Agenda là gì? 6 bước cần biết khi xây dựng Agenda

Việc xây dựng một Agenda cho một cuộc họp, buổi hội thảo hay lễ kỉ niệm tưởng chừng đơn giản nhưng không phải ai cùng nắm rõ. Vậy Agenda là gì? Những lưu ý bạn cần biết để xây dựng một Agenda hoàn hảo là gì. Hãy cùng FASTDO chúng tôi tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé.

1. Những nội dung cơ bản của một Agenda là gì

Agenda là gì? Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh dịch ra tiếng Việt nghĩa là Chương trình nghị sự hay Nhật ký làm việc. Trong những năm gần đây, cụm từ Agenda được sử dụng ngày càng phổ biến trong công tác tổ chức sự kiện như các cuộc họp, hội thảo hay các buổi lễ kỷ niệm lớn. 

Một Agenda có hình thức đẹp mắt và nội dung rõ ràng sẽ giúp người nhận dễ dàng nắm bắt các thông tin cần thiết từ đó có sự chuẩn bị tốt nhất để tạo ra một cuộc họp hiệu quả hay một buổi lễ/hội thảo thành công.

Vậy những nội dung cơ bản của một Agenda là gì? Theo Fastdo tìm hiểu và tổng hợp thì mỗi Agenda đều bao gồm 3 phần chính:

• Tiêu đề.
• Thời gian, địa điểm, người tham dự.
• Nội dung của chương trình cuộc họp.

1.1 Tiêu đề

Tiêu đề của Agenda là gì? Tiêu đề chính là phần đầu tiên của mỗi Agenda và thường được đặt ở vị trí đầu tiên của văn bản.

Tiêu đề của Agenda thường ngắn gọn và súc tích nhưng vẫn đảm bảo đủ các thông tin cơ bản như bộ phận diễn ra cuộc họp, buổi hội thảo hay buổi lễ.

Tiêu đề Agenda thường được trình bày với font chữ đậm, cỡ chữ to rõ ràng và thường được tô màu khác nổi bật trong văn bản để người tiếp nhận dễ dàng quan sát thấy.

 Một số tiêu đề Agenda tiêu biểu:

• Board Meeting Agenda
• 2022 Community support group summit Agenda

>>> THAM KHẢO NGAY: Hướng dẫn các cách nén file chi tiết nhất 2024

1.2 Thời gian, địa điểm, người tham dự

Ngay sau tiêu đề là các thông tin về thời gian, địa điểm và thành phần tham dự cuộc họp hay buổi hội thảo.

• Thời gian buổi họp thường được nêu cụ thể giờ bắt đầu, ngày, tháng, năm.
• Địa điểm cuộc họp được chỉ định rõ ràng

Ví dụ: Phòng họp 1, Khu A, Công ty X

• Thành phần tham dự nêu đầy đủ và rõ ràng

Tốt nhất nên chuẩn bị một Danh sách những người tham dự gửi đính kèm Agenda.

1.3 Nội dung của chương trình cuộc họp

Phần trọng tâm nhất của một Agenda chính là nội dung chương trình cuộc họp. 

Nội dung của cuộc họp hay hội thảo sẽ được chia thành từng mục cụ thể và sắp xếp theo trình tự thời gian. Các công việc quan trọng được ưu tiên đưa lên trước để tránh lúc diễn ra họp thực tế có vấn đề phát sinh bị ảnh hưởng.

Mỗi mục của cuộc họp cũng ghi rõ thời gian dự kiến và người phụ trách chính để gia tăng tính trách nhiệm cho việc hoàn thành công việc, tránh lan man quá thời gian của mục khác.

>>> XEM THÊM: Dự án là gì? Nắm cơ bản về đặc trưng, 6 mẹo xây dựng dự án

2. Quy trình xây dựng Agenda là gì

Để xây dựng được một Agenda có hiệu quả, bạn cần hiểu các bước xây dựng quy trình Agenda là gì? Hãy cùng Fastdo tìm hiểu cụ thể 6 bước xây dựng Agenda sau nhé.

2.1 Đặt tiêu đề

Tiêu đề là phần đầu tiên người nhận được Agenda nhìn thấy và để lại cho họ nhiều ấn tượng nhất nên đặt tiêu đề cũng là một trong những mục quan trọng trong quá trình xây dựng Agenda.

Nếu tiêu đề của bạn hay và tạo được ấn tượng tốt cho người đọc thì việc họ tiếp nhận những nội dung còn lại cũng dễ dàng và hiệu quả hơn.

