Trong thời đại ngày ngay, những người thành đạt thường sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower như một công cụ hỗ trợ quản lý thời gian. Bạn cũng đang muốn tìm hiểu về ma trận Eisenhower là gì, được xây dựng dựa trên những đặc tính nào? Vậy thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Fastdo để tìm hiểu các sắp xếp thời gian theo ma trận hiệu quả nhé!
1. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách phân loại công việc dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Phương pháp Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 nhóm nhiệm vụ kết hợp: quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Mục đích của phương pháp quản lý thời gian này giúp bạn xác định nhanh chóng công việc cần hoàn thành đầu tiên, không bị cuốn vào dòng xoáy các nhiệm gấp rút mà tập trung vào những việc quan trọng.
Ma trận Eisenhower là tên được đặt theo tên vị tổng thống thứ 34 của Hoa kỳ – Dwight D. Eisenhower, người nổi tiếng với khả năng giải quyết công việc một cách hệ thống. Ông đã từng chia sẻ một câu nói bất hủ trong bài diễn thuyết tại một trường đại học:
“Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.”
2. Nội dung cơ bản của ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Bản chất của ma trận Eisenhower có thể hiểu là sự sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên phù hợp nhằm giúp công việc hoàn thành đúng mục tiêu và định hướng đã đề ra. Các công việc được phân loại dựa trên hai tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp, cụ thể như sau:
- Công việc quan trọng: Những việc quan trọng sẽ tạo ra những giá trị dài hạn và giúp mọi người tiến gần đến mục tiêu của mình. Những nhiệm vụ ngày đóng góp trực tiếp vào việc đặt được các mục tiêu chính, mang lại giá trị bền vững.
- Công việc khẩn cấp: Những việc khẩn cấp thường cần mọi người giải quyết lập tức và ảnh hưởng đến nhiều người, yêu cầu sự chú ý tức thì.
Người sử dụng cần phân biệt được tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để tránh tốn quá nhiều thời gian vào các việc không cần thiết và sắp xếp thứ tự không khoa học. Những việc quan trọng cần làm thường ảnh hưởng đến mục tiêu và định hướng cá nhân. Trái lại, những việc khẩn cấp thì sẽ ảnh hưởng đến nhiều người, cụ thể như gửi tin nhắn, viết email, gọi điện…
Để hiểu hơn về cách áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower vào công việc cụ thể, hãy theo dõi cách sắp xếp công việc của một Chuyên viên Phát triển phần mềm sau đây:
|
Nhóm 1 – Quan trọng và khẩn cấp (Làm ngay) Khắc phục lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng đến người dùng. Hoàn thiện phần mềm để kịp triển khai đúng hạn. |
Nhóm 2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Lên kế hoạch) Phát triển tính năng mới dựa trên phản hồi khách hàng. Nghiên cứu công nghệ mới để cải thiện sản phẩm. |
|
Nhóm 3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp (Giao phó) Sửa lỗi nhỏ không ảnh hưởng đến chức năng chính. Xử lý yêu cầu hỗ trợ đơn giản từ người dùng. |
Nhóm 4 – Không quan trọng và không khẩn cấp (Loại bỏ) Tham gia các cuộc họp không liên quan trực tiếp đến phát triển sản phẩm. Xem xét những ý tưởng mới không khả thi ngay lập tức. |
3. 4 nhóm công việc Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Dựa trên 2 tiêu chí quan trọng và khẩn cấp, ma trận quản lý thời gian Eisenhower phân loại công việc thành 4 nhóm theo nguyên tắc sau:
- Quan trọng và khẩn cấp: Công việc cần được thực hiện ngay lập tức, không thể trì hoãn.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Công việc có thể lên kế hoạch để thực hiện ngay sau các công việc khẩn cấp và quan trọng.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Nhiệm vụ đơn giản, không quá liên quan đến cá nhân, có thể chuyển giao cho người khác.
- Không khẩn cấp, không quan trọng: Nhiệm vụ ít cần quan tâm nhất, có thể loại bỏ để tránh lãng phí thời gian.
