Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để quy định thời giờ làm việc, trật tự nơi làm việc, kỷ luật và trách nhiệm vật chất trong doanh nghiệp.
Bài này nêu nội dung bắt buộc, điều kiện phải lập bằng văn bản, thủ tục đăng ký, hiệu lực và cho xem trước cấu trúc mẫu.
1. Khi nào doanh nghiệp phải có nội quy lao động bằng văn bản?
Doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải có nội quy bằng văn bản. Dưới 10 người, nội quy không bắt buộc bằng văn bản nhưng vẫn cần quy định rõ để quản lý.
Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021) nêu quy tắc này.
| Quy mô | Nội quy bằng văn bản | Đăng ký nội quy | Hiệu lực |
|---|---|---|---|
| Từ 10 người lao động trở lên | Bắt buộc | Bắt buộc (Điều 119) | Sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ (Điều 121) |
| Dưới 10 người lao động | Không bắt buộc bằng văn bản | Không thuộc diện đăng ký theo Điều 119 | Do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy bằng văn bản (nếu có) |
Doanh nghiệp dưới 10 người vẫn nên lập nội quy ngắn, vì quy định kỷ luật và trách nhiệm vật chất cần có căn cứ rõ ràng khi xử lý vi phạm. Doanh nghiệp bán lẻ, F&B, chuỗi dễ vượt 10 người khi mở thêm chi nhánh, nên chuẩn bị sớm.
2. Nội dung bắt buộc của nội quy lao động
Nội quy lao động không được trái pháp luật và phải có các nội dung chủ yếu do Điều 118 liệt kê. Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết các nội dung này.
Các nhóm nội dung doanh nghiệp cần có:
| Nhóm nội dung | Nên ghi gì | Ví dụ cho SME |
|---|---|---|
| Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi | Giờ bắt đầu, kết thúc, nghỉ giữa ca, ngày nghỉ | Ca sáng 8 đến 17 giờ, nghỉ trưa 60 phút |
| Trật tự tại nơi làm việc | Chấm công, trang phục, bảo quản tài sản | Chấm công đúng ca, mặc đồng phục |
| An toàn, vệ sinh lao động | Quy tắc an toàn, phòng cháy, vệ sinh | Quy định sử dụng thiết bị, thoát hiểm |
| Phòng chống quấy rối tình dục | Hành vi bị cấm, cách phản ánh | Kênh tiếp nhận phản ánh, bảo mật người tố cáo |
| Bảo vệ bí mật kinh doanh | Thông tin cần giữ kín | Công thức, giá vốn, dữ liệu khách hàng |
| Kỷ luật lao động | Hành vi vi phạm, hình thức xử lý | Đi muộn, vắng không phép, vi phạm quy trình |
| Trách nhiệm vật chất | Cách xác định và bồi thường thiệt hại | Làm hỏng, mất tài sản của công ty |
Bảng trên tổng hợp từ Điều 118. Khi soạn, doanh nghiệp nên đối chiếu từng mục với văn bản hiện hành.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Quy trình ban hành và đăng ký nội quy lao động: 6 bước
Quy trình gồm soạn, tham khảo ý kiến, ban hành, đăng ký, công bố và áp dụng. Bước đăng ký có thời hạn cứng 10 ngày kể từ ngày ban hành.
- Soạn dự thảo nội quy. Nhân sự soạn theo các nhóm nội dung ở mục 2, bám đúng giờ giấc và quy trình thực tế.
- Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động. Điều 118 yêu cầu tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành hoặc sửa đổi.
- Ban hành nội quy. Người có thẩm quyền ký quyết định ban hành, ghi rõ ngày ban hành.
- Đăng ký nội quy. Nộp hồ sơ tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh, trong 10 ngày kể từ ngày ban hành (Điều 119).
- Thông báo và niêm yết. Thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết các nội dung chính ở nơi cần thiết (Điều 118).
- Áp dụng và lưu hồ sơ. Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ (Điều 121); lưu bản đăng ký và biên nhận.
Doanh nghiệp có chi nhánh ở địa bàn khác phải gửi nội quy đã đăng ký đến cơ quan tương ứng ở từng nơi đặt chi nhánh (Điều 119).
4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
Hồ sơ đăng ký gồm bốn thành phần theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019. Chuẩn bị đủ thành phần giúp tránh bị yêu cầu bổ sung.
| Thành phần hồ sơ | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| Văn bản đề nghị đăng ký | Đề nghị đăng ký nội quy của doanh nghiệp | Người đại diện ký, đóng dấu nếu có |
| Nội quy lao động | Bản nội quy đã ban hành | Ghi rõ số, ngày ban hành |
| Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động | Ý kiến góp ý tại cơ sở | Chỉ khi có tổ chức đại diện |
| Văn bản liên quan đến kỷ luật, trách nhiệm vật chất | Các quy định, quy chế kèm theo | Nếu có |
Trong 07 ngày làm việc, nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận hướng dẫn sửa đổi và đăng ký lại (Điều 119). Doanh nghiệp nên đối chiếu với cơ quan lao động địa phương về cách nộp hồ sơ, vì hình thức nộp có thể khác nhau.