Yêu cầu khi đặt tiêu đề Agenda là gì?

• Về mặt nội dung

Nêu được đây là một chương trình nghị sự, cuộc họp, hội thảo hay buổi lễ kỉ niệm

Thể hiện chủ đề hay mục đích diễn ra cuộc họp

• Về mặt hình thức

Sử dụng font chữ cùng font chữ với phần còn lại của chương trình nghị sự cuộc họp.

Các văn bản Agenda thường sử dụng một số font chữ đơn giản và nghiêm túc như Times New Roman hay Calibri.

Để cỡ chữ to hơn các nội dung khác, có thể bôi màu sắc khác để làm nổi bật hơn.

2.2 Liệt kê thành phần tham dự, thời gian và địa điểm

Sau phần tiêu đề, thông thường bạn nên cách ra một dòng sau đó đi đến các phần thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và người tham dự.

Đặt và trả lời câu hỏi theo mô hình 3W – When, Where, Who.

• When: Thời gian ngày và giờ có thể gộp chung hoặc chia thành 2 phần riêng biệt
• Where: Địa điểm diễn ra cuộc họp cần được nêu ra cụ thể.

Nếu công ty có nhiều trụ sở thì bạn nên ghi rõ địa chỉ của trụ sở diễn ra cuộc họp hay sự kiện. Nếu công ty chỉ có một trụ sở thì bạn nên chỉ định rõ phòng họp nào.

• Who: Xác định rõ các đối tượng tham gia cuộc họp và có trách nhiệm với các nội dung diễn ra trong cuộc họp để lên nội dung và gửi thông tin cho đúng.

Bạn nên lên Danh sách đối tượng tham gia có ghi rõ họ tên và vị trí chức danh để thuận tiện phân biệt và theo dõi.

Các cá nhân đặc biệt tham gia có thể là Lãnh đạo, Diễn giả hoặc Đối tác cấp cao.

>>> XEM THÊM: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower & 4 Phân loại cơ bản

2.3 Đề cập mục đích của chương trình cuộc họp

Mục đích chính là kim chỉ nam của mỗi cuộc họp để đưa chúng đến điểm kết thúc hiệu quả.

Mỗi cuộc họp đều cần có một số mục đích nhất định cần đạt được nếu không sẽ rất lãng phí thời gian của những người tham dự.

Bạn nên bỏ cách một dòng sau dòng đầu đề và dùng chữ in đậm hoặc gạch chân để  làm nổi bật mục đích của cuộc họp với tiêu đề “Mục tiêu/Mục đích” theo sau đó là dấu hai chấm xuống dòng.

Bạn chỉ nên dùng 1 – 4 câu để nêu ngắn gọn và súc tích các nội dung thảo luận của cuộc họp.

2.4 Xây dựng lịch trình, chỉ ra những điểm nổi bật của cuộc họp

Việc viết ra một lịch trình rõ ràng với khoảng thời gian cụ thể cho từng đầu mục công việc sẽ giúp bạn không bị bỏ sót các công việc quan trọng mà không thảo luận hay thảo luận lan man quá nhiều thời gian cho một vấn đề.

Bạn nên bắt đầu nhập nội dung phù hợp với chủ đề bàn luận chính. Để dễ theo dõi, từng nội dung nên viết trên một dòng riêng biệt.

Bạn cần xác định thời gian dự tính cho từng đầu mục để buổi họp diễn ra hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Phân chia từng mục nội dung bằng cách ghi thời gian bắt đầu và kết thúc hoặc khoảng thời gian. Bạn nên sử dụng nhất quá một cách ghi để tạo tính chuyên nghiệp cho Agenda của mình.

>>> XEM THÊM: 10 phần mềm quản lý đặt phòng họp được ưa chuộng nhất 2024

2.5 Thời gian cho phần Q&A

Tùy vào khoảng thời gian còn lại sau khi đã bố trí các nội dung chính hoặc tình hình thực tế mà bạn nên đưa một khoảng thời gian để mọi người hỏi các câu hỏi thắc mắc liên quan đến nội dung cuộc họp và được giải đáp thỏa đáng.

Ngoài ra, mọi người cũng có thể đưa ra các ý kiến bổ sung, đề xuất cho những cuộc họp trong tương lai.

Nếu cuộc họp đã đi đến kết thúc mà không ai có thêm câu hỏi hay nhận xét nào thì bạn có thể cho kết thúc sớm luôn mà không kéo dài thời gian vô ích.