3.1 Góc thứ 1: Khẩn cấp và quan trọng
Nhóm đầu tiên của ma trận quản lý thời gian là những việc khẩn cấp và quan trọng. Đây đều là những việc phải làm ngay trước tiên. Các công việc ở nhóm này sẽ chiếm khoảng 15-20% thời gian để làm và có các dấu hiệu nhận biết dưới đây:
- Việc xảy ra bất ngờ, gặp vấn đề khủng hoảng.
- Không còn thời gian để hoãn lại công việc.
- Hoàn thành tất cả công việc còn sót lại.
Để quản lý công việc hiệu quả, hãy dành thời gian lên kế hoạch trước cho từng ngày, tuần, đặt mục tiêu phân loại được đâu là những công việc quan trọng và khẩn cấp nhất. Hãy áp dụng nguyên tắc “Eat That Frog” – bắt đầu với nhiệm vụ khó nhất và quan trọng nhất. Khi vượt qua được những thử thách ban đầu – hoàn thành công việc khó nhất, bạn sẽ tạo ra động lực để tiếp tục xử lý các công việc khác, đồng thời rèn luyện tính kỷ luật trong quá trình làm việc.
3.2 Góc thứ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Nhóm những công việc quan trọng, không khẩn cấp thường chiếm 60-65% khoảng thời gian dành cho công việc. Đối với, những việc ở nhóm này, mọi người cần tập trung làm việc và đầu tư nhiều thời gian hơn so với các nhóm còn lại. Nếu công việc nào cần thời gian hoàn thành càng lâu thì mức độ quan trọng của việc đó càng lớn và ngược lại.
Khi thực hiện, bạn cần ưu tiên xử lý những công việc quan trong, khẩn cấp nếu nó xuất hiện trong quá trình đang hoàn thành nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp. Sau khi đã xử lý xong, bạn có thể tiếp tục thực hiện những công việc chưa hoàn thành và không nên trì hoãn quá lâu.
Tuy nhiên, những công việc ở góc thứ 2 lại thường rơi vào tình trang bị lãng quên vì không bị áp lực về mặt thời gian, mặc dù đây là công việc quan trọng. Chính vì vậy công việc sẽ có xu hướng bị trì hoãn trong thời gian dài và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn.
3.3 Góc thứ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Nhóm thứ ba trong ma trận quản trị thời gian là những việc khẩn cấp, không quan trọng và sẽ mất khoảng 10-15% quỹ thời gian làm việc để hoàn thành. Nhiệm vụ ở nhóm này cần giải quyết sớm và nhanh chóng. Những công việc khẩn cấp và không quan trọng sẽ có những dấu hiệu sau:
- Được người khác ủy quyền giải quyết và không thuộc trách nhiệm của mình.
- Phát sinh từ các phần việc nhỏ.
- Phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.
Các nhiệm vị thuộc nhóm “Ủy thác” này thường không gắn liền với mục tiêu cá nhân và không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao để giải quyết, vì vậy bạn hoàn toàn có thể chuyển giao cho người khác. Giao việc là một trong những phương pháp xử lý công việc hiệu quả, đặc biệt đối với các nhà quản lý, vừa giúp bản thân giảm tải khối lượng công việc vừa tạo cơ hội cho đội ngũ phát triển kỹ năng.
3.4 Góc thứ 4: Không quan trọng, không khẩn cấp
Việc không quan trọng, không khẩn cấp là nhóm việc cuối cùng của ma trận quản lý thời gian. Mọi người không nên để những việc ở nhóm này chiếm dụng quá nhiều khoảng thời gian làm việc và chỉ nên dành ra 5% để giải quyết. Một số công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như:
- Tán gẫu cùng bạn bè.
- Những cuộc gọi kéo dài.
- Các hoạt động giải trí.
- Làm những việc không mục đích.
Các nhiệm vụ trong góc phần tư này thường không cần thiết và không mang lại giá trị cho các mục tiêu hoặc lợi ích lâu dài. Những hoạt động này nên được giảm thiểu tối đa, kéo dài thời gian thực hiện hoặc loại bỏ hoàn toàn khỏi danh sách công việc của bạn. Đây là nhóm công việc có mức độ ưu tiên thấp nhất, và việc loại bỏ chúng sẽ giúp bạn tập trung hơn vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng và có tác động lớn đến thành công dài hạn.
