Cách từ chối khéo nơi công sở? 8 cách nói “không” tinh tế

Khi nào nên nói không trong công việc tưởng chừng là câu hỏi bâng quơ nhưng đã trở thành nỗi sợ thường trực đối với phần đa nhân viên văn phòng. Tại sao phải học cách từ chối khéo? Do đâu mà phần lớn chúng ta đều khó để nói “không” trước các lời đề nghị? Đâu là cách từ chối dễ dàng tại nơi công sở là gì? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được Fastdo giải đáp cụ thể trong bài viết dưới đây. Cùng tham khảo nhé!

1. Tại sao việc học cách từ chối khéo trong công việc lại cần thiết?

Liệu bạn có phải là người luôn cảm thấy khó khăn khi từ chối những yêu cầu công việc của cấp trên hoặc đồng nghiệp? Nói “có” hay đồng ý với một ý kiến nào đó là xu hướng phản xạ tự nhiên và dễ hiểu trong hành vi của mỗi cá nhân, xuất phát từ nỗi e ngại làm phiền lòng người khác. Tuy nhiên, trong nhiều khía cạnh của cuộc sống, kể cả công việc, việc học cách từ chối khéo sẽ giúp bạn đặt ra những giới hạn nhất định giúp bản thân và đối phương cảm thấy thoải mái hơn khi đối diện với những lời từ chối.

Vậy khi nào nên nói không trong công việc? Trước hết, bạn cần phải hiểu rõ những lợi ích mang lại từ việc học cách từ chối khéo.

1.1 Kiểm soát được phạm vi công việc

Xét về đầu công việc cá nhân, bạn là người hiểu rõ nhất về khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy vậy, sẽ có một số trường hợp sếp hoặc đồng nghiệp nhờ vả những yêu cầu nằm ngoại phạm vi của bạn. Khi đó, nói “không” là cách duy nhất để bạn đảm bảo rằng không xảy ra những yêu cầu phát sinh vượt xa khả năng hoặc giới hạn của bạn trong công việc.

1.2 Đảm bảo hoàn thành mục tiêu

Bạn cần xác định đúng khối lượng công việc phù hợp với năng lực bản thân. Trước hết, hãy biết cách từ chối những trường hợp cấp trên hoặc đồng nghiệp bàn giao nhiều nhiệm vụ hơn kế hoạch ban đầu. Bởi lẽ, nếu bạn không biết cách nói “không” trong trường hợp này, kết quả đem về chỉ khiến bạn kiệt sức vì quá tải công việc, dẫn đến khó để hoàn thành mục tiêu.

1.3 Thể hiện kỹ năng lãnh đạo

Giao tiếp khéo léo và khôn ngoan là một trong những yếu tố tiên quyết giúp hình thành nên tố chất của nhà quản lý tài ba. Khi bạn kiểm soát được phạm vi công việc và học cách nói “không” với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp thì bạn đã phần nào ghi điểm trong mắt đối phương bởi sự rạch ròi trong công việc cùng sự khéo léo trong giao tiếp.

1.4 Chứng minh độ tin cậy

Nói “không” có thể mang lại nhiều hiệu quả tích cực mà bạn không thể ngờ đến. Chẳng hạn, bạn sẽ ghi điểm trong mắt cấp trên khi thể hiện rằng bản thân là người có tổ chức và quy tắc trong công việc. Bạn sẽ từ chối “ôm” việc quá sức và đảm bảo hoàn thành đúng khối lượng như kế hoạch ban đầu. Từ đó, uy tín của bạn sẽ được nâng lên gấp nhiều lần.

1.5 Tránh kiệt sức do công việc quá tải

Hầu hết những nhân viên thường gặp phải áp lực quá tải công việc là do bản thân không dám nói “không” trước những yêu cầu của cấp trên. Tuy nhiên, bạn cần biết ưu tiên sức khỏe thể chất lẫn tinh thần. Bởi lẽ, nếu không đảm bảo được yếu tố quan trọng này, năng suất trong công việc của bạn cũng sẽ giảm sút.

2. Lý do khiến việc nói “không” trở nên khó khăn

Tại sao việc nói “không” trong công việc lại trở thành nỗi ám ảnh của nhiều người? Lý do khiến việc nói “không” trở nên khó khăn là gì? Cùng tham khảo một số nguyên nhân phổ biến được Fastdo tổng hợp dưới đây.

