[TẢI MIỄN PHÍ] 7+ mẫu biên bản cuộc họp và cách viết chi tiết

Nghiên cứu từ Deloitte chỉ ra rằng các công ty có thói quen lưu trữ và sử dụng biên bản cuộc họp làm tài liệu tham chiếu cho các cuộc họp sau thường tiết kiệm được khoảng 20-30% thời gian thảo luận, đặc biệt là trong các dự án dài hạn hoặc phức tạp. Đây là một lợi ích đáng kể giúp tăng năng suất và giảm thiểu sự trùng lặp thông tin. Cùng Fastdo tìm hiểu cách viết biên bản cuộc họp chi tiết và 7+ mẫu biên bản họp trong bài viết sau!

1. Tầm quan trọng của biên bản cuộc họp công ty.

Biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) là tài liệu ghi chép toàn bộ diễn biến và nội dung của một cuộc họp, nhằm lưu lại các thông tin liên quan đến thảo luận, quyết định, và nhiệm vụ được giao cho các bên tham gia. Đây là tài liệu quan trọng trong việc quản lý nội bộ doanh nghiệp, giúp duy trì sự minh bạch, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo cơ sở pháp lý cho các quyết định.

Biên bản cuộc họp có vai trò và mục đích quan trọng trong tổ chức, bao gồm:

• Lưu trữ và truyền tải thông tin: Nội dung biên bản cuộc họp là bản ghi lại chi tiết nội dung đã được thảo luận trong cuộc họp, bao gồm các ý kiến đóng góp, quyết định đưa ra, và phân công nhiệm vụ. Nó giúp các thành viên tham gia và cả những người không có mặt trong cuộc họp có thể hiểu rõ nội dung và bối cảnh các quyết định.
• Giám sát và đảm bảo tiến độ: Các biên bản cuộc họp công ty lưu lại trách nhiệm cụ thể của từng thành viên, từ đó tạo điều kiện cho việc giám sát và kiểm soát tiến độ công việc. Nhờ đó, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và điều chỉnh công việc khi cần thiết.
• Căn cứ pháp lý: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc hiểu nhầm, biên bản cuộc họp đóng vai trò như một căn cứ pháp lý để xác thực các quyết định đã đưa ra. Điều này giúp tránh những xung đột và bất đồng nội bộ, bảo vệ quyền lợi của công ty và các bên liên quan.
• Tham khảo cho cuộc họp tiếp theo: Các biên bản cuộc họp từ các buổi họp trước giúp tiết kiệm thời gian và tránh việc thảo luận lại các vấn đề đã giải quyết. Đồng thời, chúng còn giúp xác định các công việc cần tiếp tục triển khai trong các buổi họp sau, đảm bảo sự liên tục trong quản lý dự án.

2. Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản cuộc họp.

2.1. Phần mở đầu biên bản cuộc họp.

Phần mở đầu biên bản họp thường bao gồm các nội dung sau:

• Tiêu đề biên bản: Đặt tiêu đề rõ ràng và dễ nhận biết để xác định loại cuộc họp, chẳng hạn như “Biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị” hoặc “Biên bản họp Cơ quan cuối năm”.
• Thông tin chung về cuộc họp:
  • Thời gian và địa điểm: Ghi chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp, cũng như địa điểm tổ chức (có thể là văn phòng công ty, online qua Zoom, Google Meet,…).
  • Thành phần tham dự: Ghi rõ danh sách những người tham dự cuộc họp, bao gồm cả tên và chức vụ. Đối với những người vắng mặt, cần ghi chú để có thể phân biệt và theo dõi sau này.
  • Người chủ trì và thư ký: Xác định rõ ai là người chủ trì cuộc họp và ai là thư ký chịu trách nhiệm ghi biên bản.

2.2. Phần nội dung cuộc họp.

Nội dung của biên bản cuộc họp công ty chính là phần quan trọng nhất của biên bản. Nó bao gồm:

• Mục tiêu và chương trình cuộc họp: Cần nêu rõ mục tiêu của cuộc họp là gì và các vấn đề chính sẽ được thảo luận. Điều này giúp các thành viên có cái nhìn tổng quan về nội dung trước khi cuộc họp bắt đầu, từ đó chuẩn bị và đóng góp ý kiến phù hợp.
• Diễn biến và nội dung thảo luận: Đây là phần trọng tâm của biên bản, ghi lại toàn bộ diễn biến của cuộc họp:
  • Ý kiến đóng góp: Các ý kiến đóng góp từ từng thành viên, đề xuất giải pháp, phân tích vấn đề hoặc tranh luận cần được ghi chép rõ ràng tại biên bản họp.
  • Các vấn đề được nêu ra: Các nội dung thảo luận có thể bao gồm báo cáo tiến độ công việc, giải quyết vấn đề tồn đọng, và các ý tưởng mới. Phần này cần ghi theo thứ tự diễn ra và đảm bảo tính chính xác, trung lập.
• Kết quả biểu quyết và quyết định: Trong các cuộc họp có biểu quyết, cần ghi lại số phiếu tán thành, không tán thành, hoặc ý kiến trung lập. Các quyết định cần được ghi chính xác, nêu rõ cách thức và thời hạn thực hiện.
• Phân công nhiệm vụ: Xác định rõ các nhiệm vụ được giao cho từng cá nhân hoặc phòng ban, cùng với thời hạn hoàn thành. Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch trong phân công công việc và tạo điều kiện cho việc theo dõi tiến độ thực hiện.