4. Quy trình 3 bước sử dụng ma trận Eisenhower quản lý thời gian hiệu quả
Trong quá trình sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower, người dùng cần thực hiện theo đúng trình tự để quản lý thời gian hiệu quả. Trình tự sử dụng sẽ có 3 bước sau đây:
Bước 1: Lập danh sách đầy đủ những công việc cần làm đảm bảo các tiêu chí sau:
- Đầy đủ và chi tiết: Liệt kê tất cả các công việc cần làm, từ lớn đến nhỏ, một cách chi tiết nhất cho từng nhiệm vụ.
- Không bỏ sót: Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào, dù là công việc cá nhân hay công việc đội nhóm.
- Tránh trùng lặp: Lại bỏ các công việc trùng lặp.
Bước 2: Suy nghĩ kỹ và sắp xếp từng công việc vào 4 nhóm:
- Góc phần tư thứ nhất: Việc khẩn cấp, quan trọng.
- Góc phần tư thứ hai: Việc quan trọng, không khẩn cấp.
- Góc phần tư thứ ba: Việc khẩn cấp, không quan trọng.
- Góc phần tư thứ tư: Việc không quan trọng, không khẩn cấp.
Bước 3: Bắt đầu làm việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm theo nguyên tắc sau:
- Ưu tiên các công việc ở góc phần tư thứ nhất, đảm bảo các công việc cần được hoàn thành trong thời gian sớm nhất.
- Tập trung phần lớn thời gian ở góc phần tư thứ 2, tránh trì hoãn, thực hiện ngay sau các công việc ở góc thứ nhất,
- Xử lý linh hoạt các công việc ở góc phần tư thứ 3, cân nhắc đến việc chuyển giao hoặc ủy quyền cho người khác hoàn thành để tối ưu khối lượng công việc.
- Xem xét loại bỏ hoặc trì hoãn vô thời hạn các công việc ở góc phần tư thứ 4, tiết kiệm thời gian và năng lượng ở những việc quan trọng hơn.
5. 3 Lưu ý ứng dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả
Để xây dựng một ma trận quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhower hiệu quả, người dùng lưu ý các vấn đề sau đây để xác định hướng đi đúng:
Tối ưu hóa công việc
Trước khi đưa công việc vào ma trận, hãy đánh giá lại từng nhiệm vụ để loại bỏ những việc không cần thiết. Chỉ giữ lại các công việc quan trọng giúp bạn tập trung vào những mục tiêu chính, tránh lãng phí thời gian vào những việc không mang lại giá trị cao. Hạn chế tối đa 8 nhiệm vụ ở mỗi nhóm và chỉ thêm nhiệm vụ mới khi đã giải quyết thêm các nhiệm vụ quan trọng nhất để tránh quá tải công việc.
Phân biệt quan trọng và khẩn cấp
Cần phải hiểu rõ sự khác nhau giữa quan trọng và khẩn cấp để có thể phân chia công việc vào nhóm phù hợp. Nếu không hiểu rõ hai tiêu chí này thì rất dễ dẫn đến trường hợp bị rối khi làm việc và không mang lại hiệu quả.
- Nhiệm vụ khẩn cấp: Đòi hỏi bạn phải thực hiện NGAY LẬP TỨC, sẽ có hậu quả xảy ra nếu bạn không hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian nhất định.
- Nhiệm vụ quan trọng: Mặc dù không cần được chú ý ngay lập tức nhưng những nhiệm vụ này giúp bạn đạt được các mục tiêu dài hạn, không bị áp lực về mặt thời gian nhưng có thể quan trọng hơn so với nhiệm vụ khẩn cấp.
Định hướng rõ mục đích
Sử dụng ma trận sẽ vô ích nếu không xác định mục đích khi làm việc. Vì vậy, người dùng cần có định hướng rõ ràng mục đích của mình trước khi sử dụng ma trận để đem lại hiệu quả tốt nhất.
6. Quản lý thời gian hiệu quả hơn với Phần mềm nhắc việc fTodolist
Ứng dụng các phần mềm hỗ trợ theo dõi và quản lý công việc là xu hướng của các doanh nghiệp SMEs hiện nay. Với bộ phần mềm quản lý công việc fTodolist, đây là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các doanh nghiệp SMEs tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý thời gian hiệu quả.
