Phiếu giao hàng là chứng từ đi kèm lô hàng, ghi rõ bên giao, bên nhận, hàng gì, số lượng bao nhiêu và ai đã nhận.
Bài này nêu các cột cần có của mẫu phiếu giao hàng, quy trình lập 6 bước, lỗi ký nhận hay gặp và cho xem trước mẫu Excel, Word dùng được ngay.
1. Phiếu giao hàng là gì và dùng khi nào
Phiếu giao hàng là chứng từ ghi nhận việc bên bán hoặc bên kho chuyển hàng cho bên nhận, kèm xác nhận số lượng và tình trạng hàng tại thời điểm bàn giao.
Doanh nghiệp thường dùng phiếu này trong ba tình huống:
- Bán hàng cho khách có giao tận nơi: nhân viên giao hàng mang phiếu để khách ký nhận.
- Điều chuyển giữa kho và cửa hàng: kho tổng giao hàng cho từng chi nhánh trong chuỗi.
- Giao hàng của nhà cung cấp: bên mua kiểm hàng theo phiếu rồi mới nhập kho.
Phiếu giao hàng khác hoá đơn. Hoá đơn dùng để ghi nhận bán hàng và thanh toán, còn phiếu giao hàng chứng minh hàng đã được giao đến đúng người. Việc lập hoá đơn thực hiện theo quy định riêng, xem bài hoá đơn bán hàng.
2. Phiếu giao hàng, phiếu giao nhận và biên bản giao nhận khác nhau thế nào
Ba tên gọi này cùng chứng minh việc bàn giao, nhưng khác nhau ở mức độ chi tiết và trường hợp dùng.
| Tiêu chí | Phiếu giao hàng | Phiếu giao nhận | Biên bản giao nhận hàng hoá |
|---|---|---|---|
| Dạng văn bản | Một trang, bảng liệt kê hàng | Một trang, có thêm phần nhận | Văn bản nhiều điều khoản |
| Khi dùng | Giao hàng thường xuyên, giá trị nhỏ và vừa | Giao có kiểm đếm tại chỗ | Lô hàng giá trị lớn, thiết bị, có điều kiện nghiệm thu |
| Người ký | Người giao, người nhận | Người giao, người nhận, thủ kho | Đại diện hai bên, có thể thêm người chứng kiến |
| Ghi nhận hàng lỗi | Cột ghi chú | Có phần ý kiến bên nhận | Có mục lập biên bản riêng |
| Thời gian lập | Vài phút | Vài phút | Có thể cần thêm thời gian kiểm tra |
Nếu lô hàng lớn hoặc cần nghiệm thu kỹ thuật, nên dùng biên bản giao nhận hàng hoá thay cho phiếu một trang.
3. Mẫu phiếu giao hàng cần có những cột và mục nào
Mẫu phiếu giao hàng gồm phần đầu (thông tin chung), phần thân (bảng hàng) và phần cuối (chữ ký). Thiếu bất kỳ phần nào, phiếu khó dùng làm bằng chứng khi có tranh chấp.
Phần đầu
- Tên, địa chỉ, số điện thoại bên giao; tên, địa chỉ người nhận.
- Số phiếu và ngày giao. Số phiếu nên đánh liên tục để dễ đối chiếu.
- Số đơn hàng hoặc số hợp đồng liên quan.
Phần thân (bảng hàng)
- Số thứ tự, tên hàng, mã hàng, đơn vị tính.
- Số lượng đặt, số lượng giao thực tế, số lượng nhận.
- Ghi chú: lô, hạn dùng, tình trạng bao bì, hàng đổi trả.
Phần cuối
- Phương thức vận chuyển, biển số xe hoặc tên người giao.
- Ý kiến bên nhận (đủ, thiếu, hỏng).
- Họ tên, chữ ký người giao, người nhận, thủ kho (nếu có).
4. Mẫu phiếu giao hàng (xem trước)
Mẫu phiếu giao hàng gồm 6 vùng chính, từ thông tin hai bên đến chữ ký xác nhận. Phần dưới chỉ cho xem trước vùng đầu và vài dòng hàng để bạn nắm cấu trúc.
Xem trước: Mẫu phiếu giao hàng (ví dụ minh hoạ, số giả định)
| STT | Tên hàng | ĐVT | SL giao | SL nhận | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Hàng mẫu A | Thùng | 10 | 10 | Nguyên đai, nguyên kiện |
| 2 | Hàng mẫu B | Cái | 50 | 48 | Thiếu 2 cái, ghi nhận tại chỗ |
| 3 | Hàng mẫu C | Hộp | 20 | 20 | Một hộp móp góc, vẫn dùng được |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
File đầy đủ còn các phần: cột mã hàng và lô, tổng hợp số lượng, tình trạng hàng, thông tin phương tiện, ý kiến bên nhận, vùng chữ ký ba bên và mẫu theo dõi phiếu đã giao.
5. Cách lập phiếu giao hàng đúng trong 6 bước
Quy trình lập phiếu bắt đầu từ đơn hàng và kết thúc ở việc lưu liên phiếu đã ký. Làm đủ 6 bước này giúp số liệu kho, công nợ và giao hàng khớp nhau.
- Căn cứ vào đơn hàng. Mở đơn đã duyệt, ghi số đơn lên phiếu để đối chiếu về sau.
- Soạn hàng và đếm lần một. Thủ kho lấy hàng theo đơn, đếm số lượng và kiểm tình trạng bao bì.
- Lập phiếu nhiều liên. Điền đủ các cột. Thông thường lập hai liên: một liên đi cùng hàng, một liên lưu tại kho.
- Bàn giao cho người giao. Người giao ký nhận hàng từ kho, ghi giờ xuất phát.