Sự chính xác và chi tiết của các phần này không chỉ giúp duy trì tính minh bạch, mà còn tạo điều kiện cho việc thực hiện các quyết định một cách hiệu quả, đóng góp lớn cho sự thành công trong quản lý và điều hành doanh nghiệp.

2.3. Phần kết thúc biên bản họp.

Phần kết thúc biên bản cuộc họp công ty là nơi mà người chủ trì cuộc họp, các bên liên quan hoặc chủ doanh nghiệp sẽ ký và đóng dấu xác nhận. Phần này bao gồm các mục như:

• Kết luận: Tóm tắt các kết luận quan trọng của cuộc họp và ghi lại thời gian kết thúc.
• Ký tên xác nhận: Biên bản cuộc họp công ty cần có chữ ký của người chủ trì và thư ký để xác nhận tính chính xác và hợp pháp. Ở một số tổ chức, chữ ký của những người tham dự cũng là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo cam kết của các thành viên với quyết định của cuộc họp.

3. Cách viết biên bản cuộc họp như thế nào cho hiệu quả?

Viết biên bản cuộc họp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng giúp ghi lại chính xác và đầy đủ các diễn biến, quyết định, và nhiệm vụ được giao trong cuộc họp. Để tạo ra một biên bản cuộc họp chất lượng cao, người lập cần tuân thủ một số bước cơ bản và áp dụng các nguyên tắc giúp biên bản trở nên dễ hiểu, chi tiết và có giá trị tham khảo cho các thành viên tham dự. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết biên bản cuộc họp một cách hiệu quả.

3.1. Chuẩn bị trước họp.

• Hiểu rõ mục tiêu cuộc họp: Trước khi cuộc họp bắt đầu, người lập biên bản cần hiểu rõ mục đích và chương trình cuộc họp
• Sắp xếp và chuẩn bị công cụ cần thiết: Hãy chuẩn bị sẵn các công cụ như laptop, máy ghi âm (nếu được phép), hoặc sổ ghi chép và bút.
• Tạo mẫu biên bản trước: Chuẩn bị một mẫu biên bản họp với đầy đủ các phần cần ghi chép như thông tin chung, danh sách người tham dự, chương trình cuộc họp, và phần nội dung chính.

3.2. Cách ghi chép trong cuộc họp.

• Ghi chép ngắn gọn và chính xác
  • Chỉ ghi các ý chính: Ghi chép tập trung vào các ý chính và thông tin quan trọng thay vì ghi lại toàn bộ lời nói của từng người.
  • Sử dụng từ khóa và ký hiệu: Sử dụng từ khóa, ký hiệu hoặc viết tắt để tiết kiệm thời gian. Ví dụ, có thể viết tắt “QĐ” cho “quyết định” hoặc “NV” cho “nhiệm vụ”.
  • Ghi nhận đúng người phát biểu: Khi có ý kiến đóng góp từ các thành viên, ghi rõ tên người phát biểu và nội dung chính của ý kiến.
• Ghi chép theo trình tự thời gian
  • Diễn biến cuộc họp: Ghi lại các nội dung theo trình tự diễn ra để dễ dàng theo dõi khi tham khảo lại.
  • Làm nổi bật các quyết định: Khi có quyết định được đưa ra, hãy làm nổi bật chúng bằng cách bôi đậm hoặc sử dụng ký hiệu đặc biệt. Ví dụ: “✔ Quyết định: Tăng ngân sách quảng cáo thêm 10% để mở rộng chiến dịch truyền thông.”
• Đánh giá và kết luận
  • Kết quả biểu quyết: Nếu cuộc họp có biểu quyết, ghi lại kết quả (số phiếu đồng ý, không đồng ý, và trung lập) một cách chi tiết để thể hiện sự đồng thuận hoặc phản đối của các thành viên tham gia.
  • Kết luận và thời hạn thực hiện: Ghi rõ các kết luận cuối cùng và phân công nhiệm vụ kèm theo thời hạn cụ thể.

