƯỜNG TRÌNH, về việc … | Trích yếu ngắn, một dòng |
| Kính gửi | Chức danh người yêu cầu | Ghi đúng chức danh |
| Người viết | Họ tên, chức danh, bộ phận | Khớp hồ sơ nhân sự |
| Lý do viết | Theo yêu cầu của … ngày … | Nêu ngày nhận yêu cầu |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
File đầy đủ còn các phần: diễn biến theo mốc thời gian, nguyên nhân, người biết sự việc, chứng cứ đính kèm, đề xuất, cam đoan và chữ ký, cùng 6 phiên bản theo tình huống.
6. Lỗi thường gặp khi viết bản tường trình
Lỗi hay gặp nhất là kể thiếu mốc thời gian và trộn ý kiến cá nhân vào phần diễn biến. Hai lỗi này làm người xem xét khó xác minh.
- Thiếu giờ, ngày cụ thể: viết “hôm qua”, “buổi sáng” thay vì ngày và giờ.
- Đổ lỗi cho người khác: dùng từ đánh giá thay cho dữ kiện.
- Viết tắt, từ địa phương: người đọc ở bộ phận khác không hiểu.
- Không đính kèm chứng cứ: dù đã có sẵn ảnh, phiếu.
- Sửa bản đã ký: nếu cần sửa, viết bản bổ sung có ngày mới.
- Không lưu hồ sơ: bản tường trình cần được lưu cùng biên bản và quyết định xử lý.
Người quản lý nhận bản tường trình nên phản hồi bằng văn bản hoặc biên bản làm việc, để việc xử lý có đầu có đuôi. Với hành vi vi phạm kỷ luật, tham khảo thêm bài tính kỷ luật trong công việc.
7. Câu hỏi thường gặp về bản tường trình
Bản tường trình có bắt buộc viết tay không?
Doanh nghiệp tự quy định trong nội quy hoặc quy chế. Nhiều nơi chấp nhận bản in có ký tên, một số yêu cầu viết tay để xác thực. Nên thống nhất một cách và ghi rõ trong quy định nội bộ.
Bản tường trình khác bản kiểm điểm thế nào?
Bản tường trình kể lại sự việc để làm rõ. Bản kiểm điểm là tự đánh giá khuyết điểm và hướng sửa. Hai văn bản có thể cùng xuất hiện trong một vụ việc nhưng mục đích khác nhau.
Viết bản tường trình xong có bị kỷ luật không?
Việc viết bản tường trình chỉ là bước làm rõ sự việc. Hướng xử lý do người có thẩm quyền quyết định sau khi xác minh và theo nội quy, quy trình của doanh nghiệp.
Bản tường trình cần bao nhiêu bản?
Thông thường lập 2 bản: một bản nộp cho người yêu cầu, một bản người viết giữ. Doanh nghiệp có thể quy định thêm bản lưu hồ sơ nhân sự.
Có thể nhờ người khác viết thay không?
Nên để chính người trong cuộc tự viết và ký, vì đây là lời tự khai của họ. Người khác chỉ hỗ trợ về hình thức, không thay đổi nội dung.
Nhận file đầy đủ
Muốn có bộ mẫu bản tường trình 6 tình huống ở dạng Word sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm) đầy đủ. Tải về rồi điền thông tin công ty là dùng được.
8. Fastdo hỗ trợ lưu và xử lý hồ sơ vụ việc
Khi có sự cố, điều khó nhất là theo dõi ai đã làm gì, đến bước nào. fWorkflow của Fastdo cho phép lập quy trình trình ký và phê duyệt nhiều bước, giúp giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian chuyển hồ sơ giữa các bộ phận. fTodolist giúp giao việc xác minh và nhắc hạn xử lý để không bỏ sót. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 26/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 26/10/2026)
- Trang sản phẩm fTodolist: https://fastdo.vn/phan-mem-todolist/ (truy cập 26/10/2026)