- Kiểm hàng tại nơi nhận. Bên nhận đếm lại cùng người giao, ghi thực nhận và ý kiến vào cột ghi chú.
- Ký, trả phiếu và lưu hồ sơ. Hai bên ký, người giao mang liên có chữ ký về kho; kế toán lưu cùng đơn hàng.
Với hàng cần xuất khỏi kho trước khi giao, phiếu giao hàng nên khớp với phiếu xuất kho cùng ngày.
6. Lưu ý khi ký nhận để tránh tranh chấp
Ký nhận là bước bên nhận xác nhận đã kiểm hàng, nên chữ ký phải đi cùng thông tin thực nhận chứ không chỉ là chữ ký “cho xong”.
- Kiểm hàng trước khi ký. Đếm số lượng, xem bao bì, kiểm hạn dùng với hàng có hạn.
- Ghi ý kiến ngay trên phiếu. Hàng thiếu hoặc hỏng ghi rõ số lượng, kèm ảnh chụp nếu có.
- Ghi họ tên in rõ, ngày giờ. Chữ ký không kèm họ tên khó truy ra người nhận.
- Người ký nhận đúng thẩm quyền. Nếu khách ủy quyền cho người khác nhận hàng, cần giấy tờ ủy quyền, xem bài mẫu giấy ủy quyền.
- Không ký phiếu trắng. Phiếu chưa điền số lượng không được ký trước.
- Giữ liên đã ký. Lưu bản gốc hoặc ảnh chụp rõ nét cùng đơn hàng để đối chiếu công nợ.
Khi cuối kỳ hai bên cần chốt số liệu, phiếu giao hàng là căn cứ cho biên bản đối chiếu công nợ.
7. Các lỗi thường gặp khi lập và quản lý phiếu giao hàng
Lỗi phổ biến nhất là phiếu không khớp với hàng thực giao hoặc không lưu được liên đã ký. Hai lỗi này thường chỉ lộ ra khi đã có tranh chấp.
| Lỗi | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Không ghi số đơn hàng trên phiếu | Khó đối chiếu với đơn và hoá đơn | Mỗi phiếu có một trường số đơn bắt buộc |
| Số lượng giao và số lượng nhận ghi chung một cột | Không biết chênh lệch nằm ở đâu | Tách hai cột riêng |
| Ký nhận khi chưa kiểm hàng | Mất căn cứ khiếu nại hàng thiếu, hỏng | Kiểm xong mới ký, ghi ý kiến |
| Mất liên đã ký | Không chứng minh được đã giao | Chụp ảnh phiếu ngay sau khi ký |
| Phiếu viết tay không đánh số | Dễ trùng, dễ thất lạc | Đánh số liên tục theo sổ hoặc theo file |
| Không đối chiếu với kho | Tồn kho lệch so với thực tế | Cuối ngày đối chiếu phiếu giao với phiếu xuất kho và biên bản kiểm kê |
Nhận file đầy đủ
Muốn có mẫu phiếu giao hàng đầy đủ ở dạng Excel và Word sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Tải về rồi đổi logo, thông tin công ty là dùng được.
8. Câu hỏi thường gặp
Phiếu giao hàng có thay thế được hoá đơn không?
Không. Phiếu giao hàng chứng minh việc bàn giao hàng, còn hoá đơn là chứng từ bán hàng theo quy định về hoá đơn. Hai loại chứng từ có mục đích khác nhau và thường đi kèm nhau.
Phiếu giao hàng nên lập mấy liên?
Tối thiểu hai liên: một liên đi cùng hàng để bên nhận ký, một liên giữ tại kho. Doanh nghiệp có kế toán riêng thường thêm một liên cho kế toán. Số liên do doanh nghiệp tự quy định.
Nên dùng phiếu giao hàng Excel hay Word?
Excel hợp khi cần tự cộng số lượng và theo dõi nhiều phiếu trong một file. Word hợp khi in ra ký tay ngay tại nơi giao. Nhiều cửa hàng dùng cả hai: Excel để quản lý, Word để in.
Bên nhận phát hiện hàng thiếu sau khi đã ký thì sao?
Nên báo ngay bằng văn bản hoặc tin nhắn kèm ảnh, nêu số phiếu và số lượng thiếu. Nếu phiếu đã ký không có ý kiến, việc chứng minh sẽ khó hơn, nên cần thoả thuận lại với bên giao.
Phiếu giao hàng điện tử có giá trị không?
Tuỳ cách hai bên thoả thuận và pháp luật liên quan. Nhiều doanh nghiệp lưu ảnh phiếu ký hoặc ký điện tử cho nội bộ. Với lô hàng lớn nên hỏi chuyên gia pháp lý, xem thêm hợp đồng điện tử.
9. Fastdo hỗ trợ phê duyệt và theo dõi việc giao hàng nội bộ
fWorkflow của Fastdo cho phép dựng quy trình nhiều bước có form biểu mẫu ở từng bước và tự chuyển bước, giao việc cho người phụ trách, nên đơn hàng, duyệt xuất hàng và xác nhận giao hàng có thể đi trên một luồng thay vì nhiều tin nhắn. fTodolist giúp giao việc và nhắc hạn cho nhân viên giao hàng. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Luật Thương mại 36/2005/QH11, văn bản hợp nhất 113/VBHN-VPQH năm 2025, Điều 34, 35 (giao hàng và chứng từ liên quan): https://legalzone.vn/wp-content/uploads/legal-sources/law-library-2026/docx/vbhn-113-vbhn-vpqh-2025-luat-thuong-mai.docx (truy cập 26/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 26/10/2026)
- Trang sản phẩm fTodolist: https://fastdo.vn/phan-mem-todolist/ (truy cập 26/10/2026)