3.3. Hoàn thiện biên bản sau họp.

• Kiểm tra và chỉnh sửa lại nội dung
  • Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Một biên bản chuyên nghiệp cần phải không có lỗi chính tả và ngữ pháp. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi đi giúp tránh những hiểu nhầm hoặc cảm giác thiếu chuyên nghiệp từ người đọc.
  • Bổ sung chi tiết còn thiếu: Nếu trong cuộc họp có quá nhiều thông tin cần ghi chép, có thể cần bổ sung chi tiết sau khi cuộc họp kết thúc.
  • Đảm bảo tính nhất quán: Các phần trong biên bản phải được trình bày nhất quán, từ cách dùng ngôn ngữ đến cách sắp xếp thông tin.
• Chia sẻ biên bản với các thành viên liên quan
  • Gửi biên bản cho các bên liên quan: Sau khi hoàn thiện, biên bản cần được gửi đến tất cả những người tham dự và các bên có liên quan để đảm bảo mọi người đều nắm rõ các quyết định và nhiệm vụ được phân công.
  • Yêu cầu xác nhận: Đối với các quyết định quan trọng, cần yêu cầu xác nhận từ các thành viên (ví dụ: bằng chữ ký hoặc phản hồi qua email).
  • Lưu trữ biên bản: Lưu trữ biên bản trong hệ thống quản lý tài liệu hoặc phần mềm lưu trữ nội bộ của công ty.

4. [TẢI MIỄN PHÍ] 7 mẫu biên bản cuộc họp công ty chuẩn nhất

>>> TẢI MIỄN PHÍ: 7 MẪU BIÊN BẢN CUỘC HỌP CÔNG TY

4.1. Mẫu biên bản họp công ty số 1.

4.2. Mẫu biên bản cuộc họp số 2.

4.3. Mẫu biên bản họp công ty số 3.

4.4. Mẫu biên bản cuộc họp công ty số 4.

4.5. Mẫu biên bản cuộc họp công ty số 5.

4.6. Mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty.

4.7. Mẫu biên cuộc họp Hội đồng Cổ đông.

5. Loại bỏ việc quản lý cuộc họp thủ công bằng phần mềm fMeeting.

Phần mềm fMeeting của Fastdo là một phần mềm quản lý cuộc họp dành cho các doanh nghiệp SMEs, hỗ trợ toàn bộ quy trình trước, trong và sau cuộc họp. Các tính năng nổi bật của fMeeting bao gồm lên lịch họp, quản lý phòng họp, ghi chú thời gian thực, và tự động thông báo cho các thành viên khi đến giờ họp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất trong việc tổ chức và tham gia cuộc họp.

Một trong những ưu điểm của fMeeting là khả năng tương tác mạnh mẽ trong cuộc họp. Phần mềm cho phép ghi chú, tổ chức các phiên họp khác nhau (như Brainstorm, Vấn đề – Giải pháp), từ đó giúp tăng tính quyết định và đảm bảo không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót. Đặc biệt, fMeeting có tích hợp với các phần mềm quản lý công việc như fPlan và fTodolist, giúp phân bổ công việc đã thống nhất trong cuộc họp một cách dễ dàng và theo dõi tiến độ hiệu quả​

Ngoài ra, fMeeting cung cấp 50GB dung lượng dùng chung để lưu trữ thông tin cuộc họp, các tài liệu đính kèm, và ghi chú cá nhân. Phần mềm có thể sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau, từ ứng dụng điện thoại (iOS, Android) đến trình duyệt web và máy tính, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý cuộc họp từ bất kỳ đâu​

Phần mềm quản lý cuộc họp fMeeting thực sự là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý các cuộc họp một cách hiệu quả và minh bạch, đồng thời nâng cao tính tổ chức và sự tương tác giữa các thành viên.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

Việc đầu tư vào kỹ năng lập biên bản, tuân thủ quy trình chuẩn bị kỹ lưỡng, và sử dụng công cụ phù hợp sẽ giúp người lập biên bản họp hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của tổ chức. Bằng những mẫu và phương pháp mà Fastdo đã cung cấp, biên bản cuộc họp sẽ trở thành không chỉ là tài liệu lưu trữ mà còn là công cụ chiến lược trong quản lý và điều hành doanh nghiệp, giúp xây dựng sự chuyên nghiệp và tin cậy giữa các thành viên trong tổ chức.

>>> Xem thêm:

• Top 15+ phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất hiện nay
• 3 mẫu lưu đồ quy trình phổ biến dành cho Doanh nghiệp
• [TẢI MIỄN PHÍ] 2 Mẫu đơn xin nghỉ không lương dùng trong doanh nghiệp
• Những đỉnh cao trong chiến lược phát triển sản phẩm của Apple
• 8 Cách tiếp cận khách hàng online đơn giản trong thời đại 4.0