Giấy đề nghị tạm ứng là văn bản nội bộ để nhân viên xin nhận trước một khoản tiền từ công ty, rồi hoàn ứng hoặc quyết toán sau khi việc đã làm xong.
Trong thực tế có hai loại hay bị nhầm: tạm ứng chi phí công việc (mua vật tư, đi công tác) và tạm ứng tiền lương. Bài này phân biệt hai loại, nêu quy định, quy trình duyệt và cho xem trước mẫu.
1. Tạm ứng chi phí và tạm ứng lương khác nhau thế nào?
Tạm ứng chi phí là tiền công ty ứng để nhân viên chi cho công việc; tạm ứng lương là tiền lương được trả trước kỳ trả lương. Hai loại khác nhau về mục đích, cách duyệt và cách thu hồi.
| Tiêu chí | Tạm ứng chi phí công việc | Tạm ứng tiền lương |
|---|---|---|
| Mục đích | Mua vật tư, công tác phí, chi sự kiện | Nhu cầu cá nhân của người lao động |
| Chứng từ | Giấy đề nghị tạm ứng, sau đó bảng kê và chứng từ chi | Đơn xin tạm ứng lương |
| Thu hồi | Hoàn ứng bằng chứng từ hoặc nộp lại phần dư | Trừ vào kỳ lương theo thỏa thuận |
| Người duyệt | Trưởng bộ phận, kế toán, người duyệt chi | Quản lý trực tiếp, nhân sự, kế toán |
| Căn cứ | Quy chế tài chính nội bộ, quy định về chứng từ kế toán | Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 |
Khi tạm ứng chi phí xong, công việc tiếp theo là giấy đề nghị thanh toán để quyết toán khoản đã ứng.
2. Quy định về tạm ứng tiền lương theo Bộ luật Lao động
Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021) quy định ba trường hợp tạm ứng tiền lương.
Khoản 1: theo thỏa thuận. Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi. Doanh nghiệp vì vậy không được thu lãi trên khoản ứng lương.
Khoản 2: nghĩa vụ công dân. Người lao động tạm thời nghỉ việc từ 01 tuần trở lên để thực hiện nghĩa vụ công dân thì doanh nghiệp phải cho tạm ứng tương ứng số ngày nghỉ, tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng, và người lao động phải hoàn trả. Người nhập ngũ theo Luật Nghĩa vụ quân sự không thuộc diện này.
Khoản 3: nghỉ hằng năm. Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ. Chi tiết số ngày phép xem bài nghỉ phép năm.
Phần “điều kiện thỏa thuận” ở khoản 1 là chỗ doanh nghiệp tự đặt quy chế: số lần ứng mỗi tháng, mức tối đa, hạn thu hồi. Nên ghi các điều kiện này vào quy chế lương hoặc thỏa thuận lao động để áp dụng thống nhất.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Giấy đề nghị tạm ứng cần có những mục nào
Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ chi tiền, nên cần đủ thông tin để người duyệt và kế toán không phải hỏi lại. Chứng từ kế toán có nội dung chủ yếu theo Điều 16 Luật Kế toán, và chứng từ chi tiền phải được người có thẩm quyền duyệt trước khi chi (Điều 19 khoản 3).
Bảy mục nên có:
- Tiêu đề, số, ngày lập. Đánh số liên tục theo năm.
- Kính gửi. Ban giám đốc hoặc kế toán trưởng, ghi đúng người duyệt chi.
- Người đề nghị. Họ tên, bộ phận, chức danh.
- Lý do tạm ứng. Việc gì, dự án nào, địa điểm, thời gian.
- Số tiền. Ghi bằng số và bằng chữ, hai cách phải khớp nhau.
- Thời hạn hoàn ứng. Ngày cụ thể, không ghi “sau khi xong việc”.
- Hình thức nhận tiền. Tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Cuối giấy là khối chữ ký: người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán, người duyệt chi.
4. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng (xem trước)
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng dùng được cho doanh nghiệp nhỏ gồm khối thông tin, khối số tiền và thời hạn hoàn ứng, và khối chữ ký. Phần dưới chỉ xem trước một phần.
Xem trước: Giấy đề nghị tạm ứng
| Phần | Nội dung ghi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tiêu đề, số, ngày | Giấy đề nghị tạm ứng, số hiệu, ngày lập | Ghi đúng ngày thực tế |
| Kính gửi | Ban giám đốc, kế toán trưởng | Đúng người duyệt chi |
| Người đề nghị | Họ tên, bộ phận, chức danh | Một giấy cho một đợt ứng |
| Lý do tạm ứng | Công việc, dự án, địa điểm | Nêu cụ thể, tránh “chi phí khác” |
| Số tiền | Bằng số và bằng chữ | Hai cách ghi phải khớp |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
File đầy đủ còn các phần: thời hạn hoàn ứng, hình thức nhận tiền, dòng kiểm tra tạm ứng kỳ trước chưa hoàn, khối chữ ký bốn cấp, và đơn xin tạm ứng lương kèm cam kết trừ vào kỳ lương.
5. Đơn xin tạm ứng lương: nên ghi gì
Đơn xin tạm ứng lương ngắn hơn giấy đề nghị tạm ứng chi phí, nhưng cần ghi rõ số tiền và cách trừ để hai bên không tranh cãi.
- Thông tin người lao động. Họ tên, bộ phận, mã nhân viên.
- Số tiền xin ứng. Bằng số và bằng chữ, không vượt hạn mức trong quy chế.
- Lý do. Ghi ngắn gọn; với trường hợp luật buộc doanh nghiệp ứng, nêu rõ căn cứ (nghỉ hằng năm, nghĩa vụ công dân).
- Kỳ lương trừ. Trừ một lần vào kỳ lương nào, hoặc chia thành các kỳ.
- Xác nhận quản lý trực tiếp. Xác nhận người lao động đang làm việc và đủ công.
- Duyệt của nhân sự và kế toán. Đối chiếu bảng công và số đã ứng trong tháng.
Cách trừ nên được hai bên đồng ý bằng văn bản ngay từ đầu, tránh khấu trừ đơn phương.
6. Quy trình duyệt tạm ứng: 6 bước
Quy trình duyệt tạm ứng cần ít bước nhưng không bỏ bước kiểm tra tạm ứng cũ. Dưới đây là quy trình tham khảo, doanh nghiệp điều chỉnh theo quy chế của mình.
- Nhân viên lập giấy. Điền đủ thông tin, đính kèm kế hoạch hoặc lịch công tác nếu có.
- Trưởng bộ phận xác nhận. Xác nhận khoản chi cần thiết cho công việc.
- Kế toán kiểm tra. Kiểm tra người đề nghị còn khoản tạm ứng cũ chưa hoàn hay không và còn trong hạn mức.
- Người có thẩm quyền duyệt chi. Ký duyệt trước khi chi tiền.
- Chi tiền và ghi sổ. Thủ quỹ chi theo phiếu chi, ghi vào sổ quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Theo dõi hoàn ứng. Đặt nhắc ngày hoàn ứng; quá hạn thì nhắc, chưa hoàn thì chưa cho ứng đợt mới.
Nguyên tắc “chưa hoàn ứng cũ, chưa ứng mới” là biện pháp kiểm soát đơn giản nhưng hiệu quả.
7. Ví dụ minh hoạ: tạm ứng công tác và hoàn ứng
Ví dụ minh hoạ (số giả định). Bạn B đi công tác một ngày, xin tạm ứng 3.000.000 đồng. Sau chuyến đi, chứng từ chi hợp lệ tổng cộng 2.400.000 đồng.
| Hạng mục | Số tiền (đồng) | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Tạm ứng đã nhận | 3.000.000 | Ghi nhận khi chi tiền |
| Chứng từ chi hợp lệ | 2.400.000 | Nộp kèm bảng kê |
| Chênh lệch | 600.000 | Phần dư |
| Kết quả | Nộp lại 600.000 | Lập phiếu thu, ghi sổ quỹ |
Nếu chứng từ vượt số đã ứng, kế toán chi bổ sung phần chênh lệch theo giấy đề nghị thanh toán. Mọi bước nên có chứng từ và chữ ký, không sửa tẩy trên giấy đã ký.