2.1 Cảm giác tội lỗi

Nhìn chung, mỗi người thường có xu hướng ngộ nhận rằng mình đang ở thế bị động khi nhận được một yêu cầu từ ai đó. Tuy nhiên, trên thực tế, bản thân bạn mới chính là người chủ động nắm quyền quyết định có chấp nhận yêu cầu của đối phương hay không. Vì vậy, hãy đơn giản hoá việc nói “không”. Bạn cần tự nhủ rằng từ chối không phải là làm điều gì đó có lỗi hoặc cũng không đưa đến kết luận bạn đang mắc nợ đối phương.

2.2 Sợ khiến người khác thất vọng

Sợ làm người khác thất vọng cũng là cảm giác khiến việc nói “không” trở nên khó khăn. Tuy nhiên, bạn cần lí trí hơn để nhận ra rằng vấn đề bản thân không thể đảm bảo chất lượng công việc còn gây thất vọng cho đối phương hơn là lời từ chối.

2.3 Sợ bỏ lỡ những cơ hội

Chắc hẳn có những lúc bạn cảm thấy kiệt sức khi phải vừa đảm bảo công việc cá nhân vừa giúp đồng nghiệp hoàn thành báo cáo và nhận thêm nhiệm vụ phát sinh từ cấp trên. Trong trường hợp này, bạn biết rõ áp lực vây quanh nhưng lại luôn an ủi rằng đây là cơ hội giúp bạn trưởng thành hơn, học được nhiều kinh nghiệm hơn.

Tuy nhiên, thực tế rằng bạn chỉ đang sợ làm mất lòng cấp trên và đồng nghiệp. Vì vậy, hãy tập trung đúng phạm vi công việc của mình để cải thiện theo chiều sâu, thay vì cố gắng làm hài lòng người khác.

2.4 Sợ gây ra mâu thuẫn

Bản chất của việc tạo dựng và phát triển những mối quan hệ là việc xây dựng cảm xúc tích cực giữa đôi bên. Vì vậy, có lẽ bạn luôn lo sợ việc từ chối yêu cầu của người khác sẽ khiến đối phương “phật ý”, từ đó dễ dàng phát sinh mâu thuẫn. Tuy nhiên, nếu một ai đó chỉ tìm đến bạn để nhờ vả và sẽ quay lưng nếu bạn không có khả năng giúp đỡ thì hãy thử nghĩ liệu mối quan hệ đó có đáng để bạn phải bận tâm không?

3. Khi nào nên nói “không” tại công sở?

Để giúp bạn đọc cảm thấy “dễ thở” hơn trước những yêu cầu khó dễ của cấp trên hoặc đồng nghiệp, Fastdo sẽ mách bạn thật chi tiết về cách từ chối khéo tại công sở. Cùng tham khảo nhé!

Muốn nói “không” trước các công việc tại công sở thì bạn cần một cơ sở thực tế, thuyết phục. Phần mềm quản lý công việc fTodolist sẽ hỗ trợ bạn trong việc thống kê đầu việc, tránh chồng chéo các công việc với nhau. Với fTodolist, bạn có thể kiểm soát công việc hàng ngày một cách dễ dàng. Từ đó, bạn có thể tránh việc quá tải công việc và có thể có cơ sở để nói “không” dễ dàng hơn.

Hãy bấm vào ảnh để đăng ký dùng thử Phần mềm quản lý công việc fTodolist ngay nhé!

3.1 Khi quỹ thời gian của bạn quá hạn hẹp

Đa số những người trưởng thành thường nhầm lẫn giữa “đang tận dụng thời gian” và “đang sử dụng quỹ thời gian sai cách”. Không một ai phủ nhận sự quý giá của 24h trong ngày. Tuy nhiên, bạn cần phải biết phân bổ lượng công việc hợp lý theo từng giờ. Hãy đảm bảo rằng bạn có khoảng trống để nghỉ ngơi và ăn uống đúng bữa. Đừng ôm đồm công việc và nhận lại kết cục thảm họa rằng bạn rơi vào tình trạng kiệt sức, hoặc không đảm bảo chất lượng như đã cam kết.

3.2 Khi nhiệm vụ được giao nằm ngoài khả năng

Biết thử thách với những công việc mới và đâm đầu vào các nhiệm vụ vượt ngoài khả năng là 2 khía cạnh khác nhau mà không phải ai cũng nhận thức được. Có thái độ cầu tiến trong công việc là điều cần thiết. Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu rõ đâu là giới hạn của bản thân. Để phát triển đúng hướng, bạn cần thời gian và cả một quá trình. Vì thế, hãy biết nói “không” khi nhận thấy rằng bản thân chưa đủ sức để đảm đương công việc được giao.