>>> XEM THÊM: Phần mềm OKRs là gì? 8 phần mềm OKRs hàng đầu cho doanh nghiệp

2.6 Rà soát kỹ lưỡng trước khi phát hành Agenda

Sau khi hoàn thành chương trình Agenda, bạn nên dành thời gian check lại một lượt các nội dung để đảm bảo không xảy ra những sai sót như lỗi chính tả hay ghi sai thời gian.

Một số người tham dự có thể sử dụng Agenda này như một tài liệu để lên kế hoạch công việc của riêng họ ngay trong chính cuộc họp đó. 

Vậy nên việc kiểm tra hoàn thiện Agenda trước khi gửi đi không chỉ là phép lịch sự đối với người tham dự mà còn thể hiện sự cẩn thận và chỉn chu của bạn trong công việc, sự tôn trọng mà bạn dành cho người nhận.

3. Những lưu ý khi xây dựng Agenda là gì

Để thiết lập một Agenda hoàn hảo, Fastdo có một số lưu ý với bạn như sau:

3.1 Về hình thức

Bạn có thể sử dụng mẫu chương trình nghị sự có sẵn trong phần mềm soạn thảo văn bản để tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Tất cả những gì bạn cần làm chỉ là nhập thông tin liên quan vào nơi phù hợp.

3.2 Về nội dung

Để xây dựng một Agenda hoàn hảo, bạn nên lưu ý một số điểm sau:

• Tiêu đề nên để cùng cỡ chữ hoặc chỉ lớn hơn đôi chút với phần còn lại của tài liệu để tránh làm người xem phân tâm. Tiêu đề không cần đặt quá phức tạp hay hoa mỹ.
• Xác định rõ mục tiêu cần đạt được để chốt phương án hành động cuối buổi họp.
• Sắp xếp những chủ đề quan trọng nhất trước để đảm bảo 2 điều:
  • Thứ nhất, mọi người có thể thảo luận những chủ đề này từ rất sớm khi họ minh mẫn và ít mệt mỏi nhất để đạt được hiệu quả cao nhất.
  • Thứ hai, trong trường hợp cuộc họp phải kết thúc sớm hoặc ai đó liên quan cần rời cuộc họp trước khi kết thúc thì chủ đề quan trọng cũng đã được thảo luận xong.

• Phân bố thời gian cho tất cả các khách mời đặc biệt:
  • Nếu có bất kỳ khách mời đặc biệt nào đến tham dự nhằm thảo luận những chủ đề quan trọng, bạn hãy liên hệ với họ trước để trao đổi về thời gian mà họ dự định thảo luận để có sự sắp xếp hợp lý.

• Bắt đầu viết chương trình nghị sự sớm trước khi cuộc họp diễn ra:

• Việc bắt đầu sớm sẽ giúp bạn thu thập được phản hồi về chương trình nghị sự trước khi cuộc họp thật sự bắt đầu và điều chỉnh cho phù hợp.
• Việc chia sẻ bản nháp với đồng nghiệp hay cấp trên và tham khảo ý kiến của họ có thể giúp bạn khắc phục lỗi và bổ sung thông tin bị bỏ sót. 

• Chia sẻ chương trình nghị sự với người tham dự trước khi cuộc họp diễn ra:

• Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi người đều biết đầy đủ những chủ đề sẽ được thảo luận.
• Tùy vào tầm quan trọng của cuộc họp, có thể bạn sẽ muốn chuyển Agenda đến người tham dự ít nhất và giờ hay vài ngày trước khi cuộc họp diễn ra. 

Như vậy, xây dựng Agenda là một bước vô cùng quan trọng trong việc tổ chức các cuộc họp, hội thảo thành công và hiệu quả. Hi vọng bài viết trên của FASTDO đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Agenda là gì? Làm thế nào để xây dựng và thiết lập một Agenda hoàn hảo. Chúc bạn sử dụng hiệu quả công cụ Agenda này trong việc tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị của chính bạn hay được sếp phân công!

>>> THAM KHẢO THÊM:

• 8 mô hình quản lý dự án chuẩn và toàn diện nhất kèm ưu, nhược
• Phương pháp Pomodoro là gì? Tăng hiệu suất bằng Pomodoro đúng cách
• [TẢI MIỄN PHÍ] 10 mẫu quản lý dự án bằng excel chuyên nghiệp
• Todolist là gì? Bí quyết làm ít, tiền nhiều với nguyên tắc 20/80
• [REVIEW] Trello là gì? Hướng dẫn cách dùng và đánh giá phần mềm Trello