8. Lỗi thường gặp khi tạm ứng
Phần lớn sai sót đến từ việc không theo dõi hạn hoàn ứng và không phân biệt hai loại tạm ứng.
- Trộn tạm ứng lương với tạm ứng chi phí: làm sai cách thu hồi và cách hạch toán.
- Không ghi hạn hoàn ứng: khoản tạm ứng treo nhiều tháng.
- Ứng đợt mới khi chưa hoàn ứng cũ.
- Thiếu chữ ký người duyệt: chứng từ chi tiền bị thiếu thẩm quyền.
- Tính lãi trên khoản ứng lương: trái quy định không tính lãi ở Điều 101 khoản 1.
- Không có quy chế: mỗi lần ứng một cách, nhân viên thấy không công bằng.
9. Nhận file đầy đủ
Muốn lấy mẫu giấy đề nghị tạm ứng và đơn xin tạm ứng lương đầy đủ ở dạng sửa được, bạn tham gia Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666. Sau khi vào nhóm, làm theo hướng dẫn để nhận file.
10. Câu hỏi thường gặp về giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng và giấy đề nghị thanh toán khác nhau thế nào?
Tạm ứng xin tiền trước khi chi. Thanh toán xin tiền sau khi đã có chứng từ hoặc khi đến hạn trả. Hai giấy thường đi cùng nhau: tạm ứng trước, thanh toán để quyết toán sau.
Công ty có được tính lãi khi cho nhân viên tạm ứng lương không?
Không. Điều 101 khoản 1 Bộ luật Lao động 2019 nêu người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi.
Công ty có bắt buộc cho tạm ứng lương không?
Có trong hai trường hợp luật nêu: nghỉ việc từ 01 tuần trở lên để thực hiện nghĩa vụ công dân (khoản 2) và nghỉ hằng năm (khoản 3). Trường hợp khác thì theo thỏa thuận.
Tạm ứng bao lâu phải hoàn ứng?
Luật không quy định số ngày chung cho tạm ứng chi phí. Doanh nghiệp tự đặt hạn trong quy chế, thường gắn với ngày kết thúc công việc, và ghi hạn đó trên giấy đề nghị.
Có cần chứng từ khi tạm ứng lương không?
Chỉ cần đơn xin tạm ứng có duyệt và xác nhận số tiền, kỳ trừ. Chứng từ chi như hoá đơn dành cho tạm ứng chi phí công việc, không phải tạm ứng lương.
11. Fastdo hỗ trợ quy trình duyệt tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng thường đi qua nhiều cấp ký, dễ chậm khi chuyển tay. fWorkflow của Fastdo cho thiết lập sơ đồ quy trình bằng kéo thả, tự động chuyển bước và giao việc cho người ở giai đoạn sau, tuỳ chỉnh form biểu mẫu ở mỗi bước, giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian trình ký. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 26/10/2026)
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14), Điều 101, hiệu lực 01/01/2021: https://lsvn.vn/tu-01-01-2021-nguoi-lao-dong-duoc-tam-ung-tien-luong-khong-bi-tinh-lai-a88797.html (truy cập 26/10/2026)
- Luật Kế toán, văn bản hợp nhất (đã tích hợp Luật 56/2024/QH15 và Luật 108/2025/QH15), Công báo số 172 ngày 31/03/2026, Điều 16-20, 41: https://cdn.thuvienphapluat.vn//uploads/Hoidapphapluat/2026/LNMT/Thang_4/260404/172_41_VBHN_VPQH.pdf (đối chiếu từ bài 62, truy cập 21/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 26/10/2026)