5. Mẫu nội quy lao động (xem trước)
Mẫu nội quy lao động gồm 9 chương, từ quy định chung đến điều khoản thi hành. Đoạn dưới chỉ xem trước 4 chương đầu để biết cấu trúc.
Xem trước: Mẫu nội quy lao động
| Chương | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chương I. Quy định chung | Phạm vi, đối tượng áp dụng, căn cứ pháp lý | Ghi đúng Bộ luật Lao động 2019 |
| Chương II. Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi | Giờ làm, ca làm, nghỉ lễ, nghỉ phép | Khớp với hợp đồng lao động |
| Chương III. Trật tự tại nơi làm việc | Chấm công, trang phục, bảo quản tài sản | Mô tả theo thực tế từng bộ phận |
| Chương IV. An toàn, vệ sinh lao động | Quy tắc an toàn, phòng cháy, vệ sinh | Bổ sung theo đặc thù ngành |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
File đầy đủ còn các chương về phòng chống quấy rối tình dục, bảo vệ bí mật kinh doanh, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và điều khoản thi hành.
Mẫu chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Doanh nghiệp nên để người có chuyên môn rà soát trước khi đăng ký, nhất là phần kỷ luật và trách nhiệm vật chất.
6. Lỗi thường gặp với nội quy lao động
Lỗi hay gặp là có nội quy nhưng không đăng ký, hoặc sửa đổi mà quên tham khảo ý kiến và đăng ký lại. Những lỗi này ảnh hưởng hiệu lực khi xử lý kỷ luật.
- Đủ 10 người nhưng chưa đăng ký. Nội quy chưa có hiệu lực theo Điều 121.
- Sao chép nội quy công ty khác. Không khớp giờ làm và quy trình thực tế.
- Quy định trái pháp luật. Ví dụ phạt tiền tuỳ tiện; cần đối chiếu Bộ luật Lao động 2019 về hình thức xử lý.
- Không thông báo cho người lao động. Nhân viên không biết nội dung nên khó xử lý khi vi phạm.
- Sửa nội quy không tham khảo ý kiến. Bỏ qua bước lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có).
- Chi nhánh không gửi nội quy. Quên gửi đến cơ quan ở địa bàn chi nhánh.
Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động có hiệu lực từ 10/09/2026. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản này về mức xử phạt liên quan nội quy lao động trước khi áp dụng.
Khi xử lý vi phạm theo nội quy, xem thêm mẫu biên bản vi phạm nội quy và quy chế thưởng phạt trong công ty.
Nhận file đầy đủ
Muốn lấy mẫu nội quy lao động đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tham gia Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666. Sau khi nhận file, chỉnh theo thông tin công ty rồi đăng ký là dùng được.
7. Câu hỏi thường gặp về nội quy lao động
Công ty dưới 10 người có cần nội quy lao động không?
Không bắt buộc bằng văn bản và không thuộc diện đăng ký theo Điều 119. Tuy nhiên nên có nội quy ngắn để làm căn cứ khi xử lý vi phạm.
Nội quy lao động đăng ký ở đâu?
Tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh (Điều 119). Cơ quan cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan cấp huyện thực hiện.
Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?
Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký, theo Điều 121. Với doanh nghiệp dưới 10 người, hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy.
Sửa nội quy lao động có phải đăng ký lại không?
Khi sửa, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) trước khi ban hành. Thủ tục đăng ký nội quy sửa đổi nên hỏi cơ quan lao động địa phương và đối chiếu Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Nội quy lao động khác nội quy công ty thế nào?
Nội quy lao động là văn bản theo Bộ luật Lao động, có hiệu lực pháp lý trong quản lý kỷ luật. Nội quy công ty hay nội quy cửa hàng thường là cách gọi chung hoặc quy định vận hành, xem mẫu nội quy công ty ngắn gọn.
8. Fastdo hỗ trợ ban hành và công bố nội quy trong doanh nghiệp
Fastdo là phần mềm quản lý doanh nghiệp. fWorkflow cho phép lập quy trình trình ký, phê duyệt nhiều bước, giúp doanh nghiệp soạn thảo, duyệt và ban hành nội quy theo thứ tự rõ ràng, giảm giấy tờ. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 26/10/2026)
- Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14), Điều 118, 119, 120, 121: https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/328489-bo-luat-lao-dong-so-45-2019-qh14-ngay-20-11-2019-cua-quoc-hoi (truy cập 26/10/2026)
- Tổng hợp văn bản hướng dẫn Bộ luật Lao động (Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Điều 69; Nghị định 283/2026/NĐ-CP): https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/ho-tro-phap-luat/tu-van-phap-luat/33549/tong-hop-van-ban-huong-dan-bo-luat-lao-dong-2019 (truy cập 26/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 26/10/2026)
