Khám phá 6+ mẫu bảng kế hoạch công việc định kỳ bằng Excel

Bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công việc và không thể theo dõi tiến độ dự án trên một nền tảng đồng nhất. Sử dụng bảng kế hoạch công việc là giải pháp thay thế tối ưu dành cho bạn. Hãy cùng Fastdo khám phá top các mẫu excel được sử dụng nhiều nhất để theo dõi kế hoạch công việc ngay sau đây.

1. Kế hoạch công việc là gì?

Kế hoạch công việc là bảng biểu sắp xếp những việc cần làm theo ngày, tuần, tháng nhằm đạt mục tiêu và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Việc lập kế hoạch công việc như vậy là vô cùng cần thiết đối với nhà quản lý, lãnh đạo và những người muốn quản lý công việc, cuộc sống một cách khoa học, hiệu quả.

Một bảng kế hoạch công việc cơ bản sẽ bao gồm các thông tin chi tiết về nhiệm vụ, thời gian cần hoàn thành, người phụ trách… đảm bảo sự liên kết giữa các nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc. Sử dụng bảng theo dõi kế hoạch công việc, bạn có thể nắm bắt được tiến độ thực thi kế hoạch từ tổng quan đến chi tiết, và thực hiện điều chỉnh (nếu cần thiết). Ngoài ra, để tối ưu hơn, bạn có thể sử dụng các phần mềm lập kế hoạch công việc để có thể tự động hóa mọi thứ, giảm các tác vụ thủ công.

Bên cạnh đó, trong lúc lập kế hoạch công việc, mục tiêu và định hướng cũng sẽ được xây dựng. Các cá nhân sẽ rơi vào tình trạng hỗn loạn, mơ hồ, không biết cần phải làm việc theo thứ tự như thế nào nếu không có kế hoạch công việc cụ thể trước đó. Kết quả công việc cũng sẽ không đạt yêu cầu.

2. Mẫu kế hoạch công việc bằng excel, word chuẩn

Dưới đây là một số mẫu kế hoạch công việc bằng excel, word chuẩn theo ngày, tuần và tháng và theo một số phương pháp quản trị công việc mà Fastdo muốn chia sẻ. Bạn có thể xem qua và tham khảo các mẫu.

2.1 Mẫu kế hoạch làm việc cá nhân hàng ngày

Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày dành cho cá nhân thường có các thông tin như: Họ và tên, chức vụ, bộ phận, thời gian thực hiện nhiệm vụ, nội dung công việc và chi tiết.

2.2 Bảng kế hoạch công việc tuần

Việc lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần chủ yếu yêu cầu bạn điền chi tiết tên công việc, thời gian làm cũng như kết quả. Thêm vào đó, bạn còn phải cập nhật việc chưa làm được và hướng giải quyết.

2.3 Mẫu lập kế hoạch công việc tháng

So với hai bảng kế hoạch trên, bảng công việc tháng có độ dài lớn nhất vì chứa nội dung tất cả công việc cần làm trong một tháng. Vì số lượng khá lớn nên người lập bảng cần tạo cột tiến độ công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc công việc để mọi người dễ theo dõi, phân loại.

2.4 Mẫu lập kế hoạch làm việc dựa trên phương pháp Kanban

Lập kế hoạch làm việc dựa theo phương pháp Kanban là một phương pháp khá phổ biến được phát triển từ ngành sản xuất. Hiện nay chúng cũng đã được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. 

Một trong những ưu điểm của việc quản lý quy trình theo phương pháp Kanban là yêu cầu sự liên kết chặt chẽ của kế hoạch hiện tại với các luồng trước đó. Giúp các nhà quản lý theo dõi quy trình thống nhất và cập nhật được tổng quan tiến độ thực thi kế hoạch ở hiện tại. Dưới đây là mẫu Excel của bảng kế hoạch công việc được thiết kế dựa trên phương pháp Kanban: 

2.5 Mẫu lập kế hoạch công việc theo sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là công cụ phổ biến được sử dụng trong việc theo dõi kế hoạch và tiến độ công việc. Thiết kế sơ đồ đơn giản bao gồm các thanh ngang đại diện cho thời gian tương ứng với các nhiệm vụ cụ thể, Gantt là giải pháp hoàn hảo giúp bạn theo dõi sát sao tiến độ hoàn thành dự án. Dưới đây là mẫu theo dõi tiến độ công việc Excel được thiết kế theo sơ đồ Gantt:

2.6 Lập file Excel kế hoạch công việc theo phương pháp Getting Things Done

Getting Things Done là phương pháp lập bảng kế hoạch công việc được ra mắt và phát triển bởi David Allen. Đây là một trong những giải pháp được đánh giá cao trong việc kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc, cách lập bảng kế hoạch tại Getting Things Done được thiết kế dựa trên nguyên tắc sau:

• Liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành trên một nền tảng nhất định, không cần phải nhớ tất cả mọi thứ trong đầu.
• Cho phép người dùng chủ động sắp xếp kế hoạch theo mức độ quan trọng một các logic và thống nhất.
• Ưu tiên tập trung các nhiệm vụ cần thiết, quan trọng nhất.

3. Lập kế hoạch công việc hiệu quả hơn với giải pháp công nghệ

Không thể phủ nhận những ưu điểm của cách lập bảng kế hoạch công việc qua Excel như tiết kiệm chi phí hay dễ sử dụng, tuy nhiên, Excel chỉ thực sự phù hợp với cá nhân hay đội/ nhóm ít người trong vấn đề quản lý. Khi quy mô ngày càng “phình to” ra, sử dụng Excel để quản lý công việc sẽ đem lại nhiều bất cập trong việc quản lý, thống kê, lưu trữ,…. Vì vậy, một phần mềm quản lý công việc là một sự lựa chọn hoàn hảo.