3.3 Khi công việc không mang lại lợi ích

Có thể trong một số trường hợp, cách từ chối này sẽ mang tính cá nhân cao, thậm chí rằng bạn có thể làm phật lòng những người khác. Ví dụ cụ thể như, bạn có thể thẳng thắn từ chối khi sếp yêu cầu bạn tham gia một cuộc họp không hề liên quan đến bản chất công việc, cũng không giúp bạn học thêm được kiến thức gì. Bởi lẽ, nếu bạn cho người khác quá nhiều phần trong quỹ thời gian chỉ vì những điều vô ích, bạn sẽ thu hẹp lượng thời gian mà bạn cần dùng để tập trung cải thiện năng lực bản thân.

3.4 Khi nhận được yêu cầu khiến bạn không thoải mái

Môi trường làm việc hàng ngày luôn vô cớ buộc bạn phải đối mặt hoặc tìm cách giải quyết với những tình huống oái ăm. Đơn cử như bạn phải nhận những nhiệm vụ đột xuất không nằm trong kế hoạch hay sự nhờ vả tùy tiện từ phía đồng nghiệp. Vậy liệu bạn sẽ chọn nói “có” hay tìm cách từ chối khéo? Việc học cách nói “không” thật ra là kỹ năng thiết yếu giúp bạn sống sót tại nơi làm việc. Vì vậy, khi bạn cảm thấy khó chịu với những yêu cầu vô lý, hãy khéo léo và chọn cách từ chối thông minh.

3.5 Khi cơ hội tốt hơn đến với bạn

Nhiều người sẽ tự hỏi rằng, liệu “nhảy việc” để tìm đến cơ hội tốt hơn có phải điều nên làm? Câu trả lời chắc chắn là “có”. Hãy bình thường hóa việc bản thân luôn cởi mở trước những cơ hội tuyệt vời trước mắt. Bạn có quyền được chọn lựa đâu là nơi tốt nhất để có thể phát triển và làm việc. Vì thế, đừng đắn đo quá nhiều khi bạn tìm được một môi trường tốt hơn công ty cũ. Hãy thẳng thắn nộp đơn xin thôi việc, có thể vô tình nhưng thực chất bạn đang tiết kiệm thời gian cho cả đôi bên.

4. Bí quyết để việc nói “không” trở nên lịch sự, chuyên nghiệp

Vậy làm sao để học cách nói “không” một cách lịch sự và chuyên nghiệp? Bởi lẽ, dù bạn biết rõ những trường hợp cần đưa ra lời từ chối nhưng lại không biết cách mở lời thì tình thế của bạn sẽ trở nên bế tắc. Vì vậy, đừng bỏ qua một số mẹo biến việc nói “không” trở nên dễ dàng hơn dưới đây.

4.1 Hiểu rõ khối lượng và phạm vi công việc của bản thân

Việc xác định khối lượng công việc bản thân đã được nhấn mạnh xuyên suốt nội dung bài viết. Bởi lẽ, tầm quan trọng của hiểu rõ năng lực sẽ giúp bạn vạch ra ranh giới giữa những việc bạn có thể hoàn thành và đâu là những điều bất khả thi. Trước khi đưa ra lời từ chối, bạn cần phải biết liệu yêu cầu từ phía đối phương đã nằm ngoài phạm vi của bạn hay chưa. Từ đó, việc nói “không” mới có thể phát huy tác dụng.

4.2 Đừng thẳng thừng nói “không”

Có nhiều cách giúp bạn trở nên khéo léo hơn khi từ chối một ai đó. Đặc biệt, bạn không cần nóng vội mà nên chọn cách mở lời tích cực hơn trước khi ngụ ý bạn sẽ “không”. Chẳng hạn, bạn có thể bày tỏ sự đồng cảm, tán dương yêu cầu của người khác sau đó mới bày tỏ ý muốn chối từ.

Ví dụ như: “Buổi họp của anh nghe có vẻ thú vị đấy, nhưng…” hoặc “Tôi cũng rất hiểu những khó khăn mà bạn đang trải qua, nhưng…”. Đây được xem như là một trong những cách nói “không” vô cùng hiệu quả mà không khiến cả hai phải khó xử.