Với fTodolist, bạn có thể dễ dàng tạo, sắp xếp, và theo dõi các nhiệm vụ theo từng dự án hoặc nhóm công việc. Phần mềm hỗ trợ nhắc việc qua email, ghi chú chi tiết cho từng task, phân quyền linh hoạt và tích hợp lịch giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Tất cả được thiết kế trên giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp.
ĐĂNG KÝ NGAY ĐỂ NHẬN TƯ VẤN CHI TIẾT VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC FTODOLIST!
Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc fTodolist:
- Tạo danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên: Phân chia công việc theo mức ưu tiên và quản lý tiến độ dễ dàng bằng phương pháp Kanban với các nhãn: Todo, Doing, Done, Pending, Cancel. fTodolist tự động tạo timeline chi tiết và thông báo các công việc quan trọng chưa hoàn thành, giúp nhân sự không bỏ sót việc và cải thiện kế hoạch làm việc hiệu quả.
- Theo dõi tiến độ trực quan với 3 chế độ xem: Với 3 chế độ xem trực quan: Danh sách, Bảng, Lịch, fTodolist giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ công việc theo thứ tự ưu tiên, thời gian và trạng thái. Với khả năng sắp xếp, lọc, và tìm kiếm linh hoạt, phần mềm phù hợp cho cá nhân và nhóm, giúp quản lý hiệu quả các dự án khác nhau.
- Giao việc nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản: Phần mềm cho phép giao việc nhanh chóng cho các nhân sự trong công ty, kèm theo mô tả, thời gian và file đính kèm. Công việc được cập nhật trạng thái liên tục, giúp người dùng theo dõi tiến độ và nhận thông báo khi có thay đổi.
- Báo cáo theo thời gian thực: Với tính năng báo cáo và thống kê theo thời gian thực, fTodolist giúp người dùng nắm rõ hiệu suất làm việc của tổ chức qua số lượng công việc được giao, hoàn thành, quá hạn theo dự án, nhóm hoặc cá nhân. Dữ liệu còn được hiển thị dưới dạng biểu đồ sinh động, giúp dễ dàng nhận diện thông tin trọng tâm và xu hướng chung.
Hy vọng rằng những chia sẻ trên về ma trận quản lý thời gian Eisenhower đã mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích và thiết thực trong việc quản trị thời gian. Fastdo mong rằng bạn sẽ áp dụng hiệu quả phương pháp này để nâng cao năng suất làm việc và tối ưu hóa cuộc sống hàng ngày. Đừng quên theo dõi chuyên mục quản trị – điều hành tại Fastdo để cập nhật những thông tin mới nhất về quản trị công việc và cá nhân hữu ích.
>>> XEM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
- Todolist là gì? Cách sử dụng Todolist 10 phút mỗi ngày hiệu quả
- Mô hình 5M trong xác định nguồn lực của doanh nghiệp
- 8 nguyên tắc quản lý thời gian “Vàng” của người thành đạt
- 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức Year End Party
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 nhóm. Phương pháp này giúp bạn không bị cuốn vào dòng xoáy các công việc gấp rút mà tập trung vào những việc quan trọng.
Nội dung cơ bản của ma trận thời gian Eisenhower?
Công việc sẽ được nhóm theo tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để quản lý hiệu quả. Những việc quan trọng sẽ tạo ra những giá trị dài hàn và giúp mọi người tiến gần đến mục tiêu của mình. Những việc khẩn cấp thường cần mọi người giải quyết lập tức và ảnh hưởng đến nhiều người.
3 bước sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả?
Bước 1: Lập danh sách đầy đủ những công việc cần làm và tránh bỏ sót, dư thừa.
Bước 2: Suy nghĩ kỹ và sắp xếp từng công việc vào 4 nhóm sau:
Bước 3: Bắt đầu làm việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm
![[TẢI MIỄN PHÍ] 7+ mẫu biên bản cuộc họp và cách viết chi tiết](https://fastdo.vn/wp-content/uploads/2024/10/bien-ban-cuoc-hop-ava.jpg)