Bộ phần mềm hỗ trợ quản lý fPlan là công cụ hữu ích giúp các nhà quản lý triển khai nhanh chóng từ kế hoạch đến hành động và nhiệm vụ cụ thể. Với các tính năng thiết lập kế hoạch và tự động phân bổ công việc xuống các cấp thấp hơn, fPlan “xóa tan” thực trạng rối loạn kế hoạch trong nội bộ doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian giao việc và tăng hiệu quả giao tiếp giữa các bên liên quan. Hãy cùng Fastdo khám phá một số tính năng nổi bật của phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch fPlan ngay sau dây:

3.1 Ưu điểm của phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch fPlan đối với nhân sự

• Hỗ trợ nhân sự tìm kiếm, xem và trích xuất các kế hoạch trong quá khứ một cách đơn giản trên cùng một không gian. Nhân sự không còn tình trạng phải đau đầu khi lục tung các file Excel rời và lưu trữ nhiều nền tảng khác nhau.
• Cập nhật nhanh chóng kế hoạch làm việc được phân bổ từ các cấp cao hơn và thiết lập kế hoạch đồng nhất giữa các phòng ban. Định hướng được kế hoạch cá nhân phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
• Liên kết kế hoạch với nhiệm vụ hằng ngày và đo lường hiệu suất, nhân sự có thể dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của bản thân.

3.2 Ưu điểm của phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch fPlan đối với quản lý

• Thông qua tính năng thống kê, báo cáo trực tiếp; quản lý có thể giám sát và đo lường được tính kỷ luật và mức độ hoàn thành kế hoạch đã đề ra của nhân sự.
• Với sự liên kết chặt chẽ giữa các ứng dụng, kế hoạch từ phần mềm fPlan có thể thay quản lý tự động phân bổ và đẩy việc xuống Todolist cho nhân viên ở các cấp thấp hơn.
• Theo dõi và giám sát toàn bộ công việc của nhân sự trong phòng/ ban hoàn toàn đơn giản.
• Theo dõi được thành tựu của từng cá nhân và phòng ban trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch.

4. Nội dung cần có trong bảng kế hoạch công việc

Trong một mẫu kế hoạch triển khai công việc, người dùng cần phải trình bày đầy đủ các nội dung cần thiết về công việc để dễ dàng theo dõi và triển khai. Những nội dung cần phải có là:

• Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.
• Chi tiết công việc cần làm.
• Khoảng thời gian dự kiến hoàn tất công việc.
• Mục tiêu cần đạt khi làm việc.
• Tên các phòng ban, đơn vị.
• Phương án dự phòng khi xảy ra vấn đề.
• Đề nghị hỗ trợ cần thiết.

5. Cách làm bảng kế hoạch công việc cá nhân quản lý thời gian

Đối với bảng kế hoạch công việc trong tuần và trong tháng, người lập bảng cần phải cập nhật nhiều thông tin chi tiết mới có thể hoàn thành bảng kế hoạch làm việc chỉnh chu. Những nhà quản lý khi lập kế hoạch công việc theo ngày, tháng, tuần cho một nhóm, phòng ban nào thì cũng cần chú ý tính khả thi, khả năng của nhóm đó, phòng ban đó để đặt ra mục tiêu làm việc phù hợp.

Những yếu tố nội dung cần phải có trong bảng phân công công việc là: Tên đơn vị, phòng ban thực hiện, thời gian, mục tiêu làm việc, các thực hiện thời, đề xuất hỗ trợ nếu cần, phương án phòng bị… Bên cạnh đó, người lập bảng cần phải lưu ý những điều sau:

• Tính khả thi của bảng kế hoạch.
• Từng mục nội dung phải phân chia rõ ràng, chi tiết.
• Phân chia công việc phù hợp với khả năng từng người.
• Trình tự sắp xếp hợp lý, không ảnh hưởng đến nhau.
• Phân bổ công việc đều, không ôm quá nhiều công việc một lần.
• Cần có ô thông tin về tình trạng và đánh giá công việc.

6. Cách tuân thủ kế hoạch và hoàn thành công việc hiệu quả

Để có thể tuân thủ và hoàn thành công việc đúng mục tiêu, mọi người cần ghi chép riêng nội dung công việc theo từng ngày để tiện theo dõi và hoàn thành. Khi xử lý công việc, bạn hãy sắp xếp và lựa chọn những việc quan trọng nhất không thể trì hoãn để thực hiện trước, đồng thời dự tính thời gian hoàn thành để cân đối những công việc còn lại.

Mặt khác, khi làm việc dựa trên bảng kế hoạch công việc theo tuần, người dùng nên xác định khoảng thời gian dành cho công việc. Các nhiệm vụ cần được sắp xếp linh hoạt để có thể thay đổi trật tự nếu có vấn đề xảy ra. Đối với kế hoạch theo tháng, người thực hiện cần liệt kê tất cả công việc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và bố trí thời gian làm việc hợp lý.

Mong rằng bài viết trên sẽ giúp bạn lập được bảng kế hoạch công việc chính xác và hiệu quả. Bên cạnh đó đừng quên liên hệ Fastdo để biết thêm thông tin về phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch fPlan nhé! Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!

>>> ĐỌC THÊM:

• [TẢI MIỄN PHÍ] – Các lưu ý và cách xây dựng 5 mẫu nhật ký thi công chuẩn
• Chu trình PDCA trong sản xuất và giám sát chất lượng
• 12+ phần mềm chấm công tối ưu, giải phóng 80% thời gian quản lý công
• Top 15+ phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất hiện nay
• Review chi tiết 20+ phần mềm quản lý công việc miễn phí, hiệu quả