4.3 Học cách từ chối trực tiếp và lịch sự

Cố tìm ra một vài lý do bao biện hoặc vòng vo trước khi nói “không” sẽ chỉ làm đối phương hiểu sai hoặc thấy khó chịu với thái độ không nhiệt tình giúp đỡ của bạn. Thay vào đó, hãy bày tỏ thái độ chân thành và trực tiếp nói “không” một cách lịch sự.

4.4 Giải thích lý do từ chối chính đáng

Hãy chỉ giải thích tại sao bạn lại từ chối yêu cầu của ai đó theo hướng ngắn gọn, đơn giản, và trực tiếp đi vào vấn đề. Tránh việc kể lể khó khăn bản thân và lấy đó làm cái cớ để nói “không” sẽ chỉ khiến đối phương cảm thấy không thoải mái, và gây ra mâu thuẫn giữa đôi bên.

4.5 Đề xuất giải pháp thay thế

Một trong những cách bày tỏ cảm thông chân thành nhất khi bạn không thể nhận yêu cầu của người khác là đề xuất một giải pháp thay thế. Chẳng hạn như bạn có thể giới thiệu một đồng nghiệp khác, người hội tụ đầy đủ khả năng đáp ứng được nhiệm vụ mà đối phương đang cần. Khi đó, việc từ chối không những hiệu quả, mà bạn còn ghi điểm tuyệt đối vì đã tìm mọi cách để giúp đỡ đối phương.

4.6 Cân nhắc lợi ích và hậu quả của việc từ chối

Dù bài viết đã liệt kê một số trường hợp cụ thể khuyên bạn đọc nên áp dụng cách nói “không” hợp lý. Tuy nhiên, đôi lúc bạn cần phải linh động dựa trên việc cân nhắc lợi ích và hậu quá của việc từ chối. Chẳng hạn, nếu bạn là thực tập sinh hoặc một nhân viên mới với kinh nghiệm ít ỏi, việc nói “không” sẽ trở nên khó khăn bởi bạn cần chứng tỏ bản thân là người ham học hỏi, nhiệt tình trong công việc. Ngược lại, với một nhân viên lâu năm, luôn chấp nhận mọi nhiệm vụ được giao sẽ chỉ khiến khối lượng công việc trở nên quá tải.

4.7 Tỉnh táo xem xét các lời đề nghị 

Bất kỳ tổ chức nào cũng sẽ tồn tại những kiểu người giỏi “ăn nói”. Bằng cách nào đó, người biết cách giao tiếp sẽ vô cùng khôn khéo khi nhờ vả một ai đó, thậm chí là dễ dàng tâng bốc, “nịnh hót” đối phương. Vì thế, trước những lời đề nghị, chưa tính tới khả năng có thể thực hiện hay không, bạn cần phải tỉnh táo để xem xét liệu đó có phải cách nhờ vả chân thành để tìm hướng trao đổi phù hợp.

4.8 Đối mặt với nỗi sợ bản thân

Quan trọng hơn, để trở thành một người có thể nói “không” một cách chuyên nghiệp, bạn cần đối mặt và vượt qua nỗi sợ bản thân. Cụ thể, đó là việc sợ làm thất vọng người khác, sợ vụt mất cơ hội học hỏi, sợ gây ra mâu thuẫn giữa đôi bên… Hãy luôn tỉnh táo và dùng thái độ tích cực hơn để cân nhắc trước những lời đề nghị. Đồng thời, hãy nhắc nhở bản thân mỗi ngày rằng bạn không có nghĩa vụ phải làm hài lòng hay giúp đỡ người khác vô điều kiện.

Khi nào nên nói không trong công việc có lẽ đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết sau những giải đáp trong bài viết trên. Fastdo mong rằng quý bạn đọc sẽ tìm ra cách từ chối khéo phù hợp nhất để giúp bản thân vượt qua những nỗi sợ vô hình và biến lời từ chối trở nên đơn giản hơn. Để tham khảo thêm những vấn đề bổ ích liên quan đến môi trường làm việc, đừng quên đón đọc những bài viết tiếp theo website nhé!

>>> ĐỌC NGAY CÁC BÀI KIẾN THỨC QUẢN TRỊ KHÁC:

• Mô hình SWOT là gì? Ứng dụng SWOT hiệu quả trong công ty
• Năng lực số bao gồm những năng lực gì? 10 mẹo bạn phải biết
• Niềm tin giới hạn và 5 cách khắc phục chúng
• 15+ Phần mềm quản lý đào tạo: Giải pháp nâng cao năng lực nhân sự
• Phong cách lãnh đạo của Bill Gates và 14 đặc điểm tạo nên thành công